Анализ системы управления предприятием

Цель работы: проанализировать систему управления ООО НТЦ «Модуль Урал» в современных условиях и сформулировать направления её совершенствования.
Задачи работы:
– обобщить понятие управления как процесса;
– выделить методы управления;
– рассмотреть особенности управления деятельностью предприятия в современных условия;
– провести анализ и оценку управления ООО НТЦ «Модуль Урал»;
– сформировать направления совершенствования управления ООО НТЦ «Модуль Урал».
Объект работы: процесс управления предприятием.
...

ВВЕДЕНИЕ 3
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЕМ 6
1.1 Понятие и принципы построения системы управления 6
1.2 Организация и типы системы управления 11
1.3. Оценка эффективности системы управления 24
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ООО НТЦ «Модуль Урал» 31
2.1 Краткая характеристика отрасли, предприятия и SWOT – анализ ООО НТЦ «Модуль Урал» 31
2.2 Оценка эффективности действующей системы управления ООО НТЦ «Модуль Урал» 39
2.3 Информационная система управления 46
ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ООО НТЦ «Модуль Урал» 55
3.1 Методика совершенствования системы управления ООО НТЦ «Модуль Урал» 55
3.2 Оценка эффективности предлагаемой системы управления 61
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 73
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 76

Актуальность темы. Трудности, испытываемые российской экономикой, появились не вчера и даже не в начале 90-х годов. Они появились вследствие низкого уровня управления как экономикой в целом, так и предприятиями и корпорациями в частности.
По мнению первого вице-президента Европейского банка реконструкции и развития Ч.Франка самой большой неудачей, постигшей Россию при переходе к рыночной экономике, является отсутствие значимых успехов в структурной реорганизации на уровне предприятий. Переход к более эффективному управлению предприятиями стал главным условием, и главным средством успешного осуществления экономических реформ. Сегодня просто эффективное управление может обеспечить процентов двадцать роста валового продукта России на тех же ресурсах, которые мы имеем.
В современных условиях ведения предпринимательской деятельности необходима комплексная методология и основанный на ней инструментарий, которые помогли бы модернизировать организационную и информационную среду предприятия таким образом, чтобы решались фундаментальные проблемы его развития, предопределяющие стабильные успехи не только в настоящем, во и в будущем.
Поэтому на переднем крае разработок и тенденций в области управления оказались те направления, которые в наибольшей - степени отражают изменившиеся условия функционирования хозяйствующих субъектов. Появление этих направлений вызвано ориентацией исследований на новейшие технологии управления, решение проблем рисковых инвестиций, поиск способов высокопродуктивного ведения хозяйства, прогнозирование потребительского спроса и поведения конкурентов, обоснование новых отношений между вертикальными (иерархическими) и горизонтальными структурами управления путем замены строгих вертикалей матричными и сетевыми связями и т.д.
Особенно актуальны работы, в которых исследуются вопросы системной интеграции различных аспектов управления предприятиями в соответствии с целевой картиной предприятия. Возникла острая необходимость в методологической и методической поддержке не только основных функции менеджмента (планирование, реализация, контроль и др.), но и процессу принятия решений в целом в различных условиях функционирования предприятия.
Изложенные обстоятельства определили актуальность выбранной темы исследования и круг изучаемых в нем проблем.

0,07
А
1
1
2
4
0,05
К
1
1
0,01

85
1
Цель диагностики – определить слабые места в системе контроля качества в рамках СМК ООО НТЦ «Модуль Урал».
Задачи диагностики:
1 Проанализировать результаты функционирования СМК в ООО НТЦ «Модуль Урал».
2. Выделить направления оптимизации функционирования СМК в ООО НТЦ «Модуль Урал».
В качестве эксперта выступил автор курсовой работы.
После этого эту же операцию повторяют для управленческих задач, решаемых сотрудниками организации (таблица 9). Перечень задач заранее готовится специалистами диагностической команды.
Задачи, решаемые в рамках применения различных технологий управления:
1. Постоянно приобретать новых заказчиков и максимально удовлетворять их настоящие и перспективные требования
2. Расширять номенклатуру реализуемой продукции, осваивать новые технологические процессы
3. Перейти на процессную структуру предприятия и обеспечить непрерывное совершенствование процессов
4. Постоянно повышать эффективность использования человеческих ресурсов за счет инноваций и рационализации.
Попарное сравнение задач управления представлено в таблице 7.
