Организация работы с конфиденциальными документами и ее совершенствование (на примере конкретной организации)

Основным направлением исследования в данной работе являлся анализ деятельности ООО «Евросеть - Ритейл» по направлению работы с конфиденциальными документами.
В ходе исследования было выявлено, что общество с ограниченной ответственностью «Евросеть - Ритейл» является юридическим лицом, действуя на основании Устава и законодательства Российской Федерации и осуществляет свою деятельность на основании достаточно широкой базы нормативно-правовой документации, которую можно классифицировать следующим образом:
1. Законы, нормативные акты, положения, рекомендации федерального, регионального значения, регламентирующие деятельность организации, ее организационно-правовую форму и систему управления.
2. Стандарты, положения, рекомендации, на основании которых реализуется технологический процесс в ор ...

Введение 4
1. Теоретико-методологические аспекты организации работы с конфиденциальными документами 6
1.1. Нормативно-правовая база работы с конфиденциальными документами 6
1.2. Принципы и приемы организации работы с конфиденциальными документами 8
1.3. Особенности и принципы реализации системы конфиденциального делопроизводства 15
2. Анализ организации работы с конфиденциальными документами в ООО «Евросеть-ритейл» 22
2.1. Краткая характеристика деятельности ООО «Евросеть-Ритейл» 22
2.2. Анализ процесса работы с конфиденциальными документами в ООО «Евросеть-Ритейл» 25
2.3. Проблемы организации работы с конфиденциальными документами в ООО «Евросеть-Ритейл» 26
Рисунок 1 - Динамика объема конфиденциального документопотока в ООО «Евросеть - Ритейл» в 2015-2016 гг., % 28
Рисунок 2 - Структура конфиденциального документооборота в ООО «Евросеть - Ритейл» в 2016 году 29
3. Совершенствование организации работы с конфиденциальными документами в ООО «Евросеть-Ритейл» 31
3.1. Разработка системы мероприятий по совершенствованию работы с конфиденциальными документами в ООО «Евросеть-Ритейл» 31
3.2. Оценка затрат по совершенствованию работы с конфиденциальными документами в ООО «Евросеть-Ритейл» 38
Заключение 43
Список использованной литературы 46

На современном этапе управления совершенствование деятельности организации, повышение уровня и эффективности управленческих решений во многом зависит от рациональности поставленного процесса документационного обеспечения, которое является неотъемлемой частью процесса принятия управленческих решений на всех этапах его реализации (получение, обработка, анализ информации, подготовка и принятие решения). Особое место в системе документооборота занимает работа с конфиденциальными документы, эффективность системы которой предопределяет степень защиты и экономическую безопасность компании.
Реализация задач работы с конфиденциальными документами возможна лишь при условии следования нормативно-правовым актам, регламентирующим данную деятельность, а также выбора оптимальных методов и средств, в за висимости от особенностей деятельности организации. Этим обусловлена актуальность вопроса исследования основных направлений совершенствования системы конфиденциального документооборота.
Объект исследования: ООО «Евросеть - Ритейл».
Предмет исследования: процессы работы с конфиденциальными документами.
Цель исследования – на основе анализа деятельности и системы работы с конфиденциальными документами ООО «Евросеть - Ритейл» разработать систему мер по повышению эффективности конфиденциального документооборота.
Для достижения данной цели были сформулированы следующие задачи:
1. Изучить особенности и принципы организации конфиденциального делопроизводства.
2. Выполнить анализ нормативно-правовой базы организации работы с конфиденциальными документами.
3. Изучить особенности деятельности ООО «Евросеть - Ритейл» и особенности организации работы с конфиденциальными документами в компании.
4. На основе анализа выявить проблемы организации работы с конфиденциальными документами в ООО «Евросеть - Ритейл».
5. Разработать систему мер по повышению эффективности организации работы с конфиденциальными документами в ООО «Евросеть - Ритейл».
Информационную базу исследования составили законодательные акты и нормативно-методические документы, регламентирующие организацию работы с конфиденциальными документами, а также нормативные акты ООО «Евросеть - Ритейл».
В ходе исследования использованы следующие методы исследования: анализ и синтез, обобщение, сравнение, анализ документов, статистический.


