Повышение эффективности управления фирмой

Введение
1 Теоретические основы управления организацией
1.1 Управление организацией: основные понятия, специфика деятельности
1.2 Особенности управления организацией
1.3 Основные методы и модели анализа внешней и внутренней среды организации
2 Анализ системы управления в ООО «Артпринт Лайф»
2.1 Общая характеристика организации
2.2 Анализ основных показателей деятельности компании
2.3 Анализ эффективности системы управления организацией
3 Рекомендации повышения эффективности управления в ООО «Артпринт Лайф»
3.1 Мероприятия по совершенствованию деятельности организации
3.2 Обоснование эффективности предложенных мероприятий
Заключение
Список используемых источников

Повышение эффективности управления фирмой

Колебание рыночной конъюнктуры, цен, валютных курсов
Нестабильность величины спроса и прибыли организации
Работа с надежными партнерами. Уменьшение рисков. Поиск новых клиентов
Увеличение инвестиционной привлекательности рынка, на котором действует организация
Увеличение инвестиций
Привлечение инвестиций в развитие организации
Увеличение номенклатуры товаров организации
Рост спроса на товары и услуги
Расширение штата, увеличение объема оказываемых услуг
Увеличение темпов инфляции
Увеличение стоимости продаваемой продукции
Повышение цен на продаваемую продукцию и услуги
Правовые
Изменение законодательства РФ, налоговой политики
Необходимость изыскания финансовых ресурсов для покрытия установленных отчислений
Лоббирование своих интересов в областных и городских органах власти. Увеличение цен продаваемой продукции
На основе анализа внешней среды можно выделить возможности и угрозы организации, а также оценить их с точки зрения важности и степени влияния на стратегию организации. Анализ угроз представлен в таблице 4.
Таблица 4
Анализ угроз внешней среды
Вероятность реализации угрозы
Возможные последствия
Разрушение
Критическое состояние
Тяжелое состояние
Незначительные последствия
Высокая
-
-
Ужесточение потребительского законодательства, увеличение ответственности за качество продукции и услуг
-
Средняя
-
-
Увеличение темпов инфляции
-
Низкая
-
Колебание рыночной конъюнктуры, цен, валютных курсов
Изменение законодательства РФ, налоговой политики
-
Во внешней среде присутствуют факторы, способные привести организацию в критическое или тяжелое состояние в случае их игнорирования и непринятия своевременных решений. К остальным угрозам со стороны высшего руководства организации должен быть обеспечен внимательный и ответственный подход по смягчению или устранению последствий их возможного проявления. Необходим контроль за качеством продукции и услуг. Анализ возможностей внешней среды представлен в таблице 5.
Таблица 5
Анализ возможностей внешней среды
Вероятность использования возможности
Возможные последствия
Сильное
Умеренное
Малое
Высокая
Увеличение инвестиционной привлекательности рынка, на котором действует компания
Стабильный рост спроса на товары и услуги рынка
-
Средняя
-
НТП в сфере деятельности компании. Возрастающие потребности населения
-
Низкая
Расширение ассортимента производимой продукции и услуг
-
-
Анализ возможностей показывает, что на данном этапе существования перед ООО «Артпринт Лайф» появляется широкий ряд возможностей, реализация которых может привести к положительным последствиям. Наибольшее значение имеет реализация возможностей связанных с увеличением привлекательности рынка продукции и услуг, а также стабильный рост спроса на продукцию ООО «Артпринт Лайф». Для высшего руководства реализация данных возможностей должна стать первостепенной задачей.
Наиболее известной маркетинговой моделью описания конкуренции на рынке, используемой в отечественной и зарубежной литературе, является модель пяти сил конкуренции Портера. Рассмотрим конкурентоспособность деятельности ООО «Артпринт Лайф» при помощи пятифакторной модели анализа конкуренции М. Портера, представленной на рисунке 3.
Рисунок 3 – Пять движущих сил конкуренции по М. Портеру
На рисунке 3 представлены все 5 движущих сил М. Портера: конкуренция среди существующих компаний, услуги-заменители, угроза появления на рынке новых компаний, поставщики и покупатели. Исходя из этого, можно распределить перечисленные выше силы по степени доминирования.
