: Документирование деятельности коммерческой организации на примере «ООО Пассифлора»

Проанализирован процесс документирования деятельности коммерческой организации на примере «ООО Пассифлора», разработаны мероприятия по совершенствованию изучаемого процесса, оценена их эффективность ...

Введение 3

1. Теоретические основы документационного обеспечения деятельности организаций 6
1.1. Понятие документационного обеспечения управления 6
1.2. Нормативно-методическая база делопроизводства 9
1.3. Организация документационного обеспечения деятельности организаций и предприятий 14

2. Организация документационного обеспечения в ООО «Пассифлора» 22
2.1. Краткая характеристика организации 22
2.2. Организация службы документационного обеспечения
в организации 27
2.3. Анализ системы документационного обеспечения деятельности компании 34

3. Разработка рекомендаций по совершенствованию делопроизводства в ООО «Пассифлора» 51
3.1. Рекомендации по совершенствованию документационного обеспечения деятельности компании 51
3.2. Оценка эффективности предлагаемых мероприятий 64

Заключение69

Список использованных источников и литературы 72

Приложения: 76
1. Штатное расписание ООО «Пассифлора»
2. Должностная инструкция секретаря
3. Показатели уровня организации делопроизводства
4. Проект инструкции по делопроизводству в ООО «Пассифлора»
5. Оперограмма движения входящего документа
6. Оперограмма движения исходящего документа
7. Оперограмма движения внутреннего документа
8. Акт комиссии по проведению экспертизы документов

Таким образом, эффективность как системы управления организацией, так и деятельности всей организации во многом зависят от качества организации процесса документирования деятельности любой организации, что и определяет актуальность настоящей дипломной работы.
Объектом выпускной квалификационной работы является коммерческая организация ООО «Пассифлора», а ее предметом – процесс документирования деятельности, осуществляемый в исследуемой организации.
Цель работы заключается в анализе процесса документирования деятельности в ООО «Пассифлора» и разработке рекомендаций по его совершенствованию.
В соответствии с объектом, предметом и целью исследования автором были определены следующие задачи:
 раскрыть основные теоретические положения документационного обеспечения деятельности организаций разл ичной организационно-правовой формы;
 дать краткую характеристику изучаемой организации и провести анализ ее нормативно-правовой базы делопроизводства;
 проанализировать организацию службы делопроизводства и процесс документирования деятельности в исследуемой организации;
 разработать рекомендации по совершенствованию процесса документационного обеспечения деятельности организации и провести оценку их эффективности.

