Документ и система документации

Во введении обоснована актуальность темы работы, определена цель, поставлены задачи.
В первой части рассмотрена общая характеристика документа, его основные признаки; изучены функции и классификация документов.
Во второй части выявлены требования, предъявляемые к составлению и оформлению документов.
В заключении приведены основные выводы по исследуемой теме.
В библиографии указана законодательная база, специальная литература, статьи и журналы, посвященные вопросам документирования и делопроизводства в учреждениях социально-культурной сферы.
...

Введение
Глава 1. Документ и система документации
1.1.Определение понятия «документ», его основные признаки
1.2. Функции документа
1.3. Классификация документов
Глава 2. Требования, предъявляемые к составлению и оформлению
документов
2.1. Бланки документов
2.2. Реквизиты документов
2.3. Унифицированная система документации
Заключение
Литература
Приложение

Роль документов в различных областях деятельности человека трудно переоценить. В обществе постоянно создается и функционирует огромное количество разнообразных документов. От правильной организации работы с документами зависит эффективность работы учреждений, предприятий, фирм.
Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. Этим объясняется актуальность данной темы.

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа;
08 - наименование организации;
09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 - место составления или издания документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа. (Приложение 2)
Определенные требования предъявляются и к бланкам документов. Служебные документы изготовляются и размножаются на бумаге стандартного формата, что связано с использованием множительной техники, с необходимостью хранения документов. Наиболее употребительные два основных формата А4, А5, допускается использование бланков формата АЗ и А6.
Бланки документов в унифицированной системе организационно-распорядительской документации должны иметь поля не менее,: 20 мм - левое, 10 мм - правое, 15 мм - верхнее, 20 мм - нижнее.
Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:
○ общий бланк. Он содержит следующие реквизиты:
- государственный герб Российской Федерации (герб субъекта РФ)- для организаций, имеющих на это право;
- эмблема организации или товарный знак;
- наименование предприятия вместе с наименованием вышестоящей организации (если она имеется).
○ бланк письма включает следующие реквизиты:
- государственный герб Российской Федерации (герб субъекта РФ);
- эмблема организации или товарный знак;
- код организации (предприятия по ОКПО);
- наименование предприятия вместе с наименованием вышестоящей организации (если она имеется);
- справочные данные об организации (почтовый адрес, номера телефонов, телефаксов, а также, по усмотрению организации, адрес электронной почты, Web-сайт (страница в Интернете), номера счетов в банке, банковский идентификационный код (БИК) и идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), номер и дату выдачи лицензии).
На бланках письма допускается указывать трафаретные части следующих реквизитов: дата, регистрационный номер и ссылка на регистрационный номер и дату документа, например:
_________№______
На №_____от______
На бланках письма могут ставиться ограничительные уголки для таких
реквизитов, как адресат, заголовок к тексту, отметка о контроле. Бланк конкретного вида документа (кроме письма) составляется на основе общего бланка, содержит те же реквизиты и лишь дополняется наименованием соответствующего вида документа и кодом по ОКУД.
Документы допускается изготавливать на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств, средств вычислительной техники. Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.). При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.
Все реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк печатаются через один межстрочный интервал. Составные части
реквизитов отделяют друг от друга 1,5-2 интервала. Реквизиты оформляют через 2-3 интервала друг от друга. Максимальная длина строки каждого реквизита (кроме текста) – 28 знаков. Текст документа печатают через 1,5 интервала (на бланках А4).
На основании рассмотренных вопросов в первой главе можно сделать следующие выводы:
1. Для обеспечения быстрого поиска нужных документов, повышения оперативности работы с ними в делопроизводстве документы делят на классы;
2. Классификация документов происходит по: отражаемым в них видам деятельности, содержанию, месту составления, степени унификации, происхождению, виду оформления, наименованию, способу фиксации информации, степени сложности, степени гласности, юридической силе, срокам исполнения, срокам хранения, степени обязательности;
3. Для установления единого комплекса видов документов, разработки единых форм и правил составления и оформления текстов применяется ГОСТ Р 6.30-2003, регулирующий унификацию документов.

