Проектирование системы управления предпринимательской ор-ганизации.

СОДЕРЖАНИЕ

Введение
1 Проблемный сценарий
1.1 Выбор объекта проектирования системы управления
1.2 Выбор подразделения в аппарате управления для разработки детализированного оргпроекта совершенствования системы управления
1.3 Формирование целевой системы управления, обеспечивающей эффективное функционирование и развитие объекта проектирования
1.4 Анализ и синтез эффективной организационной структуры управления
2 Разработка предложений по оптимизации системы управления отдела кадров ООО «К-Системс»
2.1 Организационная регламентация предлагаемых изменений в системе управления
2.2 Оценка эффективности мероприятий по совершенствованию системы управления
Заключение
Список использованной литературы

Проектирование системы управления предпринимательской ор-ганизации.

1
1
11
4.
Разрабатывать процедуру аттестации персонала
1
1
1
-
2
1
2
1
2
1
1
1
14
5.
Осуществлять моральное стимулирование персонала
1
1
-
1
1
2
1
2
1
1
1
12
6.
Разрабатывать системы организации и оплаты труда
1
1
1
-
2
1
2
1
1
1
1
2
14
7.
Формировать корпоративную культуру
1
1
1
1
-
1
1
2
1
1
2
12
8.
Поддерживать связь с внешними и внутренними источниками привлечения персонала
2
1
2
2
1
1
-
1
2
1
1
14
9.
Разрабатывать систему оценки и отбора персонала
1
1
1
1
2
1
-
1
2
1
1
13
10.
Разрабатывать систему тестирования персонала
1
1
2
1
1
2
1
-
2
1
1
13
11.
Определять потребность в персонале
2
1
1
-
2
1
1
8
12.
Осуществлять нормирование и тарификацию труда
1
1
1
1
1
1
1
2
1
-
2
1
13
13.
Осуществлять кадровое делопроизводство
2
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
-
12
14.
Формировать оргструктуру службы персонала
2
1
2
1
2
1
2
1
1
2
-
15
Полученные значения все эксперты заносят в сводную матрицу (таблицы 1.7 и 1.8).
Таблица 1.7
Сводная матрица попарных сравнений основных функций работников отдела кадров организации ООО «К-Системс»
№
функции
Наименование функции
Номер эксперта
Среднеарифметическое значение в баллах
Ранг функции
1
2
3
1.
Осуществлять подбор и расстановку персонала
16
13
13
14
1
2.
Проводить аттестацию персонала
12
11
12
11,67
4
3.
Управлять трудовой карьерой
11
9
11
10,33
7
4.
Организовывать обучение, переподготовку и повышение квалификации персонала
15
12
15
14
2
5.
Управлять мотивацией и стимулированием персонала
14
14
7
11,67
5
6.
Управлять социальным развитием персонала
6
10
10
8,67
11
7.
Формировать трудовой коллектив
13
12
4
9,67
10
8.
Управлять социальными и производственными конфликтами
6
9
16
10,33
8
9.
Осуществлять адаптацию персонала
14
15
13
14
3
10.
Осуществлять найм, оценку и отбор персонала
17
9
9
11,67
6
11.
Разрабатывать кадровую политику и стратегию
3
7
15
8,33
12
12.
Осуществлять кадровое планирование
4
11
16
10,33
9
Таблица 1.8
Сводная матрица попарных сравнений вспомогательных функций работников отдела кадров организации ООО «К-Системс»
№
функции
Наименование функции
Номер эксперта
Среднеарифметическое значение в баллах
Ранг функции
1
2
3
1.
Разрабатывать методику подбора и расстановки персонала
16
14
13
14,33
2
2.
Контролировать использование персонала
16
13
14
14,33
3
3.
Разрабатывать нормативное и документационное обеспечение деятельности персонала
11
14
13
12,67
10
4.
Разрабатывать процедуру аттестации персонала
14
12
14
13,33
4
5.
Осуществлять моральное стимулирование персонала
12
14
13
13
7
6.
Разрабатывать системы организации и оплаты труда
14
15
15
14,67
1
7.
Формировать корпоративную культуру
12
15
13
13,33
5
8.
Поддерживать связь с внешними и внутренними источниками привлечения персонала
14
13
12
13
8
9.
Разрабатывать систему оценки и отбора персонала
13
10
13
12
13
10.
Разрабатывать систему тестирования персонала
13
12
14
13
9
11.
