Введение электронного документооборота на предприятии ООО "УГМК-ОЦМ" г. В-Пышма. (УК по обработке цветных металлов)

СОДЕРЖАНИЕ
Введение
1. Предпроектный анализ
1.1. Характеристика ООО "УГМК-ОЦМ" г. В-Пышма
1.2. Проблемы ООО "УГМК-ОЦМ"
2. Разработка концепции проекта
2.1. Управление замыслом проекта
2.2. Разработка целевой структуры проекта
2.3. Основные целевые направления проекта:
3. Мобилизация ресурсов
4. Реализация проекта
4.1. Управление командой проекта
4.2. Организационное моделирование проекта
4.3. Управление временем
4.4. Управление стоимостью
4.5. Управление рисками
5. Мониторинг проекта
Заключение
Список использованной литературы
Приложения

Введение электронного документооборота на предприятии ООО "УГМК-ОЦМ" г. В-Пышма. (УК по обработке цветных металлов)

План управления проектом
План управления проекта – это официально утвержденный документ для руководства исполнением проекта. Это документ, который содержит и интегрирует результаты планирования во всех областях проекта (время, затраты, ресурсы, риски, качество и т.д.)
План управления временем.
Временные рамки и последовательность выполнения задач целевой структуры представлены в календарном плане мероприятий, диаграмме Ганта и сетевом графике.
План управления командой.
Проект внедрения информационных систем может осуществляться как компанией — системным интегратором, так и силами сотрудников ООО "УГМК-ОЦМ". В качестве исполнителя выбран интегратор, обладающего опытом адаптации платформы СЭД к задачам ООО "УГМК-ОЦМ" и внедрения решения.
Большое внимание следует уделить созданиюкоманды проекта на стороне ООО "УГМК-ОЦМ". От этого может зависеть результат проекта в целом, поскольку команда ООО "УГМК-ОЦМ" участвует в формулировании технических требований, согласовании технического задания, промежуточном контроле результатов и в окончательной приемке работ. В неё входят люди, обладающие достаточным опытом и владеющие полной информацией о бизнес-процессах ООО "УГМК-ОЦМ".
Команду проекта составляют:
заказчик проекта внутри ООО "УГМК-ОЦМ" – Заместитель директора ООО "УГМК-ОЦМ";
сотрудники ИT-подразделений ООО "УГМК-ОЦМ";
руководители бизнес-подразделений ООО "УГМК-ОЦМ";
неформальные лидеры и наиболее квалифицированные и активные сотрудники ООО "УГМК-ОЦМ".
Количество человек, которые должны войти в команду, определяется объемом поставленной задачи.
Основным документом являются матрица ответственности.
План управления стоимостью.
Смета затрат на программное обеспечение будет состоять из следующих позиций:
платформа документооборота;
дополнительные типовые модули, ориентированные на решение отдельных задач;
услуги по созданию новых интеграционных модулей и модулей, реализующих специфические задачи.
Средства будут выделены при утверждении проекта из прибыли компании. Основной документ – смета проекта.
План управления рисками. Возможные риски и мероприятия по управлению ими приведены в разделе 4.
4. Разработка целевой структуры проекта
Генеральная цель проекта: внедрение системы электронного документооборота в ООО "УГМК-ОЦМ".
При организации и выборе СЭД ООО "УГМК-ОЦМ" учитываются следующие факторы:
Необходимость автоматизации административного управления организации, сложность структуры.
Наличие территориально-удаленных подразделений.
Наличие бумажного архива большого объема.
Необходимость в управлении потоками работ.
Требования по срокам хранения документов.
Возможность интеграции с существующими системами.
Необходимость хранения изображений документов, необходимость поддержки особых задач.
Необходимость поиска информации,
Обеспечение безопасности данных.
Необходимость соответствия международным, отраслевым и государственным стандартам.
Задачи СЭД ООО "УГМК-ОЦМ".
1. Обеспечение эффективного управления и прозрачности деятельности организации на всех уровнях.
2. Поддержка системы контроля качества.
3. Формирование и накопление базы данных электронных документов любых типов с развернутой поисковой системой по содержимому и сложным логическим критериям.
4. Формализация деятельности каждого сотрудника.
5. Оптимизация бизнес-процессов.
6. Экономия ресурсов за счет сокращения расходов на управление бумажной документацией.
7. Конвертирование развернутой схемы делопроизводства в единый процесс.
8. Устранение ручной работы и ведения рутинных операций.
9. Минимизация последующая тотальная ликвидация бумажного потока.
10. Создание алгоритмов прохождения документации в соответствии с технологическим процессом.
11. Документационная поддержка бизнес процессов.
12. Перевод таких функций как оперативное формирование указаний, распоряжений, контроль за их выполнением в автоматический режим.
13. Контроль деятельности персонала с учетом и планированием рабочего времени подчиненных.
