Совершенствование документирования процесса набора персонала

Дана характеристика объекта исследования ГУ Отделения Пенсионного фонда РФ по ЕАО. Проведен анализ документационного обеспечения управления предприятия. Дана оценка документирования процесса набора персонала. Сформулированы основные направления совершенствования процесса, документирования набора персонала, представлена оценка эффективности предлагаемых мероприятий.
...

Введение………………………………………………………………………… 5
1 Теоретические основы документирования процесса набора персонала организации…………………………………………………………………...… 8
1.1 Сущность функции найм, отбор и прием персонала, и их роль в общей системе управления персоналом…………………………………. 8
1.2 Технология документирования процесса набора персонала …….. 17
1.3 Автоматизированные системы управления персоналом при документировании процесса набора персонала………………………... 27
2 Анализ процесса документирования набора персонала на примере ГУ Отделение Пенсионного фонда РФ ЕАО …………………………………… 36
2.1 Общая характеристика организации……………………………….. 36
2.2 Анализ документационного обеспечения управления исследуемой организации………………………………………………………………. 42
2.3 Оценка документирования процесса набора персоналав организации………………………………………………………………. 62
3 Совершенствование документирования процесса набора персонала исследуемой организации…………………………………………………….. 81
3.1 Мероприятия по совершенствованию документирования процесса набора персонала………………………………………………………… 81
3.2 Оценка эффективности предлагаемых мероприятий…………….. 89
Заключение…………………………………………………………………….. 93
Список литературы……………………….…………………………………… 96
Приложения ………………………………………………………..………… 100

Актуальность работы связана с необходимостью совершенствования в современных условиях документирования процессов набора персонала в целях повышения оперативности и качества работы с документами для достижения эффективности деятельности организации в целом.
Объектом выпускной квалификационной работы является ГУ Отделение Пенсионного фонда РФ по ЕАО.
Предметом ВКР выступает процесс документирования набора персонала, осуществляемый в исследуемой организации.
Цель данной работы – анализ и оценка состояния документирования процесса набора персонала в ГУ Отделение Пенсионного фонда РФ по ЕАО и разработка рекомендаций по совершенствованию данного процесса.
Методологической основой выпускной работы послужили теории и концепции по делопроизводству, управлению персоналом, традиционные как для совре менной западной документоведческой науки, так и для современной отечественной.
В соответствии с объектом, предметом и целью исследования, автором были определены следующие задачи:
 обосновать важность и значимость документирования процесса найма, отбора и подбора персонала в системе управления персоналом организации;
 выявить технологию процесса документирования набора персонала;
 провести анализ документационного обеспечения управления ГУ Отделения ПФРФ по ЕАО;
 проанализировать состояние документирования процесса набора персонала в исследуемой организации;
 разработать рекомендации по совершенствованию процесса документирования набора персонала в организации;
 дать оценку эффективности предложенных мероприятий.

К2 = 17 983 док. / 18 265 док. = 0,98.
Теперь рассчитаем показатель К3 по формуле:
К3 = Д5 / Д6
(4),
где
Д5 – количество писем, своевременно дошедших до адресата;
Д6 – общее количество отправленных писем,
тогда
К3 = 12 163 док. / 14 380 док. = 0,84.
Исходя из расчёта вышеперечисленных показателей, мы можем вычислить показатель организации делопроизводства:
Код = (0,93 + 0,98 + 0,84) / 3 = 0,9.
Анализ документооборота Отделения ПФ РФ по ЕАО показал, что в целом он организован правильно, но не совершенен об этом свидетельствует ежегодное увеличение документооборота и вычисленный нами показатель, который составил 0,9 из 1 возможного.
Рост документооборота связан с изданием и введением в действие новых законов, постановлений, увеличением отчетной документации. А так же с увеличением переписки с гражданами.
Для достижения оперативности работы с документами сотрудники организации используют техническое обеспечение. Что позволяет сэкономить управленческие и накладные расходы, сократить поток рутинных работ, проводить более эффективное планирование, управление и контроль.
Обеспечить управляющего и сотрудников структурных подразделений как можно быстрее необходимой и достоверной информацией для принятия оперативных решений.
Сотрудники Отделения ПФ РФ по ЕАО в своей деятельности используют различные технические средства.
