Общие принципы работы с документами, требования к их внешнему виду, языку, стилю. Языковые формулы.

Таким образом, основным стилем, который функционирует в языке текстов документов, является официально-деловой. И именно этот стиль речи влияет на содержание отдельных компонентов деловых документов. Официально-деловой стиль - это язык официальных бумаг, документов, деловых совещаний и т.п. Сферы использования официально-делового стиля – юриспруденция, делопроизводство, деловое общение, дипломатические общение. Этот стиль характеризуется также наличием специфических слов и выражений, которые называются канцеляризмами.
Официально-деловой стиль языка имеет свои подстили, наиболее важные из них следующие: законодательный, административно-канцелярский, судопроизводственный, стиль делового общения, дипломатический стиль. Именно официально-деловой стиль используется при составлении тех или иных с ...

Введение 3
1. Особенности служебных документов и принципы работы с ними. Видовое и жанровое разнообразие документооборота. Требования к оформлению 5
2.Требования к оформлению 10
3.Особенности официально – делового стиля – главного стиля деловых документов и его компонентов. Речевые формулы 11
Заключение 17
Список литературы 19

Данная работа посвящена стандартным компонентам в деловых документах. Изучение этой темы особенно актуально, поскольку умение владеть основным стилем документов – официально-деловым является обязательным для каждого образованного человека. Мы сталкиваемся с этим стилем речи на работе, в различных учреждениях, он используется в документах, связанных с государственной сферой, разными областями науки и культуры.
Кроме того, владение стилем документов – это важнейшая составляющая речевой культуры человека, а речевая культура, в свою очередь, является неотъемлемой частью общей культуры человека. Наконец, для любого человека владение культурой речи - это необходимое профессиональное качество, так как язык выступает в качестве орудия его профессиональной деятельности.
Главная цель данной рабо ты – подробно рассмотреть особенности компонентов деловых документов, конечно же, особое внимание мы уделим речевым компонентам.
В связи с поставленной целью необходимо выполнить следующие задачи:
1. Рассмотреть особенности текстов деловых (служебных) документов.
2. Привести классификацию документов.
3. Рассмотреть принципы работы с документами.
4. Выявить требования к внешнему оформлению документов.
5. Рассмотреть особенности официально-делового стиля речи, который реализуется в деловых документах (на конкретных примерах), речевые формулы.
В работе была использована как научная, так и учебная литература, посвящённая стилистике русского языка, в частности, функциональным стилям речи, их особенностям и использованию в современном русском языке, деловым документам и их классификации, документной лингвистике.

Руководитель унитарного предприятия действует от имени унитарного предприятия без доверенности, в том числе представляет его интересы, совершает в установленном порядке сделки от имени унитарного предприятия, утверждает структуру и штаты унитарного предприятия, осуществляет прием на работу работников такого предприятия, заключает с ними, изменяет и прекращает трудовые договоры, издает приказы, выдает доверенности в порядке, установленном законодательством. […]
Третий уровень документов, определяющих критерии оценки, представлен учебно-инструктивной литературой, во многом опирающейся на положения документов первых двух уровней, а также на практический опыт в составлении и редактировании документов. Основной принцип — принцип прецедентности и деловой, экономической и юридической целесообразности.
Также необходимо упомянуть о регламентирующих документах, принятых местными органами власти. В них регламентируется документационно-архивная деятельность с учетом региональных и исторических особенностей документотворчества и законотворчества [1, c. 66-67].
Также различают интралингвистические и экстралингвистические признаки документов, согласно которым они классифицируются.
1. Классификация по сфере функционирования, по сути, представляет собой «проекцию институтов общества на его документационный массив». При этом название типа документа зависит от коммуникативных условий [1, c. 64].
2. Классификация, основанная на «соподчинении документов, отражающем соподчинительные отношения между учреждениями, предприятиями и организациями» [1, c. 65].
3. Классификация по месту составления и сфере обращения. Здесь можно выделить личные и служебные типы документов.
4. Классификация по техническим характеристиками документа, то есть учитывается признак первичности – вторичности (подлинник, копия, выписка и т.п.), а также закреплённость данного документа на том или ином носителе информации, то есть можно выделить письменные документы, фотодокументы, документы на магнитном носителе и т.д.).
5. Классификация по темпоральным характеристиками учитывает такие признаки, как время действия документа, разделение документов на срочные и несрочные, то есть не требующие немедленного выполнения или рассмотрения [1, c. 66].
Кроме вышеперечисленных классификаций, документы также делятся по содержанию, по форме, то есть имеется ввиду деление документов на типовые, трафаретные, индивидуальные.
2.Требования к оформлению
По общему правилу, документы изготавливают на бланках.
Требования в отношении бланков документов и порядка оформления документов как на бланках, так и без них, предусмотрены Госстандартом России Унифицированные системы документации ГОСТ. Указанный стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы (постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.), используемые в деятельности как органов государственной власти и местного самоуправления, так и иных организаций независимо от формы собственности или организационно-правовой формы.
Установлены два основных формата бланков документов: А4 и А5. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него , должен иметь поля: верхнее, левое и нижнее – не менее 20 мм, правое – не менее 10 мм, изготавливается на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
По общему правилу, документы изготавливаются с помощью печатных устройств. Документы, исходящие от граждан, допускается писать от руки (заявления, объяснительные записки).
Реквизитами на языке делопроизводства именуются обязательные элементы оформления официального документа. ГОСТ регламентирует порядок оформления 30 возможных реквизитов документов.
Обязательность для документа того или иного реквизита диктуется видом документа; при этом ни один вид документа не оформляется полным набором из 30 реквизитов. Одни реквизиты являются стандартными и включаются в бланк документа; другие – оформляются непосредственным исполнителем документа в процессе составления документа; третьи – проставляются уполномоченными лицами на окончательных этапах оформления документа.

