Проблемы разработки и внедрения бумажного документооборота в государственном и муниципальном управлении

Оглавление
Введение
Глава 1. Современная система организации делопроизводства
1.1. Общая характеристика организации документооборота
1.2. Особенности современного рынка систем электронного документооборота
Глава 2. Анализ деятельности в территориальном управлении Росимущества в Санкт-Петербурге
2.1. Общая характеристика территориального управления Росимущества в Санкт-Петербурге
2.2.Основные проблемы организации документооборота в территориальном управлении Росимущества Санкт-Петербурга
ГЛАВА 3. ПУТИ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ТЕРРИТОРИАЛЬНОМ УПРАВЛЕНИИ РОСИМУЩЕСТВА САНКТ-ПЕТЕРБУРГА
3.1.Разработка и внедрение автоматизированных систем электронного документооборота в территориальном управлении Росимущества Санкт-Петербурга
3.2. Оценка эффективности реализациипроекта
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Проблемы разработки и внедрения бумажного документооборота в государственном и муниципальном управлении

Территориальное управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, международными договорами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Министерства экономического развития Российской Федерации, настоящим Положением29, а также актами Федерального агентства по управлению государственным имуществом (далее - Агентство).
Процедура управления федеральной собственностью в России постепенно приобретает системный характер, во многом благодаря тому, что Росимущество стремится к комплексному решению задач, связанных с совершенствованием механизмов управления основными объектами федерального имущества: федеральными государственными унитарными организациями; акционерными обществами, акции которых находится в федеральной собственности; земельными участками, находящимися в федеральной собственности; объектами имущества, составляющего государственную казну Российской Федерации.
Основу структуры составляет принцип построения и специализация управленческого процесса по функциональным подсистемам организации.
Основным достоинством данной структуры является то, что она, сохраняя целенаправленность линейной структуры, дает возможность специализировать выполнение отдельных функций и тем самым компетентность управления в целом. Преимуществом линейно-функциональной структуры является ее простота и привычность, четкость распределения функций управления между руководящим персоналом. Структура управления территориального управления Росимущества в Санкт-Петербурге представлена на рисунке 5.
Рис. 5. Структура управления территориального управления Росимущества в Санкт-Петербурге30
Недостатки данной системы управления усугубляются на практике за счет: превышения норм управляемости у руководителей и их заместителей, а также формированием нерациональных информационных потоков.
Руководителю данного учреждения, на прямую подчинены руководители всех отделов. Некоторые виды отделов и основные функции представлены в таблице приложения 1.
В соответствии со штатным расписанием территориальное управление должно быть укомплектовано 100 сотрудниками. Приказом Росимущества от 22.03.2011 г. № ПП-09/7502 установлена предельная численность Территориального управления 93 человека. Из числа сотрудников с высшим образованием – 85 человек, средним профессиональным – 13.
Рис. 6. Уровень образования в территориальном управлении Росимущества Санкт-Петербурга31
Все руководство территориального управления и руководители структурных подразделений имеют профильное высшее образование. Почти половина сотрудников (49%) имеют юридическое образование, 36% –экономическое.
В 2011 году присвоены классные чины 46 сотрудникам, проведен один конкурс на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы с участием 46 человек. 15 человек из территориального управления в отчетном периоде прошли курсы повышения квалификации и профессиональной переподготовки, 5 человек продолжают обучение в ВУЗах.
Число уволенных сотрудников в 2011 году составило 24 человека (все по инициативе сотрудника), принятых – 24 человека. Текучесть кадров составила 29,3% в основном из-за неконкурентной ставки оплаты труда.
Формирование доходов федерального бюджета происходит от управления государственной собственностью, приватизации и продажи государственного имущества
Во исполнение планового задания, утвержденного Приказом Росимущества от 06.06.2011 №184 Территориальным управлением проводилась работа по поступлению в бюджет средств от:
1. Реализации земельных участков.
В 2011г. территориальным управлением было заключено 11 договоров по выкупу земельных участков, под объектами недвижимости, расположенными на территории Санкт-Петербурга на сумму 319,75 млн. рублей, что в 2,5 раза больше чем в 2010г. и выше планового задания. Перевыполнение заданного плана связано с тем, что в 2011г. поступили ранее не запланированные заявления на выкуп земельных участков.
2. Аренды федерального имущества.
По состоянию на 01.01.2012г. территориальным управлением заключено 414 договоров аренды федеральных земельных участков, по которым, поступления в федеральный бюджет составили 148,18 млн. рублей при плановом задании 140 млн. рублей. Доходы по данному показателю в 2011г. превысили полученный результат за 2010г. на 20%.
Прочие доходы от сдачи в аренду имущества, находящегося в оперативном управлении федеральных органов государственной власти и созданных ими учреждений составили 6,03 млн. рублей. В 2011г. действовало всего 12 договоров аренды федерального имущества, находящегося в оперативном управлении федеральных органов исполнительной власти, 2 из которых на данный момент расторгнуты. При этом плановое задание на 2011г. было установлено 50 млн. рублей. В письмах от 01.04.2011 №1755-11 и от 08.07.2011 №4208-11 направлялись предложения о корректировке планового задания.
Администрируемые территориальным управлением доходы в 2011г. от сдачи в аренду имущества, находящегося в федеральной собственности и переданного в оперативное управление составили 805,69 млн. рублей (см. рис.7).
Рис. 7. Структура доходов от сдачи в аренду федерального имущества, переданного в оперативное управление государственным учреждениям и организациям, 2011г., в %32
Далее рассмотрим основные показатели Росимущества по выполняемым учреждением функциям:
Учет и ведение реестра федерального имущества
Количество объектов федерального имущества учтенных в реестре федерального имущества, ведение которого осуществляет ТУ Росимущества в городе Санкт-Петербурге в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 16.07.2007 № 447 «О совершенствовании учета федерального имущества»:
Рис. 8. Объектов, принадлежащих на соответствующем вечном праве правообладателям:33
Рис. 9. Объектов государственной казны Российской Федерации34
Всего за 2011 год было внесено в реестр федерального имущества объектов по п.п.3.3.1. - 17501, по п.п.3.3.2. -784.
Деятельность по передаче в аренду федерального имущества и в безвозмездное пользование
Территориальным управлением заключено 446 договоров аренды имущества (действующие), являющегося казной РФ (включая земельные участки);120 договоров безвозмездного пользования; 15 инвестиционных договоров, по 5 из которых строительство завершено. В 2011 году заключено 415 договора аренды, из которых 4 договора в отношении федерального имущества, являющегося казной РФ; 24 договора в отношении земельных участков; 387 договора аренды, закрепленные на праве оперативного управления за ФГУ. Кроме того, заключено 9 договоров безвозмездного пользования, из которых 7 договоров в отношении федерального имущества, являющегося казной РФ; 2 договора в отношении земельных участков (доходы от договоров аренды, администрирование которых поручено Территориальному управлению Росимущества Санкт-Петербурга, приведены в п.п. 1.2. настоящей аналитической записки).
Общая сумма задолженности (без штрафов и пеней) по договорам аренды федерального имущества, являющегося казной РФ (в том числе з/у) и имущества переданного в оперативное управление федеральным органам исполнительной власти по состоянию на 01.01.2012г. составляет 148,4 млн. рублей.
Рис. 10. Общая сумма задолженности по должникам35
В порядке претензионной работы по взысканию задолженностей по договорам аренды в 2011г. были выставлены 81 претензия на сумму 299,36 млн. рублей. При этом, задолженность по арендной плате в 2011г. значительно сократилась, т.к.по состоянию сна 01.01.2011г задолженность составляла 233,66 млн. рублей.
Контроль за управлением, распоряжением, использованием по назначению и сохранностью федерального имущества
В рамках обеспечения контроля за использованием и сохранностью государственного имущества Территориальным управлением Санкт-Петербурга в 2011 г. было запланировано 61 проверка, фактически осуществлено 150 проверок; на 2012 г. запланировано 569 проверок (основное количество – жилищный фонд, подлежащий передаче в собственность Санкт-Петербурга).
При проведении контрольных мероприятий выявлены 521 нарушение использования имущества.
Перераспределение федерального имущества
Территориальным управлением совместно с исполнительными органами государственной власти субъектов Российской Федерации и муниципальными органами осуществлялась работа по разграничению государственной собственности, а именно: по подготовке документов и передаче (по поручениям ФАУГИ) имущества, необходимого для осуществления полномочий органов государственной власти Российской Федерации. По итогам работы в 2011г. передано из федеральной собственности в муниципальную собственность и в собственность субъектов Российской Федерации 121 объект; из муниципальной собственности и из собственности субъектов РФ в федеральную собственность - 108 объектов имущества.
Размещение федеральных структур
В рамках реализации постановления Правительства РФ от 05.01.1998 №3 «О порядке закрепления и использования находящихся в федеральной собственности административных зданий, строений и нежилых помещений» Территориальным управлением осуществляется закрепление находящихся в федеральной собственности административных зданий, сооружений и нежилых помещений на праве оперативного управлении либо закрепление их на праве хозяйственного ведения за федеральными организациями.
В настоящее время за федеральными органами исполнительной власти, государственными учреждениями Российской Федерации (далее Федеральными организациями) закреплено на праве оперативного управления 16651 зданий и сооружений общей площадью 33700792,9 кв. м,7696 помещений (в том числе жилых) площадью 2162322,0 кв.м.
По договорам безвозмездного пользования используется 45024,11 кв.м.
В Санкт-Петербурге имеется сложившийся дефицит объектов недвижимости, являющихся федеральной собственностью, пригодных для размещения Федеральных организаций.
Проблема обеспечения Федеральных организаций необходимым недвижимым имуществом и эффективного его использования решается по нескольким направлениям:
1. перераспределение имущества между Федеральными организациями;
2. закрепление на праве оперативного управления объектов отнесенных при разграничении государственной собственности на памятники федерального значения в соответствии с распоряжениями Правительства РФ № 2057-р от 31.12.2008, № 680-р от 19.05.2009 и № 651-р от 06.05.2008 к собственности РФ. Так, за Федеральным государственным бюджетным образовательным учреждением высшего профессионального образования «Санкт-Петербургский государственный университет» закреплен 1 объект недвижимого имущества площадью 10524,9 кв.м., за ФГУП «Дирекция по инвестиционной деятельности» - 4 объекта площадью 2748,6 кв.м, за ФГУП «Электронные торги и безопасность» - 2 объекта площадью 2877,4 кв.м, а также проводились закрепления на праве оперативного управления объектов, используемых ранее по договорам безвозмездного пользования с Комитетом по управлению городским имуществом Санкт-Петербурга. Так, например, за Ленинградским областным судом были закреплены помещения площадью 3306,7 кв.м.36
3. передача в собственность РФ из собственности Санкт-Петербурга зданий и помещений, занимаемых Федеральными организациями по договорам аренды и безвозмездного пользования в соответствии с п.11 ст.154Федерального закона от 22.08.2004 №122-ФЗ с одновременным закреплением на праве оперативного управления за ними. По объектам, переданным из собственности Санкт-Петербурга в федеральную собственность, в 2011 году было издано 19 распоряжений о закреплении на вещных правах за федеральными организациями 33 объекта недвижимого имущества площадью 48744,2 кв. метра, в том числе на праве оперативного управления за федеральными органами исполнительной власти – 16 объектов и нежилых помещений, за федеральными учреждениями 10 объектов и на праве хозяйственного ведения за федеральными государственными унитарными предприятиями- 3 объекта.
Всего за 2011 год было издано 43 распоряжения о закреплении за федеральными органами исполнительной власти, государственными федеральными учреждениями и федеральными государственными унитарными предприятиями объектов недвижимости и нежилых помещений общей площадью 230 184,76кв. м, в том числе за федеральными органами исполнительной власти и их территориальными управлениями – объектов и нежилых помещений площадью 21 здания общей площадью 43051,5 кв.м., за федеральными государственными учреждениями – 32 здания площадью 46410,2 кв. ми за федеральными государственными унитарными предприятиями – 28 зданий площадью 48500,6кв.м;
- предоставление в безвозмездное пользование Федеральным организациям в дополнение к занимаемым, свободных помещений из собственности Санкт-Петербурга (для размещения территориальных органов Следственного комитета Российской Федерации, Федеральной службы судебных приставов и иных федеральных органов государственной власти) при условии передачи в собственность Санкт-Петербурга из федеральной собственности равнозначных объектов, необходимых для осуществления полномочий Санкт-Петербурга;
С целью обеспечения Федеральных организаций необходимой площадью обобщены и проанализированы сведения о помещениях находящихся в собственности Санкт-Петербурга, занятых Федеральными организациями, по состоянию на 01.05.2011 для осуществления дальнейшей работы по передаче их в собственность РФ.
В реестре учета договоров аренды федерального имущества по состоянию на 30.12.2011 года имеется 34 договора аренды. На основании проведенного анализа договоров аренды федерального недвижимого имущества, расположенного в городе Санкт-Петербурге установлено, что объектов недвижимости для их последующего предоставления федеральным организациям не имеется, за исключением помещения площадью 384.8 кв.м., расположенного в здании по адресу: Санкт-Петербург, ул. Циолковского, д.11, литера А (далее - Объект), в отношении которого от арендатора поступил отказ от пользования. В настоящее время указанный Объект предложен всем федеральным организациям, испытывающим потребность в размещении, однако согласия о закреплении Объекта, от отраслевых министерств, не поступало.
Деятельность в области рассмотрения отчетов об оценке
На протяжении всего отчетного периода в Территориальное управление Санкт-Петербурга поступило 855 отчетов об оценке. Из них на 01.01.2012 рассмотрено 816 отчетов, по которым было выдано 489 положительных и 327 отрицательных мотивированных мнений.
Защита имущественных и иных прав и законных интересов Российской Федерации при управлении федеральным имуществом
Количество судебных дел с участием Территориального управления Росимущества в Санкт-Петербурге за период 2010-2011 г.г. составило -681, в том числе:
1. В качестве истца - 103, в том числе: количество исков удовлетворено – 63; отказано в исках – 40;
2. В качестве ответчика – 118, в том числе: количество исков удовлетворено -39; отказано в исках – 79;
3. В качестве третьего лица – 454.
При осуществлении действий по защите имущественных и иных прав и законных интересов Российской Федерации Территориальное управление руководствуется приказом Росимущества от 30.09.2009 № 281.37
Исполнение расходных обязательств
В 2011 году по целевой статье 0011500 «Территориальные органы» было освоено 42321,35 тыс. рублей. Из них на приобретение основных средств 1838,21 тыс. руб., на затраты по выполнению функций государственными органами (заработная плата, связь, командировочные, обучение, аренда, расходные материалы и пр.) – 7082,98 тыс. рублей.
По целевой статье 0900100 «Содержание и обслуживание казны РФ» в отчетном периоде было освоено 7082,98 тыс. рублей.
По целевой статье 0900200 «Оценка недвижимости, признание прав и регулирование отношений по государственной и муниципальной собственности» освоено 4000,00 тыс. рублей.
По целевой статье «Мероприятия по землеустройству и землепользованию» освоено 2354,19 тыс. рублей.
