Эффективная обратная связь - существенный фактор развития подчинённых + доклад к реферату.

СОДЕРЖАНИЕ

Введение……………………………………………………………………………...3
1 Коммуникация в организации…………………………………………………….5
1.1 Психологические особенности организационных коммуникаций ………...5
1.2 Обратная связь в коммуникативном процессе ……………………………...9
2 Обратная связь и развитие подчиненных ………………………………………13
Заключение……………………………………………………………….................17
Список использованных источников……………………………………………..19

Эффективная обратная связь - существенный фактор развития подчинённых доклад к реферату.

- неформальные внешнекоммуникативные связи руководителя со средой (феномен «больших связей» руководителя) [8].
Особая роль среди всех неформальных внутриорганизационных контактов принадлежит такой их разновидности, как слухи, в значительной степени, создающие социальную микросреду организации. Они влияют на обратную связь, общественное мнение, на деятельность членов организации, на их статус и репутацию [9].
Таким образом, организационная коммуникация играет большую роль в управленческой деятельности. Это очень обширная, самостоятельная область управленческой науки. Для психологической характеристики управленческой деятельности главное значение, однако, имеет не внешняя сторона коммуникаций, а те психические процессы, которые лежат в их основе и обеспечивают коммуникативное поведение руководителя и эффективно влияют на развитие подчинённых.
1.2 Обратная связь в коммуникативном процессе
Обратная связь - это реакция на то, что прочитано, увидено или услышано. Информация (в вербальном или невербальном оформлении) отсылается назад отправителю, свидетельствуя о мере доверия, понимания к сообщению, усвоения и согласия с сообщением. При наличии обратной связи отправитель и получатель меняются коммуникативными ролями. Изначальный получатель становится отправителем и проходит через все этапы процесса обмена информацией для передачи своего отклика начальному отправителю, который теперь играет роль получателя [7].
В теории коммуникации понятие «обратная связь» относится к ответу получателя на сообщение – быстрый ответ по электронной почте; кивок, подразумевающий понимание вопроса. От того, насколько адекватна реакция, развиты умения слушать и обеспечивать обратную связь с отправителем, зависят правильность восприятия и понимания информации, эффективность коммуникации [3].
Эффективный обмен информацией должен быть двусторонне направленным: обратная связь необходима, чтобы понять, в какой мере сообщение было воспринято и понято. Обратная связь может способствовать значительному повышению эффективности обмена управленческой информацией. Согласно ряду исследований двусторонний обмен информацией (при наличии возможностей для обратной связи) по сравнению с односторонним (обратная связь отсутствует), хотя и протекает медленнее, тем не менее, эффективнее снимает напряжения, более точен и повышает уверенность в правильности интерпретации сообщений [7].
Значение обратной связи для процесса коммуникации часто недооценивают. Без обратной связи у отправителя сообщения отсутствует какая-либо возможность узнать, состоялся ли процесс коммуникации. Сообщения не должны содержать больше информации, чем может воспринять получающий ее человек в определенный промежуток времени. Предпочтительнее осуществление обратной связи в тот момент, когда получатель информации готов к ней.
Для эффективности обратной связи необходимо обеспечить:
- объективность (беспристрастность) обратной связи;
- своевременность обратной связи;
- целенаправленность обратной связи.
Обращаясь к описанию техник обратной связи, обратим внимание на различия между оценочной и безоценочной обратной связью. Оценочная обратная связь - это сообщение своего мнения, позиции, точки зрения, своего отношения к тому, о чем идет речь. Оценки могут быть положительными («здорово это ты придумал») или отрицательными («ну что за ерунду ты говоришь»). Позитивная оценочная обратная связь выполняет важную для общения функцию поддержки позиций партнёра и сложившихся отношений. Негативная оценочная обратная связь выполняет корректирующую функцию, направленную на устранение нежелательного поведения и на изменение позиций, точек зрения, отношений.