Наиболее важной и влияющей силой отраслевой конкуренции для ООО «Артпринт Лайф» является рыночная власть потребителей (60% влияния). Следующей за ней по значимости идет – конкуренция среди существующих компаний (30% влияния). Остальные три силы, хотя и имеют влияние на конкуренцию в рассматриваемой отрасли, но по сравнению с перечисленными выше двумя, это влияние не значительное (приблизительно 10%). Следовательно, основная стратегия маркетинга – борьба за потребителя (то есть за клиентов фирмы).
По состоянию на 1 января 2012 года балансовая стоимость имущества ООО «Артпринт Лайф» составила 9584 тыс. руб., что на 1275 тыс. руб. или 15,3% больше соответствующего показателя на начало отчетного 2011 года. На конец 2011 года доля текущих (оборотных) активов в валюте баланса компании составляет 36,3%, иммобилизованных (внеоборотных) – 63,7%. Рост величины активов ООО «Артпринт Лайф» прежде всего, связан с ростом внеоборотных активов на 717 тыс. руб. (13,3%).
Основную роль в общей сумме внеоборотных активов играют долгосрочные финансовые вложения (46,7%) и основные средства (37,1%). Такое соотношение позволяет говорить о «легкой» структуре имущества компании, что, в свою очередь, отражает мобильность ее активов. Основным источником формирования имущества ООО «Артпринт Лайф» в анализируемом периоде являются заемные и привлеченные средства. Доля заемных и привлеченных средств в валюте баланса на 1 января 2012 года составила 85%. Доля собственных средств в общей сумме источников компании на последний день отчетного периода составила 15%. Рост величины собственных средств в течение анализируемого периода составил 32,4%, что связано с увеличением на 34,5% нераспределенной прибыли. Перейдем теперь к анализу показателей финансовой устойчивости ООО «Артпринт Лайф» (таблица 6).
Таблица 6
Анализ показателей финансовой устойчивости
Показатель
Значение показателя
Изменение показателя
На 01.01.2011г.
На 01.01.2012г.
1. Коэффициент автономии
0,13
0,15
0,02
2. Коэффициент покрытия инвестиций
0,72
0,71
-0,01
Финансовая устойчивость – это стабильность финансового положения компании, обеспечиваемая достаточной долей собственного капитала в составе источников финансирования. Достаточная доля собственного капитала означает, что заемные источники финансирования используются компанией лишь в тех пределах, в которых оно может обеспечить их полный и своевременный возврат. Как уже было отмечено, основным источником формирования имущества ООО «Артпринт Лайф» в анализируемом периоде являются заемные и привлеченные средства, что обусловлено активной реализацией компанией крупномасштабных проектов. В связи с этим, значение коэффициента автономии, которое характеризует долю собственных средств компании в валюте баланса, на последний день отчетного периода составило 0,15. В то же время, наиболее объективную оценку устойчивости компании дает коэффициент покрытия инвестиций (коэффициент финансовой независимости), который показывает, какая часть общей стоимости активов компании сформирована за счет наиболее надежных источников финансирования, т.е. не зависит от краткосрочных заемных средств. В данном случае его величина, равная 0,71, показывает, что сумма собственного капитала заметно больше заемного.
При расчете следует учитывать, что под собственным капиталом организации подразумеваются также долгосрочные источники финансирования, поскольку выплаты по данному виду обязательств не предусмотрены в следующем году, а, следовательно, по своей экономической сущности на текущий период они в полной мере удовлетворяют критериям собственных средств. Анализ ликвидности представлен в таблице 7.
Таблица 7
Расчеты ликвидности
Показатель ликвидности
На 01.01.2011г.
На 01.01.2012г.
Изменение показателя
Расчеты и рекомендованное значение (РЗ)
1. Коэффициент текущей (общей) ликвидности
1,23
1,12
-0,11
Отношение текущих активов к краткосрочным обязательствам.
РЗ: 1,0-1,5
2. Коэффициент быстрой (промежуточной) ликвидности
0,68
0,36
-0,32
Отношение ликвидных активов к краткосрочным обязательствам.
РЗ: 0,5-0,8
3. Коэффициент абсолютной ликвидности
0,06
0,02
-0,04
Отношение высоколиквидных активов к краткосрочным обязательствам.
РЗ: 0,05-0,1
Внешним проявлением финансовой устойчивости компании выступает платежеспособность, то есть способность ООО «Артпринт Лайф» своевременно и полностью выполнить свои платежные обязательства, вытекающие из торговых, кредитных и иных операций платежного характера. Способность ООО «Артпринт Лайф» вовремя платить по своим краткосрочным обязательствам называется ликвидностью. Иначе говоря, компания считается ликвидной, если она в состоянии выплатить свои краткосрочные обязательства, реализуя текущие активы. Коэффициент текущей ликвидности дает общую оценку ликвидности компании.
По итогам 2011 года коэффициент текущей (общей) ликвидности составил 1,12. Значение показателя свидетельствует о том, что ООО «Артпринт Лайф» в состоянии покрыть свои текущие обязательства за счет имеющихся оборотных средств. Значение коэффициента быстрой ликвидности (0,36) показывает, какую часть текущей задолженности организация может покрыть в ближайшей перспективе при условии погашения дебиторской задолженности (показатель аналогичен коэффициенту текущей ликвидности, но из расчета исключается наименее ликвидная часть оборотных активов – запасы). Третий из коэффициентов – (коэффициент абсолютной ликвидности), характеризующий способность организации погасить всю или часть краткосрочной задолженности за счет денежных средств, имеет значение (0,02) при рекомендуемом значении от 0,05. На конец 2011 года наблюдаются низкие значения показателей ликвидности, что связано со снижением остатков денежных средств и дебиторской задолженности. Обзор результатов деятельности компании ООО «Артпринт Лайф» представлен в таблице 8.
Таблица 8
Анализ результатов деятельности ООО «Артпринт Лайф»
Показатель
Значение показателя
Изменение показателя
2010 г.
2011 г.
Абсолютное изменение, тыс. руб.
Относительное изменение, +/-%
1. Выручка от продажи товаров, продукции, работ, услуг
523308,0
589915,0
66607,0
+13
2. Расходы по обычным видам деятельности
484010,5
488249,8
4239,3
+1%
3. Прибыль (убыток) от продаж
39297,5
101665,2
62367,7
+159%
4. Прочие доходы
28053,6
56706,3
28652,7
+102%
5. Прочие расходы
26759,4
101990,8
75231,4
+281%
6. Прибыль до налогообложения
40591,7
56380,7
15789,0
+39%
7. Чистая прибыль (убыток) отчетного периода
29208,2
40858,4
11650,2
+40%

Отметим, по сравнению с 2010 годом в текущем году возросла как выручка от реализации, так и расходы по обычным видам деятельности. ООО «Артпринт Лайф» получило прибыль от продаж в размере 101665,2 тыс. руб., что составляет 17,2% от выручки. Чистая прибыль компании по итогам 2011 года составила 40858,4 тыс. руб., что на 40% превышает соответствующий показатель 2010 года.
Таким образом, можно сделать вывод, что анализ основных показателей деятельности ООО «Артпринт Лайф» показал, что в целом деятельность компании по данному направлению весьма эффективна. Перейдем теперь к анализу эффективности системы управления организацией ООО «Артпринт Лайф».
2.3 Анализ эффективности системы управления организацией
Анализ эффективности системы управления организацией включает в себя изучение 2 основных направлений: анализ внутренней среды (управления персоналом) и анализ внешней среды (взаимодействие с внешним окружением).
К основным направлениям деятельности отдела по управлению персоналом ООО «Артпринт Лайф» можно отнести следующие:
- кадровое планирование;
- поиск, отбор, найм персонала;
- адаптация персонала;
- обучение персонала;
- оценка и аттестация персонала;
- мотивация и стимулирование персонала.
Проведем более подробный анализ каждого из этих направлений.
1. Прогнозирование и планирование персонала.
