Вход

Организация работы секретаря учреждения.

Рекомендуемая категория для самостоятельной подготовки:
Курсовая работа*
Код 369460
Дата создания 08 апреля 2013
Страниц 38
Мы сможем обработать ваш заказ (!) 29 марта в 12:00 [мск]
Файлы будут доступны для скачивания только после обработки заказа.
1 310руб.
КУПИТЬ

Содержание

Содержание

Введение
Глава 1. Общая характеристика деятельности секретаря
1.1. Роль и место секретаря в управлении организацией
1.2. Компетенции современного секретаря
1.3. Организация труда секретаря
Глава 2. Анализ организации работы с документами в Государственном учреждении «Централизованной бухгалтерии администрации Фрунзенского района г. Санкт-Петербурга»
2.1. Характеристика СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района
2.2. Особенности секретарской деятельности в СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района
2.3. График документооборота в СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района
Глава 3. Внедрение системы «Дело» для оптимизации деятельности секретаря в СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района
Заключение
Список литературы
Приложения



Введение

Организация работы секретаря учреждения.

Фрагмент работы для ознакомления

2) средства обработки и оформления документов: резальное, скрепляющее и склеивающее оборудование и материалы, адресовальные и штемпельные устройства, машины для нанесения защитных покрытий;
3) средства хранения и группировки документов: средства скрепления документов (сшиватели, специальные папки с зажимами), разного рода картотеки, специальные шкафы и стеллажи для хранения документов, чертежей, магнитных лент, машины для уничтожения ненужных документов;
4) средства выполнения вычислительных операций: счетно-справочные линейки, микрокалькуляторы разных видов, механические вычислительные машины, ПЭВМ;
5) средства обеспечения оперативной связи: телефонная связь, радиосвязь, директорские коммутаторы, позволяющие вести разговор (проводить совещания) с несколькими абонентами одновременно,концентраторы, автоответчики, двусторонняя радиотелефонная поисковая связь и др.;
6) специальная служебная мебель: мебель и оборудование для рабочих мест в служебных помещениях.
Как правило, компьютер секретаря связан с компьютером руководителя, подключен к локальной сети фирмы (учреждения), а в случае выполнения секретарем функции приема-передачи электронной почты - и к сети Интернет. Доступ к сети Интернет необходим секретарю и для подбора необходимой руководителю информации. Само собой разумеется, что компьютер должен иметь и соответствующее программное обеспечение для защиты от вирусов и несанкционированного доступа.
Секретарю в качестве личного средства оргтехники нужны: быстрый и тихий лазерный принтер, шредер для оперативного уничтожения конфиденциальной информации. При больших объемах печатных и/или копировально-множительных работ устанавливается устройство соответствующей производительности, оснащенное сортировальным устройством, а при необходимости – дуплексом (устройством двусторонней печати) и степлером (для сшивания документов специальной скрепкой). Эта техника размещается на специальной подставке (тумбе) во вспомогательной зоне. Там же может располагаться и факс, если он используется в качестве отдельного устройства.
На столе у секретаря должен быть календарь (еженедельник), настольный органайзер с ручками, карандашами и другими канцелярскими принадлежностями, блокнот для записей. У секретаря обязательно под рукой должны быть справочники. Сегодня все чаще они бывают в компьютере. Это справочник по городу, помогающий выбрать лучший маршрут, телефонный справочник и справочник с адресами учреждений и организаций, справочник внутренних телефонов с фамилиями, именами и отчествами сотрудников и различные словари.
Таким образом, четкая организация рабочего места позволит секретарю без лишних затрат времени найти нужный документ, навести любую справку, выполнить любую операцию с документами и значительно больше успеть за день.
Выводы
Секретарь – это специалист высокого класса, занимающийся творческой работой с людьми, документами, информацией. Главным требованием к специалистам секретарского дела становится профессионализм, базирующийся на глубоких и всесторонних знаниях в области документационного и бездокументного обеспечения деятельности руководителя и организации в целом.
Работа секретаря современной организации имеет свою специфику:
1) большое разнообразие задач со значительными различиями в них по степени сложности, важности и т.д.;
2) весьма насыщенный рабочий день;
3) необходимость выполнять параллельно несколько работ;
4) постоянные сверхурочные, незапланированные задания, необходимость в случае срочной работы задерживаться после окончания рабочего дня;
5) особые условия работы: телефонные звонки, вызовы и т.п.
В настоящее время работа секретаря становится все более интересной, с точки зрения ее содержания, поскольку на смену рутинным техническим процедурам по обработке документов приходят творческие процессы в области управления документацией, участия в выработке управленческих решений, самостоятельного принятия решений в рамках своей компетенции.
Глава 2. Анализ организации работы с документами в Государственном учреждении «Централизованной бухгалтерии администрации Фрунзенского района г. Санкт-Петербурга»
2.1. Характеристика СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района
Санкт-Петербургское государственное учреждение «Централизованная бухгалтерия администрации Фрунзенского района Санкт-Петербурга», сокращенное наименование СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района создано субъектом Российской Федерации – городом Санкт-Петербургом на основании Постановления Правительства Санкт-Петербурга от 25.10.2004 № 1740.