По целевой статье «Государственный заказ на профессиональную переподготовку и повышение квалификации государственных служащих» освоено 95,76 тыс. рублей.
В результате освоение бюджетных средств по итогам года составило 55969,06 тыс. рублей, соответственно процент освоения – 99,5%.
2.2.Основные проблемы организации документооборота в территориальном управлении Росимущества Санкт-Петербурга
Для территориального управления Росимущества Санкт-Петербурга, в условиях быстро меняющейся экономической обстановки и конкурентной среды решение проблем документного обеспечения управления становится одной из приоритетных задач. Эффективное управление подразделениями, ускорение экономико-хозяйственных процессов, своевременное принятие управленческих решений на основе достоверного анализа имеющейся информации о текущем состоянии процессов, происходящих в организации - все это обеспечивает устойчивую и эффективную деятельность организации.
Организацию документооборота в территориальном управлении Росимущества Санкт-Петербурга регламентирует «Инструкция по ведению делопроизводства в территориальном управлении Росимущества Санкт-Петербурга», которая является нормативным документом и распространяется на всех его сотрудников. Вновь принятые работники наряду с ознакомлением с установленными в территориальном управлении Росимущества Санкт-Петербурга. Правилами внутреннего трудового распорядка знакомятся с Инструкцией.
Инструкция по делопроизводству построена на действующем законодательстве в сфере документации и информации (т.е. на нормативно-методической базе делопроизводства) и отображает специфические особенности работы с документами, характерные для данной организации.
Также приказом Росимущества № 99 от 12 мая 2012 года утвержден временный регламент, определяющий порядок использования системы электронного документооборота при организации делопроизводства Росимущества и его территориальных органов, где в срок до 15 ноября 2012 года Росимущество планирует разработать и утвердить локальный регламент безбумажного документооборота и внедрение автоматизированной системы для ведения безбумажного документооборота.
Документирование управленческих процессов в повседневной деятельности территориального управления Росимущества Санкт-Петербурга предполагает разделение работы с документами в зависимости от их категории. В частности, документы подразделяются на следующие группы:
1. Входящие документы поступают в территориальном управлении Росимущества Санкт-Петербурга от других юридических, включая общественные организации, а также физических лиц.
2. Исходящие документы направляются из территориального управления Росимущества Санкт-Петербурга другим юридическим и физическим лицам (письма, справки, отчеты и пр.).
3. Внутренние документы издаются в территориальном управлении Росимущества Санкт-Петербурга исключительно для внутреннего пользования (приказы, протоколы, и т.д.).
По прохождению производственной практики в территориальном управлении Росимущества Санкт-Петербурга автором данной работы был сделан расчет по объему документооборота (входящих, исходящих и внутренних документов) за 2011г. Количественное соотношение между данными по документообороту показано в таблице 1.
Таблица 1
Показатели документооборота Росимущества в 2011г38.
Показатель
Значение
Всего входящих документов, зарегистрированных
18182
в т.ч.:
 
- из Минэкономразвития России
3827
- из Правительства Российской Федерации
1381
- из министерств, ведомств, организаций
7485
- обращений граждан
1311
в т.ч. по электронной почте
2178
Исполнено запросов о выдаче архивных документов
1030
в т.ч.:
 
- запросов организаций
583
- запросов от структурных подразделений
Росимущества
405
- по обращениям граждан
42
Исходящие письма
40978
Приказы
411
Распоряжения
1443
Передаточные распоряжения
395
Протоколы
203
Договоры
918
В 2011г. общий документооборот в ТУ Росимущества Санкт-Петербурга составил 63 560 документов
Общее число контрольных документов, находившихся на исполнении в Росимуществе Санкт-Петербурга в 2011 году, составило 9 863 документов.
Коэффициент исполнительской дисциплины Росимущества за период с 1 января 2011г. по 31 декабря 2011г. составил в срок – 75 %, всего – 98 %.