Совершенствование документирования процесса оценки и аттестации персонала предприятия

Дана краткая характеристика деятельности объекта исследования – ОАО «Биробиджанская мебельная фабрика», проведён анализ ее системы документационного обеспечения деятельности, а также процесса документирования оценки и аттестации персонала изучаемой организации. Определены мероприятия по совершенствованию документирования оценки и аттестации персонала в организации, проведена оценка их эффективности. ...

Введение……………………………………………………………………………...3
1 Теоретические основы документирования процесса оценки и аттестации персонала организаций 6
1.1 Документационное обеспечение управления персоналом в организациях 6
1.2 Организация оценки и аттестации персонала в системе управления персоналом организации …13
1.3 Участие каровых служб в аттестационном процессе 24
2 Анализ документационного обеспечения управления и документирования процесса оценки и аттестации персонала ОАО «Биробиджанская мебельная фабрика» …31
2.1 Краткая характеристика предприятия ..31
2.2 Анализ системы документационного обеспечения предприятия ..34
2.3 Анализ документирования процесса оценки и аттестации персонала на предприятии ..50
3 Разработка мероприятий по совершенствованию документирования процесса оценки и аттестации персонала ОАО «Биробиджанская мебельная фабрика» .…62
3.1 Мероприятия по совершенствованию документирования процесса оценки и аттестации персонала предприятия 62
3.2 Оценка эффективности предлагаемых мероприятий 67
Заключение .70
Список литературы 73
Приложение 77

В современных условиях эффективность проведения аттестации персонала, ее результаты и последствия во многом зависят от эффективности и качества организации процесса документирования, как аттестации, так и оценки работников.
Объектом выпускной работы является ОАО «Биробиджанская мебельная фабрика» а ее предметом – процесс документирования оценки и аттестации персонала, осуществляемый в исследуемой организации.
Цель работы заключается в анализе документирования процесса оценки и аттестации персонала в ОАО «Биробиджанская мебельная фабрика» и разработке мероприятий по его совершенствованию.
В соответствии с объектом, предметом и целью исследования автором были определены следующие задачи:
 раскрыть порядок документирования оценки и аттестации персонала в организациях;
 дать краткую характер истику изучаемой организации и провести анализ ее системы документационного обеспечения;
 проанализировать процесс документирования оценки и аттестации персонала исследуемой организации;
 разработать мероприятия по совершенствованию документирования оценки и аттестации персонала организации и провести оценку их эффективности.

Заседание аттестационной комиссии оформляется протоколом, подписываемым председателем и секретарём комиссии (см. Приложение К). Протокол заседания комиссии заполнялись на всех аттестуемых, которые были заслушаны в течение одного заседания. Если сотрудники, не прошедшие аттестацию, относились к разным подразделениям, то протоколы оформлялись для каждого подразделения отдельно.
В протоколе заседания аттестационной комиссии ОАО БМФ указаны:
дата заседания;
присутствующие члены комиссии;
Ф.И.О., занимаемая должность и место работы (подразделение) аттестуемого.
В протокол заседания комиссии также вносились краткое содержание сообщения аттестуемого о работе по занимаемой должности, заданные ему вопросы и ответы на них.
В обязательном порядке в протоколе отражены оценка деятельности аттестуемого и результаты голосования, количество голосов «за» и «против» конкретной оценки работы аттестуемого, а также рекомендации аттестационной комиссии в его адрес.
Аттестационная комиссия даёт рекомендации по продвижению аттестуемого на вышестоящую должность, поощрению за достигнутые успехи, увеличению заработной платы, переводе на другую работу, об освобождении от занимаемой должности и др. Выводы и рекомендации аттестационной комиссии могут использоваться в дальнейшем для формирования кадровой политики администрации организации.
Генеральный директор предприятия с учётом рекомендаций аттестационных комиссий в установленном порядке может поощрять или наказывать работников.
Трудовые споры по вопросам увольнения и восстановления в должности сотрудника, признанного по результатам аттестации несоответствующим занимаемой должности, рассматриваются в соответствии с действующим законодательством о трудовых спорах.
Анализ документов по аттестации персонала выявил, что в 2006 г. издавался приказ об итогах аттестации, в котором утверждались итоги аттестации и принятые аттестационной комиссией рекомендации по результатам аттестации работников. На взгляд автора, содержание приказа следует расширить и добавить в него пункты по утверждению мероприятий по улучшению работы с кадрами, а также проведению очередной аттестации работников ОАО БМФ.
Проведенный анализ документирования процесса оценки и аттестации исследуемого предприятия показал, что он далек от идеального и требует совершенствования.
Прежде всего, недостаток заключается в организации аттестации, т.к. с момента последней аттестации прошло более 3-х лет (последняя аттестация в ноябре 2006 г.).
Теоретическое осмысление документирования процесса аттестации персонала организаций (раздел 1 выпускной работы) и анализ предмета исследования (раздел 2, параграф 2.3 ВКР) позволяет автору провести сравнительный анализ состава документов и качества их выполнения по аттестации персонала предприятия, в сравнении с рекомендуемыми документами в научно-методической литературе по сопровождению аттестации (см. таблица 2.2).
Таблица 2.2 – Состав документов и качество их выполнения при аттестации персонала ОАО БМФ
№
п/п
Состав рекомендуемых документов, сопровождающих аттестацию
Применяемые документы при аттестации персонала
Качественно оформленные документы по аттестации
1
Положение об аттестации
+
2
Приказ о проведении аттестации
+
+
3
График проведения аттестации
+
4
Характеристика (отзыв) на работника
+
+
5
Аттестационный лист
+
+
6
Перечни показателей для оценки квалификации сотрудника
7
Протокол заседания аттестационной комиссии
+
+
8
Приказ об итогах аттестации
+
Всего документов – 8
7
4
1 При аттестации персонала предприятия применяется Типовое положение,33 которое не всегда учитывает специфику предприятия. По всем требованиям (правовым, методическим) на предприятии должно быть разработано и утверждено в установленном порядке Положение об аттестации для персонала ОАО БМФ.
2 Приказ о проведении аттестации составлен без замечаний, в соответствии с требованиями, предъявляемыми к приказам по основной деятельности.
3 График аттестации требует изменения и добавления граф, связанных с определением времени предоставления документов в аттестационную комиссию и ответственных за них.
4 Среди документов по аттестации отсутствует лист оценки квалификации аттестуемых.
5 Формы отзыва, аттестационного листа, протокола заседания аттестационной комиссии и качество их заполнения соответствуют требованиям к такого рода документам.
6 Содержание приказа об итогах аттестации требует совершенствования и добавления дополнительных пунктов утверждению мероприятий по проведению очередной аттестации работников ОАО БМФ.
Проанализировав документирование процесса аттестации персонала исследуемого предприятия можно сделать вывод о том, что необходимо совершенствовать состав и формы документов по проведению аттестации.
Проведенный анализ (см. таблица 2.2) позволяет вычислить процент использования документов (КИД) в соответствии с их рекомендуемым составом:
, (2.1)
где ДОДА – количество документов в организации, применяемых при аттестации;
ДДА – количество необходимых документов при проведении аттестации.
Анализ показал, что количество документов в организации, применяемых при аттестации (ДОДА), оказался равным 7-ти, а количество минимально необходимых документов, определяющих документирование аттестации (ДДА) составляет 8.
Вычислим процент использования документов:
КИД = 7/8 ×100% = 87,5%.
Процент использования документов (КИД) в ОАО БМФ в соответствии с их рекомендуемым составом равен 87,5 %.
Следует учесть, что состав необходимых документов при проведении персонала организаций, который обозначен в таблице 2.2, должен рассматриваться как минимально допустимый. Данный перечень, с учетом развития системы документационного обеспечения, квалификации руководителей и специалистов участвующих в аттестации, специфики организации может и должен увеличиваться (естественно в разумных пределах). Например, в их состав могут быть добавлены анкеты по оценке профессиональных и личностных свойств личности аттестуемых, формы учеты выполненных работ и поручений аттестуемыми и т.д.
Проведенный анализ также показал, что из 7-ти применяемых документов (из 8-ми рекомендуемых) по аттестации только четыре не имеют замечаний к форме, содержание и правилам оформления.
Тогда определим процент документов по аттестации, требующих разработки или совершенствования (КСДА) по формуле:
, (2.2)
где ДСДА – количество документов по аттестации персонала, требующих разработки или совершенствования;
ДДА – количество необходимых документов по документированию аттестации персонала.
В нашем случае ДСДА = 4 документов, а ДДА = 8 документов. Тогда:
КСДА = 4/8 ×100% = 50%.
Процент документов, требующих действий по разработке документов по аттестации или по их совершенствованию составляет 50%.
Таким образом, основными направлениями совершенствования документирования оценки и аттестации персонала ОАО БМФ являются:
совершенствование форм документов и разработка новых, применяющихся при оценке и аттестации работников;
регламентация документов по оценке и аттестации персонала (разработка и утверждение их в установленном порядке).
Все это позволяет автору далее определить основные мероприятия по совершенствованию документирования оценки и аттестации на изучаемом предприятии и оценить их эффективность.
3 Разработка мероприятий по совершенствованию документирования процесса оценки и аттестации персонала ОАО «Биробиджанская мебельная фабрика»
3.1 Мероприятия по совершенствованию документирования процесса оценки и аттестации персонала предприятия
Однозначно можно сказать, что в организациях, где проводятся регулярные аттестации, работники, представляя их возможные положительные и отрицательные последствия, начинают профессионально подтягиваться и конкурировать. Руководители организаций, в которых введена аттестация, заверяют, что она в отдельные месяцы повышает эффективность работы коллектива более чем вдвое.
Результаты аттестации позволяют руководителю делать весьма необходимые для развития организации выводы и правильно принимать существенные решения: выявлять слабых и сильных специалистов, увольнять неквалифицированных, переводить кого-то на более высокую или низкую должность, повышать зарплату, премировать, посылать на курсы повышения квалификации. Результаты аттестации могут быть использованы для планирования штатной перестановки работников, ликвидации и реорганизации некоторых структурных подразделений, возможности открытия новых направлений деятельности. И для работников аттестация – социальная справедливость и стимул к саморазвитию и повышению качества работы.
Несомненным является то, что повышение качества документирования оценки и аттестации персонала будет способствовать повышению эффективности от ее проведения.
Для реализации сформулированных в параграфе 2.3 направлений совершенствования изучаемого процесса предлагается в 2010 г. в ОАО «Биробиджанская мебельная фабрика» организовать проведение аттестации руководителей, специалистов и служащих предприятия, при этом выполнив следующие мероприятия:
1 Разработать и утвердить Положение об аттестации персонала предприятия.
По мнению автора, Положение об аттестации персонала предприятия должно включать следующие разделы:
1) общие положения;
2) аттестационная комиссия;
3) порядок подготовки аттестации;
4) порядок проведения аттестации;
5) приложение.
В общих положениях указываются цель и задачи аттестации; категории работников, подлежащих аттестации; периодичность проведения аттестации; работники, не подлежащие аттестации.
В разделе «Аттестационная комиссия» указывается состав комиссии, принципы ее формирования; порядок работы аттестационной комиссии, а также обязанности председателя аттестационной комиссии.
В разделе, посвящённом порядку подготовки аттестации, указывается:
составление графика проведения аттестации, устанавливаются сроки его подготовки и форма;
перечень документов, представляемых в аттестационную комиссию на каждого аттестуемого;
правила ознакомления аттестуемых с документами.
В разделе «Порядок проведения аттестации» определяются этапы проведения аттестации; процедура изучения членами аттестационной комиссии всех представленных материалов и принятия ими мотивированного заключения; сроки ознакомления аттестуемого с результатами аттестации.
Кроме того, в данном разделе имеется шкала оценок, которые может принять аттестационная комиссия:
соответствует занимаемой должности;
соответствует занимаемой должности при условии улучшения работы и выполнения рекомендаций комиссии с повторной аттестацией через год;
не соответствует занимаемой должности.
В заключении указываются порядок и сроки принятия генеральным директором решений по результатам аттестации, а также пути рассмотрения трудовых споров связанных с аттестацией кадров.
В приложении должны находиться все формы документов, используемых при аттестации. В приложении должны находиться следующее формы документов:
1) график проведения аттестации;
2) характеристика (отзыв) на работника;
3) аттестационный лист;
4) перечни показателей для оценки профессиональных и личностных качеств сотрудника;
5) протокол заседания аттестационной комиссии;
6) квалификационный лист работника.
Автор разработала Положение об аттестации, которое основывается на методических рекомендациях по составлению такого рода положений,34 учитывает специфику изучаемого предприятия и предлагает ее руководителям предприятия к рассмотрению, утверждению и применению (см. Приложение Л).
2 Совершенствование форм и содержания документов, применяющихся при аттестации персонала предприятия..
Проведенный анализ изучаемого процесса показал, что при проведении оценки и аттестации персонала в ОАО БМФ часть документов требует совершенствования как по форме, так и по содержанию.
Автор, основываясь на методических материалах,35 считает, что в график проведения аттестации следует внести дополнительно два столбца:
1) дата представления документов в аттестационную комиссию;
2) ФИО и должности работников, ответственных за подготовку документов.
Предлагаемая форма графика проведения аттестации показана в приложении М.
Кроме этого существует необходимость совершенствования содержания приказа об итогах аттестации, путем добавления дополнительных пунктов по утверждению мероприятий проведения очередной аттестации работников ОАО БМФ (см. Приложение Н).
3 Разработка и внедрение новых форм документов при проведении оценки и аттестации персонала предприятия.
Проведенный анализ выявил отсутствие применяемых форм документов при проведении оценки квалификации работников предприятия.
Предлагается к применению на предприятии универсальной формы для оценки квалификации руководителей, специалистов и служащих (см. Приложение П).
Данный документ позволяет оценивать работников предприятия по семи показателям:
1) образование;
2) Стаж работы по специальности;
3) Профессиональная компетентность (умение оперативно принимать решения по достижению поставленных целей; качество законченной работы; знание отечественного и зарубежного и т.д.);
4) Производственная этика, стиль общения;
5) Способность к творчеству, предприимчивость;
6) Участие в коммерческой деятельности;
7) Способность к самооценке.
По мнению автора, внедрение данной формы позволит повысить качество и объективность оценки аттестуемых как со стороны их руководителей, так и со стороны членов аттестационной комиссии.
Следует отметить, что предлагаемая форма оценки квалификации работников предприятия может и должна быть совершенствоваться с учетом развития системы документационного обеспечения управления, повышения уровня компетентности руководителей и специалистов, участвующих в проведении оценки и аттестации персонала. В научно-методической литературе имеется достаточно большое количество более совершенных форм оценки квалификации, профессиональных и личностных свойств работников, повышающих эффективность и объективность аттестации.
4 Регламентация применяемых форм документов при оценке и аттестации работников предприятия.
Проведенное исследование документирования процесса оценки и аттестации персонала предприятия показало, что, несмотря на правильность использования и оформления ряда документов по изучаемому процессу, они были не регламентированы нормативно-правовыми актами предприятия. Другие документы просто отсутствовали (Положение об аттестации, лист оценки квалификации работников), а некоторые имели проблемы в содержании или в форме (приказ об итогах аттестации, график проведения аттестации).
После устранения указанных недостатков, автор предлагает регламентировать следующие формы документов, применяющихся при оценке и аттестации персонала предприятия, путем внесения их в качестве приложения к разработанному и утвержденному Положению об аттестации персонала ОАО «Биробиджанская мебельная фабрика»:
1 График проведения аттестации.
2 Характеристика (отзыв) на работника.
3 Перечни показателей для оценки квалификации сотрудника.
4 Аттестационный лист.
5 Протокол заседания аттестационной комиссии.
3.2 Оценка эффективности предлагаемых мероприятий
Анализ документирования оценки и аттестации персонала исследуемой организации показал, что указанный процесс не является идеальным и требует реализации ряда мероприятий по его совершенствованию.