Для организации архива на предприятии предлагается прежде всего создать необходимы условия для хранения документов, т.е. должно быть помещение защищенное от прямого попадания солнечного света, с соблюдением уровня влажности воздуха в нем, с закрытым доступом для посторонних. Такое помещение в компании имеется, там следует только сделать небольшой ремонт и оснастить его шкафами и стеллажами для хранения документов. По нашей оценке, больших финансовых затрат не потребуется, т.к. необходимая мебель, пусть и бывшая в употреблении, имеется в достаточном количестве в компании.
Далее для организации хранения необходимо будет разработать и утвердить руководителем «Положение о хранении документов». В методической литературе имеется множество типовых положений по организации хранения документов.
В положении об архиве предприятия, в частности, должны быть указаны такие основные задания архива:
прием от структурных подразделений предприятия и хранение архивных документов;
контроль совместно со службой делопроизводства состояния хранения и правильности оформления документов в структурных подразделениях предприятия;
участие в составлении и согласовании сводной номенклатуры дел, проверка соответствия формирования документов в деле утвержденной номенклатуре;
ведение государственного учета документов НАФ и подача сведений об их количестве по установленной форме-соответствующему государственному архивному учреждению, архивному отделу городского совета;
проведение предварительной экспертизы ценности документов, находящихся на хранении, составление и подача на рассмотрение экспертной комиссии предприятия проектов описей документов, отнесенных к НАФ, описей дел длительного (более 10 лет) хранения, описей дел по личному составу работников предприятия и актов об изъятии для уничтожения документов, которые не отнесены к НАФ;
создание и усовершенствование справочного аппарата к архивным документам;
организация в установленном порядке использования архивных документов, при­надлежащих государству, территориальным общинам, выдача архивных справок, копий, извлечений из документов юридическим ли­цам и гражданам;
подготовка и передача документов НАФ в соответствующее архивное учреждение, архивный отдел городского совета;
участие в мероприятиях по повышению квалификации по специальности работников предприятия, отвечающих за работу с документами. 
Заключительным шагом в процессе создания архива в ООО «Пассифлора» будет приказ генерального директора о назначении ответственного за архив, а также создание экспертной комиссия, задачей которой будет периодическая  экспертиза документов на предмет соответствия срока хранения документов их фактическому нахождению в архиве предприятия.
3.2 Оценка эффективности предлагаемых мероприятий
Анализ документационного обеспечения управления в ООО «Пассифлора» показал, что указанный процесс не является идеальным и требует реализации ряда мероприятий по его совершенствованию. Необходимые рекомендации по совершенствованию изучаемого процесса были сформулированы нами в п. 3.1 выпускной квалифицированной работы. Теперь требуется оценить их эффективность.
Оценка эффективности является важным элементом разработки проектных и плановых решений, позволяющих определить уровень прогрессивности действующей структуры, разрабатываемых проектов или плановых мероприятий, и проводится с целью выбора наиболее рационального варианта и способа совершенствования.
Следует отметить, что оценка эффективности предлагаемых мероприятий обычно состоит из двух компонентов:
1) экономическая эффективность, характеризующая достижение целей фирмы путем использования персонала на основании принципа экономичного расходования имеющихся ресурсов;
2) социальная эффективность, характеризующая степень ожидания потребностей и интересов наемных работников41.
К сожалению проведенное автором исследование по документированию деятельности изучаемой организации не позволяет определить расчетным путем степень эффективности предлагаемых рекомендаций по некоторым направлениям этих компонентов эффективности. Это связано с тем, что у автора (по объективным причинам) недостаточно информации для учета многих параметров, влияющих на эти направления, и применения математико-статистических методов.
Вначале определим эффективность от внедрения программного продукта «1С:Документооборот 8», который оценивается специалистами в области электронных систем управления документами 42.
Тактические преимущества внедрения «1С:Документооборот 8» будут связаны в основном с сокращением затрат, к которым будут относиться следующие типы преимуществ:
физическое освобождение места;
уменьшение затрат на копирование;
уменьшение затрат на доставку информации в бумажном виде;
уменьшение затрат на ресурсы: люди и оборудование;
уменьшение затрат на бумагу.
