управление запасами в электронной коммерции

В данном исследовании были изучены информационные процессы в системе снабжения салонов красоты сети ООО «Бьюти-Икс» и предложен способ их совершенствования.
В аналитической части данной работы была изучена информационная система, действующая в отделе снабжения каждого салона сети, представлены схемы взаимодействия информационных потоков, их источников и приёмников, а так же программное обеспечение салонов – «Universe Красота (Lite)» Так же была представлена информационная модель «asis», действующая на данный момент в системе снабжения рассматриваемой организации. В ходе анализа работы системы снабжения было выявлено «узкое место» - отсутствие анализа расходов запасов и прогнозирования будущего спроса как на материалы для рабочего процесса организации, так и на реализуемую сетью продукцию ...

ВВЕДЕНИЕ 3
ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ИССЛЕДОВАНИЯ 5
1.1. ЭЛЕКТРОННАЯ КОММЕРЦИЯ 5
1.2. ВОЗМОЖНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ЗАПАСАМИ 9
АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ 15
1.Описание объекта проектирования 15
2. Графико-вербальная модель информационных потоков в объекте (модель “как есть” – AsIs) 18
3. Критический анализ графико-вербальной модели информационных процессов в объекте. 23
ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ. 27
1.Построение желаемой информационной модели объекта (модель «tobe»). 27
2. Разработка проекта внедрения информационной модели «tobe». 34
3. Экономическое обоснование проектных предложений. 38
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 42
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 44

Запасы организации являются основной частью оборотного капитала, поэтому их рациональное и эффективное использование – одна из главных задач фирмы. При этом организации преследуют, как правило, две цели – повысить эффективность использования внутренних ресурсов и адаптироваться к внешним изменяющимся условиям. Именно поэтому становится актуальной и необходимой разработка оптимальной системы управления запасами в организации в условиях меняющихся экономических факторов.
Исходя из вышеизложенного, ещё более важным становится вопрос своевременной и актуальной информации о состоянии запасов, потребности в них организации и скорости их оборота. Здесь на помощь фирмам и предприятиям приходят информационные системы и технологии, позволяющие отслеживать уровень запасов, делать заказ на новые пост авки и прогнозировать расходы. Именно от выбора программного обеспечения всей организации – так называемого «софта» - зависят доход и прибыль организации, оптимально выстроенной логистической системы, как в транспортно-закупочном аспекте, так и, в первую очередь, в аспекте информационной логистике, которая является одной из самых важных составляющих всей логистической системы предприятия.
Цель данной работы заключается в рассмотрении вопроса использования информационных технологий в организации ООО «Бьюти-Икс» и в проектировании методов совершенствования функционирования информационной логистики организации, связанной с управлением запасами.
Для достижения данной цели необходимо решить следующие задачи:
провести анализ объекта исследования – ООО «Бьюти-Икс»;
выявить основные проблемы анализируемого предприятия;
разработать проектное решение выявленных проблем;
обосновать разработанные методы и решения.
Таким образом, данное исследование содержит два основных раздела, – аналитический и проектный – каждый из которых подразделён на подпункты с подробным обоснованием и раскрытием содержания. В конце исследования представлено заключение, в котором отображены основные выводы и принятые решения по изучаемым проблемам, существующим в информационной системе управления запасами в организации ООО «Бьюти-Икс».