1) вычислительная техника:
персональный компьютер (есть у тех сотрудников Отделения ПФ РФ по ЕАО, которые имеют отношение к работе с документами);
калькулятор (имеется у каждого сотрудника).
2) копировально-множительная техника:
принтер (имеется по одному в каждом кабинете, является сетевым);
копировально-множительный аппарат (находится в отдельном кабинете);
ксерокс (находится в юридическом отделе).
3) телекоммуникационная связь:
телефон (имеется у каждого сотрудника, наряду с городской телефонной связью в Отделении ПФ РФ по ЕАО существует своя мини АТС, позволяющая параллельно подключить городской телефон в несколько отделов и выполнять внутренние телефонные звонки и перевод входных звонков из города на другие внутренние номера);
факсимильный аппарат (находится только в приёмной Отделения ПФ РФ по ЕАО);
почта;
электронная почта (имеется у управляющего и начальника отдела кадров и делопроизводства);
локальная сеть (есть у каждого сотрудника, имеющего персональный компьютер);
глобальная сеть – интернет (имеется только у управляющего и начальника отдела кадров).
Рабочие места в кабинетах соответствуют требованиям эргономики. Кабинеты оснащены кондиционерами, лампами для ионизации воздуха, лампами дневного света, лампами для кварцевания воздуха. Все здание Отделения Пенсионного фонда защищено сигнализацией пожарной безопасности, в коридорах здания расположены видео камеры наблюдения.
Рабочее место каждого сотрудника оснащено в соответствии с необходимым уровнем материально технической базы. Для удобства работы каждый сотрудник имеет необходимый набор канцелярских принадлежностей (дырокол, степлер, ножницы, клей, карандаши, ручки, папки-органайзеры и др.). Для обработки и создания документов помимо технических средств специалисты отдела кадров и делопроизводства используют программное обеспечение: Open Offise, MS Excel; MS World, 1С «Зарплата и кадры», Консультант плюс, Internet Explorer, Main-тест (для отбора и аттестации сотрудников).
Таким образом, проанализировав документационное обеспечения управления организации, хотелось бы отметить, что основной комплекс нормотивно-методической базы документов регламентирующий деятельность Отделения ПФ РФ имеется в наличии и используется сотрудниками в работе.
Проведенный анализ документооборота показал, что в целом он организован, правильно, но не идеален. Имеются некоторые недостатки.
Во-первых, регистрация документов осуществляется централизованно, в приемной Отделения на бумажном носителе – в регистрационных журналах. Что с одной стороны позволяет лучше контролировать весь объем входящей, исходящей и внутренней корреспонденции. Недостатком же является то, что для регистрации каждого документа сотрудникам ПФ РФ по ЕАО нужно приходить в приёмную, вследствие чего тратиться много рабочего времени, а так же постоянно отвлекается от своей основной работы инспектор отдела кадров, которым регистрируются документы.
Во-вторых, руководителям подразделений приходиться два раза в день ходить в приёмную для того чтобы проверить наличие поступивших документов в их подразделение. На это тоже тратиться рабочее время, которое могло бы быть использовано целесообразнее.
Таким образом, проанализировав документационное обеспечение управления всей организации, далее перейдем к предмету исследования.
2.3 Оценка документирования процесса набора персонала
Для достижения поставленной цели выпускной квалификационной работы проведем оценку предмета исследования – процесса документирования набора персонала в Отделении Пенсионного фонда РФ по ЕАО.
Подразделение, осуществляющее процесс документирования набора персонала является отдел кадров и делопроизводство. В состав, которого входят начальник отдела кадров, старший специалист и главный специалист психолог.
В их должностные обязанности входит:
возглавлять работу по комплектованию организации кадрами в соответствии с профилем и спецификой работы;
вести банк данных о количественном и качественном составе кадров, их развитии и движении;
организовывать разработку прогнозов, определение текущей и перспективной потребности в кадрах и источников ее удовлетворения путем формирования банка резерва кадров;
осуществлять работу по подбору, отбору и расстановке кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств, контролировать правильность использования работников в подразделениях организации;
обеспечивать прием размещение и расстановку молодых специалистов в соответствии с полученной в учебном заведении профессией и специальностью;
организовывать проведение стажировки и работы по адаптации к трудовой деятельности молодых специалистов;
проводить анализ кадровой работы, разрабатывать предложения по ее улучшению [3, с. 4].