Безоценочная обратная связь - вид обратной связи, который не содержит нашего отношения к обсуждаемому вопросу. Мы используем ее, когда хотим больше узнать о чувствах человека или помочь ему сформулировать мысли по конкретному поводу, при этом, прямо не вмешиваясь в действия собеседника. Эти цели достигаются посредством таких приемов, как перефразирование, прояснение, уточнение, эмпатия. Оба вида связи находят своё выражение, как в активном (рефлексивном), так и нерефлексивном слушании [7].
Для достижения обратной связи необходимо преодолеть ряд барьеров и помех общения. Рассмотрим их более подробно.
1. Барьеры передачи информации - нечеткое представление инициатором общения предмета разговора, артикуляционные проблемы, отсутствие логики в высказываниях.
2. Барьеры восприятия информации - неподготовленность к разговору на заданную тему, отсутствие навыков осмысления, трансформации, обобщения информационных блоков, неразвитость механизмов вероятностного прогнозирования, плохая память. Трудности получения сообщения обычно связаны с тем, что сообщение понято не полностью или неправильно, так как слушающий не запросил разъяснений.
3. Объективные помехи в общении:
- психологические (настроение, отношение к собеседнику, увлеченность другой идеей);
- физиологические помехи (жара, холод, шум);
- отсутствие общего языка общения;
- неожиданность сообщения [3].
Значение обратной связи в деятельности руководителя представляет собой процесс, посредством которого руководитель передает свои представления или ощущения относительно поведения сотрудника. Составляющая часть этого процесса - обмен мнениями и наблюдениями о ходе работы, а также информация, которую работник получает о результатах своей деятельности. Организационная коммуникация, охватывает отправленные и полученные сообщения внутри формальных и неформальных групп в организации. Организационная коммуникация усложняется по мере развития и усложнения структуры организации, включая в себя такие разнообразные виды деятельности, как анализ организационных проблем, консультации рабочих, отдача директив и приказов, оценка работы персонала, повышение мотивации персонала, разрешение конфликтов, собеседование с новыми сотрудниками, создание рабочих групп и руководство ими. Эффективная обратная связь помогает оптимизировать несколько аспектов работы внутри компании. Это могут быть отношения - насколько эффективно сотрудники взаимодействуют с другими людьми и между собой; сам процесс работы - насколько хорошо она выполняется, а также результаты - практическое измерение успешности. Одним словом, организационная коммуникация распространяется на все сферы деятельности компании [6].
Следовательно, можно выделить ряд характеристик эффективной обратной связи во взаимодействии, вот основные из них:
- эффективная обратная связь конструктивна и благодаря ей получателю сообщаются полезные для него идеи;
- эффективная обратная связь носит незамедлительный характер;
- эффективная обратная связь обнаруживает тенденцию к специфичности, довольно точно устанавливая, в чем неполадки и что конкретно должно быть сделано для их устранения;
- эффективная обратная связь должна быть четко выражена таким образом, чтобы стать понятной получателю;
- эффективная обратная связь должна быть надежной. Таким образом, в любом случае устойчивая обратная связь – необходимое условие результативной коммуникации.
2 ОБРАТНАЯ СВЯЗЬ И РАЗВИТИЕ ПОДЧИНЕННЫХ
Каждая организация еще в самом начале своего существования предполагает дальнейший рост, развитие и совершенствование. Главное, что составляет основу самой организации - это ее сотрудники, то есть люди, которые работают в ней, вместе с ней и не хотят работать без нее. Вот о развитии этих людей, которые являются значимыми для организации и двигают ее вперед, должен думать руководитель: об их профессиональном и личностном росте, уметь слышать своих подчиненных, узнавать их мнение о происходящей работе и пожелания к дальнейшему развитию организации, придумывать стимулы, которые будут помогать им улучшать качество работы. Взаимодействие руководителя с сотрудниками происходит в форме обратной связи. В вопросах управления персоналом, обратная связь - это донесение информации руководителем до подчиненного о том, как оценивается его работа, подчеркивание достоинств проделанной работы, конструктивная критика недостатков работы. Способность руководителя устанавливать и поддерживать обратную связь с подчиненными позволяет решать следующие задачи:
- изменять ожидания, оценки и самооценки сотрудников;
- обучать и развивать персонал;
- прояснять цели и задачи, стоящие перед сотрудником;
- развивать взаимопонимание;
- развивать взаимное доверие;
- развивать сплоченность и сработанность сотрудников [1].