 

Выполнение задач документационного обеспечения управления также подразумевает под собой обеспечение управленческой структуры полной, своевременной и достоверной документной информацией, организацию исполнения и использование документов. При организации защиты конфиденциальных документов эти задачи расширяются и включают: предупреждение несанкционированного доступа любого лица к документу, его частям, вариантам, черновикам, копиям; обеспечение физической сохранности документов; обеспечение сохранности информации, содержащейся в них. Выполнение этих задач позволяет не только избежать утраты или подмены документов ограниченного доступа, но и предотвратить нарушение режима их конфиденциальности в результате утечки (разглашения) охраняемых сведений, т. е. несанкционированного (неправомерного)распространения данной информации среди третьих лиц, не входящих в круг субъектов, имеющих доступ к ней [14, с. 18]. При этом следует иметь в виду, что к утечке конфиденциальной информации приводит несанкционированное получение защищаемых сведений как лицами, непосредственно не работающими в организации, так и сотрудниками, не уполномоченными знакомиться с этой информацией. Нельзя не отметить и тот факт, что конфиденциальное делопроизводство имеет свой специфический объект защиты — конфиденциальный документ. Специфичность конфиденциальных документов по сравнению с документами открытого доступа выражается в особом режиме обращения с ними, налагающем ограничения на ознакомление, копирование и размножение с документами, наличии специальной маркировки, выделяющей эти документы из общего потока, и т. д. В конфиденциальном делопроизводстве существует и иное отношение к документообороту, который рассматривается не только как технологический процесс (совокупность маршрутов движения документов по установленным пунктам учета, рассмотрения, исполнения и хранения), но и как объект защиты, представляющий собой совокупность (сеть) каналов объективного, санкционированного распространения конфиденциальной документированной информации в процессе управленческой и производственной деятельности пользователей (потребителей этой ин- формации) [17, с. 108]. Важной особенностью конфиденциального делопроизводства является также то, что в силу условий работы с документами ограниченного доступа эта деятельность распространяется и на управленческие, и на научно-технические документы (научно-исследовательские, проектные, конструкторские, технологические и др.). Соответственно, для работы с ними в организации необходимо разрабатывать специальные правила (инструкции). Однако независимо от разновидностей конфиденциальных документов необходимо соблюдать общие требования к порядку работы с ними (требования к порядку движения, ознакомления с документами, передачи их в архив и т. п.) и в целом обеспечения сохранности и конфиденциальности защищаемой информации.Утечка (разглашение), а также утрата конфиденциальной документированной информации обусловлены проявлением различных угроз безопасности конфиденциальных документов, к которым относятся [1]: хищение документа, его части, а также черновиков и проекта документа либо чистого носителя информации, предназначенного для его составления (кража); потеря документа, его чернового варианта, рабочих записей либо чистого носителя (утрата);несанкционированное уничтожение носителя или самой информации (разрушение); подмена документа, его отдельных частей или чистого носителя; несанкционированное копирование информации;несанкционированная модификация (изменение) содержащейся в документе информации и т. д. Как видно, в конфиденциальном делопроизводстве угрозы включают различные негативные действия, направленные не только на сам документ, но и на черновики и проекты составляемых документов, а также чистые носители, предназначенные для составления документа или его черновика (проекта). Нередко различные рабочие записи его разработчиков (составителей, исполнителей), возникшие в процессе создания документа, включают еще больший объем конфиденциальных сведений, чем сам документ, и нередко становятся каналом утечки охраняемой информации. Соответственно, уже с момента замысла создания того или иного документа, содержащего конфиденциальные сведения организации, возникает потенциальная угроза утечки (разглашения) этих сведений, в результате чего должны приниматься адекватные меры по ее предотвращению. В качестве источников угроз конфиденциальной документированной информации могут выступать люди, технические средства обработки и передачи информации, стихийные бедствия и т. д. Способами дестабилизирующего воздействия на защищаемую информацию являются нарушение технологии ее обработки и хранения, физическое воздействие на носитель информации и т. д. [8; с. 69–72]. Кроме того, в силу проявления человеческого фактора могут наблюдаться следующие ситуации:в период