Основой прогнозирования потребности в персонале являются стратегия ООО «Артпринт Лайф» в целом, система целей в долгосрочной перспективе, ситуация на региональном рынке труда и результаты мониторинга персонала. Планирование потребности в персонале на год осуществляется по структурным подразделениям компании с уточнениями в течение этого периода. Основой планирования численности персонала являются планы производства, технического перевооружения и организационных мероприятий. Основой планирования численности и профессиональной структуры персонала, для расчета которой нет установленных нормативов, является описание персонала мест или конкретизация функциональных обязанностей по каждой профессии (специальности).
2. Поиск, отбор, найм персонала.
Отбор персонала осуществляется в ООО «Артпринт Лайф» на конкурсной основе при наличии вакансии на должности: руководители (заместители руководителей) и ведущие специалисты отделов.
Система поиска и отбор новых сотрудников призвана с высокой степенью вероятности предсказывать профессиональную успешность кандидатов, давая возможность отбирать наиболее перспективных сотрудников и способствовать своевременному заполнению вакансий в ООО «Артпринт Лайф».
Отбор персонала в ООО «Артпринт Лайф» предполагает решение следующих задач:
- установление квалификационных требований к должности (наличие должностных инструкций);
- определение личностных и деловых качеств, необходимых для эффективного выполнения работы (на основании заявки на поиск и отбор кандидата на работу);
- поиск источников кадрового пополнения и выбор методов отбора подходящих кандидатов.
Поиск работников для замещения вакантных должностей ООО «Артпринт Лайф» проводится по двум направлениям: внешний рекрутинг – заполнение вакансий за счет привлечения кандидатов со стороны; внутренний отбор – заполнение вакансий за счет работников, уже работающих в компании.
В целях организации внешнего рекрутинга персонала на замещение вакантной должности (зам. начальника отдела, менеджер отдела и т.п.) создается конкурсная комиссия в составе:
- председателя комиссии – начальник отдела по работе с персоналом;
- секретарь – менеджер отдела по работе с персоналом;
- начальник отдела, где имеется вакансия;
- другие высококвалифицированные специалисты ООО «Артпринт Лайф».
На основании заявки руководителя структурного подразделения ООО «Артпринт Лайф», в зависимости от категории вакантной должности, отдел по работе с персоналом:
- проводит размещение рекламы в средствах массовой информации;
- доводит информацию о вакансии до сведения сотрудников;
- осуществляет контакты со средними и высшими учебными заведениями;
- обращается в кадровые агентства, подразделения службы занятости;
- рассматривают рекомендации работников предприятия о потенциальных кандидатах;
- подбирают кандидатов из списков резерва для выдвижения на вышестоящую должность.
На основании осуществляемого сбора резюме соискателей работы происходит постоянное обновление списка кандидатов для замещения вакантных должностей.
Потенциальные кандидаты на замещение вакантных должностей представляют резюме в отдел по управлению персоналом, обобщенная информация по поступившим резюме передается на рассмотрение председателю конкурсной комиссии, руководителю структурного подразделения и другим членам комиссии.
К резюме кандидат может приложить рекомендательные письма с прежнего места работы, характеристику, любые другие документы, которые могут характеризовать его профессиональные и личные качества.
Руководитель структурного подразделения изучает сведения, приведенные в резюме кандидата. Сотрудники отдела по работе с персоналом проводят предварительное собеседование с кандидатом.
Комиссия использует различные методы оценки профессиональных, деловых и личностных качеств кандидатов (изучение документов, собеседование, анкетирование, тестирование, выполнение специальных заданий, проведение деловых игр, связанных с будущей работой и другое). При проведении конкурса документов конкурсная комиссия оценивает кандидатов на основании представленных ими документов. На этом этапе рассмотрения документов, кандидатура отклоняется при несоответствии квалификации, опыта работы кандидата квалификационным требованиям по вакантной должности.