14. Организация быстрого обмена служебными записками, письмами, заявками, нормативными материалами для эффективной работы персонала и отдельных подразделений предприятия.
15. Создание системы трансфера документов через внешние системы.
Основные принципы электронного документооборота ООО "УГМК-ОЦМ"
Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ в любой инсталляции данной системы.
Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения
Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).
Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.
Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.
Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.
Укрупнено процедура проектирования документооборота включает следующие шаги:
Шаг 1. Предпроектное обследование или описание предприятия.
Шаг 2. Детальное описание существующего документооборота и анализ качественного содержания информации.
Шаг 3. Оптимизация документооборота.
Шаг 4. Создание стандартов (инструкций).
Шаг 5. Разработка и настройка СЭД.
Шаг 6. Опытно-промышленная эксплуатация.
Шаг 7. Промышленная эксплуатация.
5. Основные целевые направления проекта:
5.1. Предпроектное обследование или описание предприятия.
Перед началом процесса внедрения СЭД в ООО "УГМК-ОЦМ" требуется провести экспресс обследование (предпроектное обследование) с целью:
получения общей информации об объекте внедрения СЭД;
определения целей внедрения;
определения общих ключевых требований к СЭД и границ проекта;
определения общего состояния организации документооборота и делопроизводства;
определения основных участников проекта (формирование рабочей группы);
определения общего уровня сложности потенциального проекта;
оценки потребностей по миграции данных и интеграции с другим ПО;
сбор информации, необходимой для подготовки эффективного и выигрышного Коммерческого предложения, если обследование и внедрение будет проводить сторонняя компания.
5.2. Детальное описание существующего документооборота, анализ качественного содержания информации
В ходе обследования исследуются и описываются существующие бизнес-процессы («as is» - «как есть»). В результате анализа собранных данных предлагаются оптимизированные бизнес-процессы («to be» - «как должно быть»), формулируются функциональные требования к СЭД.
Целями информационного обследования являются:
изучение и точное описание бизнес-процессов, подлежащих автоматизации;
разработка рекомендаций по оптимизации документопотоков и организации документооборота и делопроизводства;
определение и описание модификаций системы, интерфейсов, в т.ч. интерфейсов с внешними системами и средств переноса данных из существующих программ, которые должны быть разработаны и внедрены в ходе проекта;
разработка технического задания (ТЗ).
С целью получения необходимой информации проводится анкетирование и интервьюирование основных пользователей (руководителей заинтересованных подразделений и сотрудников, которые непосредственно должны будут работать в новой СЭД). В процессе работы рекомендуется:
Составить список существующих видов документов в организации и сделать обследование каждого вида документа:
Описать технологию документирования (совокупность реквизитов, при необходимости, их расположение, последовательность и особенности оформления); показать условия движения документов (наличие подписей, виз, проверки и др.), схему движения документов (маршрут) или перечень основных визирующих, подписывающих и т.д.; описать способ регистрации (формат регистрационных номеров);
Составить список сотрудников, ответственных за создание документов (кто/какое подразделение и какие виды документов создает).
Составить список сотрудников, визирующих, подписывающих, утверждающих документы (кто какие виды документов визирует/подписывает; условия, при которых необходима виза/подпись).
Составить список регистраторов документов
Определить, какие виды документов необходимо ставить на контроль (определить контролеров, условия постановки на контроль, условия снятия с контроля и другую необходимую информацию).
Составить список других ответственных за процесс обработки.
На основе перечисленной выше информации составить алгоритм движения документов (оперограмму)
Определить необходимые отчетные документы (условия создания отчетов и их формы).
На основе обследования составить Инструкцию по ДОУ (при необходимости).
Составить Номенклатуру дел с указанием сроков хранения и принципов формирования дел (при необходимости).
Составить список документов с указанием условий предоставления доступа к ним (например, в зависимости от должности).
На основании перечисленной выше информации разрабатываются функциональные требования к СЭД и техническое задание на ее разработку (ТЗ).
5.3. Оптимизация документооборота
Предлагается следующая последовательность работ:
1. Построение схем учетных точек основного производства, вспомогательных производств, функциональных служб.
2. Построение схем их взаимосвязей.
3. Сбор заполненных форм документов и отчетов в разрезе учетных точек.
4. Их систематизация в альбомы.
5. Описание сроков представления, направления движения документов и форм отчетности (в какие сроки, кому и от кого передается документ).
6. Построение тематических и сводных схем документооборота.
7. Проведение логического и реквизитного анализа документов.
8. Анализа пути прохождения документов в процессе их создания, согласования и утверждения.
9. Выработка предложений по внесению изменений в существующую схему документов и отчетности в связи с предложениями по изменению других параметров управленческого учета (учет по отклонениям, центрам ответственности и др.).
10. Разработка предложений по устранению дублирования информации.
11. Разработка предложений по унификации документов.
12. Разработка предложений по рационализации движения документов и отчетности.
13. Разработка проекта оптимизированной сводной схемы документооборота и внутренней отчетности.