Очевидно, что при анализе каждого их этих направлений процесс оценки эффективности будет слишком многосоставным, поэтому необходимо ранжировать данные направления и для каждой конкретной исследуемой компании выбирать наиболее значимые для её деятельности.Аналитическая часть1.Описание объекта проектированияОбъектом данного исследования является организации ООО «Бьюти-Икс», созданная 10 августа 2001го года в Москве с целью предоставления косметологических и парикмахерских услуг и извлечения коммерческой выгоды. Изначально основатели ООО «Бьюти-Икс» открыли один салон красоты в Москве, а через 10 лет организация стала сетевой и насчитывает 5 салонов в Москве и 3 в Санкт-Петербурге. В салонах ООО «Бьюти-Икс» на сегодняшний день можно получить как косметологические и парикмахерские услуги, таки возможность обслуживания в ногтевом сервисе, проведения комплексных процедур ухода, а так же приобретения косметических средств, которые продаются в каждом салоне сети ООО «Бьюти-Икс». На сегодняшний день салоны ООО «Бьюти-Икс» являются одними из самых востребованных и посещаемых в Москве и Санкт-Петербурге, предоставляют качественные и эксклюзивные услуги, сотрудничая с крупными зарубежными производителями косметических средств. «Бьюти-Икс» является обществом с ограниченной ответственностью, находящимся в частной собственности трёх учредителей, один из которых является генеральным директором организации. Основные направления деятельности организации: представление косметологических услуг, парикмахерских услуг, услуг ногтевого сервиса (30 видов косметологических услуг, 15 видов парикмахерских услуг, 9 видов услуг ногтевого сервиса)предоставление услуг по использованию аппарата искусственного загара (солярий), который является не арендуемым оборудованием, а собственностью всей сети салонов; продажа косметических средств таких марок как Davines, Guinot, SexyHair, Kerostas, Bambooи Rolland.В каждом салоне сети ООО «Бьюти-Икс» одинаковая структура предоставления услуг. В каждой точке реализации услуг есть 2 косметологических кабинета, 1 парикмахерский зал, 1 кабинет ногтевого сервиса и 1 кабинет с вертикальным аппаратом искусственного загара. В каждом салоне одновременно работают от 3 до 6 мастеров разных профилей, оказывающих услуги по своим направлениям, а так же осуществляется продажа косметической продукции, напрямую или через онлайн-заказ на сайте (для каждого салоне разработан веб-сайт с каталогом продукции и услуг, а так же возможностью заказа того или иного продукта по телефону через администратора или через корзину онлайн-заказов на самом сайте). Если заказ поступил по телефону, администратор собирает этот заказ и передаёт его курьеру. Если в салоне на момент заказа нет того или иного продукта, администратор информирует об этом клиента и связывается с отделом снабжения, чтобы в самое ближайшее время в салон завезли необходимый продукт. Если заказ поступает через сайт, то принимающий его администратор так же уточняет наличие всех продуктов в салоне, связывается с клиентом и информирует его о состоянии заказа. Запись в салоны осуществляется только по телефону или при личном разговоре с администратором в салоне, так как в сети пока не введена система онлайн-записи клиентов. Администратор ответственен за запись клиентов, координацию работы мастеров, непосредственное общение с клиентами, расчёт клиентов за услуги и продукцию и за продажу продукции, как в режиме реального времени, так и по телефону или через веб-сайт. Во всей сети существует отдел снабжения, занимающийся непосредственно мониторингом состояния запасов, составлением плана закупок тех или иных материалов или реализуемой продукции, согласования этого плана с генеральным директором и дальнейших непосредственных закупок у производителей и поставщиков. В каждом салоне есть отдельное складское помещение, где хранятся как запасные рабочие инструменты или детали для них и хозяйственные средства, так и рабочие косметические материалы и запас продаваемой продукции. Отдел снабжения, как и вся сеть салонов, использует для контроля и учёта состояния уровня запасов компьютернуюCRM-программу «Universe», а именно один из её специализированных продуктов – «Universe – Красота (Lite)». Данная программа позволяет: учитывать оказываемые услуги (учет материалов)учитыватьпроданнуюпродукцию; осуществлять мониторинг движения товаров и наличныхсредств;создаватьрасширеннуюбазуклиентов;контролироватьрабочеевремя;начислять заработную платы по заданным схемам.Эта программа установлена в каждом салоне, а так же в офисе генерального директора и в отделах снабжения и бухгалтерии. В данную программу заносят изменения как администратор (при пополнении клиентской базы, оказании какой-либо услуги или продаже того или иного продукта), так и специалисты отдела снабжения, которые контролируют уровень запасов в каждом салоне.