Определять потребность в персонале
8
13
11
10,67
14
12.
Осуществлять нормирование и тарификацию труда
13
12
12
12,33
11
13.
Осуществлять кадровое делопроизводство
12
11
14
12,33
12
14.
Формировать оргструктуру службы персонала
15
14
11
13,33
6
Для снижения субъективного фактора при определении значимости управленческих функций экспертные ряды проверяются по формуле:
З1
К= -------------- ,где
З2
К – коэффициент устойчивости экспертного ряда;
З1 – максимальное значение в экспертном ряду;
З2 – минимальное значение в экспертном ряду.
Затем коэффициент устойчивости экспертного ряда сравнивают с нормативным значением этого коэффициента (Кн), который равен 2,0. Если значение К  Кн, то необходимо одно из значений ряда вычеркнуть. После этого еще раз проверяется значение К и рассчитываются среднеарифметические значения значимости каждой функции. В нашем случае экспертные ряды не требуют выравнивания.
Сводная матрица позволяет проранжировать все функции службы по степени их значимости с учетом мнений всех экспертов6.
Уровень качества осуществления функций определяется следующим образом:
К1 + К2 + К3 + К4 + К5 + К6
Кк.ф.у. = -------------------------------------
6
где Кк.ф.у. – коэффициент, характеризующий уровень качества функций управления.
Расчетные формулы определения коэффициентов К1, К2, К3, К4, К5, К6 приведены в таблице 1.9.
Таблица 1.9
Определение показателей качества функций управления
Показатель
Обозначение показателя
Формула расчета показателя
Наименование показателей, составляющих формулу
1
2
3
4
Коэффициент использования технических средств управления при выполнении функции
К1
Тф
-----
Тр
Тф – суммарное фактическое время использования технических средств управления в год, ч;
Тр – суммарное расчетное время использования технических средств управления в год, ч.
Коэффициент организации рабочих мест исполнителей функций
К2
Кт.п.
--------
Ко
Кт.п. – количество рабочих мест, отвечающих требованиям типовых проектов;
Ко – общее количество рабочих мест
Коэффициент нормирования труда исполнителей функций
К3
В1
------
В2
В1 – время, затраченное на выполнение нормированных работ в год, ч;
В2 – общее время работы в год, ч
Коэффициент регламентации функций управления
К4
Кр
------
Ко
Кр - количество функций (процедур), обеспеченных регламентирующей документацией;
Ко – общее количество функций (процедур)
Коэффициент дублирования функций управления
К5
Кд
-----
Ко
Кд – количество функций (процедур), дублируемых подразделениями аппарата управления, а также излишних функций
Коэффициент использования рабочего времени в производственных подразделениях, зависящих от работы аппарата управления
К6
m
 tni
i=1
I = ---------------
n
 Tcmj
j=1
m
 tni - потери рабочего времени в
i=1 производственных подразделениях за год из-за несвоевременного или некачественного выполнения соответствующих управленческих функций, ч;
m – число функций (подсистем) управления;
n
 Tcmj - годовой фонд времени в соот-
j=1 ветствующих производствен-
ных подразделениях,ч;
n – число подразделений
Рассчитаем средний коэффициент качества функций:
Кк.ф.у.ср. = (0,8 + 0,9 + 0,75 + 0,75 + 0,7 + 0,85 + 0,75 + 0,7 + 0,9 + 0,85 + 0,75)/11 = 0,79
Нанесем значение этого коэффициента на диаграмму пунктирной линией.
Анализ рассчитанных показателей приведен в табл. 1.10.
Таблица 1.10
Анализ показателей значимости функций и затрат на их осуществление, значимости функций и уровня их качества
№
п/п
Наименование
функций
Затраты на осуществление функций, руб.
Комментарий
Коэффи-циент уровня качества функций
Комментарий
Рекомендации
1.
Осуществлять подбор и расстановку персонала
60950
Уровень затрат сбалансирован со степенью значимости
0,8
Уровень качества достаточно высокий
Можно оставить функцию без изменений
2.
Проводить аттестацию персонала
73782
Уровень затрат следует существенно снизить
0,68
Уровень качества следует повысить
Следует повысить уровень качества без увеличения затрат
3.
Управлять трудовой карьерой
22455
Уровень затрат сбалансирован со степенью значимости
0,6
Уровень качества следует повысить
Следует повысить уровень качества без увеличения затрат
4.