3.Особенности официально – делового стиля – главного стиля деловых документов и его компонентов. Речевые формулы
В языке документов используется, как правило, официально-деловой стиль речи.
Это язык официальных бумаг, документов, деловых совещаний и т.п. Сферы использования официально-делового стиля – юриспруденция, делопроизводство, деловое общение, дипломатические общение. Этот стиль характеризуется также наличием специфических слов и выражений, которые называются канцеляризмами, к примеру, кадровый состав, акцизный налог, накладная, взимать штраф, утратить силу, курсовка и т.д. Стиль официальных бумаг отличается традиционностью языкового оформления, строгостью формы, обилием речевых штампов или клише, специальных терминов и выражений [2, c. 134].
Таким образом, несмотря на различия в содержании и жанровое разнообразие, официально-деловой стиль в целом характеризуется следующими параметрами: 1. Сжатость, компактность изложения, скупое использование языковых средств, почти полное отсутствие эмоционально-экспрессивных речевых средств. Пример: «Документы, представленные для проведения государственной регистрации, и сведения, указанные в заявлении, достоверны. Расписку о принятии документов на государственную регистрацию получил(а)». 2. Стандартное расположение материала (к примеру, свидетельства, дипломы, заявления и т.п.); 3. частое употребление речевых клише. 4. Широкое использование специальной терминологии, номенклатурных наименований, - юридических, дипломатических, военных, административных, применение аббревиатур, сложносокращённых слов. 5. частое употребление отглагольных существительных, сложных союзов, устойчивых сочетаний (на основании, в отношении, в связи с тем что, в силу того что, тот факт, что, в соответствии с и т.п.): «В соответствии со ст. 35 Земельного кодекса Российской Федерации отчуждение здания, строения, сооружения, находящихся на земельном участке и принадлежащих одному лицу, проводится вместе с земельным участком (для жилых домов). В соответствии со cт. cт. 13, 17 Закона о регистрации и требованиями действующего законодательства для осуществления проверки законности сделки, помимо вышеуказанных документов, у заявителя в случае необходимости дополнительно могут быть истребованы иные документы». 5. Частое использование номинативных предложений с перечислением. 6. преобладающий тип конструирования предложения – прямой порядок слов. 7. почти полное отсутствие индивидуализации стиля. 8. частое употребление сложных предложений, которые могут отражать логические подчинение одних фактов другим.
Лексико-фразеологические единицы в деловых и служебных текстах имеют свои особенности, а именно:
стремление к реализации прямых лексических значений; отсутствие ограничений в использовании слов с мотивированными и немотивированными значениями, реализация общеязыковых закономерностей в отношениях между значениями и компонентами, их выражающими; [7, c. 100-101]
унификация, которая «связывает» используемую лексику, закрепляет позиции валентности в сочетаниях, создавая малопроницаемые сверхфразеологизмы, воспроизводимыми становятся не только словосочетания, но и целые фразы, и сверхфразовые единства» [1, c. 51];
существенное превышение количества единиц со строгой номинацией, которые являются лексической основой текстов служебных и деловых документов в целом.
Здесь же отметим, что применение в текстах служебных документов лексических омонимов и синонимов нежелательно, поскольку это затрудняет понимание текста.
Фразеологический состав текстов служебных и деловых документов также имеет ряд особенностей.
Наблюдается полное отсутствие междометной фразеологии, образных фразеологизмов с эмоциональной окраской.