Кандидаты, соответствующие требованиям, предъявляемым к должности, направляются для оценки деловых и личностных качеств методом тестирования. Тестовые (психофизиологические) исследования в ООО «Артпринт Лайф» применяются:
- по должностям руководителей (всех уровней): способность принимать и брать ответственность за самостоятельные решения; лидерские качества; уровень интеллекта; оценка соответствия стандарту по должности;
- по должностям ведущих специалистов (исполнительного аппарата): уровень интеллекта; оценка специальных способностей и уровня профессиональных знаний; исполнительность, ответственность; оценка соответствия стандарту по должности;
- для лиц, не имеющих профессионального опыта: уровень интеллекта; исполнительность, ответственность; оценка соответствия стандарту по должности.
Результаты психологического отбора передаются на рассмотрение конкурсной комиссии и носят рекомендательный характер.
Конкурсная комиссия проводит индивидуальное собеседование, решение кандидатом проблемных ситуаций, исходя требований по должности.
Кандидат также представляет справки по установленной форме о состоянии здоровья с учетом дополнительных требований, предъявляемых по замещаемой вакантной должности.
Решение по оценке результатов проведенных конкурсных мероприятий принимается на заседании конкурсной комиссии. Заседание считается правомерным, если на нем присутствует не менее двух третей ее состава. Решения комиссии по результатам проведения конкурса принимаются открытым голосованием простым большинством голосов присутствующих на заседании членов комиссии, и оформляется протоколом, который подписывают все члены комиссии.
В случае приема сотрудника с испытательным сроком контролируется прохождения испытания кандидатом.
В ходе прохождения испытания устанавливается:
- справляется ли работник с объемом возложенных на него обязанностей, а рабочий – с производственными заданиями;
- своевременность исполнения обязанностей по должности или выполнения работ по профессии;
- правильность и качественность выполнения работ;
- степень самостоятельности в выполнении работы.
В период прохождения испытания за сотрудником закрепляется лицо, которое является ответственным за осуществление процесса испытания. Ответственным за прохождение испытания может быть:
- непосредственный руководитель сотрудника;
- куратор.
При прохождении испытания производится обязательное документирование данного процесса. В зависимости от должности, уровня профессиональной подготовки и квалификации сотрудника составляется следующие документы.
1. При приеме на работу сотрудника, не имеющего опыта работы по специальности, молодого специалиста, рабочего составляется план прохождения испытания. План составляется руководителем структурного подразделения или наставником, назначаемым приказом о приеме на работу. В плане отражаются основные мероприятия испытания и сроки их выполнения, ответственные за их проведение.
2. При приеме на работу на должность руководителя среднего и низшего звена руководителем структурного подразделения, либо куратором составляется отзыв о прохождении испытания. Отзыв составляется по итогам всего испытания, либо по результатам отдельных его этапов.
Испытательный срок для принимаемых на работу сотрудников необходим по двум причинам:
- выяснения профессиональных и личных качеств претендента, необходимых для выполнения им своих обязанностей;
- прохождения периода адаптации, в этом случае адаптация и прохождение испытания совпадают.
Описанная система подбора и отбора персонала позволяет:
- производить наем наиболее квалифицированного персонала;
- уменьшить финансовые затраты на обеспечение персоналом организации;
- оперативно заполнять вакансии;
- сократить сроки адаптации новых работников;
- прогнозировать потребность в персонале.
3. Система адаптации персонала.
В Уставе ООО «Артпринт Лайф» нет положений об адаптации новых сотрудников на предприятии. Также на предприятии нет специального документа (например, Положения об адаптации), регулирующих такую сторону управления персоналом, как адаптацию новых работников. Несмотря на то, что в Уставе предприятия нет положений об адаптации персонала, новые сотрудники все равно проходят процесс адаптации, т.к. без стадии адаптации персонала не обходится работа ни одного предприятия – такой тип адаптации называется стихийной адаптацией.
Результаты исследования выявили следующие особенности процесса адаптации новых сотрудников в ООО «Артпринт Лайф»:
- на предприятии отсутствует продуманная, разработанная система адаптации новых сотрудников, не создано научно-методическое и психологическое сопровождение процесса адаптации новых сотрудников;
- новые сотрудники, как рабочие, так и управленческий персонал, проходят стихийную адаптацию к работе на предприятии;