Кроме этого ожидается повышение продуктивности работы: более быстрое выполнение работ, увеличение общего количества выполняемых работ, улучшение работы с данными/записями (документами, имеющими юридические обязательства), возможность выполнения новых типов работ или выполнения работ по другому.
Исследования показывают, что 30% времени рабочих групп тратится на поиски и согласование документов, 6% документов безвозвратно теряются, каждый внутренний документ копируется до 20 раз.
После внедрения электронной системы работы с документами, основываясь на мнении специалистов в области электронных систем управления документами43, ожидается увеличение производительность труда персонала при использовании электронного документооборота на 20-25%, стоимость архивного хранения электронных документов окажется на 80% ниже в сравнении с бумажными.
Анализ предмета исследования, оценка мнений специалистов в области документационного обеспечения управления и экспертов со стороны исследуемой организации позволяют автору выделить следующие возможные качественные результаты реализации предлагаемых рекомендаций по совершенствованию документирования деятельности ООО «Пассифлора»:
повышение эффективности документационного обеспечения управления предприятием;
обеспечение эффективной реализации функций управления предприятием;
улучшение качества организационно – распорядительных работ;
увеличение скорости обработки информации;
повышение эффективности использования действующих средств автоматизации делопроизводственных процессов;
использование современных средств обработки информации;
совершенствование системы регламентов документоведческой деятельности;
комплексность документирования процессов работы с документами;
совершенствование форм документации и др.
В целом нужно отметить, что комплексное внедрение предлагаемых мероприятий будет способствовать более эффективному использованию человеческих ресурсов организации.
Теперь оценим количественно уровень организации делопроизводства после реализации намеченных мероприятий, используя подход А. Я. Кибанова и формулу 1.
Согласно экспертного мнения начальника отдела кадров, секретаря, руководителей структурных подразделений компании, после реализации намеченных мероприятий показатели эффективности документационного обеспечения составят:
уровень оперативности работы с документами и другими источниками информации К1 = 0,97;
уровень оперативности размножения документов К2 = 0,97;
уровень оперативности работы с письмами К3 =0,95.
Видим, что 100% уровня не будет достигнут ни один показатель. Эксперты пояснили, что на эти показатели оказывает влияние «человеческий фактор», который еще никто не отменял.
Вычисляем ожидаемый показатель организации делопроизводства:
Код = (0,97 + 0,97 + 0,95) / 3 = 0,96.
Таким образом, уровень организации документационного обеспечения управления в организации вырастет на:
КОД = (0,96 – 0,85) ×100 % = 11 %.
Данный показатель прироста эффективности изучаемой системы оценивается экспертами и нами как существенный, т.к. уровень организации документационного обеспечения будет находиться на высоком уровне.
Согласно экспертному заключению руководителей ООО «Пассифлора» предлагаемые автором мероприятия приведут к повышению уровня квалификации работников; повышению производительности труда; согласованности всех функциональных подразделений в деятельности по документационному обеспечению; улучшению социально-психологического климата трудового коллектива и т.д.
В целом экспертами эффективность предлагаемых рекомендаций оценивается как высокая, продолжительная, с нарастающим эффектом; срок окупаемости затрат составляет незначительный период.
Таким образом, проведенная оценка эффективности предлагаемых рекомендаций дает основания утверждать, что после их реализации произойдут как качественные, так и количественные изменения. Взгляды ученых и специалистов в области документационного обеспечения управления, экспертное мнение руководителей организации убеждают автора в правильности данного вывода.
Все это позволяет сделать вывод, что поставленные задачи выпускной квалификационной работы решены, цель исследования достигнута.
Заключение
Более 9-ти лет назад была образована компания ООО «Пассифлора», которая постепенно развивалась и превратилась в успешную компанию на подмосковном рынке ландшафтно-строительных услуг.
В системе управление организацией важную роль, наряду с основными подсистемами, играют обеспечивающие подсистемы, к которым относится документационное обеспечения управления.
Значение документационного обеспечения заключается в том, что в общем объеме управленческой работы (по разным оценкам) до 60-70% занимают операции с документами. Информация, которая в них содержится, может быть использована только после проведения ряда делопроизводственных операций (фиксации, обработки, систематизации и т.п.).
Теория и практика документационного обеспечения показывает, что от качества организации делопроизводства напрямую зависит эффективность деятельности всей организации.