В исполнении должностных обязанностей специалисты отдела кадров руководствуются основным комплексом нормативно-методических документов, в который входят:
Трудовой кодекс Российской Федерации;
Положение об отделе кадров и делопроизводства;
Положение «О работе с персональными данными работников».
Положение «О работе с резервом кадров ГУ-ОПФ по ЕАО» утвержденного приказом управляющего от 14.10.2008г. №232-Р;
Положение «О порядке проведения конкурса на замещение вакантной должности» утвержденный приказом управляющего от 20 октября 2005г. №294-Р;
Порядок адаптации персонала, утвержденный приказом Управляющего от 16.01.2007г. №10-Р;
Методические рекомендации по ведению кадрового делопроизводства в системе Пенсионного фонда Российской Федерации утвержденной распоряжением Правления ПФР от 11.12.2007г. № 247-Р.
Методические рекомендации по проведению набора персонала (структурированное интервью и анализ анкетных данных);
Альбомом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты утвержденным постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1.
Инструкцией, по заполнению трудовых книжек утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69;
Общероссийскими классификаторами.
Рабочие места сотрудников отдела кадров оборудованы необходимым комплексом технического обеспечения. Каждый сотрудник имеет компьютер, телефон, доступ к общему принтеру, благодаря локальной сети.
Что так же позволяет сотрудникам использовать общие программы и обмениваться документами и сообщениями.
Для обработки и создания документов помимо технического оборудования специалисты отдела кадров и делопроизводства используют программное обеспечение: Open Offise, MS Excel; MS World, 1С «Зарплата и Кадры 7.7», Консультант плюс, Internet Explorer. Для профессионального отбора кандидатов на должность главный специалист эксперт-психолог отдела кадров работает с электронной программой Main-тест.
Подробнее рассмотрим использование программы 1С «Зарплата и Кадры 7.7» в Отделении ПФ РФ. Программа 1С «Зарплата и Кадры 7.7» имеет модульную структуру. Методом опроса было выяснено, что данная программа полноценно используется в бюджетном отделе для выполнения финансовых расчетов и начисления заработной платы. В отделе кадров и делопроизводства используют программный модуль «Кадровый учет», который поддерживает функцию оформления приема на работу. Что подразумевает ведение и редактирование различных унифицированных форм документов; приказа о приеме на работу, личной карточки ф. Т-2, заключение трудового договора. Так же дает возможность хранить и вести личные карточки сотрудников и личные дела в электронном виде.
Недостатком в работе сотрудников отдела кадров и делопроизводства отмечает то, что данные возможности программы не используются сотрудниками.
При проведении анализа документирования набора персонала нас будет интересовать оформление документов на этапе отбора и приема персонала в организацию, а также документы, сопровождающие их последующую адаптацию и оценку по истечению испытательного срока.
Акцентируем внимание на том, что каждый этап сопровождается рядом документов, рассмотрим их подробнее и проанализируем на соответствие нормативным требованиям.
Как правило, общая инструкция по делопроизводству не регламентирует оформление документов по личному составу. Именно по этой причине в организации разработаны «Методические регламентации по ведению кадрового делопроизводства в системе Пенсионного фонда Российской Федерации». Правила оформления документов в которых основано на ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформления документов».
Преимущество данного методического пособия заключается в том, что в нем даны разделы работы с документами по личному составу с обозначением правил оформления и приведением примеров унифицированных форм документов.
Методические рекомендации по ведению кадрового делопроизводства включают разделы:
рекомендации по заключению трудового договора;
документирования движения кадров;
прием на работу;
порядок работы с трудовыми книжками;
рекомендации по ведению личных дел и личных карточек работника.
Таким образом, анализ документирования приема персонала будем проводить в соответствии требований Методических рекомендаций, по ведению кадрового делопроизводства разработанных для Отделения ПФ РФ. А анализ документов регламентирующих набор персонала в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.
При возникшей необходимости пополнения штата новыми специалистами начальник отдела кадров и делопроизводства организует набор кандидатов с целью выбора лучшего претендента на открывшуюся вакансию.