Таблица 7 – Попарное сравнение задач управления (1 эксперт)
З1
З2
З3
З4
Vj
З1
1
2
2
2
7
0,4
З2
1
2
2
5
0,3
З3
1
1
2
0,1
З4
1
1
2
0,1

16
1,0
где Sij – результат попарного сравнения i – го и j – го символов (параметров),
n – количество сравниваемых символов (параметров).
Так как у нас в опросе участвовал один эксперт, то сводную таблицу составлять нет необходимости.
Заполним матрицу РАФУ (таблица 8) и определим значения загруженности по формулам.
(1)
(2)
где k ij – сумма весов операций j-го структурного подразделения
(должностного лица) при выполнении i-ой задачи;
- коэффициент трудоемкости i-ой задачи;
- загруженность j-го подразделения (должностного лица);
- трудоемкость i-ой задачи;
j = 1, . . . , n – подразделения и должностные лица;
i = 1, . . . , m – задачи.
Таблица 8 – Матрица РАФУ
Должностные лица и структурные подразделения задачи, решаемые в структурных подразделениях
Начальник участка УТК в КПЦ
Начальник участка УТК в ЭСПЦ-3
Начальник участка аттестации металла
З1 Постоянно приобретать новых заказчиков и максимально удовлетворять их настоящие и перспективные требования
0,4
Ц К
0,22+0,01
Ц К
0,22+0,01
К
0,22+0,14
0,82*0,4=0,328
З2 Расширять номенклатуру реализуемой продукции, осваивать новые технологические процессы
0,3
П
0,2
П
0,2
О
0,15
0,55*0,3=0,165
З3 Перейти на процессную структуру предприятия и обеспечить непрерывное совершенствование процессов
0,1
П К
0,2 0,01
П К
0,2 0,01
О К
0,15 0,01
0,58*0,1= 0,058
З4 Постоянно повышать эффективность использования человеческих ресурсов за счет инноваций и рационализации
0,1
К
0,01
К
0,01
М
0,14
0,16*0,1= 0,016
Загруженность должностных лиц и структурных подразделений
0,65
0,73
0,65
0,73
0,81
0,745
Таким образом, в настоящее время в ООО НТЦ «Модуль Урал» существует проблема управления информационными ресурсами, вызванная постоянным ростом потока информации, необходимой в деятельности предприятия. В результате недостатков организации управления информационными ресурсами они ограничены лишь экономической информацией.
Система информационного обслуживания работников управленческих служб при отсутствии средств автоматизации является лишь вспомогательной и не реализуется полностью в связи с недостатками организационно-технического обеспечения работы с информационными ресурсами. Единственной возможностью оптимизировать управление информационными ресурсами в настоящее время является создание единой информационной системы, работающей с маркетинговой, справочно-правовой, финансово-экономической информацией.
2.3 Информационная система управления
В организационной структуре предприятия есть 4 производственных цеха, подчиняющихся напрямую руководителю компании и не выделенных в отдельное подразделение управления.
Структура каждого цеха имеет свои отличия, но в целом она следующая (рисунок 8):
Рисунок 8 – Структура цехов компании ООО НТЦ «Модуль Урал»
Функциональная структура управления производственным процессом ООО НТЦ «Модуль Урал» определяется последовательностью и основными этапами производственно-сбытового цикла организации.
Действующая Функциональная структура управления производственным процессом ООО НТЦ «Модуль Урал» носит линейный характер, что в условиях действующего масштаба деятельности компании соответствует ее потребностям, но в дальнейшей при росте оборотов и расширении производства потребуется переход на дивизиональную или матричную структуру.
Изобразим в виде структурно-функциональной схемы деятельность действующей информационной системы предприятия (рисунок 9).
Рисунок 9 – Схема взаимодействия подразделений предприятия
Таким образом, основной объем информации в ходе реализации бизнес-процессов компании проходит через бухгалтерию, что значительно перегружает ее сотрудников и снижает эффективность производства, так как:
- нет информационной связи между отделом маркетинга, отделом материально-технического снабжения и производственными цехами;
- нет информационной связи между отделом маркетинга и складом;
- нет информационной связи между складом и отделом контроля качества.
Поток событий бизнес-процесса собственно производства и реализации Продукции может быть представлен в виде диаграммы деятельности (Activity diagram).
Рисунок 10 – Диаграмма деятельности прецедента «Производство и продажа Продукции»
На рисунке 10 приведена диаграмма деятельности для прецедента «Производство и продажа Продукции»:
1. Клиент – через свои требования (стоимость, качество, время обслуживания) может влиять на бизнес-процесс
2. Производитель (обеспечение сырьем и др.) – обеспечивает производственную базу сборки Продукции.
Создадим описание прецедента в виде потока событий.
