Документационная деятельность отдела по работе с персоналом (отдела кадров)

Проведен анализ документационного обеспечения деятельности организации и документационной деятельности отдела по работе с персоналом в изучаемой организации (Иркутский филиал ФГУ МНТК «Микрохирургия глаза»), предложены мероприятия по рационализации документационной деятельности отдела по работе с персоналом в изучаемой организации, проведена оценка эффективности предлагаемых мероприятий.
...

Введение 3
1 Теоретические основы документационной деятельности служб персонала 7
1.1 Службы персонала: организация, основные функции и направления деятельности 7
1.2 Сущность кадрового делопроизводства 11
1.3 Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления кадрами 20
1.4 Документационная деятельность кадровых служб 25
2 Анализ документационного обеспечения управления организацией и управления кадрами в Иркутском филиале ФГУ МНТК «Микрохирургия глаза» 33
2.1 Краткая характеристика организации 33
2.2 Анализ системы документационного обеспечения управления
организацией 39
2.3 Анализ документационной деятельности отдела по работе с персоналом в изучаемой организации 55
3 Разработка мероприятий по совершенствованию документационной деятельности отдела по работе с персоналом в Иркутском филиале ФГУ МНТК «Микрохирургия глаза» 71
3.1 Мероприятия по совершенствованию документационной деятельности отдела по работе с персоналом организации 71
3.2 Оценка эффективности предлагаемых мероприятий 78
Заключение 82
Список литературы 85
Приложения 90

Таким образом, актуальность проблем, связанных с совершенствованием документационного обеспечения управления кадрами организации и послужили для выбора темы выпускной квалификационной работы.
Цель работы заключается в анализе и оценке документационной деятельности отдела по работе с персоналом в Иркутском филиале ФГУ МНТК «Микрохирургия глаза» и разработке мероприятий по её совершенствованию.
Объектом выпускной квалификационной работы является Иркутском филиал ФГУ МНТК «Микрохирургия глаза», а её предметом выступает документационная деятельность отдела по работе с персоналом в исследуемой организации.
В соответствии с объектом, предметом и целью исследования автором были определены следующие задачи:
 выявить сущность теоретических основ документационной деятельности служб персонала органи зации;
 дать краткую характеристику изучаемой организации;
 провести анализ системы документационного обеспечения деятельности организации;
 проанализировать документационную деятельность отдела по работе с персоналом изучаемой организации;
 разработать мероприятия по совершенствованию документационной деятельности отдела по работе с персоналом в организации;
 провести оценку эффективности предлагаемых мероприятий.

2.3 Анализ документационной деятельности отдела по работе с
персоналом в изучаемой организации
Для достижения поставленной цели выпускной работы проведем анализ предмета исследования – документационной деятельности отдела по работе с персоналом Учреждения.
Специальным подразделением, обеспечивающим документационное обеспечение управления кадрами, является отдел по работе с персоналом (далее Отдел). В состав Отдела входят: начальник отдела, менеджер по персоналу и специалист по кадрам.
Анализ организационной структуры Учреждения (см. приложение А) показывает, что кадровая служба выступает в качестве штабного органа и структурно подчинена высшему руководству (См. рисунок 2.6).
Рисунок 2.6 – Местоположения кадровой службы в системе управления
организацией
Данный вариант наиболее приемлем на начальных этапах развития организации, когда первый руководитель пытается таким образом поднять статус и роль кадровой службы, хотя иерархический уровень заместителей руководителя еще не готов к восприятию отдела персонала как подразделения, равнозначного второму уровню управления.
Порядок работы сотрудников Отдела регулируется:
Трудовым кодексом Российской Федерации;
Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти утвержденной приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536;
Альбомом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты утвержденным постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1;
Инструкцией по заполнению трудовых книжек утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69;
Общероссийскими классификаторами;
Положением об отделе по работе с персоналом, утвержденное директором Учреждения 15 августа 2006 г. (см. Приложение В);
должностными инструкциями;
номенклатурой дел и др.
