Анализ работы менеджера с документами

Содержание

Введение
Анализ работы менеджера с документами
Прием и первичная обработка документов менеджером
Предварительное рассмотрение документов
Порядок передачи документов на рассмотрение руководству
Порядок получения и рассмотрения входных документов структурными подразделами организации
Регистрация документов
Индексация входных документов
Регистрация и индексация исходнящей корреспонденции
Регистрация и индексация внутренних документов
Порядок обработки и отправление исходящих документов
Выводы
Литература

Анализ работы менеджера с документами

Другие конверты после предыдущего рассмотрения и регистрации документов уничтожаются.Неправильно оформленные (неподписанные, незасвидетельствованные), поврежденные, что делает невозможным их выполнение, или присланные не по адресу документы возвращают канцелярии. Прием и первичная обработка входной корреспонденции осуществляется канцелярией согласно установленному порядкуПредварительное рассмотрение документовПредварительное рассмотрение документов производится с целью [7]их распределения на те, что нуждаются в обязательном рассмотрения руководством согласно распределению обязанностей, определение необходимости регистрации корреспонденции, отбор документов для срочного рассмотрения и выполнение, а также указание типичных сроков выполнения документов, которые непосредственно передаются на выполнение структурным подразделам или непосредственным исполнителям (если в документе не указанные конкретные сроки выполнения) [5] .Предварительное рассмотрение документов осуществляется в день их получения или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время. [8]Срочные поручения вышестоящих органов, телеграммы, и телефонограммы рассматриваются немедленно и передаются руководству для принятия решения.При предварительном рассмотрении документов для определения ком у необходимо прислать документ, следует руководствоваться положениями о структурных подразделах, номенклатурами дел, схемами движения документов.При необходимости, для определения кому следует передать документ для рассмотрения, привлекаются структурные подразделы.В канцелярии на каждый документ прикрепляется соответствующий бланк для резолюции, на котором проставляется индекс и дата регистрации документа корреспондентом, а также индекс и дата регистрации.Предварительное рассмотрение осуществляется канцелярией согласно установленному порядку, результатом которого является передача полученной корреспонденции, после ее регистрации, на рассмотрение руководству или в структурные подразделы.Без предварительного рассмотрения передается по назначению корреспонденция, адресованная непосредственно структурным подразделам, общественным организациям и с пометкой "лично".Порядок передачи документов на рассмотрение руководствуНа рассмотрение руководителю организации передаются такие документы [6] :а) законы Российской Федерации;б) указы, распоряжения Президента;в) постановления, распоряжение Кабинета Министров;г) поручения высших государственных органов;д) проекты нормативных документов центральных органов исполнительной власти;е) протоколы заседаний Кабинета Министров , Президиума Кабинета Министров и материалы к ним;ё) запросы и обращения народных депутатов ;ж) документы нормативного характера министерств и ведомств, а также сведение органов статистики;з) документы, адресованные организации за подписью первых лиц) министерств, ведомств, правоохранительных органов, а также местных органов исполнительной власти, госадминистраций;и) обращение граждан;й) повторные жалобы граждан;к) письма предприятий, организаций, учреждений, если в них изложенные факты неправильных действий должностных лиц организации;л) международная корреспонденция;м) материалы относительно подчиненных руководителю подразделов;н) материалы по отдельным вопросам, решения которых находится на контроле у руководителя организации.На рассмотрение заместителям руководителя организации передаются:а) документы, адресованные заместителям лично;б) корреспонденция министерств и ведомств, а также местных органов исполнительной власти, госадминистраций, кроме тех, что подписанные первыми лицами (исполняющими обязанности первых лиц);в) корреспонденция учреждений, предприятий и организаций;г) корреспонденция, которая поступает от подведомственных органов;д) обращение граждан;е) другие документы по вопросам, которые отнесены компетенции заместителей согласно распределению обязанностей, а также по отдельному решению руководителя организации.Если в этих документах есть вопросы, которые должны быть решены руководителем, заместители докладывают ему об этом вместе с необходимыми материалами и предложениями.В случае пребывания руководителя в командировке, отпуске или отсутствию с других уважительных причин перечисленные его документы рассматривает лицо, которое выполняет его обязанности.Результаты рассмотрения документов руководством фиксируются в резолюциях. Резолюция должна содержать такие обязательные элементы:1) фамилия исполнителя (исполнителей);2) содержание действий относительно выполнения задачи, предусмотренного документом;3) срок выполнения;4) подпись;5) дата.Вся корреспонденция после рассмотрения руководством возвращается соответствующими службами руководителей не позднее 10 часа следующего рабочего дня в канцелярии для оформления, а ту, что поступила в 10 часов утра - не позднее 12 часа.Канцелярия по результатам рассмотрения корреспонденции руководством оформляет необходимое количество экземпляров регестрационно-контрольных карточек и организовывает доставк у рассмотренной корреспонденции исполнителям, указанных в резолюциях. Получение документов заверяется подписью лица, которое получило документ, с простановкой даты и индекса в соответствующих регистрационных формах.Если в резолюции руководство определено исполнителями документа два (или больше) структурные подразделы (должностные лица), то документ направляется ответственному исполнителю - структурному подразделу (должностному лицу), что значится в резолюци�� первым или отмечено словом "созыв". Ответственный исполнитель определяет порядок исполнения поручения и передает документ через канцелярию для обработки соисполнителями. В отдельных случаях копия документа направляется одновременно всем исполнителям. Оригинал остается у ответственного исполнителя.Передача документов от одного структурного подраздела (должностного лица) к другому осуществляется соответствующим исполнителем через канцелярию с отметкой об этом в соответствующих регистрационных формах.Порядок получения и рассмотрения входных документов структурными подразделами организацииПрием и учет документов, которые поступают в структурные подразделы, осуществляют делопроизводители этих структурных подраздело [4] .Делопроизводители структурных подразделов получают входные документы в канцелярии. За полученную входную корреспонденцию делопроизводители расписываются в журнале рассылки документов.Делопроизводители структурных подразделов в день получения осуществляют учет документов, которые поступили к структурным подразделам, в журнале учета входной корреспонденции (см. табл 1) и передают ее начальнику структурного подраздела на рассмотрение.Таблица 1 Журнал учета входной корреспонденцииИндекс и датаИндекс и датаКорреспондент,КорпткоеРезолюцияПометкарегистраций документаполученного документаот кого поступил документсодержание ( о чем)или кому направленный документ ( исполнитель,срок выполнения)о выполнении документа(индекс идатадокумента-ответа)123456Срочные поручения передаются руководителю немедленно, а в случае его отсутствия лицу, которое его замещает.Документы, которые поступили к структурным подразделам, рассматриваются начальником структурного подраздела и доводится к непосредственным исполнителям в день ее поступления. Корреспонденция, кроме срочной, что поступила после 17 часа, может быть рассмотренная на следующий день не позднее 10 часа.Руководитель структурного подраздела определяет непосредственного исполнителя документа, в необходимых случаях дает дополнительные указания, о чем делает запись в контрольно-регистрационной карточке, которая прибавляется к документу.В необходимых случаях передачи документов, рассмотренных руководством, от одного структурного подраздела во исполнение другому не указанному в резолюции, этот вопрос следует согласовать с лицом, которое рассматривало документ. В случае изменения резолюции предыдущий исполнитель сообщает об этом канцелярию с внесением записи к соответствующим регистрационным формам.После рассмотрения корреспонденции начальником структурного подраздела делопроизводитель переносит в журнал учета входной корреспонденции резолюцию начальника и без задержки передает документы по назначению, при этом карточка вкладывается в контрольно-учетную картотеку структурного подраздела, которую ведетделопроизводитель или специально определен для этого работник подраздела.После окончательного решения всех вопросов, поставленных в документе, исполнитель обязан сделать на документе запись о результатах рассмотрения, указать номер и дату документа-ответа или другого документа, указать номер дела, где будут подшитые все материалы, и поставить свою подпись и передать делопроизводителю для снятия поручения с контроля.По указанию начальника структурного подраздела с документом, который поступил для ознакомления, должны быть ознакомленные только те работники, которые имеют непосредственное отношение к выполнению этих документов. Специалисты структурного подраздела обязаны немедленно ознакомиться с документом, и в случаи необходимости сделать выписки и возвратить его делопроизводителю.Факт ознакомления с документом заверяется подписью начальника структурного подраздела в карточке ознакомления с документом. После ознакомления делопроизводитель структурного подраздела возвращает документ в продолжение дня к канцелярии.О документах, выполнении которых поставлено руководством на контроль, делопроизводители структурных подразделов регулярно выясняют состояние их выполнения и каждую неделю информируют об этом начальника структурного подраздела и канцелярию по установленной форме.Каждый исполнитель должен иметь такие папки: "Для подписи", "К выполнению", "Материалы, на которые можно ожидать ответ", "Выполненные документы". Выполненные документы подшиваются к делам только после окончательного решения всех поставленных вопросов. На первом листе этих документов исполнитель на нижнем поле по левую сторону делает надпись: "К делу № ", ставит свою подпись и дату и передает делопроизводителю для закрытия карточки и снятие из контроля.