Контрольная по делопроизводству

1. Понятие «документооборота». Обработка входящей, исходящей документации. Последовательность работы с документами, созданными внутри организации.

Необходимый перечень документов для выполнения практического задания.
1. Организационно-правовые документы:
учредительный договор, устав;
положение об организации;
положение о структурном подразделении;
структура и штатная численность;
штатное расписание;
должностная инструкция.
2. Распорядительные документы:
приказ;
распоряжение;
указание;
постановление;
решение.
3. Информационно-справочные документы.
Протоколы: полный, краткий, выписка из протокола;
Акт;
Записки: докладная, служебная, объяснительная…;
Справка, сводка, списки;
Служебные письма (рассмотрев особенности текста разных видов писем)
Телеграмма, телефонограмма, факсограмма.
4. Ка ...

1. Понятие «документооборота». Обработка входящей, исходящей документации. Последовательность работы с документами, созданными внутри организации.

Необходимый перечень документов для выполнения практического задания.
1. Организационно-правовые документы:
учредительный договор, устав;
положение об организации;
положение о структурном подразделении;
структура и штатная численность;
штатное расписание;
должностная инструкция.
2. Распорядительные документы:
приказ;
распоряжение;
указание;
постановление;
решение.
3. Информационно-справочные документы.
Протоколы: полный, краткий, выписка из протокола;
Акт;
Записки: докладная, служебная, объяснительная…;
Справка, сводка, списки;
Служебные письма (рассмотрев особенности текста разных видов писем)
Телеграмма, телефонограмма, факсограмма.
4. Кадровая документация.
4.1. Технологическая цепочка приема граждан на работу ( основные документы, связанные с приемом граждан на работу)
резюме;
автобиография;
характеристика;
заявление;
приказ о приеме на работу.
4.2. Технологическая цепочка перевода граждан на другую работу. Технологическая цепочка увольнения граждан. Оформление и ведение личных дел

Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки.
Документы закрепляют производственные отношения как внутри предприятия, так и с другими организациями, и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами [2, c. 79].
Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности.
В современном учреждении основными технологическими инструментами работы с документами являются компьютеры, установленные на рабочих местах исполнителей и объединенные в сеть. Ес ли компьютерная сеть охватывает все рабочие места делопроизводственного персонала в структурных подразделениях организации, то появляется возможность использовать сеть для перемещения документов.
Полное упразднение бумажного документооборота сейчас невозможно: консерватизм персонала, низкая образованность, нежелание обучаться и переобучаться, боязнь прозрачности собственной деятельности для руководства, которая возникает после внедрения системы электронного документооборота; фактор директора «советского типа» – нежелание непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать документы. С другой стороны, отсутствие закона об электронном документе предполагает обязательное наличие бумажного подлинника любого значимого документа даже при существовании электронного варианта.
Тема документооборота имеет большую актуальность, так как от правильного выбора технологии работы зависит успех любой организации.
В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех организации в целом.
Цель данной работы состоит в том, чтобы исследовать документооборот и ознакомиться с его основными этапами.
Задачи: рассмотреть, как правильно составляются и оформляются документы; проанализировать прием и регистрацию документов; исследовать контроль за исполнением документов; рассмотреть этапы передачи документов в архив.