Рассмотрим далее задачи и выполняемые основные функции отдела по работе с персоналом (далее Отдел) Учреждения.
В своей деятельности Отдел руководствуется действующим законодательством, нормативно-правовыми актами и методическими материалами по кадровому менеджменту и вопросам трудового права, нормативными актами Министерства здравоохранения РФ, организационно-распорядительными документами Учреждения и положением об Отделе.
Главной задачей Отдела является подбор, расстановка, подготовка и учет кадров.
Анализ показал, что частные задачи в положении об Отделе не определены, что является достаточно серьезным недостатком данного внутреннего организационно-регламентирующего документа.
Положение об Отделе в Учреждении определяет выполнение следующих функций:
подбор специалистов совместно с администрацией Филиала и руководителями отделов в соответствии с утвержденным штатным расписанием;
контроль за расстановкой кадров и их рациональным использованием в соответствии с их специальностью и квалификацией, выполнением должностных инструкций работниками филиала, выявление нарушений в работе с кадрами;
обеспечение приема, размещения и расстановки молодых специалистов и проведение совместно с руководителями подразделений их стажировки;
взаимодействия с подразделениями Филиала по вопросам работы с персоналом;
организация своевременного оформления трудовых договоров, приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством и приказами директора Филиала, учет личного состава, выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников, хранение и заполнение трудовых книжек, ведение установленной документации по кадрам;
подготовка материалов для представления к поощрениям и награждениям;
подготовка материалов и участие в работе комиссии по проведению периодической аттестации руководящих и инженерно-технических работников;
взаимодействие с подразделениями по вопросам работы с персоналом;
организация табельного учета, составления и контроля за выполнением графиков отпусков, Правил внутреннего трудового распорядка. Контроль за состоянием трудовой дисциплины;
ведение учета и переписки с Пенсионным фондом, органами социальной защиты, военкоматами, фондом обязательного медицинского страхования и другими медицинскими учреждениями и др.
Анализ делопроизводственной деятельности работников Отдела показывает, что в Учреждении на базе традиционной службы – отдела кадров, создана современная служба управления персоналом. Доказательством этого являются введение с 01.01.2009 г. в штат Отдела менеджера по персоналу, а также деятельность работников Отдела, которая прежде всего заключается в реализации кадровой политики и координации деятельности по управлению человеческими ресурсами в организации. В связи с этим в Отделе (в отличие от традиционного отдела кадров) практически расширен круг функций и от чисто кадровых вопросов работники подразделения переходят к разработке систем стимулирования трудовой деятельности, управлению профессиональным продвижением, предотвращению конфликтов, изучению рынка трудовых ресурсов и др.
Однако, как показал анализ структуры и содержания имеющегося положения об Отделе (утверждено 15.09.2006 г.) эти функциональные изменения так и не отразились в тексте положения: не определены частные задачи Отдела, выполняемые функции требуют уточнения и дополнения. Кроме этого в положении, на взгляд автора, отсутствует еще один важный раздел – «Взаимоотношения. Связи по должности», название Отдела (отдел кадров) следует привести в соответствие с новым названием, утвержденного с 01.01. 2009 г. (отдел по работе с персоналом).
Учитывая, что в Отделе работает насколько человек, то актуальной является проблема упорядочения разделения труда сотрудников, ликвидация дублирования при выполнении отдельных функций, более равномерной загрузки работников, а также составления более четкого баланса прав реализации функций по управлению персоналом. На взгляд автора одних должностных инструкций недостаточно и надо разработать и утвердить специальный регламент для работников Отдела.
Каждый работник Отдела на своем рабочем месте имеет компьютер, телефон и общий принтер. Компьютеры отдела кадров объединены локальной сетью. Данное обстоятельство позволяет работникам использовать общие ресурсы, включенные в ее состав (программы, принтер), обмениваться документами и сообщениями.