Заключение

Создание в нашей стране правового государства с эффективно работающими институтами представительной, исполнитель­ной, судебной властей, производства, науки и образования обуславливается не только всесторонним и полноценным юридическим обоснованием их дея­тельности, но и формированием рациональных, конкретных правил и проце­дур их функционирования, в том числе в области работы с документами.
Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. Информация фиксируется в документах, которые придают ей органи­зационную форму и перемещают ее во времени и пространстве.
Данная тема является на сегодня чрезвычайно актуальной и это обусловлено в первую очередь тем, что, как показывает практика, далеко не
каждый бумажный носитель с записанной на нем информацией можно назвать документом. И главной причиной этого является отсутствие или неверное оформление отдельных реквизитов документа.
Только немногие организации могут позволить себе иметь полное описание своей деятельности в виде системы процессов. Поэтому, в качестве объектов для описания должны быть выбраны «ключевые» процессы компании, наиболее сильно отражающиеся на ее конкурентоспособности.
При построении системы управления предприятием важны два способа документирования его деятельности:
– «процессный» – позволяет осуществить «горизонтальную интеграцию», т.е. с необходимой точностью и полнотой связать материальные и информационные потоки;
– «системно-целевой» – придает осмысленность деятельности учреждения (управление по целям) и поддерживает «вертикальную интеграцию» – координацию между собой различных иерархических контуров управления от стратегического планирования до оперативного руководства линейными звеньями и деятельностью сотрудников.
В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документов, типизации их формы, снижение трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, повышения эффективности деятельности учреждений, достижения информационной совместимости автоматизированных без данных, проводятся работы по унификации документации (УСД) – совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению. В основе создания УСД лежит метод унификации – установление единообразия состава и форм управленческих функций и задач. Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД. Унификация управленческих документов повышает уровень и производительность управленческого труда.

Литература:
1. Федеральный закон от 27.07.2006 г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации»
2. Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде
Российской федерации и архивах от 07.07.93 №5341 1// Ведомости съезда народных депутатов РФ и Верховного совета РФ.-1993.-№3
3. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения».- М.: Изд-во стандартов,1998.
4. ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».- М.: Изд-во стандартов,1997.
5. Государственная система документационного обеспечения управления.
Основные положения. Общие требования к документам и службам
документационного обеспечения.- М.: Главархив СССР, 1991.
6. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие/ Издание 8-е,
переработанное и дополнение. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2001. – 192 с.
7. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: организация документов и дел в пределах архива // Секретарское дело, 2000, № 4
8. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учебн. пособие для студентов экономич. вузов и колледжей. – 2-е изд., перераб. и доп. – Ростов н/Д: Феникс, 2001.- 320 с.
9. Быкова Т.А. Правовые требования к внутренним документам фирмы: составление и оформление положений // Секретарское дело, 2000, № 2
10. Ефимова О.А. Современные системы автоматизации делопроизводства. Попытка анализа и классификации // Секретарское дело, 2000, № 4
11. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие.-4-е изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение,2002. – 296 с.
12. Коссов И.А. Правовые требования к оформлению документов: коммерческий договор // Секретарское дело, 1999, № 2
13. Коссов И.А. Правовые требования к оформлению документов: устав хозяйственного общества // Секретарское дело, 1999, № 3
14. Кузнецов С.Л. Применение современных технологий в работе с документами // Секретарское дело, 1996, № 3
15. Лысенко Н. А. Документирование управленческой деятельности предприятия: делопроизводство и корреспонденция: учеб. пособие / Н. А. Лысенко, Б. Ю. Сербиновский, С. Н. Цветкова. Ростов н/Д, 2002
16. Ожегов С.И. Словарь русского языка. М., Просвещение, 1997
17. Поздняков В.Я. Документационное обеспечение системы управления. Конспект лекций /– М.: Московский психо-социальный институт, 2002
18. Рогожин М.Ю. Деловые документы в примерах и образцах.. Приложение к журналу //Справочник кадровика//, №5—2003 — М.: МЦФЭР, 2003
19. Санкина Л.В. Информационно-справочные документы. Особенности составления и оформления // Секретарское дело, 1999, № 2-3
20. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. – М.: «Издательство ПРИОР», 2001

