Управление командой

Содержание
Введение
Глава 1. Элементы системы управления командой
1.1Сущность системы управления командой
1.2Коммуникации в системе управления командой
1.3 Социальные взаимодействия и деловое общение внутри организации
Глава 2. Эффективность управления командой
2.1 Роль PR-менеджера в управлении командой
2.2 Управления командой на примере ГБУ МЦ «Лидер»
Заключение
Список литературы:

Управление командой

1.2 Коммуникации в системе управления командой
В целом, коммуникационные процессы, в которых участвуют организации, могут быть разделены на две крупные сферы:
- коммуникация внутри организаций;
- внешняя коммуникация.
Обе эти сферы входят в компетенцию службы PR. Аббревиатура PR расшифровывается «public relations» — связи с общественностью. PR — это управленческая деятельность, профессиональное управление репутацией компании.
Связи с общественностью (PR) в социальной сфере — это деятельность, направленная на формирование, поддержку и развитие нужных (чаще всего позитивных) отношений к людям, организациям, объектам, событиям, идеям и т. д., формирование у людей позитивных моделей поведения. PR-проект в социальной сфере направлен, в первую очередь, на позитивные изменения существующейситуации.1 Связи с общественностью (PR) в социальной сфере — самая древная отрасль и сфера PR. Первые масштабные социальные PR-кампании — это, например, распространение христианства.
К области социального PR традиционно относят социальные, спонсорские и благотворительные проекты коммерческих структур и деятельность некоммерческих организаций и общественных объединений. Принадлежность к социальному PR определяется чаще всего содержательным контентом — то есть это PR-активности в традиционно «социальных сферах» — спорт, культура, помощь социально-уязвимым гражданам, благотворительность, донорство, волонтерство и т. д.
Под системой внутренних коммуникаций организации (далее ВК) понимается совокупность информационных каналов, позволяющих передавать сведения делового, интеллектуального и эмоционального содержания внутри организации между сотрудниками. При этом можно выделить в качестве субъектов коммуникаций топ -, линейный менеджмент и сотрудников специализированных подразделений (HR, PR), осуществляющих работу с ВК в организации.
Прежде чем говорить о критериях оценки эффективности системы внутренних коммуникаций, пожалуй, следует определить, какой она в идеале должна быть. Система ВК в любой организации, независимо от рода ее деятельности, должна отвечать принципам открытости, простоты и понятности, регулярности, достаточности, комплексности, достоверности и своевременности. Частыми ошибками при построении системы внутренних комммуникаций в организации являются отсутствие единого информационного пространства в компании, перспективах ее развития, позиционирования на рынке, или, например, несвоевременность распространения внутри организации внешней информации, которая выходит за стены компании. Бывали случаи, когда сотрудники узнавали о внедрении новых продуктов или назначении ключевых руководителей своей организации из новостей и газет. И, конечно, это серьезно подрывает доверие персонала к руководству компании, как следствие, снижается лояльность, мотивация на работу, увеличивается текучесть персонала.
Коммуникации должны быть ясными, точными, давать необходимую информацию, относящуюся к професииональной деятельности и создавать атмосферу доверия, улучшать социально-психологический климат в коллективе. Например, 39% сотрудников западных компаний заявляют, что нужная им информация доходит до них слишком поздно, а еще более половины (62% сотрудников) считают, что распространяемая в компании информация не имеет отношения к профессиональной деятельности. Как следствие этого 60% из опрошенных сотрудников хотят сменить работу. Вот вам и причинно-следственная связь между эффективностью системы ВК и результатами деятельности организации, ведь ни для кого ни секрет, что смена состава, текучесть персонала требует серьезных вложений в адаптацию, и проходит немало времени (от 3 до 9 месяцев) пока новые сотрудники выйдут на уровень «самоокупаемости» (когда экономический результат деятельности нового сотрудника превышает вложенные в него инвестиции).
Каковы же критерии оценки эффективности системы внутренних коммуникаций? Прежде всего, это количество коммуникационных каналов и «качество» выполнения совместных работ, требующих усилий разных подразделений компании одновременно. Количество промежуточных звеньев при передаче информации и количество распространяемых слухов – несомненно также показательны. Разумеется, своевременность распространения информации и адекватность применения информационных каналов в зависимотси от размеров бизнеса и сферы деятельности также выделяются в качестве важных критериев оценки эффективности системы ВК. Также это наличие баланса между вертикальными и горизонтальными коммуникациями внутри компании, между документированной (формальной) информацией и вербальными средствами ВК. Состояние социально-психологического климата в коллективе также отражает состояние системы внутренних коммуникаций в компании.
Если необходимо создать позитивный имидж компании на рынке, своевременно доводить необходимую информацию до сотрудников и, как следствие, повысить общую управляемость компанией, повысить эффективность работы, мотивацию персонала и оперативную деятельность на рынке, улучшить социально-психологический климат в коллективе, то необходимо создавать эффективную систему внутренних коммуникаций.