В отделе кадров имеется следующее программное обеспечение: Microsoft Exel, Word; Open Office; 1С «Зарплаты и Кадры 7.7»; Консультант плюс.
В отделе кадров Учреждения ведутся следующие системы документации:
плановая система документация, которая включает в себя плановые задания по кадровым вопросам, заявки на специалистов, наряды, плановые расчеты по численности, оплате труда и т.п.;
первичная учетная система документации, в состав которой входят документы по учету труда и заработной платы;
отчетно-статистическая система документации, включающая документы по численности, балансу рабочего времени, заработной плате, производительности труда, высвобождению работников и т.п.;
документация по социальному обеспечению, а именно по пенсиям, пособиям, льготам, социальному страхованию и т.д.;
организационно – распорядительная документация, в которую входят акты, письма, докладные записки, заявления, инструкции, анкеты, объяснительные записки, положения, постановления, правила, представления, приказы, протоколы, распоряжения, решения, устав и т.д.
Исследуем далее документооборот организационно-распорядительных документов, который наблюдается в отделе по работе с персоналом.
Общее количество основных организационно-распорядительных документов в отделе по работе с персоналом Учреждения составил в 2010 г. 2027 документов.
В состав указанных документов входят (см. рисунок 2.7):
приказы по личному составу – 773 (38,1 %);
приказы о командировках – 135 (6,7 %);
заявления сотрудников – 243 (12,0 %);
докладные и служебные записки – 187 (9,2 %);
трудовые договора и изменения к ним – 84 (4,1 %);
записки-расчеты – 605 (29,8 %).
Рисунок 2.7 – Состав организационно-распорядительных документов по
отделу по работе с персоналом за 2010 г.
Динамику изменения количества организационно-распорядительных документов при управлении кадрами можно рассмотреть в таблице 2.2.
Рассмотрев динамику организационно-распорядительных документов управления кадрами в исследуемой организации выяснилось, что с каждым следующим годом их количество увеличивается. Например, с 2008 г. по 2009 г. их количество увеличилось на 103 документа, а с 2008 г. по 2010 г. на 178 документов.
Таблица 2.2 – Сводка учёта организационно-распорядительных документов
управления кадрами за 2008-2010 гг.
Год
Количество организационно-распорядительных документов при управлении кадрами
2008
1849
2009
1952
2010
2027
Это прежде всего связано с периодическими изменениями в организационной структуре изучаемой организации, что влечёт за собой увеличение переводов персонала из одного подразделения в другое, перемещение должностей, а также увеличение вновь принятых работников.
Данные процессы оформляются документально, что и приводит к росту количества организационно-распорядительных документов в системе управления персоналом.
Динамика количества организационно-распорядительных документов управления кадрами за 2008-2010 гг. предоставлена на рисунке 2.8.
Рисунок 2.8 – Динамика организационно-распорядительных документов
управления кадрами за 2008-2010 гг.
В состав каждой системы документации входит большое количество кадровых документов. Для их детального изучения и анализа в рамках проводимого исследования требуется значительное время и усилия. Учитывая ограниченность объема выпускной квалификационной работы и оценивания важность некоторых систем документации в управлении кадрами, автор анализ предмета исследования будет строить на основе анализа документирования одного из важнейших процессов управления персоналом – процедуры найма и адаптации персонала, а также документирования трудовых отношений и движения персонала.
Отметим, что документирование трудовых отношений включает: документирование процедуры приема, перевода, перемещения и увольнения работников; оформление личного дела и личной карточки; деятельность по ведению и хранению трудовых книжек; документирование предоставления отпусков, направления работника в командировку, оформление поощрений, награждений и взысканий, предоставления больничных листов и т.д.23
Профессиональный набор кадров, осуществляемый в исследуемой организации, как технологический процесс состоит из следующих этапов:
1 Подготовительный (определяется круг претендентов на вакантную должность).
2 Обработка первичной информации о кандидатах.