Основной поток событий включает:
1 администратор получает заявку от клиента;
2 обсуждаются детали заказа;
2.1 проверка наличия комплектующих для продажи, если да, то переход к событию 10, если нет – к событию 2.2;
2.2 в случае заказа на изготовление Продукции передача заказа сборщикам;
3 делаются замеры;
4 составляется смета затрат;
5 заключается договор;
6 производится оплата;
7 разработка макета;
8 покупка материалов;
9 сборка Продукции;
10 принять оплату;
11 заказ транспорта;
12 доставка.
Для выполнения заказа необходимо несколько процессов (разработка макета, покупка и т.п.), каждый из которых должен выполнять исполнитель и для каждого необходим какой-либо ресурс.
В настоящее время на предприятии не создано единой информационной системы.
Автоматизирован бухгалтерский учет. На ООО НТЦ «Модуль Урал» бухгалтерский учет ведется с использованием бухгалтерских автоматизированных программ:
1С: Предприятие 8.2 «Производство»;
1С: Предприятие 8.2 «Зарплата и кадры»;
Налоговый учет ведется с применением регистров налогового учета:
система регистров налогового учета, рекомендованная МНС РФ;
программная настройка к продуктам фирмы «1С».
В настоящее время в организации ООО НТЦ «Модуль Урал» применяется мемориально-ордерная форма и компьютерная (автоматизированная) форма.
Положительной стороной применения данной программы является значительное ускорение обработки первичных документов, поступающих в бухгалтерию предприятия; отрицательной – является то, что в связи с частым изменением законодательства, необходимо постоянно усовершенствовать введенную программу, что представляется для некоторых организаций процедурой, требующей значительных материальных затрат; а также материальные затраты необходимы в процессе обучения бухгалтеров работе с приложением данной программы.
В связи с большим числом текстовой документации, сосредоточенной в рамках одного подразделения с низким уровнем автоматизации, именно эта особенность организации документооборота является узким местом организации.
Далее рассмотрим документы, которые используются сотрудниками фирмы при работе, причем разделим их на документы внешней отчетности и документы внутрифирменной отчетности.
Внутрифирменный документооборот осуществляется в обмене документами по бухгалтерской отчетности (оригинальные документы в печатной форме из банка и от поставщиков: платежные поручения, накладные, счет-фактуры, товарные чеки) между кредитным отделом и бухгалтером. Также кредитное уведомление, которое передается из компьютерного отдела в кредитный отдел фирмы, а из кредитного отдела в бухгалтерию, и складские уведомления (в электронном виде) передающиеся кладовщику.
Документы внешней отчетности фирмы. Фирма, осуществляя свою деятельность, контактирует с большим количеством субъектов, кроме того у фирмы есть оптовые покупатели и посредники реализующие товары фирмы.
При работе с другими субъектами рынка, то есть при непосредственной продаже и закупке товара, создаются в фирме или приходят от других субъектов рынка такие документы, так же у выделенных документов можно определить время, затраченное на их создание.
Документы, используемые сотрудниками фирмы при работе представлены в таблице 11.
Таблица 11 – Документы, используемые сотрудниками фирмы при работе
Наименование документа
Время формирования, минуты
Кредитное уведомление
1-2
Расходная транспортная накладная
5-10
Договор на поставку товара
5-10
Заказ-лист
10-30
Товарный и кассовый чеки
1-2
Расходная счет-фактура
5-20
Платежное поручение
3-5
Гарантийный талон
1-10
Приходная счет-фактура
1-5
Приходная транспортная накладная
10-40
Складские остатки
1-3
Прайс-лист
20-40
Складской резерв
1-5
Брак-лист
30-90
Анализируя документооборот ООО НТЦ «Модуль Урал» за последние 3 года, была выявлена тенденция к его росту. В документационном обеспечении ООО НТЦ «Модуль Урал» выделяют три группы документов:
- поступающие (входящие);
- отправляемые (исходящие);
- внутренние.
Динамика числа документов в системе информационного обеспечения управления ООО НТЦ «Модуль Урал» представлена в таблице 12.
Таблица 12 – Динамика числа документов в системе информационного обеспечения управления ООО НТЦ «Модуль Урал»
Год
Количество входящих документов
Количество исходящих документов
Количество внутренних документов
Итого
2014
534,24
653,52
57,12
1244,88
2015
905,52
818,16
136,08
1859,76
2016
1209,6
1142,4
258,72
2610,72
Стабильное увеличение объема документооборота связано, прежде всего, с расширением организационной структуры ООО НТЦ «Модуль Урал» за счет расширения сферы деятельности, постоянным возрастанием количества работников.
