Оборудование архивохранилищ

Оглавление

Введение
Оборудование бумажных архивов
Оборудование электронного архива
Заключение
Список литературы

Оборудование архивохранилищ

Меры, принимаемые для нормализации температурного режимаПовышенная температура воздуха является серьезной угрозой для сохранности документов, поэтому необходимо принимать эффективные меры по ее снижению. С этой целью следует отключать необходимое количество приборов отопления, подавать в архивохранилище охлажденный воздух, установить сосуды со льдом, провести рациональное проветривание архивохранилищ. Для предупреждения резких колебаний температуры в различное время года необходимо регулировать отопление в зависимости от температуры наружного воздуха; летом закрывать окна, выходящие на солнечную сторону, теплонепроницаемыми щитами, белой бумагой или занавесками; зимой заклеивать щели в окнах бумагой.Меры, принимаемые для нормализации влажностного режимаПри длительном стабильном нарушении температурно-влажностного режима (от 3 суток и более), сопровождающемся повышением относительной влажности воздуха до 70-90%, принимаются меры по его нормализации.Температурно-влажностный режим регулируют с помощью систем кондиционирования воздуха или отопительно-вентиляционных систем.Следует иметь ввиду, что в хранилищах документов использовать оконные кондиционеры запрещается, так как в нерабочее время хранилища обесточивают; в результате документы подвергаются резкой смене параметров режима хранения.В помещениях с нерегулируемым климатом температурно-влажностный режим поддерживают путем проветривания, организации рационального отопления, применения различных средств и устройств, для увлажнения и осушения воздуха (безопасных в пожарном отношении).Отклонения от норм температуры и влажности воздуха устраняются принятием следующих мер:При повышенной влажности воздуха: - установка автономных кондиционеров, - увеличение нагрева отопительных приборов, - проветривание архивохранилища (проводится только в том случае, если влажность наружного воздуха ниже влажности воздуха в хранилище). При проветривании хранилищ и помещений окна или форточки должны быть затянуты марлей, смоченной 50% раствором глицерина или частой металлической сеткой, во избежание попадания в хранилища ипомещения насекомых или птиц. Периодичность проветривания зависит как от состояния воздуха помещения, так и от состояния наружного воздуха. Практика показывает, что лучше всего проветривать помещение 3-5 раз в день по 10-15 минут. Более длительное проветривание приводит к отклонениям параметров режима в больших пределах. При проветривании воздуха в архивохранилищах следует учитывать время года и состояние погоды. В зимнее время, особенно в морозные дни, в помещение поступает сухой воздух, хотя из-за интенсивного отопления влажность воздуха в хранилищах и без того бывает крайне низкая. Зимой следует проводить проветривание в ясные и морозные дни, наблюдая за тем, чтобы температура воздуха в архивохранилищах не опускалась ниже 00С. В летний период времени атмосферный воздух влажный, поэтому проветривание повышает влагосодержание воздуха в помещении. Летом необходимо предупреждать проникновение теплого воздуха в помещения архивохранилищ и проветривать их только в холодные и сухие дни. В жаркую погоду все окна и двери должны быть закрыты. В дождливые дни проветривать архивохранилище не следует. Весной в не отапливаемых помещениях обычно наблюдают более низкую температуру, чем снаружи, поэтому проветривание следует производить только в тех случаях, когда температура наружного воздуха сравнивается с температурой внутреннего воздуха или станет ниже последней. Осенью наружный воздух холоднее внутреннего и соприкасаясь с теплой средой он становится более влагоемким. Следовательно, осенью проветривание можно проводить в ясные дни. - осушение воздуха архивохранилища. Осушение воздуха можно производить водными растворами солей: хлористым литием, хлористым кальцием, установив открытые сосуды с водными растворами этих солей в архивохранилище. Кроме того, осушение воздуха возможно твердыми поглотителями влаги: силикагелем (ангидридом кремниевой кислоты) и алюмогелем (активированным алюминием).При пониженной влажности воздуха: - уменьшение нагрева отопительных приборов, - установка увлажнителей воздуха, - установка сосудов с водой, покрытых сеткой и имеющих большую площадь испарения, - частая влажная уборка помещений. В воду полезно добавить небольшое количество формалина, креолина или хлорной извести.