Учреждение находится в ведении администрации Фрунзенского района Санкт-Петербурга, осуществляющей координацию и регулирование деятельности СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района. Учреждение является некоммерческой организаций. Адрес СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района: 192241, г. Санкт-Петербург, ул. Турку, д. 20, корп. 2.
СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района создано для достижения следующих целей:
1. Ведение бухгалтерского учета и отчетности в учреждениях, подведомственных администрации Фрунзенского района СПб.
2. Формирование полной и достоверной информации о деятельности государственных учреждений, подведомственных администрации Фрунзенского района СПб, передавших функции по ведению бухгалтерского учета на договорных началах Централизованной бухгалтерии и их имущественном положении, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности.
3. Обеспечение информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности для контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации при осуществлении учреждениями хозяйственных операций и их целесообразностью, наличием и движением имущества и обязательств, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами.
4. Предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности учреждений и обеспечение экономии ресурсов.
5. Способствование наиболее эффективному и рациональному использованию бюджетных и внебюджетных средств, в т.ч. осуществление контроля за правильным и экономным расходованием средств в соответствии с целевым назначением по утвержденным сметам доходов и расходов по бюджетным средствам и средствам, полученным за счет внебюджетных источников, а также за сохранностью денежных средств и материальных ценностей
Для достижения указанных целей СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района осуществляет следующие виды деятельности:
1. Ведение в учреждении бухгалтерского, налогового и статистического учета в соответствии с требованиями действующего законодательства РФ.
2. Составление для утверждения руководителем учреждения смет доходов и расходов по бюджетным средствам, и средствам, полученным из внебюджетных источников.
3. Бухгалтерский учет исполнения смет доходов и расходов по бюджетным средствам и средствам, полученным из внебюджетных источников, имущества, финансовых обязательств и хозяйственных операций, осуществляемых учреждением.
4. Осуществление предварительного контроля за соответствием заключаемых учреждениями договоров объемам бюджетных ассигнований, предусмотренных сметой доходов и расходов, и лимитам бюджетных обязательств; своевременным и правильным оформлением первичных учетных документов и законностью совершаемых операций.
5. Участие в проведении инвентаризации имущества и финансовых обязательств, своевременное и правильное определение результатов инвентаризации и отражение их в учете.
6. Обеспечение своевременного проведения расчетов, возникающих в процессе исполнения в пределах санкционированных расходов сметы доходов и расходов, с организациями и физическими лицами.
7. Ведение учета доходов и расходов по средствам, полученным за счет
внебюджетных источников.
8. Составление и представление в установленном порядке и предусмотренные сроки бухгалтерской, налоговой, статистической и иной установленной отчетности, а также составление сводных бухгалтерских отчетов с учетом учреждений, ведущих бухгалтерский учет самостоятельно.
9. Хранение документов (первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, отчетности, а также смет доходов и расходов и расчетов к ним и т.п. как на бумажных, так и на электронных носителях информации) в соответствии с правилами организации государственного архивного дела.
В Приложении 1 показана схема организационной структуры Государственного учреждения «Централизованной бухгалтерии администрации Фрунзенского района Санкт-Петербурга».
2.2. Особенности секретарской деятельности в СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района
Традиционной обязанностью секретаря СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района является ведение телефонных переговоров. Он отвечает на телефонные звонки и в зависимости от степени важности докладывает о них руководителю или сразу переключать на него, а также звонит по поручению руководителя в другие организации. При этом секретарь обязан соблюдать культуру телефонного общения.
Секретарь ведет документацию директора СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района: получает и отправляет корреспонденцию, сортирует входящие документы по степени срочности и важности, докладывает о них. В процессе работы готовит ответы на письма, согласовывая их с директором.
По заданию директора СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района секретарь составляет документы, используя заранее составленные образцы или шаблоны, контролирует исполнение документов и поручений руководства, хранит документацию. Секретарь копирует служебные материалы, отправляет и принимает факсы и электронные сообщения. При формировании дел секретарь придерживается определенной системы, при которой любой документ можно было бы быстро найти.
К основным функциям секретаря относится поиск необходимой директору СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района информации. Для этой цели используется Интернет, справочные правовые системы: «Консультант Плюс» и система ГАРАНТ. Организация и координация текущей работы также входит в круг должностных обязанностей секретаря.
В приемной секретаря присутствует деловая и дружественная атмосфера. Он профессионально работает с офисной техникой, полностью в курсе дел руководителя, умело осуществляет прием посетителей. Секретарь устанавливает время и продолжительность служебных встреч с директором СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района и дает пришедшим соответствующую информацию. Необходимые документы всегда вовремя лежат на столе директора, чтобы он мог посмотреть их перед визитом посетителя.
