Виды деловой документации и правила ее оформления.

Таким образом, знание систем документации способствует рациональной организации документов в производстве, обеспечению сохранности, отбору документов на хранение, установление сроков хранения документов и защите социально-правовых интересов граждан.
Так, системы документации можно разделить по типам:
- функциональный
- производственно-отраслевому.
По срокам хранения:
- постоянно
- более 10 лет
- менее 10 лет.
Для определения сроков хранения документов важнейшим справочным пособием является перечень документов с определением сроков их хранения.
Существуют специальные системы документирования, те которые входят в перечень типовых управленческих документов – бухгалтерские, кадровые документы. Эти группы документов работают по своим правилам, не объединенными едиными принципами.
Каждая систем ...

Введение 3
1. Документ и система документации 6
2. Основные управленческие документы 21
Заключение 25
Список источников и литературы 27

Основной деятельностью учреждения является работа с информацией – ее получением, обработкой, принятием решений и их исполнений. Информация может быть бездокументной (устной) и документированной. Процесс фиксации информации, то есть создания документов, называется документированием управленческой деятельности. При этом запись информации на различных носителях осуществляется по установленному образцу.
Документ - основной вид делового общения. Он фиксирует и передает информацию, подтверждает ее достоверность, объективность.
Документ – это материальный объект, который содержит в зафиксированном виде информацию, оформленный по заведенному порядку и имеет в соответствии с действующим законодательством юридическую силу. Документы выполняют официальную, деловую и оперативную функции, поскольку они – письменное доказательство, источник сведений справочного характера.
Оформляют документы на бумаге, фотопленке, дискете, перфокарте. В практической деятельности учреждений, организаций и предприятий чаще используются текстовые документы, информация которых фиксируется рукописным, машинописным или печатным способом.
Система документации – это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению .

К ним принадлежат также документы, которые являются срочными по способу отправки (телеграмма, телефонограмма). 8. По степени гласности документы разделяют на секретные и несекретные (для служебного пользования). Секретные документы имеют верхнем правом углу надпись «секретно». Разглашение содержания такого документа подлежит криминальной ответственности.9. Среди документов разделяют оригиналы, копии и выписки.Оригинал – это основной вид документа, первый и единственный его экземпляр. Он имеет подпись руководителя учреждения и в случае надобности заверенный штампом и печатью.Копия – это точное отображение оригинала. На копии документа обязательно делается пометка «копия» в верхнем правом углу. Оригинал и копия имеют одинаковую юридическую силу.Когда требуется восстановить не весь документ,а лишь его часть, делается выписка.Если документ утерян, выдается его второй экземпляр – дубликат. Юридически оригинал и дубликат - равноценны.10. По сложности документы разделяют на простые (односложные) и сложные.11. По срокам хранения документы бывают постоянного, длительного (более 10 лет), временного, краткого (до 10 лет) хранения.12. По технике создания документы могут быть рукописными и созданными механическим способом.13. По юридической силе: оригиналы и подделки. Оригиналы документов бывают действительными и недействительными. Документ становится недействительным вследствие окончания срока действия или отмены его другим документом.14. По стадиям подготовки: черновики и оригиналы. Черновой документ – рукописный или машинописный документ, который отображает работу автора над текстом документа. Оригинал – единственный экземпляр документа, который первым набирает юридическую силу. С оригинала могут быть сняты копии, сделаны выписки и дубликаты. 15. По степени обязательности: информационные документы, которые содержат сведения и факты о производственной и другой деятельности учреждения, и директивные – обязательные для исполнения, которые имеют характер юридической или технической нормы.По форме изложения текста: индивидуальные, типовые, примерные, унифицированные документы. Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими и носят характер разового документа. Типовые документы создаются для всех учреждений и рассчитаны на описание однородных процессов и явлений (типовой технологический процесс, типовые правила, типовые нормы). Примерные документы носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии. Унифицированные документы имеют формальную трафаретную структуру текста в виде анкет, таблиц.По характеру обобщения документы бывают первичные и вторичные. Первичный документ содержит оригинальную информацию, которая подытоживается, обобщается во вторичном документе.3. Правила оформления документовОсновной деятельностью учреждения является работа с информацией – ее получением, обработкой, принятием решений и их исполнений. Информация может быть бездокументной (устной) и документированной. Процесс фиксации информации, то есть создания документов, называется документированием управленческой деятельности. При этом запись информации на различных носителях осуществляется по установленному образцу.Документ - основной вид делового общения. Он фиксирует и передает информацию, подтверждает ее достоверность, объективность.Документ – это материальный объект, который содержит в зафиксированном виде информацию, оформленный по заведенному порядку и имеет в соответствии с действующим законодательством юридическую силу. Документы выполняют официальную, деловую и оперативную функции, поскольку они – письменное доказательство, источник сведений справочного характера.Оформляют документы на бумаге, фотопленке, дискете, перфокарте. В практической деятельности учреждений, организаций и предприятий чаще используются текстовые документы, информация которых фиксируется рукописным, машинописным или печатным способом.Для составления служебных документов должна использоваться бумага формата А3 (297х420мм), А4 (210х297мм) и А5 (148х210мм). Оформление документов на бумаге произвольного формата не допускается.Все служебные документы оформляются на бланках организации (приказы, распоряжения). Устанавливаются следующие виды бланков – бланк для писем, бланк для распоряжений руководителя.Бланки изготавливают в соответствии с требованиями ГОСТ и Инструкции по делопроизводству в органах государственной власти с соблюдением нижеследующих требований:- изготовление бланков конкретных видов документов допускается в случае, если их количество за год превышает 200 единиц;- для изготовления бланков должна использоваться бумага белого цвета все реквизиты должны быть нанесены четкой печатью черного насыщенного цвета. Бланки каждого вида могут изготовляться по принципу углового или продольного расположения реквизитов. Бланки с продольным расположением реквизитов заголовочной части применяют в случае, если наименование организации содержит большое количество печатных знаков, которое невозможно разместить на площади, площади, предусмотренной для углового штампа. На бланках служебных документов реквизиты «наименование организации и подразделения», «почтовый индекс, почтовый и телеграфный адрес», «адрес электронной почты», «номер факса», «место составления и дата» могут располагаться в пределах отводимой для этого площади одним из двух способов: центрованным (начало и конец каждой строки равно удалены от границ площади) и флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы площади).Вся внешняя переписка организации с органами государственной власти осуществляется только на бланках.Для ускорения исполнении документов и правильного формирования дел в делопроизводстве каждый документ должен составляться по одному вопросу. Исключением является составление протоколов, приказов, планов, отчетов и других обобщающих документов.Текст документа оформляется в виде сплошного составленного текста, анкеты, таблицы или совмещения этих форм. Сплошной составленный текст документа содержит грамотно и логично согласованную информацию об управленческой деятельности с использованием ее при составлении правил, положений, писем. Распорядительных документов. Тексты распорядительных документов и писем составляются из двух частей. В первой части указывается обоснование или основание составления документа, во второй части излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения, или просьбы в соответствии с первой частью документа.В отдельных случаях текст документа может содержать только одну резолюционную часть: распоряжения – распорядительная часть без преамбулы, письма-просьбы без пояснений. Анкетная форма используется в случае изложения цифровой или словесной информации об одном предмете с большим объемом показателей. Анкетные тексты используются в организационно-распорядительных документах, документах материально-технического снабжения и сбыта финансовых документах и т.п.Табличная форма используется в случае изложения цифровой или словесной информации о нескольких объектах одновременно. Табличные тексты используются в плановых, отчетно-статистических, финансовых, бухгалтерских, организационно-распорядительных и других документах.Части текстов сложных документов (разделы, подразделы) размещаются в логической последовательности изложения вопросов и нумеруются арабскими цифрами с присвоением каждому подразделу и разделу соответствующего числового знака через точку, например: 1;1.2; 1.1.3. Произвольное сокращение наименований учреждений и отдельных слов не допускается. В соответствии с ГОСТ при оформлении документов используются 32 реквизита.В текстах документов непозволительно использовать жаргонные, бранные слова, выражения из разговорной речи (вообще-то, типа того).Грамматические нормы делового языка, включают большой набор унифицированных грамматических структур словосочетаний и словоформ. Например, протоколы включают слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ; приказы начинаются с указания адресата в дательном падеже – «кому?» «что исполнить?»: Начальнику административно-хозяйственного отдела Пищенко М.Н. подготовить доклад на коллегию к 10.02.2012 г.Важную роль в составлении текстов документов играют предлоги, которые в деловой речи закреплены определенной падежной формой. Предлоги входят в грамматические структуры Родительного или Дательного падежа: в целях в продолжение, в сопровождении, за счет, независимо от, по мере, со стороны, в отношении к, сообразно с принятым ранее решением, включая начисления за непогашенную задолженность.Составляя текст документа, часто используют канцеляризма, которые представляют собой клише: принять во внимание, поставить на голосование, довести до сведения.В текстах документов используют простые предложения. Особенность их в том, что они передают тот же объем информации, что и в сложном предложении. Словосочетания в деловом стиле речи заменяют предложения.Особенно строго зафиксирован в правилах порядок слов в предложении. В безличных предложениях и пассивных конструкциях вместо подлежащего используют второстепенный член предложения. Пункты, заголовки придают текстам логичности и подчеркнуто аналитический характер. В меньшей степени ограничены в лексике письма, характеристики, автобиографии.Таким образом, все документы характеризуются высоким уровнем стандартизации на всех уровнях языка – в лексике, морфологии, синтаксисе. Из-за этого деловой стиль речи становиться консервативным, замкнутым, не подверженным влиянию иноязычного вхождения слов. Безличность изложения выражается в недопустимости интерпретаций, оценки событий, эмоциональных высказываний.Деловая речь характеризуется шаблонами, речевыми формулами, идиомами, знание которые помогает создавать тексты, подходящие в любой конкретной ситуации. Составление документа – это своеобразная формула: типовая ситуация – стандартизованный набор фраз. Данная формула обеспечивает высокую степень точности, которая отличает документ от любого другого стиля речи.Стандартные наборы фраз и предложений помогают восприятию и обработке информации, которая содержится в документе. 2. Редактирование текста делового документаРедактирование текстов деловых документов обычно проводится в три этапа:1. Первичное ознакомление с содержанием документа. Работа с текстом начинается с его прочтения. Во время первого чтения не рекомендуется вносить в текст поправки ручкой, разрешается делать карандашные пометки на полях, или фиксировать замечания на отдельном листе бумаги.2. Проверка фактического материала.