отсутствия на рабочем месте пользователь не блокирует компьютер, в результате чего доступ к информации имеют посторонние лица; при включении компьютера в сеть пользователь не знает, какая информация доступна другим пользователям;со своих рабочих компьютеров пользователи выходят в незащищенные сети общего пользования (Интернет), создавая возможность утечки информации; пользователи не санкционированно устанавливают на свои компьютеры постороннее программное обеспечение, которое снижает производительность и увеличивает риск выхода из строя системы. Названные факторы возможны ввиду низкой квалификации или халатности пользователей, недостаточного контроля со стороны администратора безопасности или отсутствия мотивации со стороны руководителя, когда виновные в нарушениях остаются ненаказанными. Важнейший постулат для документирования конфиденциальной информации заключается в том, что конфиденциальная информация не подлежит разглашению в любом виде и в любой форме и не может стать достоянием третьих лиц. Организация делопроизводства для конфиденциальных сведений в организации подразумевает наличие разрешительной системы доступа к конфиденциальной информации. В завершение отметим, что указанная схема является универсальной для документирования конфиденциальной информации. Однако некоторые ее виды — в первую очередь персональные данные — имеют несколько иные принципы документирования, которые определяются исходя из особого административно-правового режима персональных данных.Анализ организации работы с конфиденциальными документами в ООО «Евросеть-ритейл»Краткая характеристика деятельности ООО «Евросеть-Ритейл»Общество с ограниченной ответственностью «Евросеть - Ритейл», именуемое в дальнейшем «Общество», создано в соответствии с Гражданским кодексом РФ, Федеральным законом РФ «Об обществах с ограниченной ответственностью» и иными законодательными актами РФ и руководствуется Уставом и другими нормативно-правовыми актами.Основной целью создания и деятельности Общества является получение прибыли путем привлечения и эффективного использования в его деятельности материальных и финансовых ресурсов, передовых разработок и управленческого опыта, а также реализация на ее основе социально-экономических интересов участника Общества и членов трудового коллектива. Основными видами деятельности Общества являются:осуществление функций исполнительного органа (управление финансово - хозяйственной деятельностью) в иных обществах на основании заключенных с ними договоров, при наличии на то решения Общего собрания участников Общества;розничная торговля и реализация средств сотовой, радиотелефонной связи;оптовая, мелкооптовая торговля средствами сотовой, радиотелефонной связи;розничная торговля фотоаппаратурой, оптическими и точными приборами;оптовая торговля фототоварами и оптическими товарами;розничная торговля ювелирными изделиями, а так же обработанными и сертифицированными драгоценными камнями;оптовая торговля ювелирными изделиями;оптовая торговля драгоценными камнямипредоставление услуг сотовой и радиотелефонной связи;торгово-закупочная деятельность, в том числе закупка сельскохозяйственной продукции у населения за наличный расчет для последующей реализации;создание и эксплуатация сети оптовых и розничных предприятий торговли (магазинов, складов и т.п.), а также предприятий общественного питания;производство, закупка, хранение и реализация различной продукции производственно-технического назначения, товаров народного потребления и продовольственных товаров;производство и переработка сельскохозяйственной продукции;оказание транспортно-экспедиционных услуг;оказание услуг по перевозке грузов грузовым авто гране портом, а также организация пассажирских перевозок легковым автотранспортом;организация автохозяйств, создание и эксплуатация станций технического обслуживания автомобильного транспорта;производство строительно-монтажных, ремонтных, отделочных и иных работ на объектах жилого, гражданского, промышленного и социально-культурного назначения;производство и реализация строительных и отделочных материалов, конструкций и продукции;разработка научно-технической и проектно-сметной документации строительных объектов различного назначения;выполнение художественно-оформительских, реставрационных и декоративных работ, создание, выполнение и внедрение дизайнерских разработок объектов различного назначения.