При значительных отклонениях показаний контрольно-измерительных приборов от нормативных значений и невозможности регулирования режима доступными для хранителей способами, следует сообщать об этом работникам инженерно-технических служб и администрации.Оборудование электронного архиваПрограммные средства для организации электронного архива инженерной документации представлены на рынке достаточно серьезно. Существует несколько принципиальных отличий электронных архивов инженерной (конструкторской) документации от электронных архивов деловой, бухгалтерской, банковской, страховой и прочей "бизнес" документации:Документы структурированы - структура определяется СПЕЦИФИКАЦИЕЙ. Большой объем каждого документа (A0 DWG- ~0.5-1Mб, A0 сканированный-~0.5-1.5Мб). Документы часто состоят из нескольких файлов. Структура не является древовидной - некоторые узлы и детали используются в разных изделиях. Необходимость хранения старых версий документов и работы с извещениями об изменениях. Наиболее важное значение имеют, естественно, первые два пункта. Именно они определяют пригодность использования той или иной системы электронного документооборота (и именно их, обычно, пытаются предлагать в качестве электронных архивов) для организации электронного архива инженерной документации.Состав системы управления электронным архивом инженерной документации:собственно электронный архив ("картотека") - TDM; подсистема маршрутизации документов и заданий - Workflow; подсистема управления данными о проектах и изделиях - PDM; подсистема сканирования бумажных документов; модули сопряжения с прикладным ПО (САПР, текстовый процессор и т.п.). Заметим сразу, что подсистема маршрутизации инженерных документов и заданий, может и не использоваться на первых этапах создания электронного архива, но ее наличие крайне желательно для дальнейшей организации работы с появлением компьютерной сети, объединяющей разработчиков, конструкторов, технологов, нормоконтролеров и прочих участников процесса проектирования и разработки комплектов документации.Заметим также, что на сегодняшний день, система электронного архива должна строго удовлетворять требованиям ЕСКД (децимальные номера, классификаторы, извещения об изменениях, форматы спецификаций и т.п.). В противном случае ее внедрение будет крайне затруднено.В качестве реальных претендентов на звание базовой системы для создания электронного архива мы сегодня можем рассматривать двух претендентов:Rasterex EDM (Rasterex)Сильные стороны. Простая в использовании система ведения картотеки документов, растровых файлов и векторных чертежей, обеспечивающая их быстрый поиск. Позволяет создавать для каждого чертежа мини-слайд, отображающийся на его карточке. Один из лучших модулей просмотра и комментирования.Слабые стороны. Система реализована в архитектуре файл-сервер. Документы хранятся без защиты на файл-серверах. Средств автоматизации документооборота не имеет. Нет средств работы с удаленными и мобильными пользователями. Относительно высокая стоимость $700.Резюме. Является хорошим решением для отдельных пользователей и маленьких групп, которые хотят создать электронный архив чертежей AutoCAD и сканированных документов.Search Net (НПП Интермех)Сильные стороны. Специализированная, комплексная, хорошо масштабируемая система технического документооборота на базе Oracle или Interbase. Имеет средства для работы с мобильным и удаленным пользователем. Приемлемая цена, около $700 за рабочее место, которая значительно снижается уже при приобретении нескольких десятков копий.Слабые стороны. Несколько перегруженный интерфейс. Ограниченный выбор СУБД - Interbase и Oracle. Ограниченность средств адаптации внешнего оформления интерфейса. Резюме. Мощная, полностью русскоязычная система документооборота, адаптированная для использования в отечественных проектно-конструкторских организациях. Приемлемая стоимость, большой опыт внедрения у фирмы-разработчика и широкое распространение в России этой системы делают ее одним из главных претендентов на использование в качестве системы электронного архива и технического документооборота в машиностроении, приборостроении и смежных отраслях.МодельTDMPDMWorkFlowЗащита тел документовОрганизация архивов на MO/CD/DVD библиотекахОриентировочная ценаRasterex EDM (Rasterex)+---+$700Search Net (НПП Интермех)+++++ (в следующей версии)$700Рассмотрим некоторые системы более подробно. RxEDM компании RASTEREX (Норвегия) - система, ориентированная на создание несложной электронной картотеки конструкторских документов и управление этой картотекой. Эта система состоит из двух основных программ RxINDEX 97 и RxHighLight 97 (упрощенная версия - RxView 97).