На рисунке 1 схематично изображена организационная структура управления каждого салона (во всех салонах сети принцип подчинения и отчётности одинаковый): Рисунок 1 – организационная структура управления салонов сети ООО “Бюьти-Икс”Состав и содержание основных бизнес-процессов организации представлен на рисунке 2: Рисунок 2 – оперограмма основных бизнес-процесс ООО “Бьюти-Икс”2. Графико-вербальная модель информационных потоков в объекте (модель “как есть” – AsIs)Так как в данном проекте рассматривается вопрос оптимизации процесса закупок и пополнения запасов с помощью применения информационных технологий, то в представленных ниже таблицах и схемах будет детализировано текущее состояние этого вопроса в ООО «Бьюти-Икс» на примере работы одного из салонов всей сети (схема работы всех салонов идентична).В таблице 1 представлена логико-информационная схема отдела снабжения, отражающая состав информации в организации ООО «Бьюти-Икс» в аспекте закупок и пополнения запасов:Таблица 1 – логико-информационная схема отдела снабжения ООО «Бьюти-Икс»Перечень процедурИсполнителиВходнаяинформацияВыходная информацияНормативно-справочная информация12345Мониторинг состояния запасов в салоне+Данные о наличии в салоне того или иного продуктаНоменклатурно-количественный перечень всех запасовМетодические указания про осуществлению сверкиАнализ и оценка того, какие продукты необходимо заказать +++Номенклатурно-количественный перечень всех запасов Решение о том, какие продукты необходимо закупитьМетодические указания по оценке наличия запасовФормирование заказа на материалы для работы мастеров+Решение о том, какие продукты необходимо закупитьЗаказ на материалы для работы мастеровРегламент формирования заказа на закупкуФормирование заказа на продукцию для реализации+Решение о том, какие продукты необходимо закупитьЗаказ на продукцию для реализацииРегламент формирования заказа на закупкуФормирование заказа на хозяйственные средства+Решение о том, какие продукты необходимо закупитьЗаказ на хозяйственные средстваРегламент формирования заказа на закупкуСогласование с генеральным директором план закупок и их стоимость+Все сформированные заказыОдобрительное решение генерального директора на закупкуБухгалтерский балансОсуществление заказа+++Перечень необходимых для заказов продуктовДанные о принятых поставщиками заказахРегламент формирования заказа на закупкуИсполнители: Специалист по закупкам материалов для работы мастеровСпециалист по закупкам продукции для реализацииСпециалист по закупкам хозяйственных материаловЭкспедитор Руководитель отдела снабжения Для углубленного анализа состава информации рассмотрим повторяемость некоторых показателей в отчёте отдела снабжения ООО «Бьюти-Икс», которые начальник отдела предоставляет генеральному директору каждые два месяца. Данные представлены в таблице 2: Таблица 2 – повторяемость показателей в отчёте отдела снабженияНаименование отдельных показателейВиды документовОтчётКопия заказаДанные экспедитораБухгалтерский балансИтогКоличество запасов той или иной продукции в салоне на начало периода+++3Количество запасов той или иной продукции в салоне на конец периода+++3Потребность в том или ином запасе++2Стоимость единицы запаса++2Стоимость всего заказа за период +++3Нереализованные запасы++2Рассмотрим так же анализ документирования работ отдела снабжения по составлению заказа, представленный в таблице 3:Таблица 3 – документирование работ отдела снабжения по составлению заказаНаименование видов работНаименование документовЗаявка администратора о нехватке запасов всалонеОтчет экспедитора о состоянии запасов Заключение специалистов от-ла снабжения о необходимых заказахЗаполненные формы заказовОбщая смета всех заказовОтправленная поставщикам форма заказовМониторинг состояния запасов непосредственно в салонеОХАнализ и оценка состояния запасов в салонеОХФормирование заказа ОХСогласование заказа с генеральным директоромО ХОсуществление заказаОХО - документ, необходимый для начала работ по процедуре; X - документ, возникающий по окончании работ.