Секретарь участвует в планировании рабочего дня директора. В начале дня совместно уточняются (подтверждаются) намеченные предварительно на этот день дела и вносятся в рабочий план новые. Если какие-либо из запланированных мероприятий директором СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района будут отменены или перенесены на другое время, то секретарь своевременно оповещает об этом задействованных в них лиц.
Секретарь оказывает помощь в подготовке совещаний. Одна из основных обязанностей секретаря – информирование участников предстоящего совещания о времени и месте его проведения. От того, насколько ответственно секретарь подойдет к это­му, во многом зависит успех мероприятия.
Таким образом, можно сделать вывод о том, что секретарь – важное звено в системе контактов директора СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района руково­дителя, которое обеспечивает ему эффективную связь и своевременное принятие решений.
2.3. График документооборота в СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района
В СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района существует следующая классификация управленческих документов:
1. По содержанию (важнейший вид классификации) – это документы:
1) по административным вопросам;
2) вопросам материально-технического снабжения;
3) планирования;
4) бухгалтерского учета.
2. По происхождению документы делятся на официальные и личные. Официальные документы создаются в СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района должностными лицами по определенным правилам (стандартам). Личные документы создаются лицами вне сферы их служебной деятельности.
3. По месту составления документы делятся на:
1) входящие – полученные учреждением;
2) исходящие – направленные учреждением за его пределы
3) внутренние – составленные в данном учреждении и используемые внутри его.
4. По наименованию выделяется несколько различных видов и разновидностей управленческих документов – это акты, анкеты, ведомости, протоколы, инструкции, отчеты, приказы и т.д.
Рассмотрим основные типы документов, используемые в работе СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района с их характеристиками:
1. Входящие. Это документы, которые поступили в СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района от внешних партнеров. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, причем в заранее установленные сроки. Сроки устанавливаются или нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или сроком исполнения, указанным непосредственно во входящем документе.
2. Исходящие. Большинство исходящих документов являются ответом СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района на соответствующие входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовиться на основе внутренних документов учреждения. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например, запросы в сторонние организации типа: «Прошу дать справку по вопросу … в срок до …»).
3. Внутренние. Данные документы используются для организации работы СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района. Через секретаря директора проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений учреждения и приказы руководства внутренние документы, порождающие исходящие. В частности, по общим правилам ведения делопроизводства, единственный способ отправить запрос, письмо или материалы во внешнюю организацию – это направить внутренний документ к секретарю, где его преобразуют в исходящий и отправят в стороннюю организацию.
Документы каждого из этих видов могут быть достаточны разнообразны. Это могут быть письма, распоряжения, циркулярные указания и т.д. Обычно под типом документа в СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района понимается именно эти деления, причем еще более детализованные (допустим, если письма, то чему посвященные – жалобы, предложения, пожелания и т.д.). С точки зрения канцелярии данное деление достаточно специфично, хотя во внутренней полной системе делопроизводства оно, безусловно, необходимо.
Прежде всего, все документы, проходящие через секретаря директора СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района, обладают уникальным регистрационным номером. Мало того, любая бумага, не имеющая регистрационного номера – это просто бумага, а не документ. Документом ее делает именно наличие на ней регистрационного номера.
Движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки за пределы учреждения называется документооборотом. Создание и обработка документов производятся в соответствии с порядком и сроками, установленными графиком документооборота организации.
Документооборот в СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района осуществляется в виде потоков документов между теми людьми, которые анализируют и производят информацию или принимают решения  (директор Учреждения, специалисты и квалифицированные служащие) и секретарем руководителя.
По тому, какие этапы обработки проходят документы, можно выделить три основных информационных потока – документопотока:
1. Документопоток входящих в СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района документов (письма, договоры, рекламные объявления, ведомственные распоряжения и инструкции, и т.д.) Большая часть входящих документов, которые обрабатывает секретарь, адресована его руководителю (от 85 до 90% всех поступающих в СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района документов) и только 10-15% – заместителям руководителя, руководителям структурных подразделений и конкретным исполнителям (рис. 1).