Данные актуальные проблемы и позволили сформулировать тему нашей выпускной квалификационной работы: «Документирование деятельности коммерческой организации на примере «ООО Пассифлора» и определить задачи по достижению намеченной цели исследования.
В первой главе выпускной квалификационной работы рассмотрены теоретические основы документационного обеспечения деятельности организации, а именно, выявлена сущность понятия «документационное обеспечение управления», установлена нормативно-методическая база делопроизводства. В заключении рассмотрены вопросы, связанные с организацией служб делопроизводства и документационного обеспечения деятельности организаций и предприятий любых организационно-правовых форм.
Во второй главе выпускной работы была дана краткая характеристика деятельности коммерческой организации ООО «Пассифлора», которая является весьма успешной компанией на подмосковном рынке ландшафтно-строительных услуг. Проанализирована организация службы документационного обеспечения управления в компании, проведён анализ системы делопроизводства и процесса работы с документами организации.
Проведенный анализ позволил выделить, наряду с положительными результатами, и ряд отрицательных сторон изучаемого процесса.
1) отсутствие в организации утвержденной инструкция по делопроизводству;
2) отсутствие четкого порядка работы с входящими, исходящими и внутренними документами;
3) нарушения правил оформления и подготовки документов при формировании дел;
4) отсутствие в практике делопроизводства использования специализированных программ по работе с документами:
5) отсутствие архив документов Компании.
Таким образом, аналитический материал, собранный в ходе исследования во второй главе выпускной работы позволил сформулировать в третьей главе конкретные рекомендации по совершенствованию документационного обеспечения управления в ООО «Пассифлора» и ликвидации выявленных недостатков.
По совершенствованию изучаемого процесса было рекомендованы реализовать следующие мероприятия:
1) разработать и утвердить в установленном порядке инструкцию по делопроизводству в организации;
2) разработать и утвердить в установленном порядке оперограммы процессов работы с входящими, исходящими и внутренними документами;
3) устранить нарушения правил оформления и подготовки документов и при формировании дел;
4) внедрить программный продукт «1С: Документооборот 8» для автоматизации документооборота в организации;
5) создать архив в ООО «Пассифлора».
Проведенная оценка эффективности предлагаемых рекомендаций дает основания утверждать, что после их реализации произойдут как качественные, так и количественные изменения. К ним относятся: повышение эффективности документационного обеспечения управления предприятием; обеспечение эффективной реализации функций управления предприятием; улучшение качества организационно – распорядительных работ; увеличение скорости обработки информации; использование современных средств обработки информации; совершенствование форм документации и др. Уровень организации документационного обеспечения управления в организации вырастет на 11% (с 85% до 96%).
Согласно экспертному заключению руководителей ООО «Пассифлора» предлагаемые автором мероприятия приведут к повышению производительности труда; согласованности всех функциональных подразделений в деятельности по документационному обеспечению; улучшению социально-психологического климата трудового коллектива и т.д. В целом экспертами эффективность предлагаемых рекомендаций оценивается как высокая, продолжительная, с нарастающим эффектом; срок окупаемости затрат составляет незначительный период.
Таким образом, можно утверждать, что поставленные задачи исследования были успешно решены и, соответственно, достигнута цель выпускной квалификационной работы.
Мы выражаем уверенность, что предложенные мероприятия по совершенствованию делопроизводства в ООО «Пассифлора» будут реализованы и помогут ее руководителя эффективно управлять организацией.
Список использованных источников и литературы
1. Трудовой кодекс Российской Федерации (2012, с последними изменениями) [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. – Режим доступа: http://ozpp.ru/zknd/trud/.
2. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» / Сборник законов Российской Федерации. – М.: Эксмо, 2008 г. – 976 с.
3. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» / Сборник законов Российской Федерации. – М.: Эксмо, 2008 г. – 976 с.
4. Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» / Сборник законов Российской Федерации. – М.: Эксмо, 2008 г. – 976 с.
5. Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» // Собрание законодательства Российской Федерации 2009,  № 25, ст. 3060.
6. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27.04. 1988 года. – М.: Главархив СССР, 1991.
7. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органахисполнительной власти. Утв. приказом М-ва культуры и массовых коммуникаций РФ от 08.11.2005 № 5360 // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. – 2006. – № 10. – 70 с.
8. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. . – Введ. 2007-07-01. – М. : Стандартинформ, 2007. – 22 с.
9. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Унифицированные системы документации. – Введ. 2003-07-01. – М. : Госстандарт России : Изд-во стандартов, 2003. – 17 с.
10. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 1999-01-01. – М. : Госстандарт России : Изд-во стандартов, 2003. – 7 с.
11. Устав ООО «Пассифлора» Утв. протоколом Общего собрания учредителей от 16.07. 2003 № 9 // Текущий архив ООО «Пассифлора» г. Одинцово.
12. Должностная инструкция секретаря Утв. Приказом генерального директора от 21.04. 2008 № 48 // Текущий архив ООО «Пассифлора» г. Одинцово.
13. 1С: Документооборот 8 [Электронный ресурс] // Сайт фирмы 1С. – Электрон. дан. – Режим доступа: http://www.v8.1c.ru/doc8/2.htm.
14. Андреев В. И. Делопроизводство: ведение и организация: учебно-практическое пособие. – М.: КНОРУСС, 2008. – 256 с.
15. Балибардина Г.И. Документоведение и документационное обеспечение управления: Учебно-методическое пособие. – Волгоград: Изд-во ВолГУ, 2009. – 77 с.
16. Белов А. Н., А. А. Белов Делопроизводство и документооборот: учеб. пособие. – М. : Эксмо, 2008. – 560 с.
17. Березина Н. М., Воронцова Е.П., Лысенко Л. М. Современное делопроизводство. – СПб.: Питер, 2007. – 256 с.
18. Делопроизводство : орг. и технологии документационного обеспечения управления: учеб. для вузов / под ред. Т. В. Кузнецовой. – М. : ЮНИТИ-ДАНА, 2002. – 359 с.
19. Ивановская, Л. Сущность и виды регламентации труда персонала [Электронный ресурс] / Л. Ивановская. – Электрон. дан. – Режим доступа: http://www.hr-portal.ru/article.
20. Иритикова В. Регламентация делопроизводства // Делопроизводство и документооборот на предприятии, 2012. – № 1. – С. 92-94.
21. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. – М.: ИНФРА-М, 2009. – 331 с.
22. Кибанов А. Я. Управление персоналом организации: Учебник / Под ред. А. Я. Кибанова. – М.: ИНФРА – М, 2010. – 695 с.
23. Кибанов А. Я., Родкина Т. А. Типовые формы регламентов управленческой деятельности [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. – Режим доступа: http://www.hr-portal.ru.
24. Кибанов А.Я., Мамед-Заде Г.А., Родькина Т.А. Управление персоналом: регламентация труда: Учебное пособие. – М.: Экзамен, 2003. – 480 с.
25. Кирсанова М. В. Современное делопроизводство : учеб. пособие для студентов вузов. – М. : ИНФРА-М, 2010. – 312 с.
26. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Учебное пособие. – М.: Новосибирск, 2007. – 452 с.
27. Красавин А. С. Документационное обеспечение управления кадрами [Электронный ресурс] : Практ. пособие : Электрон. б-ка. – М. : Термика, 2007. – (ИК "Кодекс"). – CD.
28. Крылова И. Ю. Документирование управленческой деятельности : учеб. пособие для вузов. – СПб. : Бизнес-Пресс, 2008. – 240 с.
29. Кутузов В. И. Электронное делопроизводство : учеб. пособие для вузов. – М. : Юрист, 2008. – 113 с.
30. Ларин М. В. Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации. – М. : ВНИИДАД, 2007. – 246 с.
31. МДС 12-37.2007 Рекомендации по проведению документооборота в строительной организации [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. – Режим доступа: http://docinfo.ru/eachdoc-12108.html.
32. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти [Электронный ресурс]: Утверждены приказом госархива от 23 декабря 2009 г. приказом № 76. // Сайт Росархива. – Электрон. дан. – Режим доступа: http://archives.ru/methodics/instr-office-work.shtml.
33. Носарева Н. Обработка исходящей корреспонденции // Делопроизводство и документооборот на предприятии, 2012. – № 1. – С. 12-23.
34. Пшенко А. В. Документальное обеспечение управления (Делопроизводство) : учеб. пособие для вузов. – М. : Форум : ИНФРА-М, 2004. – 256 с.
35. Рогожин М. Ю. Документы кадровой службы предприятия. – М.: ГроссМедиа, 2008. – 281 с.
36. Рогожин М. Ю. Кадровая служба предприятия: справочник. – М.: ГроссМедиа: РОСБУХ, 2008. – 368 с.
37. Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству [Электронный ресурс]. - СПб. : Питер, 2009. – (Современный офис-менеджмент). – CD.
38. Румынина Л. А. Документационное обеспечение управления. – М.: Академия, 2009. – 224 с.
39. Системы электронного управления документами: обзор, классификация и оценка возврата от внедрения [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. – Режим доступа: http://www.iteam.ru/publications/it/section_64/article_2712/.
40. Храмцовская Н. Электронные архивы и их правовые проблемы // Делопроизводство и документооборот на предприятии, 2012. – № 3. – С. 66-77.
41. Чувашев Д. Локальные нормативные акты: разрабатываем и вводим в действие // Делопроизводство и документооборот на предприятии, 2012. – № 2. – С. 46-50.