После истечения рабочего дня все служебные документы должны сохраняться в шкафах или столах, которые надежно закрываються.Регистрация документовРегистрация документов состоит в фиксации факта создания или поступление документа путем проставления на нем условного обозначения - регистрационного индекса - с дальнейшей записью в [3]регистрационных формах необходимых сведениях о документе [3] .Регистрация документов проводится с целью обеспечения их учета, контроля выполнения и оперативного использования имеющейся в них информации.Регистрации подлежит входная, исходная корреспонденции, а также внутренние документы: машинописные, рукописные и созданные средствами вычислительной техники.Регистрация документов осуществляется централизованно канцелярией кроме хозяйственных договоров, регистрация которых осуществляется бухгалтерией в книге регистрации договоров. Книга сохраняется у главного бухгалтера.Документы регистрируют один раз. При передаче зарегистрированных документов от одного подраздела к другому они повторно не регистрируются.Регистрация документов осуществляется за каждой регистрационной группой корреспондентов, за видом документов и т.п.. Порядковые регистрационные номера предоставляются документам в пределах каждой [2]регистрационной группы с начала года. Перечень книг регистрации согласуется каждый год вместе с номенклатурой дел организации.При необходимости, регистрация документов может осуществляться совместно для группы корреспондентов с распределением по видам документов в каждой группе и т.п.. Такая необходимость определяется целесообразностью их общей регистрации с учетом объемов поступления корреспонденции от этих конкретных корреспондентов. Из входных документов лбазательной регистрации в канцелярии подлежат:- документы, полученные от вышестоящих органов;- запросы и обращения народных депутатов;- обращение граждан;- документы от министерств, ведомств, предприятий, организаций, учреждений или присланные в их адрес, если они нуждаются в ответе или реагировании.Регистрация обращений граждан осуществляется отдельно по установленной форме (табл. 2).Таблица 2 Книга регистрации обращений граждан (предложений (замечаний), заявлений (ходатайств) и жалоб)№Индекс иФамилияВых. №КороеКоличествоРезолю-СрокОтметкап/пДата регистрациизаявителя и его адресобращениесодержаниестр.ция руководителявиролненияо выполнении (документ)123456789Входные документы, которые подлежат регистрации, регистрируются в день их получения. Из внутренних документов обязательной централизованной регистрации в канцелярии подлежат:- приказы и распоряжения по вопросам основной деятельности;- протоколы заседания правления и др.;- протоколы совещаний;- поручения руководства;- информационные письма.Регистрация приказов, которые касаются личного состава (о принятии на работу, переведение, предоставление ежегодных отпусков и т.п.) осуществляется отделом кадров.Отдельно регистрируются в отделе кадров протоколы заседаний конкурсной комиссии относительно отбора работников по конкурсу.Регистрация протоколов заседаний коллегий ведется отдельно и осуществляется соответствующими секретарями этих коллегий централизованно в канцелярии в делах.Регистрация поручений руководства подчиненным структурными подразделам осуществляется в соответствующих группах специалистов.Регистрация докладных и служебных записок, а также исходной корреспонденции за подписью руководителя структурного подраздела осуществляется делопроизводителями соответствующих подразделов.Регистрационный штамп на документах относится на нижнем поле первой страницы документа по правую сторону.При регистрации документам предоставляются условные обозначения - регистрационные индексы, которые состоят из порядковых номеров в пределах каждой группы документов, которые регистрируются и дополняются индексами по номенклатурам дел, вопросов деятельности, корреспондентов и т.п..Документы, которые выполняются несколькими подразделами совместно, регистрируются за индексом того подраздела, который является ответственным за организацию выполнения документа.Для регистрации документов может использоваться вычислительная техника.Автоматизированная регистрация документов проводится централизованно в местах регистрации документов, оборудованных средствами вычислительной техники.При автоматизированной регистрации формируется банк регистрационных данных, а при наличии сети - Центральный банк регистрационных данных.[4]Автоматизированные банки данных, при потребности, обеспечивают информацией о документах и месте их нахождения работников аппарата организации с помощью вывода информации на дисплей и изготовление машинограмм. При частичной автоматизации поисковых операций должна соблюдать совместимость традиционной и автоматизированной [2]системы регистрации и поисков.Заполнение автоматизированного банка регистрационных данных о документах осуществляет канцелярия, поддержку и обслуживание оборудования и программного обеспечения - отдел информатики.