Документация взаимоотношений с государственными органами

Введение
1. Взаимоотношения с внебюджетными фондами (пенсионным фондом РФ – по подаче сведений для персонифицированного учета, фондом социального страхования РФ по использованию средств, фондом обязательного медицинского страхования и др.)
2. Документы, предоставляемые при участии в государственном заказе
Заключение
Список использованной литературы и источников

Документация взаимоотношений с государственными органами

Все страхователи – юридические лица ежегодно до 1 марта представляют в Пенсионный фонд годовой отчет – документы, содержащие сведения о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование по форме СЗВ-4-1 или СЗВ-4-2 с приложением ведомости уплаты страховых взносов (АДВ-11) по всей организации в целом. Эта обязанность возложена на них в силу ч. 2 п. 1 ст. 8, п. 2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»1. На основании представленных сведений в управлениях Пенсионного фонда организуется работа по проверке сведений, представляемых страхователем. Проверки могут быть как плановыми, так и внеплановыми.
Если сумма страховых взносов в Фонд социального страхования на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, начисленных организацией за предшествующий год, не превышает 6 млн руб., то решение принимается исполнительным органом фонда. На это отводится 10 дней со дня получения полного комплекта документов.
Если сумма взносов больше, предприятию придется подождать, пока решение о финансировании будет согласовано с ФСС России. Это займет еще до 18 дней со дня получения полного комплекта документов (3 дня на направление в центральный орган и 15 дней на согласование). Решение направляется страхователю в течение трех дней (с даты его принятия или получения согласования). При отказе страхователю обязаны сообщить причины.
Перечень случаев, когда фонд имеет право отказать в финансировании, пополнился. Теперь помимо недостоверности документов и недоимки по страховым взносам повлечь отказное решение может также неуплата штрафов и пеней.
С получением положительного решения процесс взаимоотношения сторон по данному вопросу не заканчивается. Бухгалтеру придется вести учет средств, направленных на финансирование предупредительных мер в счет уплаты страховых взносов и ежеквартально отчитываться в ФСС об их использовании.
Учет указанных расходов удобнее вести обособленно. Для этого целесообразно использовать отдельный аналитический счет (например, «Расчеты по финансированию предупредительных мер»), открытый к субсчету второго порядка 69-1-2 «Расчеты по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».
Что касается отчета, то новую форму еще не утвердили. И ранее действовавшая форма (утвержденная постановлением ФСС России от 15 октября 2008 г. № 209) пока не отменена. Но в ближайшее время ее, видимо, заменят в связи с расширением перечня предупредительных мер.
Отчет об использовании сумм страховых взносов нужно сдать в ФСС одновременно с расчетной ведомостью (форма 4-ФСС РФ) с приложением документов, подтверждающих целевое использование средств (п. 6. Порядка, утвержденного постановлением № 209).
На необходимость представления документов, подтверждающих произведенные расходы (после завершения запланированных мероприятий), указано и в Правилах.
В письме ФСС России от 22 марта 2010 г. № 02-03-10/08-2328 указано, что за несвоевременную подачу формы 4-ФСС РФ организация может быть оштрафована одновременно по двум основаниям (ведь эта форма представляет собой отчетность по двум видам обязательного социального страхования)2.
После завершения запланированных мероприятий нужно будет представить в исполнительный орган фонда документы, подтверждающие произведенные расходы.
При этом следует учесть, что расходы, фактически произведенные организацией, но не подтвержденные документами о целевом использовании средств, не будут зачтены в счет уплаты страховых взносов.
2. Документы, предоставляемые при участии в государственном заказе
Рассмотрим организацию взаимоотношений организации с государственными учреждениями при участии в конкурсе на государственный заказ
Пакет тендерной документации заказчика содержит: приглашение к участию в тендере, инструкции участникам, форму тендерного предложения, соглашение о неразглашении, соглашение о конфиденциальности, директивный график, техническое задание, условия контракта и формы банковских гарантий, спецификации, чертежи, ведомость объема работ или смету, дополнительную информацию о проекте.
Объем работ, заказываемый государственным органом, должен быть определен еще на стадии подготовки предквалификации и соответствовать отраженному в тендерной документации. Это необходимо для корректного понимания предстоящих работ подрядчиком и соответственно для правильной оценки предстоящих работ3.
Кроме того, к документам предъявляются следующие требования: приглашение к участию в тендере должно содержать перечень документов, входящих в тендерный пакет, форму уведомления о получении пакета, форму письма об изменениях, произошедших в компании- претенденте после подачи предквалификационной анкеты, дата и место подачи тендерного предложения. Инструкции к участнику тендера готовятся с учетом требований определенного контракта, их целью является определение рамок, в которых действуют процессы по подготовке, подаче, оценке тендерного предложения.
При определении сроков подготовки тендерного предложения, заказчик должен убедиться в их реалистичности для подрядчиков. Претенденты уведомляются о количестве копий к оригинальному предложению; необходимости маркировки оригинальной («Оригинал») и прочих («Копия») версий. Если требуется доверенность, приводится инструкция по заполнению; и претенденты в обязательном порядке уведомляются о необходимости использования нотариально заверенных документов. Также оговаривается возможность подачи альтернативного предложения, в котором указывается исчерпывающая информация по внесенным изменениям в техническую часть проекта, влияющих на снижение стоимости строительства. Обязательны рекомендации касательно используемой валюты в предложении и ставке налогов.
Как вариант для обеспечения гарантии тендерного процесса со стороны заказчика необходимо предъявить требование предоставления гарантии; желательно - на весь период действия тендерного процесса плюс время, необходимое на предоставления гарантии исполнения обязательств по заключенному контракту. Претендент должен быть уведомлен, что гарантии будут возвращены по истечении срока надобности.
В инструкции участников определяются основные критерии оценки представленных предложений. Помимо основного фактора - цены предложения - на отбор претендентов влияют: время, необходимое на реализацию проекта, возможность использования предложенной технологии и метода выполнения работ, действие реализованного проекта на окружающую среду, возможность снижения вреда от использования вредных веществ.