Все компьютеры фирмы объединены в локальную сеть топологии «звезда» на базе сетевого оборудования (кабель UTP-5E, коннекторы RG-45, сетевые карты ACORP 100Mb/s, свитч COMPEX 2014B 100Mb/s), сервер организации работает под управлением OS Linux.
ООО НТЦ «Модуль Урал» объединяет в себе несколько структурных подразделений.
Корпоративная сеть основывается на двухуровневой иерархической модели (верхний уровень – ядро, нижний – уровень доступа).
Верхний уровень системы представлен тремя офисами, которые составляют три узла глобальной сети. Каждый узел имеет маршрутизатор. Маршрутизаторы узлов соединены между собой с помощью провайдера, образуя тем самым топологию кольцо. Доступ к Интернету осуществляется с помощью дополнительного маршрутизатора, подключенного к одному из узловых коммутаторов. К другому узловому коммутатору подключены корпоративные серверы: сервер служб DNS, DHCP, файл-сервер, сервер внутренней почты. Уровень доступа образован АРМ ( автоматизированные рабочие места).
В каждом подразделении устанавливается маршрутизатор кампуса. Он соединен с коммутатором кампуса через интерфейс Gigabit Ethernet порта маршрутизатора. К коммутатору кампуса подключаются сервер подразделения и коммутаторы второго уровня.
Рассмотрим положительные и негативные стороны используемых программных средств предприятия (таблица 13).
Таблица 13 – Положительные и негативные стороны используемых программных средств предприятия
Наименование
+
-
Windows 7
повышение уровня безопасности и управляемости ОС
большое число новых возможностей
Наличие системных недоработок, требующих программной коррекции
The Bat
Высокий уровень защиты
Большая база данных
Периодические происходят сбои по работе с базой данных
Opera
Высокий уровень защиты
Легкость работы
не соответствует заявленной поддержке CSS1
имеет ряд системных сбоев
1С: Предприятие 8.0 «Производство»
Небольшие системные требования. С программой можно спокойно работать даже на pentium 3 с 256 мегабайтами оперативной памяти. База данных занимает тоже совсем немного места, от 10 до 100 мегабайт и свободно умещается при необходимости на флешке.
2. Возможность править внешние печатные формы без вызова 1с-специалиста. Формы хранятся в файлах mxl каталога базы данных, могут быть открыты в режиме Конфигуратор и скорректированы.
1. В 1С: Бухгалтерия 8.0 (самого популярного продукта линейки 8.0) отсутствует возможности ведения многофирменного учёта в одной базе.
1С: Предприятие 8.0 «Зарплата и кадры»
2. Очень небольшие возможности для настройки интерфейса. Т.е. если надо поменять местами какие-либо кнопки в программе, или удалить лишние кнопки, то без специалиста будет обойтись сложно.
АРМ и серверы рабочих групп подключаются к портам коммутаторов третьего уровня (коммутаторов рабочих групп) по протоколу Ethernet 10/100Base-T. В основном выбрана связь по Gigabit и Fast Ethernet, следовательно, кампусная сеть должна обеспечивать скорость передачи 100Мb/c между хостами и коммутаторами и 1000Mb/c между коммутаторами и серверами.
Соединение подразделений между собой осуществляется по выделенным линиям арендуемым у провайдера.
На ПК в ООО НТЦ «Модуль Урал» установлена ОС Microsoft Windows 7, для обычного пользователя достаточно удобна в использовании. Microsoft Windows 7 имеет встроенные механизмы обеспечения безопасности и конфиденциальности. В качестве почтового клиента будет использоваться The Bat. Браузер используется Opera.
Таким образом, совершенствование автоматизированной информационной системы управления - одна из важнейших задач в развитии предприятия. Данная задача обусловлена необходимостью такого решения для целого ряда систем предприятия, начиная от системы управления в целом и заканчивая деятельностью финансово-экономической службы предприятия.
ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ООО НТЦ «Модуль Урал»
3.1 Методика совершенствования системы управления ООО НТЦ «Модуль Урал»
На основании проведенного исследования нами был выделены следующие проблемы управления информационными системами в ООО НТЦ «Модуль Урал».
1 Отсутствие единой информационной системы.
Как показал проведенный нами анализ, внутрифирменный документооборот осуществляется в обмене документами по бухгалтерской отчетности (оригинальные документы в печатной форме из банка и от поставщиков: платежные поручения, накладные, счет-фактуры, товарные чеки) между кредитным отделом и бухгалтером. Также складские уведомления (в электронном виде) передающиеся кладовщику.
При этом между всеми подразделениями нет единой связи.
2. Фрагментарная автоматизация в структурных подразделениях.
