Автоматизированный документооборот на предприятии на примере ОАО «ОРГСИНТЕЗ»

Times New Roman 14, интервал 1,5, сноски подстрочные
Сдана в г. Казань
97 листов дипломной работы и 6 страниц приложений.
В настоящем дипломном проекте была проанализирована система документооборота в ОАО «ОРГСИНТЕЗ» ЗАВОД ПОЛИКАРБОНАТ. Исходя из выводов, выведенных в процессе анализа были разработаны и представлены предложения по совершенствованию системы использования программ "Дело – предприятие и SAP R 3"
...С целью повышения качества использования программ «Дело – предприятие» и «SAP R3» можно проводить постоянное и полное обучение персонала, а так же набор сотрудников, которые уже профилированы по этому виду деятельности, например, выпускников профильных вузов, которые изучают данное ПО с институтской скамьи. Для повышения уровня качества работы на таких системах, как «Дело – пред ...

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 2
Глава 1. Общая характеристика ОАО «Казаньоргсинтез» на примере завода «Поликарбонатов» цех готовой продукции 5
1.1 История задача и функция ОАО «Казаньоргсинтез» 6
1.2 Характеристика деятельности службы документационного обеспечения управления 12
1.3. Нормативно - правовая и нормативно - методическая база документационного обеспечения управления 26
ГЛАВА 2. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА «ДЕЛО - ПРЕДПРИЯТИЕ» НА ПРИМЕРЕ ОАО «КАЗАНЬОРГСИНТЕЗ» 36
2.1 Характеристика системы автоматизации делопроизводства и документооборота «Дело – Предприятия» 36
2.2 Составление и оформление документов в СЭД «Дело – предприятие» 40
2.3 Организация контроля исполнения документов 50
ГЛАВА 3. ИСПОЛЬЗОВАНИЯ СИСТЕМНОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ДЕЛОПРЕДПРИЯТИЯ SAP R/ 3ОАО 59
«КАЗАНЬОРГСИНТЕЗ» 59
3.1 Характеристика системы автоматизации делопроизводства и документооборота SAP R/ 3 59
3.2 Функциональные возможности системы SAP R/3, ее роль в документационном обеспечении предприятия 65
3.3 Организация информационно – справочной работы 69
ГЛАВА 4. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО РАЦИОНАЛЬНОМУ ИСПОЛЬЗОВАНИЮ АВТОМАТИЗИРОВАНННЫХ СИСТЕМ «ДЕЛО – ПРЕДПРИЯТИЕ» И «SAP R/3» НА ОАО «КАЗАНЬОРГСИНТЕЗ» 78
4.1 Оценка использования возможностей систем «Дело – Предприятия» и SAP R/3 78
4.2 Рекомендации и предложения по рациональному использованию систем «Дело – Предприятия» и SAP R/3 84
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 90
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 94
ПРИЛОЖЕНИЯ 97

...Объектом исследования является информационное обеспечение деятельности предприятия ОАО «Казаньоргсинтез» завод Поликарбонат.
Предмет исследования — проблемы и особенности реализации технологии документооборота на предприятии.
Теоретической и методологической основой дипломной работы служат содержащиеся в фундаментальных и прикладных исследованиях отечественных и зарубежных авторов теоретические положения, методологические принципы и выводы, в которых отражены проблемы документационного обеспечения управления и документальной поддержки деятельности организаций, информационных систем и технологий в экономике, информатизации бизнеса, методов подготовки и принятия управленческих решений.
Дипломное исследование осуществлялось на основе системного подхода к проблеме документооборота. В качес тве специальных инструментов исследования использовались приемы и методы логического сопоставления и сравнения, анализа и синтеза, методы статистических группировок и классификации, экспертных оценок, научного наблюдения и другие..