Часто используются терминологические фразеологизмы определённой предметной сферы.
Во фразеологическом составе выделяются фразеологизмы, представляющие собой разнообразные клише.
Выделим также несколько видов речевых штампов или клише, которые часто встречаются в текстах документов.
глагольные речевые штампы, к примеру, ввести в действие, привлечь в качестве обвиняемого и т.п. Пример: «В силу ст. 21 УК РФ Петрова И.П. не подлежит привлечению к уголовной ответственности»;
субстантивные речевые штампы, к примеру, создание необходимых условий, предварительное рассмотрение: «С принятием в 2009 году закона об энерго-сбережении и повышении энергоэффективности (261-ФЗ) и соответствующих подзаконных актов Правительство РФ сделало важнейший шаг в сторону  создания   условий   для   реализации  механизмов ГЧП в области энергоэффективности».
союзные речевые штампы, к примеру, согласно полученному заявлению и т.д. [4, c. 195] «Согласно официальному заявлению, полученному от оператора аварийной Японской АЭС «Фукусима-1», последствия аварии на АЭС будут ликвидированы в течении ближайшего полугода».
Кроме этого, тексты официально-делового стиля имеют также и синтаксические особенности. Перечислим основные из них.
Обилие в текстах синтаксических клишированных формул, которые представляют собой «строительные блоки» предложений» [1, c. 58].
Наличие в большом количестве обособленных и необособленных, распространенных, нераспространенных второстепенных членов предложения. Это связано с тем, что текст служебных и любых официальных документов должен быть максимально определённым, детализированным.
Частое обезличивание предложений, что проявляется в том, что опускается подлежащее со значением лица.
Высокая активность инфинитивных конструкций и условных предложений, причастных и деепричастных конструкций, сложных предложений [1, c. 59].
Официально-деловой стиль языка имеет свои подстили, наиболее важные из них следующие: законодательный, административно-канцелярский, судопроизводственный, стиль делового общения, дипломатический стиль [2, c. 111-113]. Именно официально-деловой стиль используется при составлении тех или иных служебных документов. В официально-деловом стиле пишут акты суда, прокуратуры, милиции, администрации.
Законодательный подстиль – это стиль многих государственных документов, исходящих от законодательных и исполнительных государственных органов. В лексическом плане данный подстиль характеризуется обилием общественно-политических, юридических, экономических терминов и выражений. Такие жанры, как указ, декрет, закон, конституция, кодекс, положение, устав и т.п. относятся к законодательному подстилю.
Язык законодательных документов включает в себя лексику и фразеологию государственного, гражданского, уголовного права, различных кодексов, а также лексику и фразеологию, связанную с работой административных органов, к примеру, законодательство, кассация, конституция, подсудность, правоспособность, приговор, прокурор, судопроизводство, юрисдикция, улики, вступить в силу, выписка из приказа, органы власти, в целях содействия (работе следствия), в отмену постановления, возложить ответственность и т.д.
Административно-канцелярский стиль подразумевает делопроизводственную речь, стиль документов делопроизводства. Специфика данного подстиля заключается в особенностях и деталях оформления различных справок, приказов, протоколов и т.д.
Стиль судопроизводства опирается на юридическую лексику и фразеологию, а также имеет дополнительные специфические, характерные выражения, к примеру, конфискация имущества, мера пресечения, по признакам преступления, встречный иск, приобщить к делу, нанесение телесных повреждений, состав преступления, возбудить дело, алиби и т.д.