Рис. 1. Схема распределения потока входящих документов
2. Документопоток внутренних документов, т.е. создаваемых внутри СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района и передаваемых из одного подразделения в другое (приказы, распоряжения, инструкции руководства, служебные записки, акты и т.д.).
3. Документопоток исходящих документов – информация, направляемая во внешний мир (письма и ответы на письма, договоры, отчеты, контракты, пресс-релизы и т.д.)
Задача секретаря СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района заключается в том, чтобы документы во время своего движения не терялись и вовремя поступали в очередные пункты обработки. Ведь именно от четкости их движения зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений. Эта задача решается с помощью многолетнего опыта выверенной и отшлифованной системы организации документооборота, которая изложена в нормативных документах. Они называются Единой государственной системой документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ).
В рамках данной работы проанализирован механизм осуществления и контроля прохождения и исполнения документов разных документопотоков по отделам СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района. Для этого рассмотрены этапы обработки входящих документов на примере обработки входящего письма, адресованного директору СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района (Приложение 2).
1. После вскрытия конверта секретарь производит предварительное рассмотрение письма, на основании которого он принимает решение направить документ директору СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района. (Конверты с пометкой «лично» не вскрываются).
2. Секретарь регистрирует письмо. Письмо получает уникальный входящий номер. При регистрации также фиксируется дата его поступления в организацию.
3. Секретарь передает письмо директору учреждения.
4. Директор учреждения рассматривает документ и с резолюцией, отражающей его решение, направляет исполнителю через секретаря. Секретарь вносит резолюцию в регистрационный журнал.
5. Исполнитель, работая с документом, готовит ответ, который направляет директору СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района на подпись (вместе с сопроводительными материалами, которые использовались при подготовке ответа).
6. Секретарь (при необходимости) осуществляет контроль за исполнением документа.
7. Секретарь получает от исполнителя инициативное письмо и помещает его в соответствующее дело для дальнейшего хранения и использования, а ответ направляет адресату.
Схема работы с исходящими документами представлена в Приложении 3. Этапы обработки исходящих документов:
1. Исходящий документ готовится исполнителем в отделе СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района (составляется и согласовывается проект документа). Чаще всего исходящий документ исполнителем и оформляется, а секретарь проверяет правильность оформления.
2. Оформленный документ передается на подпись директору СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района.
3. После подписания директором СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района документ регистрируется секретарем.
4. Зарегистрированный документ отправляется адресату. Отправка должна быть произведена в день поступления документа секретарю.
5. Копийный экземпляр документа секретарь подшивает в дело.
Этапы обработки внутренних документов зависят от их вида. Типичным примером внутреннего документа является приказ по основной деятельности. Рассмотрим этапы его обработки:
1. Внутренние распорядительные документы (например, приказы, решения или распоряжения) составляются и оформляются секретарем по указанию директора СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района.
2. Затем приказы, при необходимости, согласовываются   с юридическим отделом СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района.
3. Согласованные приказы  подписываются директором СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района.
4. Затем внутренние документы регистрируются, размножаются секретарем и направляются для исполнения в отделы СПб ГУ ЦБ администрации Фрунзенского района.
Выводы