Секретный ключ используется для подписания документов и для дешифрации сообщений, посылаемых пользователем по электронной почте. Чтобы подписать файл документа или сообщение, пользователю довольно поместить носитель секретного ключа в считывающее приспособление компьютера и «щелкнуть» мышкой по кнопке «Подписать». На базе открытого ключа формируется сертификат открытого ключа. Сертификат раскрытого ключа используется с целью испытания подлинности ЭЦП.Разработчик проекта документа, находясь в системе, может разбирать течение визирования и подписания плана как по существу (индикация статуса проекта), так и по срокам.Системой поддерживается версионность проектов документов. На любой стадии согласования проекта можно временно остановить работу с данным вариантом и, на основе претензий к нему,создать новый. История работы с возможными вариантами проекта может быть сохранена.При получении готового электронного документа по электронной почте, его регистрация происходит в автоматизированном режиме. Для поступившего в результате обмена между двумя системами «Дело – Предприятия» документа большая часть атрибутов РК создается автоматически. Электронный образ документа может быть прикреплен к РК. При этом удостоверяется аналогичность документа, оборудованного ЭЦП и криптозащитой.Если входящий документ приходит в бумажном виде, из среды системы гарантируется вызов пакета FineReader, а при получении его электронного образа – возврат в систему «Дело – Предприятия» с синхронным прикреплением документа к РК.Пользователь системы, прикрепляющий файл документа, определяет права доступа к файлу на уровне грифа секретности, а также защиту (отмену защиты) от изменения, если ему потребуется.Одновременно с этим присутствует возможность создания реквизитов карточки регистрируемого документа при помощи построчного сканирования текста документа ,используя портативную цифровую ручку C-Pen. Так, скучная процедура заполнения реквизитов организации-корреспондента - наименования организации, ее адреса – сводится к сканированию данной информации с бланка, регистрируемого важного документа. В итоге формируется текст сжатого содержания документа.После регистрации РК с привязанным к нему документом пересылается по сети официальному лицу, отвечающему за утверждение вывода по вопросу  реализации документа, а дальше – исполнителям документа в согласовании с реквизитами вынесенной резолюции. При этом всякий управляющий или разработчик наделяются некоторыми правами, которые дают возможность гарантировать порядок работы с документами, предельно приближенную к классической работе за столом, на котором по папкам разложены документы, пребывающие в зоне ответственности исключительно этого работника и которые ожидают начала выполнения (в папке «Поступившие»), или взяты работником к выполнению (в папке «На исполнении»), или отданы подчиненным с установкой контрольного времени выполнения (в папке «На контроле»).В процессе работы с электронными документами гарантируется составной полнотекстовый и базисный поиск необходимого документа, в том числе и с помощью Web-доступа к документальной базе данных системы «ДЕЛО».Отправляющиеся и внутренние документы приготовленные в текстовом редакторе MS Word, по обычной схеме также прикрепляются к РК. Единовременно они могут быть защищены ЭЦП и шифрованием через сертифицированного ФАПСИ средства криптографической охраны «КриптоПро CSP» (компания «Крипто-Про»). Компания «Электронные Офисные Системы», владея сертификатами на разрешение встраивания в свое ПО средств криптозащиты, дает обеспечение на лицензионную чистоту предлагаемого решения.Безопасный исходящий документ, сопровождающийся реквизитами РК, может быть подан по электронной почте адресату. Итак, в совокупности с правом регистрации документов, зачислившихся по линиям связи, гарантируется абсолютный цикл коллективного электронного документооборота.В отделе готовой продукции завода «Поликарбонат» ОАО «Оргсинтез» в основном работой с данной программой занимается распределитель, он осуществляет ввод в программу основных документов по отделу. Поскольку данный отдел занимается приемом, учетом, хранением и отгрузкой готовой продукции, созданием условий для сохранности продукции, находящейся на временном хранении, учетом продукции, находящейся на временном хранении, то в перечень основных документов создаваемых сотрудником и контролируемых им входят:- первичные документы по учету готовой продукции (сдаточные накладные, приходные ордера, накладные, акты сдачи - приемки готовой продукции, карточки складского учета);- первичные документы на отгрузку готовой продукции (накладные например на отпуск или сдаточные накладные, счет-фактуры, расчетные документы, например платежные требования-поручения, акты приемки-сдачи работ (услуг), товарно-транспортные накладные, приказы складу, которые выписываются на основании договора поставки, акты о оказании услуг);- первичные документы складского учета (акты сверки, о приемке, о взаиморасчетах и списания, накладные, например торг-12, оп-4 и м-11, счет-фактуры, инвентаризационная опись инв-3, накладная на внутреннее перемещение торг-13, доверенности, платежные поручения, договора поставки товара, ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией, инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение);Данные документы имеют единый формат и изготавливаются в трех экземплярах. На предприятии остается только один, а остальные уходят в бухгалтерию и на склад клиенту. Автоматизированное формирование первичных документов в случае необходимости может предусматривать их печатание.