Профессиональный набор, применяемый в исследуемой организации, как технологический процесс состоит из следующих этапов:
1. Подготовительный (определяется круг претендентов на вакантную должность).
2. Обработка первичной информации о кандидатах.
3. Проведение тестирования и собеседования.
4. Анализ всех полученных данных.
5. Оформление на работу.
6. Установление сроков адаптации (испытательного срока) и последующая оценка.
1. Подготовительный этап.
Задачей подготовительного этапа является определение круга людей на вакантную должность. Данный набор осуществляется в большей степени из выпускников высших учебных заведений, которые проходили преддипломную практику в Отделении. А так же из других кандидатов самостоятельно обратившихся с вопросом о трудоустройстве или из кандидатов, имеющихся в резерве Отделения. Набор, производящийся из имеющегося резерва кадров, регламентируется Положение «О работе с резервом кадров ГУ-ОПФ по ЕАО» утвержденного приказом управляющего от 14.10.2008г. №232-Р [4, с 2].
2. Обработка первичной информации.
Фиксируется документально анализ беседы, по телефону используя при этом подручную бумагу, что не гарантирует сохранность информации. Для этого может быть использован бланк телефонного интервью.
Далее осуществляется прием документов, в соответствии статьи 65 ТК РФ:
паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
трудовая книжка (кроме лиц, поступающих на работу впервые);
страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний.
Этот комплекс документов является обязательным, так как на основе этих документов в дальнейшем будет оформляться трудовой договор и заполнятся личная карточка. Так же в Отделении для получения первичной информации о кандидате принимаются документы, не предусмотренные Трудовым кодексом РФ, а именно личное заявление сотрудника, автобиография, характеристики с прежнего места работы, сопроводительные письма, фотографии.
Автобиография составляется кандидатом самостоятельно в произвольной форме с четким изложением своей жизнедеятельности.
В Отделении ПФ РФ сотрудниками отдела кадров разработана форма справка – резюме (см. Приложение Д), которую кандидат заполняет на месте, придя в отдел кадров. Помимо общих вопросов касающихся личных данных, образования, опыта работы, справка-резюме индивидуальна тем, что содержит ряд вопросов анкетного характера. Структура и содержание вопросов резюме на наш взгляд имеет ряд достоинств и недостатков.
К недостаткам можем отнести несоответствие основным правилам написания резюме. Некорректно поставлены вопросы, например, пункты 5, 6 запрашивающие сведения о семейном положении и составе семьи которые не являются обязательными сведениями первичной информации. Данную информацию кандидат может представить на свое усмотрение в автобиографии. Пункты 9, 9а, 9б можно объединить и обозначить как цель резюме. Пункт 9в был отмечен, как наименее заполняемый.
Преимущество разработанной справки-резюме в организации дает возможность получать достоверные сведения о кандидате, так как справка-резюме заполняется на месте в отделе кадров и делопроизводства.
Наличие анкетных вопросов в резюме и возможность их дополнения, совершенствуя данную форму, позволяет нам сочетать в одном документе два. Таким образом, нет необходимости в использовании «Анкеты поступающего на работу» или в «Личном листке по учету кадров».
На основании результатов обработке первичной информации о кандидатах проходит предварительный отбор. Документирование результатов первичной обработки необходимо для того, чтобы в дальнейшем не возникло сложностей юридического характера. Например, если при отказе молодому специалисту на достаточно объективных основаниях, ему покажется, что к нему предвзято отнеслись. Эта ситуация может привести к судебному иску. В противном случае будут предоставлены документы опровергающий данный факт.
На последующем этапе отбора с кандидатом работает главный специалист эксперт-психолог отдела кадров. В своей работе эксперт-психолог руководствуется «Методическими рекомендациями по проведению подбора персонала (структурированное интервью и анализ анкетных данных)». Данные методические рекомендации состоят из следующих разделов:
общие положения;
отбор персонала мероприятия по подбору кадров;
собеседование с кандидатом на вакантную должность;
анализ данных о кандидате, отраженных в анкете, личном листке по учету кадров (анализ содержания и формы заполнения сведений о себе);
формирования собственного мнения о пригодности кандидата.