Приложение 1
Словарь основных терминов
Архив – организация или ее структурное подразделение, осущест­вляющее прием и хранение архивных документов с целью использования. Архивное хранение документов осуществляется для обеспечения возможности обращения к информации, работа по которой завершена.
Временное хранение – документ с установленным сроком хранения, по истечении которого он полежит уничтожению
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) – это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.
Документоведение – научная дисциплина, которая изучает в историческом развитии закономерности образования документов; способы их создания; становление и развитие систем документации, складывающиеся в различных отраслях человеческой деятельности.
Документационное обеспечение управления (ДОУ) – вид обеспечения управления организацией, который охватывает области фиксации, передачи и хранения официальной информации о состоянии организации и управляющих воздействий по изменению ее состояния. ДОУ включает три основных типа процедур: документирование, документооборот и делопроизводство.
Документирование – обобщенное название для процедур ДОУ, которые регламентируют правила фиксирования информации на официальных носителях - документах.
Документооборот – обобщенное название для процедур ДОУ, которые регламентируют правила движения документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
Делопроизводство – обобщенное название для процедур ДОУ, которые регламентируют правила оперативного или долгосрочного хранения документов.
Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, по которым можно ее идентифицировать (ГОСТ Р 51141-98); информация, записанная любым способом на любом материале, издания или полученная любым физическим или юридическим лицам, в любой организации для использования в своей деятельности.
Дело – официальное место для хранения документов, которые относятся к решению одного или сходных вопросов. При хранении документов, напечатанных на бумажных носителях, делом называется папка с несколькими документами, которая оформлена в соответствии со стандартами.
Долговременное хранение – документ, которому в соответствии с нормативными документами и иными правовыми актами установлено бессрочное хранение.
Информационный материал – неофициальный носитель информации, правила работы с которым не регламентируются.
Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.
Инструкция – это правовой акт, издаваемый органом государственного управления в целях установления правил, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности организаций, должностных лиц и граждан.
Кинодокумент – изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематогра­фическим способом.
Копия – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы .
Реквизит документа – элемент оформления документа, который несет информацию о его принадлежности, статусе, содержании или динамике движения по организации.
Машиночитаемый текст — документ, использование которо­го требует применения специально предназначенных технических средств.
Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и для упрощения поиска необходимых документов.
Нормативные документы — документы, в которых устанав­ливаются какие-либо правила, нормы.
Носитель документированной информации – материальный объект, используемый для закреп­ления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.
Организационно-распорядительный документ – вид письменного документа, в котором фик­сируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предпри­ятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.
Организация работ с документами – это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения.
Официальные документы — документы, составленные учреж­дением или должностным лицом и оформленные в установленном порядке.
Оригинал документа – 1) первоначальный экземпляр документа; 2) экземпляр документа, являющийся исходным материалом для копирования.
Опись дела – юридически оформленный перечень документов.
Постоянная часть реквизита документа – неизменяемая часть реквизита документа, содержа­щаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении.
Переменная часть реквизита документа – изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении.
Реквизит документа — обязательный информационный эле­мент (автор, дата и т.п.), присущий тому или иному виду письмен­ного документа; обязательный элемент оформления официального документа.
Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам проис­хождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению (ГОСТ 51141-98).
Стандарт — нормативно-технический документ, устанавлива­ющий требования к группам однородной продукции и в необходи­мых случаях требования к конкретной продукции, правила, обес­печивающие ее разработку, производство и применение, а также требования к иным объектам стандартизации, устанавливаемые Госстандартом РФ.
Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная по еди­ным правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в опреде­ленной сфере деятельности.
Формуляр документа — совокупность расположенных в установленной последовательности реквзитов документа (автор, ад­рес, дата, заголовок, содержание и т.п.).
Фотодокумент – изобразительный документ, созданный фотографическим способом.
Фонодокумент – документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.
Центр документооборота – подразделение организации, которое выполняет работу по регистрации документов, их передаче и оперативному хранению.
Экспертиза ценности документов – изучение документов на основе принципов и критериев их ценности в целях определения средств хранения и отбора части из них для длительного хранения.
Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действу­ющим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком офор­мления.
Приложение 2
Требования к оформлению реквизитов документов

 
1. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст.5021).
2. Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.
3. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).
4. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
5. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
6. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
7. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
8. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).
Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.
Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.