Список литературы

Список литературы

1.Андреева В.И., Быкова Т.А. и др. Энциклопедия секретаря // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2009. – № 1. – С.26-34.
2.Байкова И.Ю. Настольная книга секретаря-референта. – 2-е изд., переработ. и доп. – М. Эксмо, 2008. – 336 с.
3.Белов А.Н. Делопроизводство и документооборот. – М.: Эксмо, 2009. – 224 с.
4.Вялова Л.М. Организация движения документов // Секретарское дело 2008. – № 2. – С.16-20.
5.Круглянская Л.Я. Настольная книга секретаря. – СПб.: Издательский дом Герда. 2009. – 242 с.
6.Организация рабочего места секретаря – [Электронный ресурс] // Режим доступа: http://cde.osu.ru/demoversion/course139/3_4.html
7.Селезнева Т.А. Секретарь-референт в структуре управления – [Электронный ресурс] // Режим доступа: www.hist.usu.ru/dais/articles/4
8.Справочник секретаря-рефернта: практическое пособие. – Изд. 5-е, переработ. и доп. / Авт. сост. М.И. Баксаков. – Ростов н/Д: Феникс, 2008. – 407 с.
9.Сысоева Л.А. Системы электронного управления документами // Секретарское дело. – 2011. – № 1. – С. 32-40
10.Стенюков М.В. Профессия – секретарь. – М.: Приор. 2008. – 288 с.
11.Стенюков М.В. Секретарские секреты – М.: Приор, 2006. – 112 с.
12.Торочкина Д. Такие разные секретари – [Электронный ресурс] // Режим доступа: www.kaus-sekretar.ru/consulting/articles.php?id=4&article=25
13.Шатина Н.В. Функции секретаря – помощника руководителя // Секретарское дело – 2009. – №4. – С. 23-28.
14.Энговатова О. 500 советов секретарю – [Электронный ресурс] // Режим доступа: http://www.publicant.ru/Demo/553631.htm#TOC_ID0EGE
Очень похожие работы
Пожалуйста, внимательно изучайте содержание и фрагменты работы. Деньги за приобретённые готовые работы по причине несоответствия данной работы вашим требованиям или её уникальности не возвращаются.
* Категория работы носит оценочный характер в соответствии с качественными и количественными параметрами предоставляемого материала. Данный материал ни целиком, ни любая из его частей не является готовым научным трудом, выпускной квалификационной работой, научным докладом или иной работой, предусмотренной государственной системой научной аттестации или необходимой для прохождения промежуточной или итоговой аттестации. Данный материал представляет собой субъективный результат обработки, структурирования и форматирования собранной его автором информации и предназначен, прежде всего, для использования в качестве источника для самостоятельной подготовки работы указанной тематики.
bmt: 0.00538
© Рефератбанк, 2002 - 2024