Организовывать обучение, переподготовку и повышение квалификации персонала
69082
Уровень затрат сбалансирован со степенью значимости
0,9
Уровень качества достаточно высокий
Рекомендуется снизить уровень затрат без снижения уровня качества
5.
Управлять мотивацией и стимулированием персонала
189267
Уровень затрат сбалансирован со степенью значимости
0,75
Уровень качества следует повысить
Рекомендуется повысить уровень качества без увеличения затрат
6.
Управлять социальным развитием персонала
Функция не выполняется
Функция не выполняется
Необходимо организовать выполнение функции
7.
Формировать трудовой коллектив
121901
Уровень затрат следует существенно снизить
0,7
Уровень качества следует повысить
Следует повысить уровень качества без увеличения затрат
8.
Управлять социальными и производственными конфликтами
22455
Уровень затрат сбалансирован со степенью значимости
0,85
Уровень качества достаточно высокий
Можно оставить функцию без изменений
9.
Осуществлять адаптацию персонала
6416
Функция выполняется частично
0,75
Уровень качества следует повысить
Следует выполнять функцию с возможным соответствующим увеличением затрат и повысить уровень качества
10.
Осуществлять найм, оценку и отбор персонала
176435
Уровень затрат следует существенно снизить
0,7
Уровень качества следует повысить
Следует повысить уровень качества без увеличения затрат
11.
Разрабатывать кадровую политику и стратегию
Функция не выполняется
Функция не выполняется
Необходимо организовать выполнение функции
12.
Осуществлять кадровое планирование
9624
Уровень затрат сбалансирован со степенью значимости
0,75
Уровень качества следует повысить
Следует повысить уровень качества без увеличения затрат
13.
Разрабатывать методику подбора и расстановки персонала
114555
Уровень затрат следует существенно снизить
0,9
Уровень качества достаточно высокий
Следует снизить уровень затрат без снижения качества
14.
Контролировать использование персонала
6980
Функция выполняется частично
0,75
Уровень качества следует повысить
Следует выполнять функцию с возможным соответствующим увеличением затрат и повысить уровень качества
15.
Разрабатывать нормативное и документационное обеспечение деятельности персонала
64158
Уровень затрат сбалансирован со степенью значимости
0,71
Уровень качества следует повысить
Следует повысить уровень качества без увеличения затрат
16.
Разрабатывать процедуру аттестации персонала
80596
Уровень затрат следует существенно снизить
0,68
Уровень качества следует повысить
Следует повысить уровень качества без увеличения затрат
17.
Осуществлять моральное стимулирование персонала
35287
Уровень затрат сбалансирован со степенью значимости
0,8
Уровень качества достаточно высокий
Можно оставить функцию без изменений
18.
Разрабатывать системы организации и оплаты труда
3838
Функция выполняется частично
0,8
Уровень качества достаточно высокий
Следует более полно выполнять функцию с соответствующим увеличением затрат
19.
Формировать корпоративную культуру
23027
Уровень затрат сбалансирован со степенью значимости
0,73
Уровень качества следует повысить
Следует повысить уровень качества без увеличения затрат
20.
Рассчитывать заработную плату сотрудникам
69140
Функция излишняя, необходимо передать ее выполнение другим отделам организации
0,8
Уровень качества достаточно высокий
Следует исключить выполнение функции
21.
Выдавать заработную плату сотрудникам службы персонала
9192
Функция излишняя, необходимо передать ее выполнение другим отделам организации
0,8
Уровень качества достаточно высокий
Следует исключить выполнение функции
22.
Поддерживать связь с внешними и внутренними источниками привлечения персонала
86184
Уровень затрат сбалансирован со степенью значимости
0,87
Уровень качества достаточно высокий
Можно оставить функцию без изменений
23.
Разрабатывать систему оценки и отбора персонала
57569
Уровень затрат сбалансирован со степенью значимости
0,9
Уровень качества достаточно высокий
Можно оставить функцию без изменений
24.
Разрабатывать систему тестирования персонала
69082
Уровень затрат следует существенно снизить
0,77
Уровень качества следует повысить
Следует повысить уровень качества без увеличения затрат
25.
Определять потребность в персонале
6416
Функция выполняется частично
0,8
Уровень качества достаточно высокий
Следует более полно выполнять функцию с соответствующим увеличением затрат
26.
Осуществлять нормирование и тарификацию труда
34889
Уровень затрат сбалансирован со степенью значимости
0,8
Уровень качества достаточно высокий
Можно оставить функцию без изменений
27.
Осуществлять кадровое делопроизводство
69777
Уровень затрат следует существенно снизить
0,7
Уровень качества следует повысить
Следует повысить уровень качества без увеличения затрат
28.
Формировать оргструктуру службы персонала
15267
Уровень затрат сбалансирован со степенью значимости
0,69
Уровень качества следует повысить
Следует повысить уровень качества без увеличения затрат
С учетом выявленных в результате анализа функций и затрат на их осуществление формулируются важнейшие задачи по совершенствованию организации труда и трудовых процессов работников отдела кадров предприятия:
избавление от лишних и несвойственных работникам отдела кадров функций;
организация выполнения функций, которые не выполняются в настоящее время;
организация полного выполнения основных функций;
сокращение затрат на выполнение основных функций;
повышение качества выполнения основных функций;
совершенствование функциональных взаимосвязей работников отдела кадров организации с другими функциональными подразделениями на основе нормативной схемы функциональных взаимосвязей;
повышение уровня регламентации деятельности работников отдела кадров организации;
компьютеризация процессов выполнения функций работников отдела кадров организации.
2 Разработка предложений по оптимизации системы управления отдела кадров ООО «К-Системс»
2.1 Организационная регламентация предлагаемых изменений в системе управления
При поиске путей совершенствования организации труда и трудовых процессов службы персонала были использованы следующие методы: «мозговая атака», метод контрольных вопросов.
Была сформирована экспертная группа в следующем составе: начальник службы персонала, работники отдела маркетинга и рекламы и специально приглашенный эксперт – специалист по работе с персоналом из сторонней организации.
На творческих совещаниях экспертной группы был поставлен ряд вопросов, ответы на которые сведены в таблице 2.1. Кроме того, при формировании таблицы были учтены варианты, предложенные работниками в социологическом опросе.
Таблица 2.1
Пути повышения эффективности деятельности отдела кадров предприятия
№
п/п
Вопросы, поставленные на творческих совещаниях
Ответ на поставленные вопросы
1
2
3
1.
Можно ли исключить вообще или передать другому подразделению какую-нибудь функцию, выполняемую отделом кадров организации?
Следует передать другим подразделениям организации выполнение следующих функций: рассчитывать заработную плату сотрудникам и выдавать заработную плату сотрудникам службы персонала в бухгалтерию организации
2.
Какие функции, относящиеся к компетенции отдела кадров, им не выполняются?
1. Не выполняются функции: управлять социальным развитием персонала, разрабатывать кадровую политику и стратегию.
2. Частично выполняются функции: осуществлять адаптацию персонала, контролировать использование персонала, разрабатывать системы организации и оплаты труда, определять потребность в персонале.
3.
Можно ли сократить затраты на выполнение каких – либо функций?
Следует сократить затраты на выполнение следующих функций: проводить аттестацию персонала, формировать трудовой коллектив, осуществлять найм, оценку и отбор персонала, разрабатывать методику подбора и расстановки персонала, разрабатывать процедуру аттестации персонала, разрабатывать систему тестирования персонала, осуществлять кадровое делопроизводство.
4.
Каким образом можно избавиться от излишних затрат?
1. Передать излишние функции другим подразделениям.
2. Автоматизировать процессы выполнения функций.
3. Стандартизировать отдельные документы, формы.
4. Упростить функциональные взаимосвязи с другими подразделениями организации.
5.
Осуществление каких функций можно передать на компьютеры?
При выполнении практически всех функций отдела кадров организации использовать компьютеры, но в первую очередь необходимо компьютеризировать функции: организовывать систему учета и отчетности, осуществлять стратегическое и тактическое планирование развития предприятия
6.
Как изменится уровень качества выполнения функций?
Повысится уровень качества выполнения следующих основных функций: управлять трудовой карьерой, управлять мотивацией и стимулированием персонала, осуществлять адаптацию персонала, осуществлять найм, оценку, отбор и подбор персонала
7.
Какие технические средства управления целесообразно приобрести в кабинет отдела кадров?
Техническими средствами управления кабинет отдела кадров организации оснащен полностью, возможно обновление конфигурации компьютера
Кроме того, на совещаниях экспертной группы обсуждаются следующие вопросы:
1. Какие другие мероприятия необходимо осуществить для повышения эффективности работы отдела кадров?