14. Разработка и внедрение стандартов документооборота и формирования внутренней отчетности.
5.4. Создание стандартов документооборота
Завершает работы по проектированию создание стандартов документооборота и формирование внутренней отчетности. По каждой теме (или документу) разрабатываются формы отчетности (документа); инструкции по заполнению формы (целевое использование с учетом уровня управления, порядок заполнения реквизитов и (или) показателей: в какую графу и/или строку, какое значение показателя и т.д.); разрабатывается регламент (кто, куда, кому и в какие сроки передает форму отчетности (документа); устанавливается ответственность за нарушение регламента.
При оптимизации документооборота предпочтителен комплексный подход, так как изменения, вводимые на одном участке работы, могут вызвать затруднения на другом; иногда упрощение работы может привести к ослаблению контроля; перераспределение функций работников может повлечь за собой ухудшение качества работы и т.д
5.5. Разработка и настройка СЭД
На данном этапе осуществляется реализация описанных в ТЗ требований: настройка СЭД, ее доработка или разработка новых функций Системы на выбранной платформе.
Целями физической реализации СЭД являются:
разработка структуры БД СЭД;
разработка экранных форм;
разработка механизмов: визирования, регистрации, исполнения и др.
разработка технической документации на Систему.
При выборе СЭД рекомендуем рассматривать следующие параметры:
Наличие необходимых функций в системе (процедуры согласования, регистрации, исполнения, контроля исполнения, предоставления доступа и другое);
Наличие необходимых карточек документов;
Сложность и стоимость доработки Системы;
Максимальное количество одновременно работающих пользователей, при котором система работает стабильно и скорость обработки запросов является удовлетворительной;
Максимально количество подключенных к Системе пользователей;
Стоимость лицензий (на сервер, 1 АРМ);
Сложность и стоимость администрирования Системы, технической поддержки;
Возможность, сложность и стоимость обновления версий;
Возможность работы удаленным пользователям (при необходимости);
Стоимость и качество консалтинговых услуг;
Надежность Поставщика (степень известности на рынке, количество успешно завершенных проектов и другое).
В ходе этой стадии непосредственно реализуются описанные на этапе информационного обследования требования.
Большинство работ по разработке выполняется вне территории Заказчика, поэтому, постоянное и эффективное взаимодействие Разработчиков с Заказчиком является ключевым фактором для успешного завершения разработки и приемки системы Заказчиком.
Процесс тестирования является решающим в обеспечении качества разработки. Планирование и подготовка тестирования должны начаться насколько возможно рано. Конечные пользователи должны быть максимально вовлечены в подготовку критериев тестирования. Критически важным является то, чтобы тестирование проводилось Заказчиком.
5.6. Опытно-промышленная эксплуатация
Целью внедрения Системы является факт начала работы пользователей в СЭД (Система должна удовлетворять потребности и запросы пользователей) и стабильно работающая Система (без сбоев и ошибок).
В процессе внедрения выполняются следующие работы:
установка и настройка ПО;
обучение персонала и администраторов СЭД;
разработка документации на СЭД для пользователей (Help);
устранение ошибок в работе системы;
доработка СЭД по замечаниям и предложениям пользователей;
разработка нормативной документации: инструкции по ДОУ, регламенты работы с различными видами документов;
организация технической поддержки пользователей (консультирование пользователей по вопросам работы в системе).
Данный этап является наиболее сложным для всех участников проекта (пользователей, разработчиков, внедренцев). На данном этапе происходит адаптация программного продукта, его апробирование, тестирование в реальных условиях работы. Наиболее сложным является преодоление психологического барьера у пользователей при начале работы в новой для них среде, т.к. пользователи вынуждены изменить привычные и устоявшиеся для них способы работы. В связи с этим на данном этапе важно проводить обучение и консультирование пользователей. Это поможет им адаптироваться к новым условиям работы.
5.7. Промышленная эксплуатация
Промышленная эксплуатация СЭД – это использование стабильно работающей и полностью отвечающей требованиям пользователей СЭД в процессе выполнения должностных обязанностей сотрудников организации.
Работы, выполняемые в процессе эксплуатации СЭД:
Консультирование и обучение пользователей по вопросам работы в СЭД;
Администрирование справочников (организационная структура, пользователей, маршруты согласования, списки рассылки и др.);
Администрирование сервера и ПО;
Осуществление резервного копирования (back-up)
С целью сокращения времени на реализацию и внедрение СЭД работы перечисленных этапов могут реализовываться параллельно в зависимости от уровня сложности задач автоматизации, используемого программного обеспечения (ПО) и др.
Таблица 2
Целевая структура проекта
3. Мобилизация ресурсов
В проекте введения электронного документооборота на предприятии ООО "УГМК-ОЦМ" задействованы ресурсы, представленные в таблице 3.
Таблица 3
Характеристика типов ресурсов
Тип ресурсов
Комментарии
1. Интеллектуальные