Для поддержания конкурентоспособного уровня и положительных результатов работы организации необходимо корректно определить миссию, сформулировать цели и стратегию деятельности. Для ООО «Евросеть-Ритейл» указанные составляющие имеют следующее содержание (таблица 1). Стратегическая основа деятельности ООО «Евросеть-ритейл»Миссияудовлетворение спроса потребителейГенеральная цельполучение максимальной прибыли и обеспечение оптимального функционирования организацииЦелиКоммерческиеЭкономическиеСоциальныеХозяйственныеИзучение спроса Планирование основных экономических показателейПодбор и расстановка кадровРазвитие материально-технической базыУправление товарными запасами и ассортиментомПланирование и учет труда и заработной платыВоспитание кадров и социальное развитие коллективаОбеспечение технического обслуживанияУправление организацией продажФинансовое обслуживаниеОрганизация управленческого процессаОбеспечение пожарной безопасностиУвеличение объема продажУчет результатов хозяйственной деятельности;Повышение эффективности управления организациейЗадачиувеличение объема продаж;работа с поставщиками.Оперативное регулирование деятельности всех подразделенийстимулирование работников;обучение кадровОснащенность каждого подразделенияТаким образом, анализ основных направлений деятельности ООО «Евросеть-Ритейл» позволяет сделать вывод о том, что основной целью предприятия является развитие конкурентоспособной среды на основе имеющейся базы, поддержание и увеличение темпов производственной деятельности. Реализация данной цели возможна лишь при условии эффективного, в том числе, по вопросам защиты конфиденциальных данных, а также соблюдения законодательства по указанному направлению.Анализ процесса работы с конфиденциальными документами в ООО «Евросеть-Ритейл»Анализ организации работы с конфиденциальными документами в ООО «Евросеть - Ритейл» показал, что в организации утверждены правила документооборота, устанавливающие принятую классификацию документов. Данные правила регламентируют порядок хранения и уничтожения документов, а также устанавливают основные правила пользования электронной почтой.В соответствии с данными правилами документы в компании классифицируются на четыре основные группы: для ограниченного пользования;личные и конфиденциальные;конфиденциальные;прочие.К документам для ограниченного пользования относится особо важная информация, хранение которой должно контролироваться. Несанкционированное раскрытие данной информации может нанести непоправимый вред компании. В соответствии с этим передача такой информации осуществляется только при наличии официального разрешения на передачу, доставку или вскрытие документов. На территории компании осуществляется передача с посыльным. Внутренние и внешние рассылки упаковываются в запечатанный конверт, внутри которого наносится маркировка «для ограниченного доступа» и заметка «лично в руки». При электронной коммуникации тщательно контролируется доступ к системе и паролю. Хранение таких документов осуществляется в недоступном месте.К личным и конфиденциальным документам относится информация, которая принадлежит одному человеку. Несанкционированное раскрытие ее может значительным образом изменить отношения со служащими клиентами, или компанией в целом. Ограничения на эту информацию применяются в соответствии с законодательством Российской Федерации.К конфиденциальным документам относится информация, которая является важной для бизнеса компании и составляет ее собственность. В частности, в ООО «Евросеть - Ритейл» к такой информации относятся данные о коммерческих клиентах, поставщиках, дилерах и продавцах. Несанкционированное раскрытие ее может повлечь негативные последствия для компании и ее контрагентов. Доступ к такой информации осуществляется только по деловой необходимости при обязательном предупреждении об ответственности за документ. Необходимо разрешение на раскрытие информации для других лиц. Проблемы организации работы с конфиденциальными документами в ООО «Евросеть-Ритейл»Управление конфиденциальным документооборотом неразрывно связано с возникающими проблемами в процессе его реализации. В процессе анализа деятельности ООО «Евросеть - Ритейл» выявлены следующие проблемы организации работы с конфиденциальными документами: большой и постоянно увеличивающийся объем обрабатываемых документов;усложненные схемы согласования документов;отсутствие в реальном времени информации об исполнении;отсутствие в службе делопроизводства отдела по работе с конфиденциальными документами;в системе работы с конфиденциальными документами не используются электронные системы документооборота.На фоне указанных проблем следует отметить тенденцию к постоянному увеличению объемов документов. Это является основной закономерностью документообразования, в том числе и относительно конфиденциальных документов.Выполним анализ динамики объема конфиденциальных документов в ООО «Евросеть - Ритейл» в 2015-2016 гг. по основным документопотокам (входящие, исходящие, внутренние).Динамика объема конфиденциального документопотока в ООО «Евросеть - Ритейл» в 2015-2016 гг.Наименование документопотокаОбъем документооборотаИзменение за период2015–2016 годы, %2015 г.2016 г.Входящие233923462,06Исходящие1170119917,06Внутренние376837923,13Итого 622473774,70 Таким образом, общий объем конфиденциального документопотока (на бумажном носителе) составил:в 2015 г. – 6224 документов,в 2016 г. – 7377 документов.