Формальная и неформальная организации

Содержание

1. Введение
2. Основная часть
2.1. Формальная организация
2.1. Неформальная организация
3. Заключение
4. Список используемой литературы

Формальная и неформальная организации

Формальная организация - это своеобразная программа поведения предприятия, когда работа регламентируется планами, разделением труда. Она является составной частью механизма саморегуляции, который действует благодаря тому, что установленные в формальной структуре связи между жизненно важными событиями внешней среды и симптомами их проявления позволяют реагировать на симптомы, как на само действие, хотя оно еще только прогнозируется.
2.1. Неформальная организация
Формальные группы достаточно хорошо изучены в теории и практике управления. Они создаются по решению руководства и поэтому в определенной мере являются консервативными, так как часто зависят от особенностей личности руководителя и коллектива, которому предписано работать в данной группе. Но как только они созданы, они сразу становятся социальной средой, в которой люди начинают взаимодействовать между собой по иным законам, создавая неформальные группы. Неформальная организация отражает взаимосвязи, возникающие среди персонала на межличностном уровне. Она отображает реальное состояние дел, которое, как правило, отличается от желаемой картины, заданной формальной структурой.
Французский писатель А. Сент-Экзюпери сказал: «Единственная настоящая роскошь - это роскошь человеческого общения». Неформальные образования создаются не высшими органами управления посредством издания распоряжений, а сотрудниками организации в соответствии с их общими интересами, взаимными симпатиями, сходными увлечениями, привычками и т.д. Подобные группы существуют во всех организациях, несмотря на то, что в структурных схемах они не представлены. Неформальные группы обычно имеют собственные неписаные нормы и правила поведения, ее члены хорошо знают, кто входит в группу, а кто нет. В неформальных группах формируется определенное распределение позиций и ролей, обычно такие группы имеют явно или неявно выраженного лидера. Зачастую неформальная группа может оказывать на своего члена влияние, по силе равное или даже большее, чем формальная организация.
Основной, пожалуй, причиной создания неформальных образований в организации является естественное стремление человека к объединению с другими участниками, к формированию устойчивых форм взаимодействия с ними. Участие в деятельности группы дает человеку ощущение защищенности, группа оказывает ему поддержку, помощь в решении своих задач. В группе легче добиться похвалы, признания или материального вознаграждения, легче учиться, используя опыт других. Группа придает больше уверенности в себе во внешних взаимодействиях, способствует развитию квалификации сотрудника. Она дает человеку возможность проводить времени в приятном для него окружении, избегнуть одиночества и состояния ненужности, потерянности.
Проведенные в данной области исследования позволили выделить базовые признаки вступления людей в неформальные объединения: принадлежность; помощь; защита; общение; симпатия.
Наличие дружеских отношений между членами группы, симпатии между ними, оказывает существенное влияние на настроение сотрудников, их удовлетворенность работой, членством в группе. Взаимоподдержка на основе дружеских отношений и симпатий, способствуя сплочению группы, часто порождает синергетический эффект, который существенно увеличивает результативность работы такой группы.
В то же время нельзя утверждать, что существует только положительное влияние неформальных отношений между членами группы на результаты их работы и функционирование организации в целом. Это верно для случая высокой общей мотивации группы на конечный результат. Если же члены группы слабо мотивированы на выполнение работы, то результат будет соответствующим: слишком много времени будут тратиться на непредметные разговоры, чаепития, перекуры, что существенно может снизить результативность труда. При этом наиболее активные члены группы могут отвлекать от работы других сотрудников, создавая атмосферу расслабленности и безделья.
Неформальные группы имеют свои специфические характеристики, которые позволяют отличить их от формальных групп.
1. Неформальные лидеры - члены группы, которые в силу жизненного опыта, личностных качеств и стиля поведения занимают особое - лидерское - положение в неформальной группе. Определяющие факторы выделения лидера в неформальной группе включают должность, профессиональные знания и умения, возраст, личностные качества и психологию личности, в том числе такие как отзывчивость, справедливость и компетентность, признание со стороны группы. Такой лидер получает от неформальной группы властные полномочия для принятия решений и распоряжения ресурсами. Планируя свою деятельность, он делает основную ставку на людей и взаимоотношения между ними. Главное отличие неформального лидера от руководителя формальной производственной или функциональной группы, в составе которой может сформироваться неформальная группа, заключается в признании и поддержке формального руководителя администрацией на основе внутренних нормативных документов (должностных инструкций, регламентов, правил, положений).
2. Структура группы. Неформальная организация после ее формирования проходит процесс структуризации - создания своей внутренней структуры в форме относительно стабильного состава и соподчиненности членов группы («кто входит в группу»); функциональной структуры, отвечающей за распределение управленческих функций между членами группы («кто за что отвечает»); ролевой структуры, устанавливающей распределение ролей между членами группы в ходе принятия групповых решений («кто что делает»). В четко структурированной группе внутренние связи анализируются и контролируются неформальным лидером, в противном случае он может потерять контроль над ситуацией. В неустойчивой неформальной группе (формирующейся или распадающейся) внутренняя структура может быть нечетко выраженной, аморфной. Основное отличие неформальной организации от формального административного подразделения заключается в том, что в первой отсутствуют документы, четко определяющие эту структуру (штатное расписание, должностные инструкции, схема организационной структуры), а все структурные трансформации производятся лидером при поддержке со стороны группы.