2. Как изменятся основные показатели деятельности организации в результате совершенствования работы отдела кадров?
3. Как изменится результативность труда работников организации?
4. Какой экономический и социальный эффект будет получен в результате реализации мероприятий по совершенствованию работы отдела кадров?
На каждый из вопросов, как правило, получают несколько вариантов ответов. Все варианты фиксируются в карточках идей, пример их заполнения приведен в таблице 2.2.
Таблица 2.2
Карточка идей
№
варианта
Сущность варианта
Преимущества варианта
Недостатки варианта
Проводить аттестацию персонала
01
Выполнять функцию «Проводить аттестацию персонала» при помощи стандартизированных методик, применяемых на других предприятиях
1. Низкие затраты
1. Не учитывается специфика организации
2. Необходимо обучать аттестирующего подходам к интерпретации результатов
Заключение.
Преимущества использования стандартизированных методик не перекрывают недостатков.
02
Выполнять функцию «Проводить аттестацию персонала» при помощи методики, разработанной специалистами предприятия
1. Учитывается специфика организации
2. Понятная специалисту организации методика интерпретации результатов аттестации
1. Значительные затраты на разработку методики
Заключение.
Данный вариант представляется более предпочтительным.
Управлять трудовой карьерой
01
Выполнять функцию «Управлять трудовой карьерой» на основе стандартного плана, повышение служебного положения после достижения определенного стажа
1. Низкие затраты на выполнение функции
2. Понятные работникам перспективы карьерного роста
1. Не учитываются особенности работников, их пригодность к повышению по службе
Заключение.
Преимущества низких затрат не покрывают недостатков, такой метод управления трудовой карьерой представляется нерациональным.
02
Выполнять функцию «Управлять трудовой карьерой» на основе результатов проводимых аттестаций, после каждой из которых корректировать план карьеры работников
1. Учитываются особенности, способности и трудовые усилия каждого работника
1. Высокий уровень затрат
2. Работники слабо себе представляют перспективы карьерного роста
Заключение.
В связи с учетом возможностей и способностей каждого работника предприятие получит более высокую отдачу, что положительно скажется на эффективности деятельности
Организовывать обучение, переподготовку и повышение квалификации персонала
01
Выполнять функцию «Организовывать обучение, переподготовку и повышение квалификации персонала» с использованием возможностей стороннего обучающего центра
1. Высокое качество обучения ввиду значительного опыта проведения обучающих программ
1. Высокие затраты на обучение
2. Нет возможности сразу применить полученные знания на практике ввиду отдаленности обучающего центра от производственных цехов
Заключение.
Преимущества использования опыта сторонних организаций не покрывают затрат на обучение
02
Выполнять функцию «Организовывать обучение, переподготовку и повышение квалификации персонала» с использованием методов наставничества
1. Низкие затраты на обучение
2. Совмещение получения теоретических знаний и практических навыков
1. Низкий опыт в проведении обучения у работников организации, которые по своим знаниям и умениям могли бы быть наставниками
Заключение.
Преимущества использования наставников в процессе обучения превышают недостатки.
Управлять мотивацией и стимулированием персонала
01
Выполнять функцию «Управлять мотивацией и стимулированием персонала» с использованием стандартной системы материальной мотивации
1. Низкие затраты на разработку системы мотивации
2. Понятные всем сотрудникам методы
3. Каждый сотрудник представляет себе, какой уровень зарплаты будет у него в данном периода
1. Не учитываются потребности и запросы работников
2. Низкий уровень мотивации сотрудников, которые равнодушны к незначительным изменениям уровня оплаты труда
Заключение.
Преимущества низких затрат на реализацию функции не покрывают недостатков
02
Выполнять функцию «Управлять мотивацией и стимулированием персонала» с использованием разработанной системы грейдов и индивидуальных пакетов премий и льгот
1. Учитываются потребности и запросы каждого работника, что повышает уровень стимулирования
1. Значительные затраты на разработку системы мотивации
Заключение.
Повышение уровня мотивированности приведет к росту производительности труда, что позволит быстро окупить затраты на разработку системы
Управлять социальным развитием персонала
01
Выполнять функцию «Управлять социальным развитием персонала» при помощи пакета компьютерных тестов «Персонал», приобретя его у специализированной организации
1. Повышение оперативности выполнения функции.
2. Увеличение коэффициента загрузки компьютера.