Рассмотрим движение информации в отделе снабжения ООО «Бьюти-Икс», построив схему движения документооборота отдела. Результаты представлены в таблице 4: Таблица 4 – схема документооборота отела снабжения ООО «Бьюти-Икс»Виды документов, форм или данных, поступающих в структурное подразделениеИсточник поступленияВиды документов, форм или данных, выходящих из структурного подразделенияАдресатПериодичностьВходныхВыходныхОтчёт экспедитора о состоянии запасов в салонеЭкспедиторМатериалы отчётаОтдел снабжения1 раз в месяц1 раз в месяцОтчёт по анализу и оценке необходимости заказа той или иной продукцииСпециалисты отдела снабженияМатериалы анализа Отдел снабжения1 раз в 2 месяца1 раз в 2 месяцаПредварительная форма заказа, составленная специалистами от-ла снабженияСпециалисты отдела снабженияДанные о потребностях в запасах каждого направленияРуководитель отдела снабжения1 раз в 2 месяца1 раз в 2 месяцаОбщая смета, предоставляемая генеральному директору на утверждениеРуководитель отдела снабжения Общие данные о потребностях салона в запасах Генеральный директор1 раз в 2 месяца1 раз в 2 месяцаУтверждённая генеральным директором сметаГенеральный директорДокумент, разрешающий осуществление заказаРуководитель отдела снабжения1 раз в 2 месяца1 раз в 2 месяцаОтправленная поставщикам форма заказаОтдел снабженияДанные о непосредственном заказеФирмы-поставщики1 раз в 2 месяца1 раз в 2 месяцаСчета-фактуры от поставщиков при выполнении заказовПоставщикиДанные о расчётах с поставщиками и затратах на запасыОтдел снабжения и генеральный директорПри расчётах с поставщикамиПри расчётах с поставщикамиДля наглядности построим маршрутную схему движения документа, поступающего в отдел снабжения. Схема представлена на рисунке 3:Рисунок 3 – маршрутная схема движения входящего документа в отделе снабжения ООО «Бьюти-Икс»И – исполнение; А – анализ; У – утверждениеТак же, рассмотрим движение информации с помощью документограммы, представленной в таблице 5:Таблица 5 – документограмма процесса заказа для пополнения запасов в отделе снабжения ООО «Бьюти-Икс»Перечень операцийСостав исполнителейЭкспедиторСпециалисты отдела снабженияРуководитель отдела снабженияГенеральный директорСбор данных о фактическом наличии запасов в салонеАнализ и оценка состояния запасов салонаПредварительное формирование заказов по каждому направлениюСоставление общей сметы заказовСогласование и утверждение у генерального директораОсуществление заказаНа основе всех проведённых аналитических работ по выяснению схемы движения и взаимосвязи информационных потоков в отделе снабжения ООО «Бьюти-Икс», подведём общий итог перемещения информации, изобразив его на схеме информационных потоков, отображённой на рисунке 4:Рисунок 4 – схема информационных потоков в отделе снабжения ООО «Бьюти-Икс»3. Критический анализ графико-вербальной модели информационных процессов в объекте.Для того, чтобы выявить недостатки существующей информационной системы в отделе снабжения ООО «Бьюти-Икс» следует использовать один из методов анализа информационных процессов. В таблице 6 представлено обоснование выбранного метода, а так же рассмотрены основные недостатки информационного функционирования данного структурного подразделения, выявленные в ходе данного анализа.Таблица 6 - обоснование выбора графического метода исследования информационных процессов в отделе снабжения ООО «Бьюти-Икс» и формулировка недостатков существующего информационного процесса НаименованиевыбранногометодаОсновноесодержание выбранного методаПреимущества использования для исследования информационных процессов в отделе снабжения ООО «Бьюти-Икс»Формулировка недостатков существующего информационного процесса, выявленных при использовании выбранного методаМетод схем информационных связейВсе потоки информации и их движение представлено в виде схем с указанием источников и приёмников информации, буферов и узлов её обработки. Отражены все каналы и направления движения информационных потоков.Можно применить как инструмент построения и анализа информационных потоков, их взаимосвязи и движения во всей логистической системе организацииОтсутствие чёткой взаимосвязи между информационными процессамиОтсутствие данных и их последующего анализа о наиболее быстро расходуемых запасах всех типовОтсутствие предварительной информации прогнозирования спроса на те или иные запасыПосле проведённого анализа, принято решение о необходимости моделирования усовершенствованной системы закупок с опорой на анализ расходов всех запасов того или иного салона сети ООО «Бьюти-Икс». Был выбран структурно-функциональный метод моделирование, обоснование этого выбора приведено в таблице 7:Таблица 7 – обоснование выбранного метода моделирования информационного процесса в отделе снабжения салона ООО «Бьюти-Икс»Наименование методаХарактерные черты и особенности методаПреимущества и направления использования при моделировании процесса снабженияПрограммноеобеспечениеСтруктурно-функциональныйПоследовательное построение схемы бизнес-процесса в виде последовательности функций с декомпозицией до неделимых операций, на входе и выходе которых отражаются: материальные и информационные объекты, используемые ресурсы, организационные единицы.Графическая простота и наглядность.