3. Нормы поведения - своеобразный моральный кодекс группы, соблюдение которого является базовым условием принадлежности к ней, признания и поддержки члена данной группы. Эти нормы призваны сформировать стандарты поведения членов группы («что хорошо, а что плохо»). В случае несоблюдения отдельным членом группы принятых норм поведения он рискует быть исключенным из неформальной группы. В отличие от официальной идеологии организации, где нормы поведения отличаются универсальностью и всеобщим охватом, в неформальной группе они более ограниченные, специфические, компактные и могут содержать даже негативные правила (бездеятельность, уравниловка и др.).
Нормы поведения, принятые в группе, оказывают значительное влияние на ее членов и то направление, в котором работает группа: достижение целей организации, создание специальных условий для группы или сопротивление. Поэтому главная задача руководства организации заключается в выявлении, совместном обсуждении и коллективном принятии внутрифирменных норм поведения большинством сотрудников.
4. Социальный контроль (контроль соблюдения норм поведения членами группы) - важная характеристика неформальной организации. Данный контроль может выполняться либо самим лидером, либо специально выделенным для этого членом группы. Социальный контроль дает возможность группе сохранить свою специфику, не дать ей раствориться в административной системе, где зачастую сотрудники являются лишь элементами большой системы. Контроль может быть существенно шире чисто формального соблюдения принятых норм поведения и распространяться на тип одежды, язык жестов, потребности и т.д. С целью ужесточения соблюдения норм, группа может применять санкции к тем ее членам, которые их нарушает, в том числе различные формы воздействия вплоть до полного исключения из группы. Таким образом, в неформальной организации к ее членам могут предъявляться взаимоисключающие требования. В традиционной формальной группе социальный контроль, как правило, проводится в рамках законодательства, на основе внутренних нормативных документов компании.
В реальной жизни, как справедливо замечает М.В. Новиков [4], взаимоотношения между людьми в формальной и неформальной организациях, как правило, не совпадают, однако обе формы организации существуют на предприятии, они взаимно дополняют друг друга, а нередко и противоборствуют.
В последнее время в компаниях появилась новая организационная структура - различные сообщества работников. Эти сообщества представляют собой неформальные объединения людей со схожим профессиональным опытом, стремящихся к сотрудничеству. Работники компаний объединяются по разным причинам: решить новые задачи при изменении стратегии предприятия, сохранить связи с коллегами при его реорганизации, приспособиться к меняющимся условиям рынка. Члены сообществ обмениваются знаниями в свободной, творческой форме, в результате чего вырабатываются новые подходы к решению проблем. Сообщества могут вырабатывать стратегию, предлагать и обсуждать инновации, открывать новые направления деятельности компании, решать возникающие производственные проблемы, способствовать распространению передовых методов работы и помогать компаниям находить и удерживать таланты. Весьма важно интегрировать сообщества в структуру компании и оказывать им поддержку.
В связи с крупномасштабной компьютеризацией в последние годы приобрела особое значение концепция социальных сетей. В настоящее время сотни миллионов людей во всем мире обращаются к сервисам социальных сетей для того, чтобы рассказать о своих проблемах, найти друзей, коллег и единомышленников, обсудить общие, профессиональные и научные вопросы. Интернет делает эти связи, коммуникацию проще и эффективнее. В этих условиях в организациях и за их пределами возникла основанная на использовании информационных технологий новая структура отношений - социальная сеть как совокупность повторяющихся контактов, круг знакомств отдельного сотрудника, команды или подразделения как внутри, так и вне организации, посредством которых могут быть задействованы знания, связи и другие ресурсы для решения определенных поставленных задач (организационных, экономических, научных и др.). Это связи между людьми, которые оказывают друг другу помощь независимо от должностного статуса, места работы, профессии.
По мере перехода к экономике знаний роль таких неформальных сетей внутри компании и между организациями с широким использованием информационных технологий становится все более значимой. Они помогают разрабатывать стратегию компании, собирая и обсуждая информацию о тенденциях на рынке, предлагают идеи новых направлений бизнеса, позволяют оперативно решать неординарные задачи за счет внутренних экспертных ресурсов. Наряду с этим они служат каналами доступа к новым подходам и передовому опыту других компаний, развивают навыки сотрудников и стимулируют их к обучению, помогают компании привлекать и удерживать талантливых специалистов и руководителей.
3. Заключение
Подведем итог. Известно, что хорошо организованное управление компанией - залог ее успешной деятельности. Организация как социальная система является соединением формальных и неформальных элементов, соотношение между которыми очень подвижно и зависит от степени формализации или правовой регламентации в социальной среде, возраста самой организации, ее культуры и стиля делового поведения, которого придерживается руководство.
Формальная организация создается по решению высшего руководства. Но с момента ее создания она становится социальной средой, в которой люди взаимодействуют по своим правилам, а не по предписаниям руководителей. Люди из разных подгрупп общаются во время работы, за обедом, во время собраний, после работы. На основе таких социальных взаимоотношений появляется множество неформальных групп, совокупность которых представляет собой неформальную организацию.
Неформальная организация - это спонтанным образом сформировавшаяся группа людей, которые вступают в регулярное взаимодействие для достижения каких-либо целей. Равно как и у формальной организации, эти цели выступают причиной появления и существовании неформальной организации. Следует отметить, что в большой организации существует даже не одна, а несколько неформальных организаций, которые могут быть даже объединены в своего рода сеть. Некоторые исследователи даже говорят, что неформальная организация - это, по сути, сеть неформальных организаций.
Неформальная организация имеет много общего с формальной, в рамках которой она существует. У неформальных групп также имеется опереженная иерархия, признанные лидеры, цели и задачи. В неформальной организации тоже имеются неписаные правила, нормы, которые являются для членов этой организации эталонами поведения. Данные нормы подкрепляются системой санкций и поощрений. Особенность состоит лишь в том, что формальная организация создана по определенному замыслу, плану. Неформальная же является скорее спонтанной реакцией на неудовлетворенные индивидуальные потребности сотрудников формальной организации.