3 Проведение собеседования.
4 Анализ всех полученных данных.
5 Оформление на работу.
6 Установление сроков адаптации (испытательного срока) и последующая оценка.
1 Подготовительный этап.
Задачей подготовительного этапа является определение круга людей на вакантную должность. Данный набор осуществляется в большей степени из выпускников медицинских высших учебных заведений, которые проходили преддипломную практику в Учреждении, а так же из других кандидатов самостоятельно обратившихся с вопросом о трудоустройстве или из кандидатов, имеющихся в резерве Учреждения.
2 Обработка первичной информации.
Фиксируется документально анализ беседы, по телефону используя при этом подручную бумагу, что не гарантирует сохранность информации. Для этого может быть использован бланк телефонного интервью.
Далее осуществляется прием документов, в соответствии статьи 65 ТК РФ: паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; трудовая книжка (кроме лиц, поступающих на работу впервые); страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу); документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний.
Этот комплекс документов является обязательным, так как на основе этих документов в дальнейшем будет оформляться трудовой договор и заполнятся личная карточка. Так же в Учреждении для получения первичной информации о кандидате принимаются документы, не предусмотренные Трудовым кодексом РФ, а именно личное заявление сотрудника, автобиография, характеристики с прежнего места работы, сопроводительные письма, фотографии.
В Учреждении сотрудниками отдела по работе с персоналом разработана форма справка-резюме (см. Приложение Г), которую кандидат заполняет на месте, придя в Отдел.
3 Проведение собеседования.
Далее проводится собеседование с кандидатом, на этом этапе определяется ряд вопросов, которые необходимо прояснить при личной беседе с кандидатом. На заключительном собеседовании присутствуют начальник отдела по работе с персоналом, руководитель структурного подразделения, заместитель директора Учреждения, курирующий работу подразделения, в которое устраивается кандидат. Основные итоги собеседования фиксируются письменно и сохраняются для дальнейшей работы. Для данного процесса заключения результатов собеседования в Учреждении не разработаны специальные виды бланков, фиксирующие информацию.
При положительном решении о приеме кандидата далее следует его оформление на работу. Этот процесс состоит из нескольких процедур.
5 Оформление на работу.
5.1 Принимаемый на работу сотрудник пишет заявление о приеме на работу с проставлением даты написания заявления и личной подписью. В Учреждении имеется бланк заявления, который позволяет работнику грамотно и быстро написать заявление.
5.2 Составляется трудовой договор в письменной форме в двух экземплярах. Каждый из них подписывается работодателем и работникам и передается обеим сторонам. Договор регистрируется в книге регистрации трудовых договоров.
5.3 Работник под расписку знакомится с локальными нормативными документами (должностными инструкциями, правилами внутреннего трудового распорядка, правилами техники безопасности и т. п.)
5.4 Специалистом Отдела по кадрам оформляется приказ о приеме на работу (унифицированная форма Т-1 или Т-1а, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 05.01.04 № 1). Содержание приказа соответствует условиям заключенного трудового договора.
Затем вносится соответствующая запись в Журнал регистрации приказов по личному составу и объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня подписания служебного контракта. Подтверждением выполнения этого требования является дата, собственноручно проставляемая работником в момент ознакомления с приказом. Затем приказ помещается в дело «Приказы директора Учреждения по личному составу (прием, перевод, увольнение, изменение фамилии)».
5.5 Далее заполняется личная карточка работника, используется унифицированная форма № Т-2 утвержденная постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 года № 1. Вносят соответствующую запись в книгу регистрации личных карточек.
5.6 Заводится личное дело на нового сотрудника. Документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления. На первой страницы личного дела ведется внутренняя опись, в которую записывают наименование всех подшитых документов.