Оценка эффективности является важным элементом разработки проектных и плановых решений, позволяющих определить уровень прогрессивности действующей структуры, разрабатываемых проектов или плановых мероприятий, и проводится с целью выбора наиболее рационального варианта и способа совершенствования.
Следует отметить, что оценка эффективности предлагаемых мероприятий обычно состоит из двух компонентов:
1) экономическая эффективность, характеризующая достижение целей фирмы путем использования персонала на основании принципа экономичного расходования имеющихся ресурсов;
2) социальная эффективность, характеризующая степень ожидания потребностей и интересов наемных работников.36
К сожалению проведенное автором исследование по совершенствованию процесса документирования оценки и аттестации персонала предприятия не позволяет определить расчетным путем степень эффективности предлагаемых мероприятий по многим направлениям этих компонентов эффективности. Это связано с тем, что у автора (по объективным причинам) недостаточно информации для учета многих параметров, влияющих на эти направления, и применения математико-статистических методов.
Несмотря на это, автор, основываясь на мнении специалистов в области управления персоналом, документационного обеспечения управления и экспертного мнения руководителей исследуемого предприятия выделяет следующие возможные результаты реализации предлагаемых мероприятий по совершенствованию процесса документирования оценки и аттестации персонала предприятия:
снижение издержек, связанных с ошибками при расстановке кадров, совершенствование кадровой структуры организации;
своевременное выявление и решение проблем, мешающих эффективной работе ключевых категорий персонала;
повышение ценности человеческих ресурсов организации;
точное и своевременное выявление потребности в обучении и организация обучения ключевых категорий персонала;
повышение эффективности труда ключевых категорий персонала за счет регулярного доведения до них требований к их работе и к рабочему поведению и оценки их готовности соответствовать этим требованиям;
повышение уровня трудовой мотивации работников, проходящих аттестацию;
улучшение социально-психологического климата в коллективе;
повышение качества проведения аттестации;
совершенствование форм документации и устранении ошибок при их оформлении;
сокращение времени на выявление квалификации, личных и профессиональных качеств работников во время аттестации.
Проведенный анализ частных показателей эффективности документирования оценки и аттестации персонала предприятия показал, что процент использования документов (КИД) в соответствии с их рекомендуемым составом равен 87,5%, а процент документов, требующих действий по их совершенствованию составляет 37,5% (3 документа из 8 требует совершенствования или разработка). Исследуем далее, как данные показатели изменяться при реализации намеченных мероприятий.
1 В намеченных мероприятиях присутствуют предложения об увеличении количества применяемых документов до рекомендуемых значений (с 7-ми до 8-ми документов). Следовательно процент использования документов (КИД) в ОАО БМФ в соответствии с их рекомендуемым составом станет равным 100%.
2. Три документа требовали совершенствования или разработки. Автор предлагает их усовершенствовать/разработать. Варианты документов рассмотрены в приложении. Следовательно, если реализовать предложенное, то процент необходимости совершенствования документов аттестации уже будет составлять 0%.
Проведенное исследование показало, что в ОАО «Биробиджанская мебельная фабрика» процесс документирования оценки и аттестации персонала не является идеальным и требует изменений. Анализ документационного обеспечения изучаемой организации и документирования оценки и аттестации персонала дал основания для определений мер по совершенствованию изучаемого процесса, которые и были автором сформулированы в выпускной квалификационной работе.
Проведенная оценка эффективности предлагаемых мероприятий дает основания утверждать, что после реализации мероприятий произойдут как качественные, так и количественные изменении и смело можно утверждать о переходе документирования оценки и аттестации персонала предприятия на новый качественный уровень. Взгляды ученых в области управления персоналом, документационного обеспечения управления, экспертное мнение руководителей предприятия убеждают автора в правильности данного вывода.
Таким образом, можно сделать вывод, что поставленные задачи выпускной работы решены, цель исследования достигнута.
Заключение
Аттестация персонала предприятий – многогранный, сложный процесс, требующий соблюдения ряда условий, в том числе последовательного осуществления законодательных, организационно-управленческих и документоведческих действий.