Существующая на предприятии система «1С: Предприятие» затрагивает лишь отдельные задачи информационного обеспечения системы управления предприятием и не решает проблемы повышения его эффективного функционирования. Кроме того, на предприятии имеются лишь 3 компьютеризованных автоматизированных рабочих места, что явно недостаточно для эффективного управления организацией.
3. Использование бумажных информационных технологий в производственном процессе.
Большинство документов в организации имеют печатный вид, что затрудняет их обработку и значительно увеличивает время обращения информации внутри организации.
4. Запаздывание информации по горизонтали: поставщик- производитель и потребитель-производитель.
Данная проблема является одной из наиболее значительных для предприятия, так как несвоевременные поставки и ответы на обращения по поводу брака материалов ведут к пеням и штрафам по отношению к ООО НТЦ «Модуль Урал» от клиентов.
На основе выявленных ранее проблем в качестве приоритетных можно выделить:
- модернизацию организационной структуры ООО НТЦ «Модуль Урал» при дальнейшем росте масштабов предприятия из линейно-функциональной в дивизиональную. Представление о дивизональной структуре очень тесно коррелирует с концепцией создания автономных бизнес-единиц, являющихся самостоятельными центрами прибыли (центрами инвестиций);
- замена старого оборудования новым, более экономичным для оптимизации себестоимости продукции предприятия;
- внедрение автоматизированной системы управления предприятием для повышения эффективности системы управления производством и сбытом продукции, снижения трудозатрат на реализацию финансово-экономических функций и т.д.
Расширение деятельности фирмы сделало проблему автоматизации её бизнес-процессов более острой. Используемое на фирме программное средство не может обеспечить полную поддержку бизнес-процессов фирмы без дополнительных приложений (электронных таблиц, различных баз данных), в которых фактически информация дублируется. Работа в пяти программах вместо одной, с повторным вводом одной и той же информации, приводит к снижению производительности работников (по результатам проведенного обследования в среднем на торговой точке на одного клиента, приобретающего компьютер, затрачивается 60 минут, после устранения дублирования информации этот показатель должен стать равным 45 минутам).
Потребность в смене программного обеспечения необходима. При этом важно, чтобы бизнес-процессы и документооборот фирмы не подверглись сильным изменениям, так как общая совокупность используемых программных средств полностью охватывает ее бизнес-процессы организации.
Из выше сказанного следует необходимость перехода фирмы на более высокий уровень работы для поддержания конкурентоспособности фирмы, с малой модернизацией бизнес-процессов фирмы, что возможно только благодаря смене (модернизации) автоматизированной информационной системы (АИС), но при этом должны быть соблюдены требования, выдвигаемые для создания (модернизации) автоматизированной информационной системы.
На основе выше указанных выводов сформулируем цель развития АИС и задачи новой АИС.
Согласно данным отдела контроля качества ООО НТЦ «Модуль Урал» цель развития АИС:
Увеличить продажи фирмы, за счёт сокращения обмена информацией со складом и ОМТС, на 25% от имеющегося уровня.
Ускорить и упростить на 33% работу с поставщиками, благодаря увеличению доступности и скорости обработки данных, за счет уменьшения количества используемых приложений (сейчас для оформления заказа необходимо сначала просмотреть резервные позиции товара, которые хранятся в одной базе, затем делать основной заказ, работая сразу в трех приложениях: база складских остатков, прайс-лист и прайс-лист поставщика; введение новой системы позволит использовать одно приложение + прайс-лист поставщиков вместо 4 используемых в данное время приложений для оформления заказа).
Ускорить постановку брака на учет на 75% от имеющегося уровня.
Задачи новой АИС:
должна поддерживать все операции, проводимые фирмой с клиентами, поставщиками, бухгалтерий;
должна позволять модернизировать имеющиеся модули при изменении бизнес-процессов фирмы;
должна позволять добавлять дополнительные модули, то есть должна быть возможность модернизация информационной системы без серьезных изменений для представлений пользователей.
Далее приведем список функций, которые должна выполнять новая автоматизированная информационная система.
Функции АИС:
1. Создание, просмотр, изменение, удаление номенклатуры товара.
2. Возможность корректировки цен и наименований в прайс-листе, а также вывод текущего прайс-листа на печать.
3. Возможность создания ценников на товар на основе прайс-листа.
4. Возможность заполнения бланка заказа покупателя продавцом или менеджером, на основании прайс-листа.
5. Возможность создания товарного чека, кредитного уведомления, сборки готового компьютера, гарантийного талона на основании бланка заказа покупателя, при нажатии определенных кнопок.