По прекращении указанных обстоятельств Общество обязано выплатить участникам Общества прибыль, решение о распределении которой между участниками Общества принято.12. РЕОРГАНИЗАЦИЯ ОБЩЕСТВАОбщество может быть реорганизовано добровольно по решению его Участника (Участников), а также в случаях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации.Общество может быть добровольно реорганизовано по единогласному решению его Участников. Другие основания и порядок реорганизации Общества определяются Гражданским кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами.Реорганизация Общества может быть осуществлена в форме слияния, присоединения, разделения, выделения и преобразования.Не позднее тридцати дней с даты принятия решения о реорганизации Общества, а при реорганизации Общества в форме слияния или присоединения - с даты принятия решения об этом последним из Обществ, участвующих в слиянии или присоединении, Общество обязано письменно уведомить об этом всех известных ему кредиторов и опубликовать в органе печати, в котором публикуются данные о государственной регистрации юридических лиц, сообщение о принятом решении. При этом кредиторы Общества в течение тридцати дней с даты направления им уведомления или в течение тридцати дней с даты опубликования сообщения о принятом решении вправе письменно потребовать досрочного прекращения или исполнения соответствующих обязательств Общества и возмещения им убытков.При слиянии Общества с другим хозяйственным обществом все права и обязанности Общества переходят к вновь возникшему юридическому лицу в соответствии с передаточным актом.При присоединении Общества к другому хозяйственному обществу к последнему переходят все права и обязанности Общества в соответствии с передаточным актом.При разделении Общества все его права и обязанности переходят к Обществам, созданным в результате разделения, в соответствии с разделительным балансом.При выделении из Общества одного или нескольких Обществ к каждому из них переходит часть прав и обязанностей реорганизованного Общества в соответствии с разделительным балансом.Общество вправе преобразоваться в хозяйственное общество другого вида, хозяйственное товарищество или производственный кооператив. При преобразовании Общества к юридическому лицу, созданному в результате преобразования, переходят все его права и обязанности в соответствии с передаточным актом.13. ЛИКВИДАЦИЯ ОБЩЕСТВАЛиквидация Общества влечет за собой его прекращение без перехода прав и обязанностей в порядке правопреемства к другим лицам.Общество может быть ликвидировано в следующих случаях:по решению Общего собрания Участников Общества, принятому единогласно;по решению суда в случаях предусмотренных действующим законодательством;в случае признания Общества несостоятельным (банкротом).Учредители (Участники) Общества или орган, принявшие решение о ликвидации Общества, обязаны незамедлительно письменно сообщить об этом в уполномоченный государственный орган для внесения в единый государственный реестр юридических лиц сведения о том, что Общество находится в процессе ликвидации.Ликвидация Общества осуществляется ликвидационной комиссией (ликвидатором). При добровольной ликвидации Общества ликвидационная комиссия (ликвидатор) назначается Общим собранием Участников, при принудительной - комиссия назначается судом.С момента назначения ликвидационной комиссии (ликвидатора) к ней переходят полномочия по управлению делами Общества. Ликвидационная комиссия (ликвидатор) от имени Общества выступает в суде.Ликвидационная комиссия (ликвидатор) помещает в органах печати публикацию о ликвидации Общества, о порядке и сроках заявления требований его кредиторами. Этот срок не может быть менее двух месяцев с момента публикации о ликвидации Общества.Ликвидационная комиссия (ликвидатор) принимает меры к выявлению кредиторов и получению дебиторской задолженности, а также письменно уведомляет кредиторов о ликвидации Общества.После окончания срока для предъявления требований кредиторами ликвидационная комиссия (ликвидатор) составляет промежуточный ликвидационный баланс, который содержит сведения о составе имущества ликвидируемого Общества, перечне предъявленных кредиторами требований, а также результатах их рассмотрения.Промежуточный ликвидационный баланс утверждается органом, принявшим решение о ликвидации Общества.Если имеющиеся у ликвидируемого Общества денежные средства недостаточны для удовлетворения требования кредиторов, ликвидационная комиссия (ликвидатор) осуществляет продажу имущества Общества с публичных торгов в порядке, установленном для исполнения судебных решений.Выплата денежных сумм кредиторам ликвидируемого Общества производится ликвидационной комиссией (ликвидатором) в порядке очередности, установленной статьей 64 Гражданского кодекса Российской Федерации, в соответствии с промежуточным ликвидационным балансом, начиная со дня его утверждения, за исключением кредиторов пятой очереди, выплаты по которым производятся по истечении месяца со дня утверждения промежуточного баланса.