Правила служебного этикета в процессе межличностной коммуникации персонала организации.

Оглавление

Введение
Глава 1. Теоретические аспекты межличностной коммуникации в организации
1.1. Понятие о коммуникациях. Значение коммуникаций в организации
1.2. Взаимосвязь коммуникаций и информации. Элементы коммуникаций
1.3. Основные ошибки в коммуникационном процессе
Глава 2. Правила служебного этикета в организации
2.1. Служебно-деловой этикет как основа успеха организации
2.2. Основные правила служебного этикета
2.3. Основные положения служебно-деловой этики для разных уровней отношений в организации
Заключение
Список источников и литературы

Правила служебного этикета в процессе межличностной коммуникации персонала организации.

1.2. Взаимосвязь коммуникаций и информации. Элементы коммуникаций
Известно, что одним из основных условий функционирования любой системы является движение в ней потоков информации. Понятия «коммуникация» и «информация» тесно связаны единым процессом управления в организации, но они не тождественны. Информация — совокупность конкретных сведений, необходимых субъекту для выполнения цели, коммуникация — связующий процесс, проявление сущности человека и его отношений с другими людьми, — это явление социальное. Основу коммуникации составляют интересы людей, опыт, долг, ответственность, ценности, интуиция. Коммуникабельный человек — это человек, склонный, способный к установлению контактов и связей, легко устанавливающий их. Коммуникабельность, которая осуществляется в группе, является механизмом, с помощью которого члены группы выражают свое отношение к происходящему, к новой информации.
Информация возникает, существует и передается благодаря коммуникации. Именно информация является и целью, и средством коммуникации. Без информации нет смысла устанавливать контакты и связи. Но информация эффективна в том случае, когда она нужна, понимаема и соответствует определенным интересам. Коммуникация  это связующий процесс, необходимый для реализации управленческих функций. В коммуникационном процессе можно выделить семь основных элементов:
Источник. В организациях источником коммуникации обычно являются сотрудники со своими идеями, намерениями, информацией.
Отправитель — это тот, кто непосредственно передает сигнал. Зачастую источник и отправитель выступают в одном лице3.
Сообщение — это собственно информация, закодированная с помощью символов. Кодирование превращает идею в сообщение.
Канал — это средство, с помощью которого передается сообщение, передаточный механизм от источника к получателю.
Получатель. Каждый получатель декодирует, интерпретирует, расшифровывает сигнал, используя свой опыт или предлагаемые рекомендации.
Обратная связь. На современный подход к коммуникации повлияло развитие кибернетики: обратная связь в коммуникационном процессе играет важнейшую роль. С помощью обратной связи руководитель может оценить, насколько эффективно он осуществляет коммуникацию, и повысить точность коммуникации в будущем. Руководитель устанавливает критерии для подчиненных, контролирует результаты, корректирует. Процесс обратной связи является важным этапом принятия решений. Все это еще раз подчеркивает роль коммуникации в регулировании и саморегулировании.
Помехи, барьеры и информационный шум нарушают качество сигнала. Помехами могут служить: отвлечения, неправильная интерпретация, семантические проблемы, статусное различие отправителя и получателя, получатель слышит то, что хочет слышать.
Барьерами в коммуникации могут стать: сложная иерархическая структура в организации — чем больше и сложнее организация, тем с большими изменениями через нее проходит информация; исходная информация, если она плохо организована, закодирована. При кодировании и расшифровке барьерами могут стать язык и культура, обычаи и традиции. Отправитель и получатель имеют разные индивидуальные особенности, разное восприятие.
Итак, поддерживать порядок в организации, получать информацию, перерабатывать ее и принимать решения, т.е. управлять, можно только с помощью коммуникаций.
1.3. Основные ошибки в коммуникационном процессе
Основные компоненты и этапы процесса коммуникации имеют стабильную последовательность. Благодаря обратной связи и коррекции она приобретает замкнутый — кольцеобразный характер.
Особенности содержания каждого из компонентов и этапов коммуникативного процесса наиболее полно отражены в требованиях к «хорошей коммуникации», а также — в наиболее типичных для них ошибках и «барьерах» коммуникации. Трудности и источники ошибок («барьеры») коммуникаций столь же разнообразны, как многообразна сама психика.
Перцептивно-интерпретационные ошибки (обусловленные восприятием). Люди по-разному воспринимают одни и те же ситуации, выделяют в них главные, по их мнению, особенности.
Диспозиционные ошибки обусловлены различиями в социальных, профессиональных и жизненных установках людей, вступающих в коммуникативный обмен.
Статусные ошибки возможны вследствие больших различий в организационном статусе коммуникантов. Очень хорошо известно, как трудно бывает понять «большому руководителю» нужды «простого рабочего».
Семантические барьеры возникают из-за того, что понятия естественного языка обладают свойством полисемичности, т.е. многозначности и наличием ряда смысловых оттенков4.
Невербальные преграды. Хотя вербальные средства являются основными при коммуникациях всех видов, заметную роль играют невербальные средства.
Плохо сформулированное сообщение. «Туманность» распоряжений, их двусмысленность, наличие в них неопределенных понятий, бедность лексических средств, использование слов в переносном смысле, повторы, использование жаргона и «бытовизмов», просто косноязычие — все это непосредственные, очень распространенные и достаточно очевидные причины ошибок коммуникаций.
«Ошибки страха». Часто руководитель не получает истинную информацию от подчиненных или получает ее в искаженном и приукрашенном виде по причине страха подчиненных перед ним.
Глава 2. Правила служебного этикета в организации