Следует отметить, что за неполный 2016 г. увеличение по сравнению с 2015 г. составило 4,7%. При этом наибольшее увеличение наблюдается по исходящим документам (17,06%).Наиболее наглядно данная информация представлена на графике (рисунок 6).Динамика объема конфиденциального документопотока в ООО «Евросеть - Ритейл» в 2015-2016 гг., %В ходе мониторинга были получены данные, позволяющие проанализировать динамику изменений объемов конфиденциального документооборота по отдельным документопотокам и группам корреспондентов. Сопоставимые данные (входящие и исходящие документы) по группам корреспондентов представлены в таблице 3.Динамика изменения объема конфиденциального документооборота по отдельным документопотокам и группам корреспондентов в ООО «Евросеть - Ритейл» в 2015-2016 гг.№ п/пНаименование документопотокаОбъем документооборотаИзменение за период 2015–2016 годы, %2015 г.2016 г.1Поставщики и заказчики39145123,622Государственные органы546214,813Различные организации15150,00Итого46052813,1 Анализ данных свидетельствует о том, что увеличение объемов конфиденциального документооборота отмечается во взаимодействии со всеми представленными органами. Структура конфиденциального документооборота в 2016 году наглядно представлена на диаграмме (рисунок 2).Структура конфиденциального документооборота в ООО «Евросеть - Ритейл» в 2016 годуПо данным проведенного анализа увеличение объемов конфиденциального документооборота отмечается по всем показателям и структурам. Значительное увеличение объемов документооборота дает взаимодействие с поставщиками и заказчиками, а также государственными органами.В ходе исследования выявлены причины (факторы) увеличения объема документооборота, к основным из которых можно отнести:осуществление согласительных процедур;изменение действующего законодательства, принятие новых законодательных актов;Кроме того, при указанных особенностях можно выделить объективные и субъективные причины роста объема документооборота. Предположительно, в качестве основных субъективных причин роста объема документов рассматриваются следующие:бюрократизация процедур управления; некомпетентность работников управленческих структур или несоблюдение ими законодательства, на основании которого устанавливаются юридические требования к оформлению конфиденциальных документов, что приводит к перепроверке документов или созданию новых;неквалифицированное документирование распорядительной деятельности;несвоевременное, некачественное выполнение заданий, поручений, договорных обязательств;некомпетентность управленческого персонала;использование в процессах создания и подготовки документов компьютеров, с одной стороны, значительно повышает скорость подготовки документов, сокращает трудоемкость этих операций, но, с другой стороны, приводит к значительному увеличению количества документов за счет создания одного и того же документа в бумажной и электронной форме.Кроме того, одной из основных проблем, как уже отмечалось выше, является отсутствие в структуре службы делопроизводства отдела по работе с конфиденциальными документами. В связи с указанными особенностями и проблемами организации работы с конфиденциальными документами в ООО «Евросеть - Ритейл» предполагается разработка мероприятий по совершенствованию системы работы с конфиденциальными документами, в том числе, посредством внедрения современных систем электронного документооборота. Совершенствование организации работы с конфиденциальными документами в ООО «Евросеть-Ритейл»Разработка системы мероприятий по совершенствованию работы с конфиденциальными документами в ООО «Евросеть-Ритейл»Как показал анализ основной проблемой организации документационного обеспечения в ООО «Евросеть - Ритейл» является отсутствие отдела по работе с конфиденциальными документами в структуре службы делопроизводства. В связи с указанными особенностями процесс совершенствования системы документационного обеспечения в исследуемой организации целесообразно начать с создания такого отдела, с целью реализации основных задач и принципов с конфиденциальными документами в ООО «Евросеть - Ритейл».Для реализации данного направления на первоначальном этапе необходимо разработать нормативно-правовую базу для регламентации деятельности данного отдела. Основным локальным нормативным актом, определяющим порядок создания отдела, его правовое положение в структуре организации, структуру, задачи, функции, права, обязанности и ответственность, а также порядок взаимодействия с другими структурными единицами организации является положение. Проект положения подлежит обязательному согласованию с:руководителем ООО «Евросеть - Ритейл»;руководителем службы персонала ООО «Евросеть - Ритейл»;руководителем юридического подразделения ООО «Евросеть - Ритейл».