Исследователи в области построения внутриорганизационных коммуникаций выделяют четыре принципа эффективной обратной связи.
1. Принцип конструктивности – исходит из того, что фокусировать внимание подчиненных следует на достижениях и положительном опыте. Сосредоточение на позитивном опыте позволяет быстрее и качественнее закреплять его в сознании и навыках, тиражировать успешные модели поведения. Только после оценки положительного опыта стоит переходить к анализу допущенных ошибок и недостатков, который должен привести к их пониманию, а затем – к уверенности в проведении изменений по их исправлению.
2. Принцип объективности – основан на беспристрастности руководителя в выражении суждений относительно действий подчиненных. Нельзя позволять личным симпатиям или антипатиям оказывать влияние на осуществление управленческих функций. Внедрение и использование объективных критериев оценки, стандартов деятельности помогают достижению объективности.
3. Принцип своевременности – состоит в том, что эффективность обратной связи обратно пропорциональна времени, прошедшему с момента совершения определенного поступка или выполнения задачи.
4. Принцип целенаправленности – заключается в том, что цель обратной связи должна быть измеримой, конкретной, реалистичной. Обратная связь должна не сводиться к общим фразам, а указывать на те факты в деятельности подчиненных, на которые им следует обратить внимание при выполнении дальнейшей работы [7]
Правила эффективной обратной связи:
- обратная связь должна быть планомерной и регулярной;
- обратная связь не должна сводиться к тотальному контролю, лучше сосредоточиться на наиболее важных моментах, где нужно помочь подчиненным избежать возможных ошибок;
- обратная связь должна быть конструктивной, основанной на фактах и своевременной;
- оценивая работу подчиненных, надо выявлять не только недостатки, но и успехи.
- результаты обратной связи должны обязательно доводиться до подчиненного, так как негативные результаты контроля будут бесплодны, если их сразу не обсудить и не найти способы устранения недостатков;
- объем обратной связи должен быть адекватным способности и возможности сотрудников его осмыслить;
- обратная связь должна осуществляться в подходящих условиях, доброжелательной обстановке и без внешних помех;
- руководитель после предоставления обратной связи должен получить подтверждение того, что подчиненные восприняли информацию;
- обратная связь должна сводится к оценке моделей поведения персонала и не иметь ничего общего с оценкой личности сотрудников [7].
Положительные результаты, которые дает использование руководителями обратной связи в работе с подчиненными, очевидны. Во-первых, улучшаются взаимоотношения с сотрудниками. Благодаря постоянно действующей системе обратной связи любое приглашение к руководству воспринимается не как «вызов на ковер», а как повод для конструктивного диалога. Во-вторых, необходимость давать своим подчиненным обратную связь заставляет руководителя собирать больше информации о деятельности своего подразделения и глубже задумываться о результатах его работы. В-третьих, немедленная, «по факту», обратная связь помогает скорректировать деятельность персонала, усилить требуемую линию его поведения, избежать неправильного понимания поставленных задач. И, наконец, обеспечение постоянной обратной связи с персоналом помогает узнавать их мнение о руководстве, политике организации и оценивать степень разделения им стратегических целей и задач компании [2].
Обратная связь важна и для подчиненных. Во-первых, сотрудники (в особенности новые) с помощью ее получают информацию о том, какие действия способствовали достижению приемлемого уровня исполнения работы, изучают тонкости корпоративных стандартов и развиваются. Во-вторых, процедура обратной связи включает в себя и дальнейшее планирование того, как достичь максимального уровня реализации поставленных задач. В этом ключе обратная связь выстраивает ориентиры для развития персонала. В-третьих, обратная связь - это мощный мотивирующий инструмент. Отсутствие или недостаток информации о результатах работы подчиненных часто становится причиной их раздражения и недовольства. Каждый из них ожидает от руководителя оценки своей работы, которая показывает не только слабые или сильные стороны исполнения, но и, прежде всего, значимость их работы для организации [7].
Следовательно, обратная связь важна как для руководителя, так и для подчиненных: