"Управление коммуникациями в организации на примере филиала ОАО "Генерирующая компания" Казанской ТЭЦ-1.

Содержание

Введение
Глава 1 Теоретическое исследование процессов коммуникации
1.1. Теоретические основы коммуникаций
1.2 . Основы управления коммуникациями в организации
1.3. Особенности управления коммуникациями в организациях энергетического комплекса
Глава 2 Практическое исследование процесса управления коммуникациями в организации на примере филиала ОАО «Генерирующая компания» Казанская ТЭЦ-1
2.1. Характеристика предприятия и экономический анализ
2.2 Особенности процессов коммуникаций ОАО «Генерирующая компания» Казанская ТЭЦ-1
Глава 3 Рекомендации по совершенствованию процессов коммуникации Казанской ТЭЦ-1
3.1. Предложения по совершенствованию организационных коммуникаций Казанской ТЭЦ-1
3.2 Экономический прогноз внедрения результатов исследования
Выводы
Литература
Приложение

"Управление коммуникациями в организации на примере филиала ОАО "Генерирующая компания" Казанской ТЭЦ-1.

Управление деятельностью коммуникаций в энергетической компании принимает вид:Управление деятельностью – Управление смыслами деятельности Управление через коммуникации.Рассмотрит первую часть этой схемы — «Управление деятельностью — управление смыслами». Необходимость этой связи подтверждает то, что деятельность, которая не имеет смысла для индивида, не только не эффективна, но и просто невозможна. Даже деятельность раба или заключенного имеет определенный смысл, который заключается в сохранении собственной жизни. При этом деятельность тем более эффективна, чем ближе ее внешне задаваемый смысл к внутреннему личностному смыслу.Ярким примеров в энергетической сфере первого типа управления деятельностью через коммуникации – приказы письменные и устные на заключение договором на поставку и реализацию электрической энергии, указания по формированию ценовой политики на электрические ресурсы, согласование кадровой политики с руководством между бухгалтерским отделом и руководителями отела распределения электроэнергии, контроль финансовой деятельности с целью получения прибыли и т.д.Вторая часть схемы — «Управление смыслами — через коммуникации». Для того чтобы понять смысл этой связи, рассмотрим место феномена смысла в структуре деятельности. Смысл может быть задан двумя способами. Первый — через изменение объективных условий деятельности, объема ресурсов, законов, «правил игры». Задача первого способа — прерогатива администратора, изменяющего формальные условия деятельности. Администратор должен объединить людей вокруг общих целей организации, задав единую интерпретацию реальности и единое «видение».Второй способ — подключение к осознанной цели через непосредственную коммуникацию. Задача второго способа — прерогатива лидера. Смысл деятельности, задаваемый лидером, должен стать личным смыслом человека. Он задается через неформальные коммуникативные механизмы.Информационные потоки, включающие директивную и аналитическую информацию, проходят по формальным и неформальным вертикальным каналам организации энергетического сектора от отправителя к получателю.Задача управления вертикальными формальными коммуникациями будет заключаться в организации информационной сети, обеспечивающей двухстороннюю связь с минимальными искажениями: тут примером служат указания к заключению и оформлению договоров, контрактов, формирования приказов на назначение и увольнение сотрудников, служебные указания на выполнения конкретной работы, формирования стратегических целей энергетического предприятия в целом и по конкретным отделам, указания от руководства к питающим отделам на отключения или включения электропитания потребителей и коммунальных хозяйств и т.п.Это возможно при реализации принципов, наиболее характерных для энергетических систем:каналы связи должны быть четко определены и хорошо известны всем членам организации – расписаны в должностных инструкциях и приказах от руководства энергокомпании,необходимо определить формальную связь для каждого члена организации,линия связи должна быть максимально прямой и короткой,линия связи должна использоваться целиком,компетенция лиц, являющихся коммуникационными центрами, должна быть адекватной,нельзя допускать прерывания линии связи,каждое сообщение должно быть аутентичным.Анализ модели управления коммуникациями в организации энергетического комплекса предполагает построение классификации коммуникативных потоков в организации. Эта классификация может быть осуществлена по ряду оснований (табл. 1.2):Таблица 1.2Анализ модели управления коммуникациями в организации энергетического комплексаОснования классификацииТипы коммуникационных потоковПо отношению к системе управленияВнутренне: отдел кадров-директор, главный бухгалтер- расчётный отдел, заведующий отделом продаж-маркетолог и т.д.Внешние – маркетинговая служба-потребители, директор – потребляющие компании и т.д.PR – связи энергетического предприятия с телевиденьем, прессой и интернет-ресурсами.По направлениюВертикальные сверху-вниз – директор – зам.директора, главный бухгатер-расчетницаВертикальные снизу-вверх: секретарь-директор.Горизонтальные внутри отделов – маркетологи, техники по контролю за счетчиками.Горизонтальные между отделами – отдел по формированию договор-отдел распределеия электроэнергии.По содержанию передаваемой информацииДирективные (регламентирующая) – приказы на прием или увольнение на работу.Аналитические – постановления по анализу числа и структуры потребителей электроэнергииОценочные – анализы финансовой деятельности энергокомпании.Отчетные – годовые и квартальные отчеты об объемах реализации и поставки электроэнергии.Согласования – написания технических условий на предоставление услуг, должностные инструкцииПо механизму трансляцииФормальная – приказы, постановления, инструкции.Неформальная – просьбы, вопросы,Необходимо учитывать, что даже при идеальном построении формальных коммуникационных потоков искажения информации неизбежны за счет параллельного прохождения по неформальным каналам , особенно это характерно для устных указаний, без формальных сопроводительных документов. Воздействие неформальной коммуникации при движении информации сверху-вниз сказывается при обсуждении и коллективном восприятии директив руководства энергетической компании. Кроме того, сам стиль управления, выражающийся в форме передачи распоряжений, в способах делегирования ответственности и распределении обязанностей, имеет в значительной степени неформальный характер. Таким образом, на поведение в группе будут оказывать влияние:формальная информация с учетом искажений,информация, прошедшая по неформальным каналам, - нормы поведения, существующие в группе,индивидуальные цели, ценности и нормы.Все перечисленные факторы в совокупности задают реальную мотивацию деятельности, реализующуюся в изменении поведения. Индивидуальное поведение каждого сотрудника группы должно быть при этом скоординировано с поведением других, что обеспечивается коммуникационными и информационными воздействиями. Это характерно, например на действиях технического персонала энергокомпании в случаи технического сопровождения установки электросчетчиков – есть точная инструкция на их установку и поверку, но в большинстве случаев работники действуют согласно давно сложившимся правилам.Дальнейшее движение информации будет связано с контролем, отчетностью относительно реального поведения в группе и выполнения директивы ими. Контрольная и отчетная информации будут при этом проходить тоже по формальным и неформальным каналам. Отправитель, получая информацию о выполнении распоряжения, должен скорректировать свои дальнейшие директивы и взаимодействия. Кроме того, реальное поведение при выполнении распоряжений будет оказывать обратное воздействие на нормы поведения в группе, нормы организационного поведения в целом и на поведение отправителя. Функцию установления обратной связи выполняет информационный поток «снизу-вверх». Его содержание составляет отчетно-контрольная, инициативно-инноваторская информация и информация собственно обратной связи, включающая в себя сведения о восприятии распоряжений, степени их выполнения, оценку деятельности руководства в целом. Информационный поток «снизу-вверх» обычно менее интенсивен, чем поток распоряжений и инструкций, идущих сверху. Это связано, с одной стороны, с тем, что он иногда сознательно ограничивается руководством с целью избежания информационных перегрузок, а, с другой — с традиционно меньшей активностью подчиненных по сравнению с вышестоящими сотрудниками. Одной из важнейших задач управления этим потоком являются организация и интенсификация постоянной обратной связи, введение ее в регламентированное русло. Основная трудность получения отчетной информации связана с искажениями при передаче по уровням иерархии. На каждом уровне происходит корректировка «в свою пользу», после чего отчет в значительной степени теряет свою объективность. Например, в энергокомпании руководство выделяет конкретную сумму денег на премирование сотрудников, без четкого формального указания суммы премий на отделы. Бухгалтерия может по своему мнению решить вопрос распределения средств, а затем и руководители каждого из отделов действовать так, как им самим выгодно.Важнейшее значение приобретает сейчас управление горизонтальными коммуникациями. Это связано, как с безусловной значимостью горизонтальных, в значительной степени неформальных взаимодействий в любых типах организаций, так и с тенденцией преобразования существующих организаций в духе сокращения уровней иерархии и перехода к «горизонтальной» структуре. Эмпирические исследования показывают, что до 70% объема внутренних коммуникаций в энергетике носит горизонтальный характер. В энергетических компаниях очень важно четко передавать необходимый объем программы предоставления электроэнергии.В настоящее время существует тенденция преобразования существующих организаций в энергетике в духе сокращения уровней иерархии и перехода к «горизонтальной» структуре.Глава 2 Практическое исследование процесса управления коммуникациями в организации на примере филиала ОАО «Генерирующая компания» Казанская ТЭЦ-12.1. Характеристика предприятия и экономический анализОтсчет истории всей энергосистемы Татарстана начинается с ОАО «Генерирующая компания» Казанская ТЭЦ-1. Строительство и ввод в работу ОАО «Генерирующая компания» Казанская ТЭЦ-1 дало мощный старт развитию экономики молодой Татарской республики. По истории развития ОАО «Генерирующая компания» Казанская ТЭЦ-1можно проследить все вехи истории развития энергетики не только республики Татарстан, но и всей страны в целом, от первоначальных турбин среднего давления единичной мощности 10000 кВт до газотурбинных установок.ОАО «Генерирующая компания» Казанская ТЭЦ-1и сегодня продолжает занимать достойное место в ряду энергопроизводящих предприятий ОАО "Татэнерго".Мощность станции позволяет ей выработать около одного миллиарда кВт*ч электроэнергии в год. По сравнению с 1934 годом станция в 16 раз увеличила отпуск тепловой энергии. В настоящее время электростанция имеет установленную электрическую мощность 220 МВт (3 турбоагрегата суммарной мощностью 170 МВт и ГТУ-ТЭЦ 50 МВт) и 6 котлоагрегатов производительностью 1635 тонн в час. В настоящее время весьма перспективным направлением является сооружение газотурбинных установок (ГТУ)-ТЭЦ малой и средней мощности. Современные ГТУ-ТЭЦ утилизационного типа обеспечивают коэффициент полезного использования топлива до 85%. С 1 января 2006 года Казанская ТЭЦ-1 вышла оптовый рынок электроэнергии и мощности в связи с чем персонал приступил к решению новых задач: выдерживание расчетного диспетчерского графика отпуска электроэнергии, расчет оптимальных нагрузок оборудования. Об эффективной работе ОАО «Генерирующая компания» Казанская ТЭЦ-1 говорят основные показатели за последние годы (таблица 2.1).Таблица 2.1 Показатели работы филиала ОАО «Генерирующая компания» Казанская ТЭЦ-1№ Показатели2009г.2010 г.2011 г.1Отпуск эл/эн с шин (тыс.кВтч)570,3599,3621,22Отпуск теплоэнергии (Гкал)1575,91645,61664,73Удельный расход топлива на производство эл/эн (г/кВт ч)338,1329,9329,64Удельный расход топлива на производство т/эн (кг/Гкал)143,4141,3141,05Удельный расход эл/эн на собственные нужды: - на пр-во эл/эн % от выработки6,396,246,15 - на отпуск т/эн (кВтч/Гкал)32,7131,8331,52Из данных таблицы 2.1 видно, что ОАО «Генерирующая компания» Казанская ТЭЦ-1 является динамично развивающимся предприятием с постоянно увеличивающимся объемом отпускаемой электроэнергии, при этом происходит постоянное снижение удельных затрат на ее производство.Организационно-правовая база отделов регулируется внутренним документом — Положением об отделе. Данный документ составляется для каждого отдела (цеха) филиала и утверждается директором ТЭЦ. В нем перечисляются функции, права, обязанности и ответственность за результаты деятельности отдела (цеха). Также в Положении оговаривается связь с другими подразделениями предприятия. Система управления Казанской ТЭЦ-1 представлена на рис. 2.1.Рис. 2.1 Организационная структура Казанской ТЭЦ-1 Организационно-правовая база деятельности сотрудников заложена в Правилах внутреннего трудового распорядка и штатном расписании. В них определяются правила приема на работу, права и обязанности работников и руководства предприятия, рабочее время, время отдыха и отпуска, заработная плата, меры поощрения, дисциплинарные меры. Также для каждого сотрудника ТЭЦ разработана Должностная инструкция, в которой определяются права, обязанности и ответственность работника за результаты деятельности. Структура персонала ОАО «Генерирующая компания» Казанская ТЭЦ-1складывается следующим образом: доля рабочих в персонале, задействованном в производстве, составляет – 61,5%, специалистов – 19,8%, руководителей – 18,3%, служащих – 0,4%. Персонал Казанской ТЭЦ-1 характеризуется высоким уровнем технической культуры производства, профессиональной квалификации, большим удельным весом работников с высшим образованием (больше, чем в других отраслях народного хозяйства) [17, C. 77]. Если в промышленности высшее профессиональное образование имеют примерно 15% работников, то на ОАО «Генерирующая компания» Казанская ТЭЦ-1 из 509 работников 225 работников с высшим образованием, т.е. 44%. Несомненно, такой состав персонала глубже понимает социальную значимость осуществляемой им работы, а также более четко осознает те негативные последствия, которые могут наступить в случае отступления от Правил по эксплуатации оборудования, диспетчерских графиков[18, C. 28]. Двойное подчинение начальника отдела капитального строительства заместителю директора по общим и социальным вопросам и заместителю главного инженера по ГТУ обусловлено управлением инновационным проектом зам.главного инженера – ведущимся ранее строительством газотурбинных установок [19, C. 133].На ОАО «Генерирующая компания» Казанская ТЭЦ-1 соблюдаются все обязательные условия управляемости коммуникаций, а именно: условие динамичности, так как в связи с реформированием электроэнергетики система переходила и имеет способность переходить из одного качественного состояние в другое, планируемое заранее;условие точки управления – наличие системы бюджетирования ОАО «Генерирующая компания» Казанская ТЭЦ-1, позволяет заранее просчитать, сбалансировать результаты работы системы и изменяя прогнозный баланс, с помощью бюджета можно изменить режим и результат работы системы в нужном направлении;условие стабилизации – способность системы усиливать управляющие воздействия и ослаблять неблагоприятные внутренние и внешние воздействия проявляются через синергический эффект, который был рассмотрен выше; условие минимизации энтропии – наличие возможности накопления, передачи, циркуляции управляющей информации внутри системы и с внешней средой. Эта задача в настоящее время решается посредством внедрения КИСУ «Парус». На данном этапе полновесно работают модули: «закупки, склад, реализация» «бухгалтерский учет», раздел «Учет договоров». Вся вышеперечисленная информация в режиме настоящего времени имеется в Управлении ОАО "Татэнерго". Для сопоставимости и объединения данных указанная информационная система работает на основе централизованных справочников.Синергический эффект, возникающий при коммуникативном взаимодействии подразделений ОАО «Генерирующая компания» Казанская ТЭЦ-1, проявляется в следующем:Общие поставщики и потребность согласованно влиять на стоимость.Общие производственные возможности и необходимость рационализировать производственный процесс.Общий человеческий ресурс и желательность использования его навыков и талантов для пользы всех подразделений.Общие технологии и выгодность передачи знаний через организационные границы.Общий для всех потребитель и потребность создания качественного продукта.Общий процесс научения и преимущества, которые дает распространение наилучших методов работы по всей организации.Продвижение инновационной политики.2.2 Особенности процессов коммуникаций ОАО «Генерирующая компания» Казанская ТЭЦ-1Исследование процессов коммуникаций ОАО «Генерирующая компания» Казанская ТЭЦ-1 проводили методом анкетирования, опросника и тестирования. Большую часть коммуникаций в филиале ОАО «Генерирующая компания» Казанская ТЭЦ-1 составляют вербальные устные коммуникации.Обмен письменной информацией в рамках ОАО «Генерирующая компания» Казанская ТЭЦ-1 осуществляется путем издания и распространения различного рода документов — приказов, распоряжений, служебных записок и т.п. Положительными свойствами такой информации являются: закрепленность на материальных носителях и, следовательно, лучшее усвоение сотрудниками по сравнению с устной. В то же время, иногда ее бывает сложно уточнять. Основная часть вербальных письменных коммуникаций происходит между менеджерами по работе с клиентами и начальником отдела по работе с поставляющими компаниями или оператором по продаже и бронированию норм электричества.Необходимо хорошо представлять себе, какой информацией располагает документ по содержащимся в нем вопросам и каково отношение к ним и к отправителю (согласие, доверие, поддержка, непредвзятость, безразличие, сомнение, предубеждение, сопротивление и т.п.). Все это позволяет правильно отобрать информацию, включаемую в документ, и соответствующим образом расставить акценты в ней, а также сформулировать соразмерные возможностям получателя задачи [21, C. 58]..Обычно в заголовке и первых фразах любого официального документа в ОАО «Генерирующая компания» Казанская ТЭЦ-1 (особенно в письмах, инструкциях и служебных записках) раскрывается суть проблемы; потом формулируются причины появления документа, делаются выводы и рекомендации. Наконец, в заключение приводятся необходимые обоснования ее решения.Обычно тот, кто составляет письменный документ в ОАО «Генерирующая компания» Казанская ТЭЦ-1 помещает на первое место в тексте документа самую важную информацию, которая позволяет заинтересовать адресата, получить у него необходимую поддержку.Бизнес – коммуникации ОАО «Генерирующая компания» Казанская ТЭЦ-1Первым этапом переговоров в ОАО «Генерирующая компания» Казанская ТЭЦ-1 являются телефонные переговоры (или E-mail), т. к. многие организации, работающие скомпанией, находятся в других городах и поездка к ним является слишком дорогостоящей. Такие переговоры проводятся с энергетическими компаниями, коммунальными службами и др.[22, C. 128].Далее, если организации приходят к общему мнению, то либо высылаются документы для их подписания, либо управляющие лица этих организаций встречаются и обсуждают дальнейшие этапы их сотрудничества. В ОАО «Генерирующая компания» Казанская ТЭЦ-1 такими лицами являются Директор, Заместитель директора по экономике и финансам и Главный инженер.Технические средства ОАО «Генерирующая компания» Казанская ТЭЦ-1К техническим средствам коммуникации ОАО «Генерирующая компания» Казанская ТЭЦ-1 относятся телефония, компьютерные сети: ПК – терминалы (компьютеры), сетевые адаптеры, кабели, модемы и т. д.Учрежденческая внутренняя АТС обеспечивает связь между отделами ТЭЦ и имеет выход на внешнюю телефонную линию. По телефонным линиям можно получать устную, письменную (факс) и электронную информацию (электронная почта и Интернет). Эта информация может распространяться внутри предприятия также по телефонным линиям. Локальная компьютерная сеть ОАО «Генерирующая компания» Казанская ТЭЦ-1 имеет звездную топологию. Из аппаратных средств эта сеть включает: рабочие станции или терминалы (компьютеры), сетевые адаптеры (сетевые карты), кабели, файловый сервер.На каждом рабочем месте установлен компьютер. Все компьютеры соединены с файловым сервером.Файловый сервер – это большой компьютер с большой производительностью и большим дисковым пространством. Вся информация о предприятии хранится именно в нем. Фактически с каждого компьютера имеется доступ на файловый сервер, если конечно известен пароль.