Поскольку в должностные обязанности сотрудника так же входит обеспечение сотрудников отдела необходимой амуницией, расходными материалами, инструментами и т.д., рассмотрим некоторые документы создаваемые данным сотрудников в процессе своей деятельности для учета по этим операциям. Ведомость учета выдачи спецодежды, спецобуви и предохранительных приспособлений (форма № МБ-7). Данная форма применяется для учета выдачи спецодежды, спецобуви и предохранительных приспособлений работникам в индивидуальное пользование. Карточка учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов (форма № МБ-2). Данная форма применяется для учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов, выданных под расписку работнику для длительного пользования (например, предметов стоимостью менее 20 тыс. длительного использования - калькуляторы, факс, сканер и т.п.).Акт на списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов (форма № МБ-8). Данная форма применяется для оформления списания изношенных и непригодных для дальнейшего использования малоценных и быстроизнашивающихся предметов. Акт выбытия малоценных и быстроизнашивающихся предметов (форма № МБ-4). Данная форма применяется для оформления поломки и утери малоценных и быстроизнашивающихся предметов. Акт составляется в двух экземплярах. Один экземпляр остается в структурном подразделении, а второй - направляется в бухгалтерию. При предъявлении акта выбытия работнику взамен негодного или утерянного предмета выдается годный. Об этом делается соответствующая запись в карточке учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов (форма № МБ-2). Акты выбытия впоследствии прикладываются к актам на списание (форма № МБ-8).Карточка учета материалов (форма № М-17), для начальника склада. Данная форма применяется для учета движения материалов на складе по каждому сорту, виду и размеру; заполняется на каждый номенклатурный номер материала и ведется материально ответственным лицом (кладовщиком, заведующим складом). Записи в карточке ведут на основании первичных приходно-расходных документов в день совершения операции.Требование-накладная (форма № М-11). Данная форма применяется для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами.Документами, создаваемыми в процессе деятельности распределителем в программе «Дело – предприятие» по средствам этой программы в дальнейшем пользуются сотрудники различных отделов компании. В первую очередь они служат для системы контроля за деятельностью отдела для начальника цеха. Так же они используются отделом маркетинга предприятия, для контроля за возможностью выполнения договорных поставок, ассортиментом и количеством выпуска продукции. Сотрудниками отдела сбыта, для отгрузки партий товара клиентам и бухгалтерией, для аналитического учета и составления сводок и отчетов.Рассмотрим процесс создания нового документа на примере работы с программой распределителем отдела сбыта. За основу возьмем один из первичных документов о поступлении изготовленной на предприятии продукции в отдел, для временного хранения и комплектовки заказа для клиентов.Поступление из производства готовой продукции оформляется накладными, спецификациями, приемными актами и другими первичными документами. Но чаще всего накладными на передачу готовой продукции в места хранения по форме МХ-18, «Бланк формы МХ-18. Накладная на передачу готовой продукции в места хранения».Для создания данного документа распределителю потребуется войти в программу под своим именем, как представлено на рисунке 2.2 в приложении 2.Данная накладная создается в двух экземплярах, один экземпляр служит сдающему структурному подразделению (цеху, участку, бригаде) основанием для списания продукции (ценностей), а второй - принимающему складу (цеху, участку, бригаде) для оприходования продукции (ценностей).Для создания накладной открывается специальная папка, и там заполняется установленная форма в выведенном диалоговом окне, пример которого виден на рисунке 2.3 в приложении 2. В форме указывается дата, номер документа, краткое содержание (для простоты поиска в дальнейшем), ответственные лица. Далее заполняется непосредственная форма самого документа, с указанием наименования товара, кода и его характеристик, количества поступившего товара и единицы измерения, из какого отдела в какой принято. На втором листе бланке формы будут указаны данные о материально ответственных лицах сдавших и принявших продукт, стоимость продукции и сотрудника, назначенного ответственным за контроль по данной операции. Все эти данные подставляются автоматически с помощью программы «Дело – предприятие», что существенно ускоряет процесс с учетом частоты производимой операции.На выходе при печати получается итоговый документ представленный в приложении 2 на рисунке 2.4. Накладная подписывается распределителем и материально ответственным лицом отдела, из которого поступила продукция с помощью эцп, после чего считается зарегистрированной в реестре и поступает в общее пользование сотрудникам. После того как данные устареют, она будет автоматически отправлена в архив и удалена из активной базы данных.Данная программа дает возможность распечатывать любые складские документы, часть из которых представлена в приложении 2. В приложении 2 представлен отчет о выдаче товаров с СВХ и отчет о принятии товаров на хранение.2.3 Организация контроля исполнения документовОдной из главнейших задач, какие устанавливаются пред системами электронного документооборота это автоматизация контроля реализации документов. Переход на автоматизированное решение «Дело - предприятие» дал компании усиление исполнительной дисциплины и ограничение срывов сроков исполнения за счёт введения действенных способов управления контролем. Автоматизационный контроль исполнения документов, несомненно, поможет сориентироваться в сложных процедурах, таких как ведение карточек, контроль сроков, отправка напоминаний, ведение журналов, постановке и снятии документа с контроля. Но целиком и полностью система контроля выполнения бумаг не может прийти на смену человека. Зато она может значительно упростить его работу и как следствие увеличить в целом действенность контролирования исполнения документов в организации.Система контролирования исполнения бумаг на предприятии реализовывает разграничение прав доступа пользователей при работе с поручениями и бумагами за счёт настраиваемой ролевой модели.Система контролирования исполнения задач «Дело - предприятие» включает в себя нижеописанные роли.Создатель карточки – тот, кто создает карточку задания. Это может распределитель работ, начальник цеха или заместитель начальника цеха, владеющий правом на создание в системе контролирования выполнения карточки индивидуального задания. Из других подразделений, как правило, задания приходят от имени секретаря – референта.Управляющий поручением – тот, от чьего имени назначается задание. На этапе выполнения поручения управляющий имеет возможность отозвать задание с целью исправления или аннулирования. Управляющий проверяет выполнение и может отправить поручение на доработку или удостоверить выполнение поручения. Эту функцию снова разделяют между собой вышеописанные должности, но в добавок к этому это могут бать сотрудники других подразделений, наделенные аналогичными полномочиями.Контролер – тот, на кого возложена обязательство контроля, на предприятии его называют «ответственное лицо». Как правило, контролер и начальник цеха одно и то же лицо. Если это различные работники, то сделанное исполнителем поручение отправляется в системе контролирования выполнения на апробацию сперва контролёру. На этапе апробации Контролёр проверяет доклад о выполнении поручения и может направить поручение на доработку. В случае если у Контролёра отсутствует замечания, то задание посылается на подписание Руководителю. Функцию контролера так же часто выполняет распределитель работ или заместитель начальника отдела.Исполнитель поручения – тот, кто выполняет поручение. Исполнитель вырабатывает в системе контролирования выполнения бумаг промежуточные доклады и итоговый отчет о выполнении задания. Исполнитель имеет возможность направлять возложенное на него поручение подчинённому работнику. В случае если исполнитель направлял поручение другому работнику, то доклады об выполнении поручения станет формировать работник, которому делегировано поручение. Исполнитель может сформировать подзадания своим подчинённым с целью распределения работы над назначенным ему заданием. Данной функцией обладают распределитель, начальники высшего и среднего звена в отделе.Соисполнители - работники, назначенные руководителем в содействие исполнителю поручения в виде вспомогательного ресурса, который исполнитель может применять для выполнения установленной перед ним задачи. Исполнитель имеет возможность распределить работу над заданием среди соисполнителей, создав для них подчинённые поручения, которые автоматически соединяются с основным заданием.Читатель – Система контролирования выполнения задач автоматически ограничивает видимость карточки задания. По умолчанию карточку видят лишь перечисленные выше роли. Присоединение служащих в роль читателей, дает возможность им рассматривать карточку задания.В качестве замены бумажному журналу в подразделении применяется список передачи бумажных документов. Ведомость создается автоматически на основе информации, занесенной в журнал передачи документа. В реестре указывается фамилия получателя акта, дата печати реестра и остается место для подписи.Постановка важного документа на наблюдение делается автоматически при заполнении поля «Срок исполнения (Контрольная дата)» в регистрационной карточке акта. Единовременно на подлежащий контролю акт имеет возможность устанавливаться отметка о контроле — особый штамп в виде буквы «К», слова «Контроль» или просто производится отметка ярким карандашом (К). Это притягивает интерес исполнителя к регулируемому акту. Пометка о взятии важного документа на наблюдение проставляется на левом поле документа на уровне заголовка.Контроль выполнения резолюции имеет возможность реализовывать пользователь, владеющий безусловным правом «Контроль исполнения поручения» от имени официального лица – автора резолюции либо официального лица, исполняющего функции контролера.Сейчас при проведении контролирования отвечающие за наблюдение выполнения ежедневно, как правило, в начале трудового дня вызывают на дисплей компьютера и при надобности распечатывают перечень бумаг, срок выполнения которых (поле «Контрольная дата») истекает сегодня. На заводе Поликарбоната существуют специализированные настройки, благодаря им программа автоматически распечатывает такие документы в начале каждого рабочего дня.После этого программа на электронную почту исполнителю высылает уведомление о бумагах с истекающим сроком выполнения на компьютер еще в автоматическом режиме (с уведомлением о прочтении).Кабинет является аналогом рабочего стола должностного лица. В нем хранятся ссылки на документы, подлежащие особому вниманию должностного лица. РК (РКПД) в кабинете разносятся по папкам в зависимости от того, что нужно сделать с важным документом (к примеру, выполнить, визировать, подписать).В папках автоматически помечаются непрочитанные и ревизорские бумаги. Список отображаемых в папке бумаг разрешено настраивать и классифицировать по названиям столбиков таблицы.Конструкция разрешает настроить вид папок кабинета под определенного пользователя – определить список отображаемых столбиков и реквизитов, видимых в специальном окошке («подвале»). Для поиска необходимых документов разрешено применять фильтры.Распределитель работ и начальник отдела может вывести перечни документов, выполнение которых истекает в установленный срок. Автоматизированная система контролирования без труда позволяет читать все поручения не только по срокам, но и по исполнителям и подобным образом видеть загрузку любого. Так как робот регистрирует все задержки выполнения документов, программа контроля связана с системой премирования работников. При применении локальных сетей в учреждении пк в произвольный момент имеет возможность предоставить перечни невыполненных документов, с истекающим сроком выполнения, еще не просмотренных исполнителем, с сортировкой по срокам, по исполнителям, по вариантам документов. Необходимые справки смогут автоматически составляться пк по установленной форме и поступать на сервер начальника. Необходимой операцией контролирования считается учёт переносов времени выполнения документа. Таковые факты записываются в ревизорскую карточку документа и дозволяют разбирать, сколько раз уже срок переносился, долго ли обрабатывался документ и до какой степени он был просрочен. В случае если внести отметку о переносе сроков в бумажную ревизорскую карточку еще есть возможность, то учесть вручную временные границы работы с документом – фактически невозможно. Автоматизированная система разрешает эти трудности, и в итоге увеличивает действенность контроля. При апробации документа и отправке его на доработку система осуществляет контроль в момент выполнения документа и если он истёк, то предлагает контролирующему лицу осуществить перенесение срока. Автоматически в карточку акта в особый раздел «Учёт переноса срока исполнения» записываться отметка о событии: кем и когда был изменён срок, новый срок и старый срок выполнения.При работе с заданиями есть опция, которая сможет распространять исполнителям задач напоминания о их неисполнении. Сформировывать напоминания допускается в папке «На контроле», рассматривать – в папках «Поступившие», «На исполнении», «На контроле» и при работе РК документа. Отметить записи о заданиях, владеющих напоминаниями, разрешено при настройке внешнего вида записей в папках.В программе заложен установленный список стандартных справок (отчетов), организовываемых в автоматическом режиме:• справка (отчет) об высланных документах (перечень высланных документов или численные данные);• справка (отчет) о зачислившихся (входящих) документах (перечень или численные данные);• справка (отчет) о документах, значащихся за исполнителями, т.е.