После завершения расчетов с кредиторами ликвидационная комиссия (ликвидатор) составляет ликвидационный баланс, который утверждается органом, принявшим решение о ликвидации Общества.Оставшееся после завершения расчетов с кредиторами имущество ликвидируемого Общества распределяется ликвидационной комиссией (ликвидатором) между Участниками Общества в следующей очередности:в первую очередь осуществляется выплата Участникам Общества распределенной, но невыплаченной части прибыли;во вторую очередь осуществляется распределение имущества ликвидируемого Общества между Участниками Общества пропорционально их долям в Уставном капитале Общества.Требования каждой очереди удовлетворяются после полного удовлетворения требований предыдущей очереди.Если имеющегося у Общества имущества недостаточно для выплаты распределенной, но невыплаченной части прибыли, имущество Общества распределяется между его Участниками пропорционально их долям в Уставном капитале Общества.Ликвидация Общества считается завершенной, а Общество прекратившим существование после внесения об этом записи в единый государственный реестр юридических лиц.14. ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ ИНФОРМАЦИИПо требованию Участника Общества или иного заинтересованного лица Общество обязано предоставить им возможность ознакомиться с Уставом Общества, в том числе с изменениями.На запросы Участника Общества или иного заинтересованного лица отвечает Генеральный директор письменно в разумный срок.Общество обязано по требованию Участника Общества предоставить ему копию действующего Устава Общества. Плата, взимаемая Обществом за предоставление копий, не может превышать затраты на их изготовление.15. ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ОБЩЕСТВАОбщество в целях реализации государственной социально-экономической и налоговой политики несет ответственность за сохранность документации (управленческой, финансово-хозяйственной, по личному составу и др.).Общество обязано хранить следующие документы: договор об учреждении Общества, за исключением случая учреждения Общества одним лицом, решение об учреждении Общества, Устав Общества, а также внесенные в Устав Общества и зарегистрированные в установленном порядке изменения; протокол (протоколы) собрания Учредителей Общества, содержащие решение о создании Общества и об утверждении денежной оценки неденежных вкладов в Уставный капитал Общества, а также иные решения, связанные с созданием Общества; документ, подтверждающий государственную регистрацию Общества; документы, подтверждающие права Общества на имущество, находящееся на его балансе; внутренние документы Общества; положения о филиалах и представительствах Общества; документы, связанные с эмиссией облигаций и иных эмиссионных ценных бумаг Общества; протоколы Общих собраний Участников Общества и ревизионной комиссии Общества; списки аффилированных лиц Общества; заключения государственных и муниципальных органов финансового контроля; иные документы Общества.Общество хранит документы по месту нахождения его единоличного исполнительного органа или в ином месте, известном и доступном Участникам Общества.При прекращении деятельности Общества в случае его реорганизации все документы (управленческие, финансово-хозяйственные, по личному составу и др.) передаются в соответствии с установленными правилами его правопреемнику.При отсутствии правопреемника документы постоянного хранения, имеющие научно-историческое значение, передаются на государственное хранение; документы по личному составу (приказы, личные дела и карточки учета, лицевые счета и т.п.) передаются на хранение в архив административного округа, на территории которого расположено Общество. Передача и упорядочение документов осуществляется силами и за счет средств Общества в соответствии с требованиями архивных органов.УТВЕРЖДАЮГенеральный директор____________ Харитонов В.Н. (подпись) (И.О. Фамилия)«01» февраля 2013 г.ООО "Мэлон"(наименование организации)(юридический адрес)Административная инструкцияАИ-01 HYPERLINK "http://blanki.ucoz.ru/news/2010-04-12-69" ПОЛОЖЕНИЕО СТРУКТУРЕ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЕЙСОГЛАСОВАНО: Чернов А.Н Первый заместитель генерального директора Финансовый директор Кушнер Д.В. Заместитель генерального директора Иванова Т.Н. Руководитель управления делами1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ1.1 Положение предназначено для определения структуры управления и административной подчиненности руководителей структурных подразделений Общество с ограниченной ответственностью «Мэлон» (далее Общество).1.2 Положение основано на принципах, изложенных в Уставе Общества.1.3 Положение регламентирует административную подчиненность руководителей Общества до уровня начальника отдела.1.4 Положение утверждается приказом генерального директора.1.5 Внесение изменений в Положение осуществляется на основании приказа генерального директора о внесении изменений.1.6 Данное Положение должны знать и использовать в своей работе следующие должностные лица Общества:Генеральный директор;Первый заместить в генерального директора - финансовый директор;Заместитель генерального директора;Руководитель управления делами;Главный бухгалтер;Руководитель юридической службы;Руководитель службы экономической безопасности;Начальник отдела межотраслевых и региональных связей;Начальник отдела финансового учета;Начальник отдела поставок;Начальник отдела товарных операций;2. НАПРАВЛЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ2.1 Управление Обществом обеспечивает его деятельность, направленную на получение прибыли и исполнение в связи с этим инвестиционных, производственных и других договоров (соглашений, контрактов), участником которых является Общество.2.2 Все направления деятельности закреплены в Уставе Общества. В настоящее время основными направлениями являются следующие:оптовая, розничная и комиссионная торговля;оптовая и розничная торговля продуктами питания;оптовая и розничная торговля промышленными товарами, а также торговля непродовольственными потребительскими товарами;посредническая деятельность;организация перевозок грузов всеми видами транспорта;транспортная обработка грузов и хранение;3. ПРИНЦИПЫ ОРГАНИЗАЦИИ И СТРУКТУРЫ УПРАВЛЕНИЯ3.1 Управление Обществом осуществляется в соответствии с Уставом Общества, настоящим Положением, административными инструкциями по делопроизводству, проведению взаимозачетов и другими инструктивно-методическими материалами.3.2 Структура управления включает в себя руководство Обществом (генеральный директор, первый заместитель генерального директора и заместитель генерального директора) и руководителей структурных подразделений Общества (начальников департаментов, руководителей управлений и служб, начальников отделов).3.3. Общее управление Обществом осуществляет генеральный директор. Статус, порядок назначения и освобождения от должности генерального директора определяется Федеральным законом «Об акционерных обществах» и Уставом Общества.3.4 Непосредственное управление осуществляют заместители генерального директора. Заместитель генерального директора назначается и освобождается от должности приказом Генерального директора.3.5 Основными структурными единицами организации являются департаменты, службы и управление делами. Данные подразделения осуществляют управление одной из областей деятельности Общества. Общее управление работой департаментов, служб и управления осуществляют заместители генерального директора. Непосредственное управление работой подразделения осуществляет руководитель департамента (службы, управления). Руководитель подразделения назначается и освобождается от должности приказом генерального директора на основании служебной записки, поданной заместителем генерального директора, курирующего данное подразделение.3.6 Для организации управления конкретными задачами в составе департамента создаются дополнительные структурные единицы: отделы и группы. Общее управление работой отделов и групп осуществляют руководители департаментов. Непосредственное управление работой отдела или группы осуществляет начальник отдела (группы). Начальник дополнительной структурной единицы назначается и освобождается от должности приказом генерального директора на основании служебной записки поданной начальником департамента и завизированной заместителем генерального директора, курирующего данный департамент.4. СТРУКТУРА УПРАВЛЕНИЯ4.1 В соответствии с текущими направлениями деятельности и обеспечивающими функциями в административную структуру входят следующие департаменты, управления и службы:Департамент закупок;Финансово-экономический департамент;Департамент поставок и товарных операций;Управление делами;Служба бухгалтерского учета;Служба экономической безопасности;Юридическая служба.4.2 Общее управление департаментом зачетов и фондовых операций, финансово-экономическим департаментом, службой бухгалтерского учета и службой экономической безопасности осуществляет первый заместитель генерального директора - финансовый директор.4.3 Общее управление департаментом поставок и товарных операций, управления делами и юридической службой осуществляет заместитель генерального директора.4.4 В состав департамента закупок входят следующие дополнительные структурные подразделения:Отдел закупочной деятельности;Отдел логистики.4.5 В состав финансово-экономический департамента входят следующие дополнительные структурные подразделения:- Планово-экономический отдел;- Финансовый отдел.4.6 В состав департамента поставок и товарных операций входят следующие дополнительные структурные подразделении:- Отдел поставок;- Отдел товарных операций.4.7 В состав управление делами входят следующие дополнительные структурные подразделения:- Отдел кадров;- Отдел охраны;Канцелярия;Административно-хозяйственный отдел;Информационная служба.4.8 Служба бухгалтерского учета, служба экономической безопасности и юридическая служба не имеют дополнительных структурных подразделений.5. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ СОТРУДНИКОВ ОБЩЕСТВА5.1 Сотрудники основных, дополнительных и вспомогательных структурных подразделений назначаются и освобождаются о должности приказом генерального директора на основании служебной записки от непосредственного руководителя сотрудника, согласованной со всеми вышестоящими руководителями.5.2 Сотрудники подчиняются своему непосредственному руководителю, а также выполняют приказы и распоряжения руководителей вышестоящих структурных под разделений, заместителей генерального директора и генерального директора.5.3 В своей работе сотрудники структурных подразделений руководствуются Положением о подразделении, административными и должностными инструкциями, приказами генерального директора, распоряжениями заместителей генерального директора, а также распоряжениями и указаниями руководителей вышестоящих структурных подразделений.5.4 Руководитель основного структурного подразделения (департамента, управления, службы) имеет следующие права и обязанности:- подчиняется одному из заместителей генерального директора;- осуществляет непосредственное управление сотрудниками департамента;- докладывает руководству Общества материалы по вопросам, отнесенным к сфере деятельности подразделения;- организует деятельность подчиненных ему подразделений (ставит разовые задачи, утверждает планы работ отделов и служб, осуществляет контроль и оперативное управление выполнением планов и решением задач);- организует контроль за исполнением договоров (соглашений, контрактов) по вопросам, относящимся к сфере ведения подразделения;- подписывает или визирует материалы, относящиеся к сфере ведения подразделения;- поощряет сотрудников из премиального фонда подразделения, а также ходатайствовать перед заместителем генерального директора о премировании и изменении размеров материального вознаграждения;- применяет дисциплинарные и материальные меры наказания за нарушения дисциплины, низкое качество выполнения работ, несвоевременное выполнение поставленных задач и т. п.;- вступает при необходимости в контакты с внешними организациями.5.5 Руководитель дополнительного структурного подразделения (отдела или службы в составе департамента) имеет следующие права и обязанности:- подчиняется начальнику департамента;- докладывает руководству Общества материалы по вопросам, отнесенным к сфере деятельности подразделения;- организует деятельность подчиненных ему сотрудников (ставит разовые задания, утверждает планы сотрудников, осуществляет контроль и оперативное управление выполнением планов и решением задач);- подписывает или визирует материалы, относящиеся к сфере ведения подразделения;- вступает при необходимости в контакты с внешними организациями.5.6 Сотрудник подразделения имеет следующие права и обязанности:- подчиняется своему непосредственному начальнику;- выполняет отдельные поручения вышестоящих руководителей;- докладывает руководству Общества материалы по вопросам, отнесенным к сфере деятельности подразделения;- подписывает и визирует материалы, относящиеся к сфере ведения;- вступает при необходимости в контакты с внешними организациями.5.7 Конкретные должностные обязанности каждого сотрудника Общества должны быть отражены в Должностной инструкции (ДИ) данного сотрудника. Должностные инструкции утверждаются в следующем порядке:- ДИ заместителей и помощника генерального директора утверждает генеральный директор;- ДИ руководителей структурных подразделений (департаментов, служб, управления) утверждает один из заместителей генерального директора;- ДИ начальников отделов и специалистов утверждает руководитель департамента.УТВЕРЖДАЮГенеральный директор___________ В.Н. Харитонов01.02.2013 г.ООО "Мэлон"ОКПО 79723322ОКУД 02521111 ПОЛОЖЕНИЕ 01.02.2013 г. № 01г. Санкт-ПетербургО бухгалтерии1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯБухгалтерия является самостоятельным структурным подразделением предприятия и подчиняется непосредственно директору предприятия.Бухгалтерия создается и ликвидируется приказом директора предприятия одновременно с созданием или ликвидацией предприятия.Бухгалтерия непосредственно подчиняется директору предприятия.Бухгалтерию возглавляет главный бухгалтер, назначаемый на должность приказом директора предприятия.Главный бухгалтер имеет не меньше одного заместителя.Обязанности заместителя определяются главным бухгалтером и указаны в должностной инструкции заместителя главного бухгалтера.Заместители и начальники структурных подразделений в составе бухгалтерии, другие работники назначаются на должность и освобождаются от должностей приказом директора предприятия по представлению главного бухгалтера.В своей деятельности бухгалтерия руководствуется:действующим законодательством РФ;Уставом предприятия;настоящим положением;приказами, инструкциями, актами предприятия.2. СТРУКТУРАСтруктуру и штатную численность бухгалтерии утверждает директор предприятия исходя из условий и особенностей деятельности по представлению главного бухгалтера и по согласованию с дирекцией (отделом) по персоналу.Работа бухгалтерии может быть структурирована по нижеприведенной схеме.