Признаки хорошей внутренней коммуникации:
- Информативность — это должен быть не просто набор слов, а что-то, что как-то повлияет на работу.
- Ясность — сообщение должно быть составлено с учетом восприятия тех, кому оно предназначено.
- Своевременность. Сотрудники должны получать необходимую информацию раньше, чем она выходит за пределы фирмы и предоставляется клиентам, партнерам, конкурентам.
- Независимость и беспристрастность — любая ложь или недосказанность все равно рано или поздно вскроются.
- Лаконичность.
Внешние коммуникации - это коммуникации между организацией и средой. Факторы внешней среды очень сильно влияют на деятельность организации. От этих факторов зависят коммуникационные потребности организации. Если бы нужно было проанализировать, о чем говорят, пишут и читают в действительности люди в организации, основное внимание пришлось бы сосредоточить на каких-то вопросах, которые связаны с потребностями информационного взаимодействия с внешним окружением, которое влияет или будет влиять на организацию.
Организации пользуются разнообразными средствами для коммуникаций с составляющими своего внешнего окружения. С имеющимися и потенциальными потребителями они сообщаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок. В сфере отношений с общественностью первостепенное внимание уделяется созданию определенного образа, имиджа организации на местном, общенациональном или международном уровне. Организациям приходится подчиняться государственному регулированию и заполнять в этой связи пространные письменные отчеты. В своих ежегодных отчетах любая компания сообщает информацию по финансам и маркетингу, а также приводит сведения о своем размещении, возможностях карьеры, льготах и т. п. Используя лоббистов и делая взносы в пользу разных политических групп, комитетов, организация пытается влиять на содержание будущих законов и постановлений. Организация, где есть профсоюз, должна поддерживать связь с законными представителями лиц, работающих по найму. Если профсоюз в данной организации отсутствует, она может общаться со своими работниками ради того, чтобы профсоюз не появился. Это лишь немногие примеры из всего разнообразия способов реагирования организации на события и факторы внешнего окружения. Еще раз подчеркнем, что обсуждения, собрания, телефонные переговоры, служебные записки, видеоленты, отчеты и т. п., циркулирующие внутри организации, зачастую являются реакцией на возможности или проблемы, создаваемые внешним окружением.
Для начала необходимо провести диагностику существующей системы коммуникаций. Например, выяснить, проводятся ли собрания компании, есть ли корпоративный интранет-портал, доска объявлений или доска почета, где расположены фотографии сотрудников и перечень их достижений, понять, через кого и как быстро распространяются слухи, проводятся ли в компании опросы мнений, анкетирование, внутрикорпоративное обучение.
Следующий этап – создание единого информационного пространства, разработка политики и стандартов компании в области ВК, далее – внедрение этих стандартов, укрепление лояльности персонала, затем – мониторинг работоспособности системы ВК, оценка ее эффективности и принятие мер по ее улучшению, постановка новых задач в области управления внутренними коммуникациями.
Все инструменты построения и повышения эффективности системы внутренних коммуникаций можно разделить на четыре вида:
Информационные
Аналитические
Коммуникативные
Организационные
- Корпоративные СМИ
- Рассылка сообщений
- Доска объявлений
- Внутренний сайт
Листовки
Анкетирование
Фокус-группа
«Почтовый ящик»
Опрос
- Корпоративные мероприятия
- Соревнование по профессии
- Корпоративные тренинги
- Корпоративное обучение
- Система адаптации
- Разработка и внедрение корпоративных стандартов
- Выступления руководства
- Совещания
Собрания
К сожалению, большинство компаний используют не больше 2 групп инструментов одновременно, когда для построения эффективной системы рекомендуется использовать инструменты каждой группы. Самые редко используемые компаниями инструменты управления внутренними коммуникациями – «почтовые ящики» для сбора предложений, электронные СМИ, письма работодателю, деловые игры, презентации для сотрудников, электронные библиотеки, тематические фотостенды. Чаще всего компании используют внутренние собрания, рассылки сообщений, стенды с информацией и внутренние сайты. Есть и ряд проблем, с которыми сталкиваются организации при работе с внутренним PR. Прежде всего, это отсутствие сотрудника, отвечающего за работу с системой внутренних коммуникаций на постоянной основе. Иногда эту работу проводят топ-менеджеры (29% компаний), реже специалисты PR-отделов (21%), в 50% случае эта функция закреплена за специалистами HR-служб. Как правило, компания не выделяет бюджет за поддержание и регулярную работу с внутренними коммуникациями, и большую часть бюджета HR-отделов «съедает» рекрутинг, из-за этого информация доводится до сведения работников нерегулярно, без нужного эмоционального заряда, используется мало инструментов, да еще порой без учета бизнеса и размеров компании.
1.3 Социальные взаимодействия и деловое общение внутри организации
Сущность внутренних и внешних коммуникаций организации, формируемых по средствам реализации социальных ролей, определяет характер социального взаимодействия. Социальное взаимодействие — «способ осуществления социальных связей и отношений в системе, предполагающей наличие не менее двух субъектов, самого процесса взаимодействия, а также условия и факторы его реализации. В ходе взаимодействия имеет место становление и развитие личности, социальной системы, изменение их в социальной структуре общества и т. п.»1
Действия людей в условиях организации всегда связаны с реакциями других людей. Эти реакции являются следствиями предыдущих социальных действий. Все социальные отношения основаны на социальных взаимодействиях. Социальные взаимодействия составляют цепи взаимодействий, которые имеют разную длительность и разное содержание в отношении достижения целей. Каждый индивид может продолжать или прекращать взаимодействия, если позволяет ситуация. Одним из основных видов социальных взаимодействий следует считать наличие взаимодействий сотрудничества и конкурентных взаимодействий.
В социологии считается, что социальные взаимодействия представляют собой безликий вид социальных связей, который первоначально определяет возможность возникновения неравенства, дифференциации общества или социальной группы.
Типология социального взаимодействия:
1. первичные, вторичные;
2. между людьми разного достатка;
3. межнациональные;
4. по количеству участников
Социальные отношения возникают из взаимодействий на основе потребности индивидов в каких-либо ценностях или владении этими ценностями. Социальные отношения крайне разнообразны и имеют разные оттенки. Любая потребность в ценности, удовлетворение этой потребности или ее блокирование могут привести к целому комплексу социальных отношений. Например, блокирование потребности в достижении определенного статуса могут привести к отношениям зависимости, власти, ненависти, неприязни, патернализма.
Совокупность социальных отношений определяет место человека в социальной среде, оказывает решающее влияние на его поведение. Субъектом социальных отношений выступает только определенным образом организованная социальная единица. Социальные отношения определяются природой самого общества, воспроизводят его, поддерживают социальный порядок.
Социальная роль – это модель поведения личности, направленная на выполнение прав и обязанностей, соответствующих принятым нормам и обусловленная статусом. Социальную роль – это статус в движении, т. е. набор реальных функций, ожидаемых поведенческих стереотипов2.
Ожидания могут быть зафиксированы в определенных институционализированных социальных нормах: юридических документах, инструкциях, положениях, уставах и т. д., а могут носить характер обычаев, нравов, и в том и в другом случае они определяются статусом.
Ролевые ожидания, прежде всего, связаны с функциональной целесообразностью. Время и культура произвели отбор наиболее целесообразных для каждого данного статуса типичных черт личности и закрепили их в виде образцов, стандартов, норм поведения личности.
Однако, каждый индивид в ходе социализации вырабатывает сам представление о том, как он должен поступать во взаимодействии с миром других социальных статусов. В связи с этим между ролевым ожиданием и ролевым исполнением невозможно полное совпадение, что вызывает развитие ролевых конфликтов.
Деловое общение - это, прежде всего коммуникация, т.е. взаимный обмен информацией, значимой для участников общения.2 Чтобы способствовать достижению целей партнеров по общению, необходимо правильно использовать средства коммуникации и уметь преодолевать коммуникационные барьеры.
Все средства общения делятся на две группы - вербальные (словесные) и невербальные. По вербальному каналу обычно передается словесная информация, по невербальному - отношение к партнеру по общению.
Понимание собеседника может быть заблокировано, если разговор ведется в грубой форме, агрессивно. Следует помнить, что форма разговора воспринимается в большей степени, чем его содержание.
Понимание - необходимое, но не всегда достаточное условие качественной работы подчиненного. Понять - еще не значит принять. Поэтому важно обеспечить согласие подчиненного на выполнение задания руководителя. При этом ваша позиция не должна противоречить основным взглядам и позициям воспринимающего информацию. Для того, чтобы партнер принял вашу позицию, нужно найти и показать ему его личный интерес в качественном выполнении полученного задания - обычно это удовлетворение материальных или моральных потребностей партнера3.
Руководитель, умеющий убеждать и уговаривать партнера или партнеров по деловому общению, достигает высокого уровня исполнительской деятельности не столько силовым давлением, сколько знанием психологии, использованием моральных приемов воздействия на них.
Для начала необходимо провести диагностику существующей системы коммуникаций. Например, выяснить, проводятся ли собрания компании, есть ли корпоративный интранет-портал, доска объявлений или доска почета, где расположены фотографии сотрудников и перечень их достижений, понять, через кого и как быстро распространяются слухи, проводятся ли в компании опросы мнений, анкетирование, внутрикорпоративное обучение.
Следующий этап – создание единого информационного пространства, разработка политики и стандартов компании в области ВК, далее – внедрение этих стандартов, укрепление лояльности персонала, затем – мониторинг работоспособности системы ВК, оценка ее эффективности и принятие мер по ее улучшению, постановка новых задач в области управления внутренними коммуникациями.
Все инструменты построения и повышения эффективности системы внутренних коммуникаций можно разделить на четыре вида:
Информационные
Аналитические
Коммуникативные
Организационные
- Корпоративные СМИ