Виды служебной документации

Служебная документация является весьма разнообразной по выполняемым ею функциям, по назначению и содержанию, по степени доступности информации, содержащейся в ней. Существуют различные критерии классификации служебных документов, но самыми часто используемыми из них являются докладная записка, служебная записка, объяснительная записка, справка (может быть служебного или личного характера), протокол (краткий, полный, стенографический), акт, план, отчет, доклад и др.
Служебные письма могут занимать до 80% всего документооборота организации. Это все документы, которые применяются для связи учреждения с внешними структурами. Существуют такие виды служебных писем, как сопроводительные, письма-приглашения, информационные, извещения, письмо-просьба, письмо-заявка, письмо-подтверждение, ...

ВВЕДЕНИЕ 3
1 КЛАССИФИКАЦИЯ СЛУЖЕБНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ 4
2 СЛУЖЕБНЫЕ ПИСЬМА КАК ОТДЕЛЬНЫЙ ВИД СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ 9
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 14
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 15

Любое современное сообщество может существовать в настоящее время лишь на основе обмена информацией. Сейчас мир переживает информационный бум, что связано напрямую с развитием человечества и научно-технической революцией, которая изменила способы фиксации и передачи информации и средства связи. XXI век назван веком информатизации, а информация сейчас является важнейшим ресурсом общества. Поэтому актуальной является проблема служебной документации, рассматриваемая в рамках данной работы.
Делопроизводство собой представляет «нервную» систему управленческого «организма», оно интегрирует и превращает в единое органическое целое процесс разработки, оформления согласно установленным стандартам, учета, прохождения документов и контроля выполнения намеченных мероприятий, хранения и уничтожения в с оответствующие сроки документации, а также информационно-аналитические, поисково-справочные работы и отчетные процедуры.
Таким образом, целью моей работы выступает исследование видов служебной документации.
В соответствии с целью в работе предстоит решить ряд задач, таких как:
- рассмотреть классификацию служебной документации;
- изучить служебные письма как отдельный вид служебных документов;
- сделать выводы по работе в целом.
Методологической основой данной работы являются теоретический анализ тематической литературы, сравнение точек зрения разных авторов, обобщение и анализ полученной информации.