В оформлении данного документа были выявлены следующие ошибки:
Составные части реквизита «Гриф утверждения документа» противоречат ГОСТ Р 6.30-2003, в котором говорится, слово УТВЕРЖДЕНО пишется прописными буквами без кавычек. В данном документе слово «утверждено» пишется с маленькой буквы в кавычках. Во-вторых, отсутствует подпись документа.
Для учета данных кандидата психолог составляет на каждого Персональную карточку и по ходу работы заполняет ее графы, в которых фиксирует: основные данные кандидата, состояние здоровья, отношение к тестированию, результаты тестирования.
В своей работе психолог для облегчения принятия решения по отбору использует различные виды тестов, составляет профессиограммы, сводные таблицы с проставление количества баллов по каждому кандидату. В том числе проводится тестирование и в электронной программе Main-тест. Тест содержит психограмму, в которой отражаются требования к профессионально важным качествам по должностям. Данная программа состоит из трех тестов:
1. Тест на определение личностной психологии.
2. «Большая 5» (выделяет личностные качества, логическое и аналитическое мышление).
3. Структура трудовой мотивации.
При запуске теста начало его работы фиксируется в Отделении ПФ РФ г. Москвы после прохождения тестовых заданий на Отделение отправляется запрос, от руки в отделе кадров составляется протокол прохождения тестовых заданий. В недельный срок после отправленного запроса приходит результат тестирования.
Далее проводится собеседование с кандидатом, на этом этапе определяется ряд вопросов, которые необходимо прояснить при личной беседе с кандидатом. На заключительном собеседовании присутствуют начальник отдела кадров, начальник структурного подразделения и Управляющий Отделения, в которое устраивается кандидат. Основные итоги собеседования фиксируются письменно и сохраняются для дальнейшей работы. Для данного процесса заключения результатов собеседования в Отделении ПФРФ не разработаны специальные виды бланков, фиксирующие информацию. При положительном решении о приеме кандидата далее следует его оформление на работу. Этот процесс состоит из нескольких процедур.
1. Кандидат пишет заявление о приеме на работу с проставлением даты написания заявления и личной подписью. Судя из практики для многих людей, тем более для тех, кто впервые устраивается на работу, часто встречается проблема в написании заявления. В этом случае рекомендуем в Отделении использовать соответствующий бланк заявления.
2. Составляется трудовой договор в письменной форме в двух экземплярах. Каждый из них подписывается работодателем и работникам и передается обеим сторонам. Договор регистрируется в книге регистрации трудовых договоров. В оформлении и составлении трудового договора применяемого в Отделении ПФ РФ нарушений выявлено не было. Договор содержит все необходимые реквизиты: название документа, номер документа, дату, место составления, основной текст, подпись, печать. Все разделы, содержащиеся в трудовом договоре, изложены в соответствии с Трудовым Кодексом РФ.
3. Работник под расписку знакомится с локальными нормативными документами (должностными инструкциями, правилами внутреннего трудового распорядка, правилами техники безопасности и т. п.)
4. Старшим специалистом отдела кадров оформляется приказ о приеме на работу (унифицированная форма Т-1 или Т-1а, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 05.01.04 № 1). Содержание приказа соответствует условиям заключенного трудового договора.
Старший специалист вносит соответствующую запись в Журнал регистрации приказов по личному составу и объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. Подтверждением выполнения этого требования является дата, собственноручно проставляемая работником в момент ознакомления с приказом. Затем приказ помещается в дело «Приказы управляющего Отделения ПФ РФ по личному составу (прием, перевод, увольнение, изменение фамилии)».
5. Далее заполняется личная карточка работника, используется унифицированная форма № Т-2 утвержденная постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 года №1. Личная карточка представляет собой, самостоятельный сводный документ, используемый отделом кадров для анализа состава и учета работников. Заполняется личная карточка старшим специалистом отдела кадров и делопроизводства. Вносят соответствующую запись в книгу регистрации личных карточек.
9. Заводится личное дело на нового сотрудника. В системе Пенсионного фонда РФ ведение личных дел работников обязательно. Документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления. На первой страницы личного дела ведется внутренняя опись, в которую записывают наименование всех подшитых документов (см. Рисунок 8).

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов личного дела №_____________
№ п/п
Индекс документа
Дата документа