2.1. Служебно-деловой этикет как основа успеха организации
Как и в любом обществе, взаимоотношения на работе регулируют правилами внутреннего распорядка, бизнес-этикета, служебных инструкций. В них отображены специфика деятельности фирмы, особенности ее взаимодействия с партнерами и клиентами. К примеру, банковское дело и продажа косметики или, допустим, спортивных товаров существенно отличаются друг от друга. Следовательно, этикет служебного поведения в этих компаниях тоже имеет различия.
Однако в любом случае главной задачей правил служебного поведения остается необходимость создания условий для гармоничного, взаимокомфортного сочетания плодотворной деятельности фирмы и работы каждого сотрудника. От того, насколько хорошо служащие знают деловой этикет, правильно понимают этику корпоративного поведения и соизмеряют свои действия со служебными инструкциями, зависят не только личные достижения каждого, но и атмосфера внутри офиса, способствующая успеху общего дела. В противном случае благополучие компании и профессиональный рост каждого ее работника становится невозможным, так как возникает противоречие между целями и условиями труда. 5.
В наше время люди, сознательно идущие на конфронтацию с принятыми в компании правилами и традициями служебного стиля поведения, встречаются довольно редко. Многие проблемы вызваны их упорным нежеланием отказаться от привычной одежды или от курения на работе, что идет в разрез с понятиями корпоративной культуры, профессиональной этики и почти всегда приводит к увольнению. Опыт показывает, что 88 % конфликтов на работе вызваны несоблюдением или нарушением этикета служебного поведения. Между тем в этих правилах нет ничего сложного. Работа в любом коллективе подразумевает наличие у сотрудников таких качеств, как уважительное отношение к коллегам, терпимость, уравновешенность, стрессоустойчивость, дружелюбие, умение правильно вести себя в конфликтной ситуации, способность к диалогу, компромиссам и т. д. Деловой этикет предъявляет такие же серьезные требования и к культуре поведения посетителей. Тот, кто пришел в учреждение, обычно ведет себя как гость в доме малознакомого хозяина: без разрешения сотрудников не заходит в кабинет, не стучит дверьми, вежливо здоровается с теми, к кому обращается, терпеливо ждет, если они заняты неотложным делом, не устраивает сцен в случае отказа.
Служебный этикет предполагает не только внешнюю вежливость, но и деловую обязательность, точность. Неэтично, неуважительно по отношению к товарищам опаздывать на совещания, небрежно делать какую-то часть совместной работы, сваливая ее на других, забывать о мелких поручениях, обещаниях что-то выяснить, кому-то помочь,
То, как они себя ведут, как общаются между собой, как работают с клиентами, как они одеты, как выглядят, говорит о каждом из них и о компании в целом, создает ее репутацию и позитивный имидж. Соответствие внутреннего и внешнего стиля, то есть сочетание высокого качества работы и достойного внешнего оформления бизнеса, как правило, характерно для удачливых фирм с высоким уровнем корпоративной культуры. Многие фирмы разрабатывают кодексы чести, напоминающие по форме свод законов, отображающие главные приоритеты их профессиональной деятельности и внутренней стратегии. Основные правила этикета служебного поведения, тем не менее, имеют много общего и сведены к следующим рекомендациям. Иными словами — соблюдение служебного этикета помогает эффективной работе, личному успеху и авторитету, успеху всего коллектива. Наиболее подробно в следующем параграфе рассмотрим общие правила служебного этикета.
2.2. Основные правила служебного этикета
Деловая этика – это свод неписаных (а иногда и писаных) правил для современного бизнесмена. Именно она определяет внешний вид, стиль работы, взаимоотношения с партнерами, правила документооборота.
В подавляющем большинстве случаев деловая этика формировалась на протяжении длительного времени под влиянием определенной культуры. Недаром, в разных регионах земного шара дипломатический протокол различен. Также отличаются способы, сроки, места ведения бизнес - переговоров, заключения сделок и т.д. Хотя в настоящее время наблюдается процесс своеобразной диффузии (взаимного проникновения) этических норм разных культур друг в друга. Страны с менее развитым бизнесом и экономикой стараются налаживать экономические связи с более развитыми странами. Если вы хотите получить что-то от вашего партнера – вам надо ему «понравиться». Одним из способов «понравиться» является повторение стиля, жестов и мимики вашего партнера. Причем этот закон психологии в бизнесе работает как часы. В поле бизнеса повторение стиля партнера означает безусловное восприятие его способа ведения переговоров, стиля одежды и т.д. Вот так, стараясь налаживать деловые контакты, многие страны и народы впускают к себе в дом несвойственные им привычки и этические нормы.
В современном мире развился некий стереотип успешного делового человека. Это индивидуум обязательно в белой рубашке и деловом костюме, который строго придерживается определенных правил ведения бизнеса, общения с партнерами и конкурентами, четко ведет деловую документацию. С одной стороны все это уничтожает до определенного момента национальные традиции, но с другой стороны в данной ситуации слово «одинаковый» является синонимом слова «понятный». Ведь бизнес – это только игра, а в каждой игре есть свои единые правила, которым все игроки должны подчиняться.
В настоящее время нормальный этический бизнесмен придерживается определенных этических правил при ведении своего бизнеса. Эти правила таковы:
1. Предприниматель свято верит, что его деятельность нужна не только ему, но еще обществу в целом и отдельным его представителям в частности.
2. Бизнесмен верит в людей вокруг себя. Он верит, что они хотят и умеют работать вообще, и с ним в частности.
3. Он относится к бизнесу как к творчеству, верит в него, вкладывает в него душу.
4. Предприниматель четко понимает важность сотрудничества, но и признает необходимость конкуренции.