Возможно использование при решении локальных логистических задач или моделировании простых логистических объектов. Чёткое распределение входящих и исходящих информационных потоков, а так же контролирующих субъектов и ресурсов.Описание каждой операции, возможность разбить сложный процесс на простейшие составляющие, что даёт преимущество как при анализе, так и при внедрении разработанной системы.RamusИтогом всей аналитической части данного исследования работы системы снабжения сети салонов ООО «Бьюти-Икс» является разработанное задание на проектирование, содержащее следующие пункты:Основание для разработки проекта. Основанием для разработки проекта является то, что в ходе анализа состояния уровня запасов и системы снабжения в салонах сети ООО «Бьюти-Икс» было выявлено «узкое место», а именно: во всех салонов периодически наступают моменты, когда уровень запасов не соответствует уровню спроса на данный ресурс, материал или продукт. Это приводит к снижению эффективности всего рабочего процесса салона, если это касается хозяйственных ресурсов или материалов для работы мастеров, или снижение уровня продаж товаров, поставляемых в салоны для реализации. Отдел снабжения не предусматривает сезонность спроса (периоды летних отпусков или зимних праздников, например), что так же ведёт к недостатку запасов. Данную ситуацию возможно исправить путём совершенствования системы управления запасами и закупками, что и даёт основание для разработки проекта по рационализации всего процесса. Цель разработки проекта. Целью является повышение эффективности работы всей системы снабжения, что ведёт к оптимизации системы управления запасами, а это в свою очередь - к увеличению прибыли и росту клиентской базы, а возможно и к дальнейшему успешному расширению сети ООО «Бьюти-Икс». Результаты анализа действующего информационного процесса. Результатами являются выявленные «узкие места» системы снабжения и управления запасами в салонах сети ООО «Бьюти-Икс»: - отсутствует система отчётности о расходах запасов; - отсутствует система анализа расходов запасов; - отсутствует система прогнозирования расходов запасов в будущих периодах на основе анализа динамики использования запасов в предыдущих периодах и сезонности спроса.Требования к построению нового информационного процесса.Новый информационный процесс должен быть более чётким, точным, взаимосвязанным, распределённым по всем субъектам и объектам, задействованным в системе снабжения (все источники и приёмники информации). Новый информационный процесс должен затрагивать расширенные аспекты управления запасами, касаться таких критериев, как исходящая из салона информация о текущем состоянии запасов и прогнозирование будущих расходов.Предложения по совершенствованию действующего информационного процесса. Необходимо ввести новые дополнительные информационные потоки с данными о расходе материалов, анализе этого процесса и прогнозировании. Необходимо усовершенствование электронной системы учёта запасов и закупок, а так же локальная реорганизация отдела снабжения и функционирования как входящих и выходящих информационных процессов, так и внутренних. Требуется введение системы отчётности и прогнозирования, в рамках которой будут установлены и выявлены зависимости, позволяющие определить, в какой период и уровень какого вида запаса стоит снизить или повысить. В процессе прогнозирования необходимо учитывать информацию о сезонном спросе на те или иные услуги или товары. Так же предлагается перейти с программного обеспечения «UniverseКрасота (Lite)» на более полную версию того же ПО «UniverseКрасота», которая наравне со всеми функциями действующей версии позволяет дополнительно:- учитывать реализацию услуг и сопутствующих товаров в салоне красоты; - учитывать закупку и расход косметических и других препаратов, расчет с поставщиками; - оценивать общую посещаемость и загруженность салона красоты; - анализировать экономические показатели предприятия - более 100 отчетных форм. Проектная часть.1.Построение желаемой информационной модели объекта (модель «tobe»).Рассмотрим усовершенствованный информационный процесс на примере управления запасами через закупки с использованием ПО Ramus. В данном случае “целью” процесса формализации информационного процесса будет идентификация внедрения систем дополнительной необходимой отчётности и прогнозирования спроса и расхода запасов, что ведёт к реорганизованной (по сравнению с нынешней) системой закупок ООО “Бьюти-Икс” и новой информационной системе. “Точкой зрения” в данном случае является позиция руководителя отдела снабжения, так как это позволяет учесть важные факторы как внешней, так и внутренней работы системы снабжения, позволит перестроить систему закупок с позиции “по факту” на позицию “по прогнозированию”.