- соответствовать действующему законодательству, приказам, директивам и прочим руководящим документам вышестоящего руководства;
- основываться на фактах и содержать реальные и конкретные указания или предложения;
- не дублировать требования, которые содержатся в изданных ранее документах, а при необходимости иметь на них ссылки;
- давать возможность обрабатывать его при помощи средств вычислительной техники;
- соответствовать утвержденной форме, если предусмотрена таковая.4
2 СЛУЖЕБНЫЕ ПИСЬМА КАК ОТДЕЛЬНЫЙ ВИД СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Служебные письма могут занимать до 80% всего документооборота любой организации, и частной, и муниципальной или государственной. Сфера использования служебных документов данного вида довольно широка: от рекламы собственной деятельности до переписки с контролирующими и надзорными органами.
Письмо - обобщенное наименование разных по содержанию документов, которые служат средством общения между частными лицами, учреждениями.  Письмо используют в случае, когда невозможно вопрос решить другими средствами (посредством телефонного разговора, беседы).
Служебными письмами называют все документы, которые применяются для связи учреждения (организации) с внешними структурами. Даже если устная договоренность уже достигнута, подтверждение ее деловым письмом является гарантом ее соблюдения деловым партнером.
По теме деловые письма можно разделить на коммерческие и собственно деловые:
1. Коммерческие письма применяются при организации коммерческой сделки, заключении и выполнении контрактов. Коммерческие письма составляются от имени юридических лиц и зачастую обладают правовой силой. К коммерческой корреспонденции относятся коммерческое письмо-предложение (оферта), письмо-запрос, письмо-претензия (рекламация) и ответы на данные письма, кредитное письмо (при заключении договоров с иностранными партнерами).
2. Собственно деловые письма решают правовые, организационные вопросы, проблемы экономических отношений корреспондентов, поэтому они по содержанию и форме весьма разнообразны. Это могут быть и приглашение, и расписка и др.
По выполняемым функциям деловые письма можно разделить на письма-ответы и инициативные письма. Инициативные письма разделяются в свою очередь на:
- письма, которые требуют ответа (коммерческое инициативное письмо, письмо-предложение, письмо-запрос, письмо-просьба, письмо-рекламация, письмо-обращение);
- письма, которые не требуют ответа (письмо-предупреждение, письмо-напоминание, письмо-заявление, письмо-извещение, сопроводительное письмо).
По признаку адресата деловые письма делятся на циркулярные и обычные:
- обычные письма направляются одному получателю;
- циркулярные письма – это письма, рассылаемые одним адресантом нескольким получателям, как правило, подчиненным организациям (инстанциям).
По композиции деловые письма можно разделить на одноаспектные и многоаспектные:
1. В одноаспектных письмах рассматривается один вопрос. Данные письма более предпочтительны. Если нужно обратиться в организацию сразу по нескольким вопросам, которые между собой не связаны, рекомендуется составить по каждому из них отдельное письмо.5
2. Многоаспектные письма составляют в том случае, когда они затрагивают несколько взаимосвязанных вопросов, которые будут рассматриваться одним адресатом (одной организации). К примеру, это может быть письмо, являющееся одновременно и письмом-напоминанием, и письмом-предложением.
По форме отправления деловые письма можно разделить на:
- традиционные почтовые отправления (оферта, договоры, рекламация);
- электронные письма и факсы (применяются, если нужно решить вопрос срочно).
Служебные письма делятся по видам также на:
- сопроводительные – документ, который информирует адресата о направлении к нему приложений к письму;
- письма-приглашения - деловое письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением сотрудничества, услуг, товаров и т.п. Предложение может быть направлено по инициативе организации-автора (продавца) или в ответ на письмо-запрос;
- информационные – сообщают адресату о каком-либо факте важную информацию;
- извещения — письма, которые содержат сообщение о получении отправления (перевода, телеграммы, товаров, бандероли и т.п.) и о том, что ранее составленный документ остается в силе;
- письмо-просьба – деловое письмо, цель которого является получение информации, товаров, услуг, инициирование определенных действий, которые необходимы организации-автору;
- письмо-заявка – деловое письмо, которое составляют в случаях, если организация желает принять участие в мероприятиях или получить услуги, предоставляемые другой организацией;
- письмо-подтверждение – деловое письмо, в котором адресат подтверждает получение документов, сведений или иных материалов, намерения, достигнутые ранее договоренности и т.п;
- письмо-напоминание – деловое письмо, применяемое в случаях, когда организация-корреспондент не осуществляет действия, вытекающие из принятых договоренностей или ее функциональных обязанностей;
- письмо-требование – деловое письмо, цель которого – заставить адресата выполнить обязательства, взятые на себя в условиях, когда имеются серьезные нарушения принятых ранее договоренностей;
- письмо-благодарность – деловое письмо, направляемое организации, гражданину  или должностному лицу с выражением благодарности за совершенные действия;
- гарантийное письмо – документ, подтверждающий безусловное выполнение обстоятельств, изложенных в нем (к примеру, выполнение работ, возврат задолженности). 6
Необходимо отметить, что каждое письмо является индивидуальным. На его характер оказывает влияние большое количество факторов, таких, к примеру, как личности адресата и отправителя, их должности, а также ситуация.
Перед тем, как отправлять письмо, нужно продумать некоторые ключевые моменты:
- следует определить такие характеристики, как тип письма (гарантийное, сопроводительное, извещение, напоминание и др.), а также является ли оно презентационным и предполагает ли ответ;
- установить степень доступности для адресата (есть ли необходимость в уточняющем письме);
определиться со степенью срочности письма и способом отправки (если письмо является срочным, лучше его отправить по электронной почте или заказным письмом).7
Все указанные моменты должны быть определены до того, как письмо будет отправлено. Правила ведения деловой переписки законодательно не установлены, но существует несколько шаблонов и документов, в соответствии с которыми можно оформить служебное письмо.