К документам личного дела относятся: копия паспорта, копия военного билета, копия приложения к диплому, копия диплома, копия свидетельств о дополнительном образовании, справка-резюме, автобиография, обязательство о соблюдении конфиденциальной информации, карточка инструктажа, личная карточка форма № Т-2, заявление о приеме на работу, трудовой договор, приказ о приеме на работу. А так же документы, возникающие в период деятельности работника в Учреждении: копии приказов о переводе на другую работу, о перемещениях, поощрениях, применении и снятии дисциплинарных взысканий, заявления и объяснительные записки, материалы аттестации и другие документы в зависимости от характера работы и занимаемой должности.
5.7 При внесении записей в трудовую книжку руководствуются постановлением Правительства РФ от 16.04.03 г. № 225 и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановление Правительства РФ от 10.10.03. № 69.
Нарушений при заполнении и ведении трудовых книжек обнаружено не было.
5.8 Включаются сведения о работнике в Табель учета использования рабочего времени в соответствии с принятой в учреждении системой табельного учета (формы Т-12 или Т-13).
В документах фиксирующих прием на работу грубых ошибок не выявлено, используются все необходимые унифицированные формы, содержащиеся в Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты утвержденным постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1.
6 Установление сроков адаптации (испытательного срока) и последующая оценка.
В целях проверки нового сотрудника, на соответствие поручаемой работе при заключении трудового договора оговариваются продолжительность испытательного срока в соответствии ст. 70 ТК РФ. В Учреждении под испытательным сроком понимают время адаптации нового сотрудника, которое составляет 3 месяца. Адаптация вновь принятых работников в организации является прямым продолжением процесса отбора и расстановки кадров.
К новому работнику прикрепляется наставник, который разрабатывает «план работы сотрудника на время адаптации» в который заносятся мероприятия, перечень документов, необходимых для их выполнения, сроки выполнения. Для подведения итогов адаптации создается комиссия. Руководитель структурного подразделения, где работает испытуемый работник, представляет комиссии отзыв на работника прошедшего адаптацию. Завершение адаптационного периода оформляется протоколом, который хранится в личном деле сотрудника. При удовлетворительном результате испытания после истечения срока работник продолжает работу.
Автор выпускной работы считает, что в качестве повышения объективности оценки работника за адаптационный период при предоставлении письменного отзыва руководителя в качестве приложения следует включить специальный документ: «Оценка деятельности сотрудника в период прохождения испытательного периода», в котором качественно оценивалась бы деятельность работника по многим показателям.
Приказы по личному составу являются основными документами, определяющими служебное положение работников, и служат основанием для внесения соответствующих записей в их учетные документы.
Приказы по личному составу представляют собой документы, регулирующие предоставление отпусков, вынесение взысканий и поощрений, прием, перемещение и увольнение работников и т.д.
В практической деятельности службы кадров Учреждения оформление очередного ежегодного оплачиваемого отпуска производится на основании графика отпусков. Специалист Отдела оформляет приказ о предоставлении отпуска работнику по форме Т-6 или Т-6а. Проект приказа печатается на бланке в трех экземплярах. В бланке на месте, предназначенном для даты, специалист отдела печатает месяц и год издания приказа.
Специалист отдела передает проект приказа на подпись руководителю организации. Руководитель организации подписывает и датирует первый экземпляр проекта приказа. Специалист службы кадров регистрирует приказ в журнале регистрации.
На основании приказа о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке (форма Т-2) работника, лицевом счете (форма Т-54) и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».
Процесс оформления поощрения работника в исследуемой организации начинается с составления начальником структурного подразделения представления о поощрении на имя директора Учреждения. Решение директора выражается резолюцией на представлении, а затем в приказе. После согласования проекта приказа с начальником отдела по работе с персоналом и заместителем директора по экономическим вопросам специалист по кадрам готовит приказ (по форме Т-11, Т-11а) и передает его на подписание руководителю организации. На основании данного документа согласно нормативным требованиям в личную карточку и трудовую книжку вносятся соответствующие записи.
Пример приказа о поощрении, оформляемого в Учреждении представлен в приложении Д.