УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

Деньги в подотчет выдаются работникам предприятия на осуществление расходов, связанных с непосредственной деятельностью организации. Согласно законодательству, работник - это лицо, с которым заключен трудовой договор или договор гражданско-правового характера. ...

Деньги в подотчет выдаются работникам предприятия на осуществление расходов, связанных с непосредственной деятельностью организации. Согласно законодательству, работник - это лицо, с которым заключен трудовой договор или договор гражданско-правового характера.

Деньги в подотчет выдаются работникам предприятия на осуществление расходов, связанных с непосредственной деятельностью организации. Согласно законодательству, работник - это лицо, с которым заключен трудовой договор или договор гражданско-правового характера.

Конкретные фамилии могут быть установлены специальным списком подотчетных лиц и изданы отдельным приказом, чтобы не переиздавать все Положение из-за внесения в список дополнительного подотчетного лица.Одной из задач бухгалтера в организации ведения расчетов с подотчетными лицами заключается в контроле за расходованием денежных средств, предназначенных строго для нужд организации в рамках целевого назначения, контроль за правильностью оформления документов, связанных с выдачей подотчетных сумм, а также своевременность регистрирования выполненных хозяйственных операций.Правила выдачи наличных денег в подотчет предусмотрены в п. 6.3 Указания Банка России от 1Е03.2014 № 3210-У:«Для выдачи наличных денег работнику под отчет (далее - подотчетное лицо) на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер 0310002 оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и со-держащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который вы-даются наличные деньги, подпись руководителя и дату.Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег» (2).Из приведенного фрагмента понятно, что сроки использования подотчетных сумм, назначение их расходования устанавливаются ру-ководителем организации. Обязательным является предоставление авансового отчета.Авансовый отчет является документом, на основании которого происходит списание задолженности с подотчетного лица, установление факта хозяйственной операции, так как приложениями к нему являются первичные документы, подтверждающие расходы и факт совершения хозяйственных операций. Авансовый отчет является также формой контроля за движением денег в организации.Отчет по форме № АО-1 »Авансовый отчет» должен быть сдан в бухгалтерию в течение 3 дней после последнего дня срока, на который были получены деньги, либо после выхода сотрудника на работу. Форма отчета может быть разработана самостоятельно в организации с учетом специфики ее деятельности и утверждена приказом руководителя. Документами, подтверждающими расходы подотчетного лица, могут быть следующие:кассовый чек;проездные документы (билеты);корешок к приходному кассовому ордеру.товарный чек;накладная и счет-фактура;при оплате за услуги - договор, счет-фактура, акт приемки- передачи.Первичные документы должны содержать необходимые реквизиты, соответствовать цели и совпадать по сумме. Документы, заполненные некорректно, не будут приниматься к учету и возмещаться подотчетнику.На проверку и утверждение отчета дается неделя, а на выдачу перерасхода или внесение остатка в кассу - два рабочих дня после утверждения руководителем. Сроки должны быть установлены графи-ком документооборота. В случае невозвращения остатка подотчета в течение указанного срока организация вправе удержать этот долг из заработной платы подотчетного лица в соответствии с законодательством (4).Работники организации могут получать денежные суммы на хозяйственные нужды не только наличным, но и безналичным путем, используя при этом:-корпоративную карту компании;-личные банковские карты сотрудника.Делать это можно на основании заявления работника и утверждения его руководителем. В заявлении указываются личные данные карты.Работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.Порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировками, определяются в соответствии с положениями статьи 168 Трудового кодекса Российской Федерации. Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути.За дни нахождения в командировке работнику выплачивается средний заработок и суточные за каждый календарный день командировки. Суточные - это дополнительные расходы работника, связанные с его проживанием вне места жительства. Согласно абз. 3 ч. 1 ст. 168 ТК РФ, в случае направления работника в командировку работодатель обязан возмещать ему дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, то есть суточные. Работодатели обязаны выплачивать суточные. Размер суточных организация определяет самостоятельно, закрепляя их размер в локальных нормативных актах организации, например, во внутреннем Положении о командировках. Законодательством предусмотрены максимальные размеры суточных, которые не облагаются НДФЛ (4). Суточные по России - это 700 руб., за границу - 2500 руб. То есть, если организация установит суточные по России в размере 1000 руб., то с 300 руб. (1000 - 700) работодателю следует удержать НДФЛ».Для того, чтобы определить количество дней, за которые надо выплатить суточные, сотрудник составляет служебную записку. Ее предоставляют вместе с документами, подтверждающими использование транспорта для проезда к месту командировки и обратно (путевой лист), счета, квитанции, кассовые чеки, иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта). В иных случаях количество дней, за которые надо выплатить суточные, определяются по проездным документам. При однодневной командировке суточные не выплачиваются при командировках по России, при заграничной поездке оплачивается 50 % установленных суточных выплат.При командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются.