Служба безопасности в системе HR-менеджмента современной организации.

Служба безопасности в системе HR-менеджмента современной организации. ...

Введение…………………………………………………………………………3

Глава 1. Методические требования к деятельности службы
безопасности в современной организации……………………………………5

1.1. Служба безопасности в коммерческих организациях: функции, права, условия эффективного функционирования……………………………………..5
1.2. Возможные варианты формирования организационной структуры управления (ОСУ) службы безопасности……………………………………...18
1.3. Взаимодействие службы безопасности с другими штабными службами и должностными лицами организации…………………………………………...25
Краткие выводы по главе………………………………………………………29
Глава 2. Практика функционирования службы безопасности в ООО «СтройЛидер»…………………………………………………………………31

2.1. Краткая характеристика организации и ее кадрового потенциала…31
2.2. Характеристика службы безопасности организации…………………37
2.3. Оценка эффективности работы службы безопасности и выявленные в ней недостатки………………………………………………………………….43
Краткие выводы по главе………………………………………………………51
Глава 3. Оптимизация деятельности службы безопасности в ООО «СтройЛидер»…………………………………………………………………52

3.1. Рекомендации по внесению изменений в ОСУ службы безопасности..52

3.2. Рекомендации по изменению перечня функций и полномочий службы безопасности……………………………………………………………………58

3.3. Рекомендации по внедрению в деятельность службы безопасности новых технологий………………………………………………………………………66

Краткие выводы по главе………………………………………………..........71
Заключение……………………………………………………………………..73
Список литературы…………………………………………………………….76
Приложения…………………………………………………………………….78

ВВЕДЕНИЕ
Управление персоналом включает многие составляющие. Среди них: кадровая политика, взаимоотношения в коллективе, социально-психологические аспекты управления. Ключевое же место занимает определение способов повышения производительности, путей роста творческой инициативы, а так же стимулирование и мотивация работников. Ни одна система управления не станет эффективно функционировать, если не будет разработана эффективная модель организации службы безопасности, так как обеспечение безопасности является одной из важнейших проблем, стоящих перед любым отечественным предприятием.
В общей системе управления предприятием подсистема обеспечения безопасности тесно связана с подсистемой управления персоналом. За последние пять лет количество, и масштаб экономических преступлений значительно выросли, а наиболее опасным и распространенным их видом являются "преступления" со стороны менеджеров и работников компаний. Сотрудник предприятия может найти доступ ко всем или практически всем активам предприятия, имеет возможность преодолеть систему охраны объекта, защиту баз данных, может просто услышать нужную информацию и сделать выявление случившегося практически невозможным.
Так, более трех четвертей преступлений в организациях совершаются сотрудниками, при этом более половины преступлений обнаруживаются случайно. Таким образом, сейчас перед подавляющим большинством предприятий всех отраслей экономики России стоит острая проблема создания и применения системы оценки и обеспечения экономической безопасности, как механизма мобилизации и оптимального управления корпоративными ресурсами данного предприятия с целью наиболее эффективного их использования и обеспечения устойчивого функционирования данного предприятия, его активного противодействия всевозможным негативным явлениям.
Актуальность темы исследования заключается в том, что эффективное управление невозможно без понимания мотивов и потребностей человека и правильного использования стимулов к труду. Руководители воплощают свои решения в дела, применяя на практике основные принципы мотивации.
Цель выпускной квалификационной работы – определить направления совершенствования службы безопасности в системе HR-менеджмента современной организации, что может быть достигнуто посредством решения следующих задач:
- определить понятие кадровой безопасности организации и механизмы ее влияния на занимаемые рыночные позиции;
- изучить основные стратегические подходы к организации службы безопасности;
- изучить основные методические требования к организации деятельности службы безопасности;
- исследовать проблемы функционирования службы безопасности в системе HR-менеджмента организации;
- провести оценку эффективности работы службы безопасности и выявленные недостатки;
- разработать рекомендации по расширению функций и полномочий службы безопасности по кадровому направлению деятельности организации.
Предметом исследования данной работы является рассмотрение принципов и практики службы безопасности в системе HR-менеджмента во внутрифирменном управлении организацией, что предполагает обратить большее внимание на политику совершенствования работы с кадрами и повышения эффективности их деятельности в организации. Объектом исследования выступило ООО «СтройЛидер». В работе используются нормативно-правовые документы, методическая и учебная литература, материалы периодической печати, сети Internet, формы бухгалтерской отчетности, и практические данные анализа деятельности ООО «СтройЛидер».

В основе информационно-аналитической работы службы экономической безопасности ООО «СтройЛидер» лежит сотрудничество с агентурой. От того, насколько качественно контрразведка организует эту работу, зависит скорость и эффективность реагирования руководителей предприятия и службы безопасности на любые микроизменения в общем состоянии дел, твердость и уверенность управления происходящими процессами. Еще раз необходимо подчеркнуть: служба безопасности должна тесно взаимодействовать с руководством (учредителями, директоратом), корректируя ситуацию в интересах предприятия.Сотрудников, поставляющих информацию ООО «СтройЛидер» условно можно разделить на три категории:прямые агенты, т. е. источники информации, постоянно оказывающие прямое содействие контрразведке предприятия;доверенные лица, т. е.источники информации, с которыми контрразведка поддерживает систематические отношения, гласные по форме, но сугубо конспиративные по содержанию, такие контакты требуют подготовки легенды;сотрудники, которые работают «в темную» и не ощущают, что являются источниками информации, не подозревают о степени своего участия в контрразведывательных мероприятиях.В процессе контрразведывательной работы иногда возникает необходимость оперативного проникновения — осмотра рабочего места, транспортных средств, а иногда и жилища сотрудника. Осмотр служебных помещений проводят лишь с согласия руководителя предприятия, а жилища — при содействии кого-либо из членов семьи.Можно выделить несколько основных ошибок аналитиков службы безопасности ООО «СтройЛидер»:неумение выявить разведывательную или диверсионную деятельность противника (конкурента);ошибка в определении лиц, причастных к работе против предприятия (фирмы);неправильно сделанные выводы.В заключение хотелось бы подчеркнуть: в работе с персоналом фирмы необходимо вести не только оперативную, контрразведывательную работу, но и профилактическую. Необходимо научить сотрудников основам безопасности, а затем установить жесткий контроль за выполнением всех требований, направленных на обеспечение внутренней безопасности фирмы.Наряду с изложенными выше вопросами, большое значения для успешной контрразведывательной деятельности на предприятии имеет работа по изменению психологии сотрудников, закрепление на уровне подсознания принципов лояльности к организации.Краткие выводы по главеПроведенный анализ деятельности ООО «СтройЛидер» за 2009-2011 гг. позволил сделать следующие выводы:1. Служба безопасности ООО «СтройЛидер» является самостоятельной организационной единицей, подчиняющейся непосредственно руководителю предприятия. Возглавляет службу безопасности начальник службы в должности заместителя руководителя предприятия по безопасности. 2.Основными недостатками системы управления кадровой безопасностью являются:- Валидность и надежность методов отбора персонала в ООО «СтройЛидер» не абсолютна, и ни один из методов не дает полной и точной информации о кандидате. Каждый из подходов имеет свои преимущества и недостатки. - Руководитель ООО «СтройЛидер» ошибается, полагая, что сотруднику, работающему на ключевой в информационном плане должности, достаточно только высокой зарплаты, чтобы исключить опасность его перехода в конкурирующую фирму.- Еще одной ошибкой ООО «СтройЛидер» является то, что руководство делит сотрудников на своих и чужих, т. е. на тех, кто способен, и тех, кто не способен предать фирму. На самом деле в определенных условиях предать может любой, а цена предательства бывает очень высокой.Можно выделить несколько основных ошибок аналитиков службы безопасности ООО «СтройЛидер»:неумение выявить разведывательную или диверсионную деятельность противника (конкурента);ошибка в определении лиц, причастных к работе против предприятия (фирмы);неправильно сделанные выводы.Глава 3. Оптимизация деятельности службы безопасности ООО «СтройЛидер»3.1. Рекомендации по внесению изменений в ОСУ службы безопасностиЭффективное функционирование службы безопасности ООО «СтройЛидер» предполагает предварительную проработку многих вопросов. Среди них особое значение приобретает проектирование оргструктуры службы безопасности и ее ресурсного обеспечения, т.к. без решения этих вопросов ее деятельность вообще невозможна. Законом (ст. 14) также прямо предусмотрена должность руководителя службы безопасности, которая на практике трансформировалась в начальника службы безопасности (по-видимому, здесь сказался прошлый опыт деятельности в правоохранительных органах персонала службы безопасности). Совершенно очевидно, что если персонал службы безопасности по количеству большой, неизбежно встает вопрос о заместителях начальника службы безопасности. Их также должно быть не менее трех (по количеству подразделений службы безопасности), в крайнем случае, двух, если существует единая детективная служба. Заместитель начальника службы безопасности ООО «СтройЛидер» является одновременно руководителем одного из подразделений и, в свою очередь, также имеет одного или нескольких заместителей. Не вызывает сомнений целесообразность создания таких подразделений, как канцелярия и бухгалтерия (в случае, если службу безопасности не обслуживает единая бухгалтерия предприятия-учредителя). В крупных службах безопасности возможно введение должностей помощников (референтов) начальника. Следует отметить, что в маленьких (по количеству персонала) службах безопасности проектирование их оргструктуры на этом можно и закончить, утвердив его у руководителя предприятия-учредителя. Иная ситуация складывается в крупных службах безопасности, где возникает необходимость создания штабных подразделений, т.к. начальники службы безопасности просто физически не способны на должном уровне выполнять такие управленческие функции, как анализ, планирование, контроль и т.д. Исполнение этих обязанностей помощниками положение дел не меняет, т.к. в этом случае возникает необходимость их повседневного руководства, что опять-таки не под силу начальнику службы безопасности и он вынужден будет назначить одного из них координатором деятельности других, а это по сути означает выполнение обязанностей начальника штаба. В целях совершенствования процесса кадровой безопасности ООО "СтройЛидер" предлагается внедрить следующие мероприятия.Введение в структуру организации новой должностной позиции – специалиста по подбору и адаптации персонала, мероприятие очень сложное, которое ведет к перераспределению функций, переорганизации бизнес-процессов и характера функционирования организации. Такая реструктуризация требует существенных единовременных инвестиций, связанных с поиском специалиста на данную должность, первоначальной организацией его деятельности (ремонта и обстановки кабинета, обеспечение необходимыми инструментами и техникой), а также увеличения ежемесячной статьи расходов, связанных с выплатой заработной платы (см. таб. 8.)Таблица 8Смета расходов на введение должности специалиста по подбору и адаптации№РасходыТыс.руб.1.Ремонт кабинета202.Мебель243.Оргтехника и ЭВМ254.Канцелярские расходы95.Оплата труда180Итого за год258 Организационные изменения, связанные с введением новой должности требуют довольно-таки длительного периода времени, поэтому получение устойчивой положительной отдачи от инвестиций, которые должны быть сделаны первоначально, а также от увеличения ежемесячных затрат, связанных с содержанием нового подразделения, а также с оплатой труда нового специалиста, ожидается в соответствии с проведенным финансовым анализом лишь через 6 лет. Но в результате введения в структуру организации такого специалиста, эффективность реализации функции управления персоналом должна существенно увеличиться, за счет разработки стратегии управления персоналом, которая интегрирует наиболее оптимальным способом реализацию таких управленческих функциий, как мотивация и стимулирование персонала, обучение персонала и развитие, кадровый учет и т.д. Введение данной должности в первый период выразится, в первую очередь, в реализации тех нововведений, которые предложены в рамках разработки дипломного проекта. Характер влияния на эффективность организационной деятельности каждого из них подробно представлен ниже. Результат же деятельности нового специалиста оценивается как совокупный эффект от произведенных им в организации изменений.Любая оргструктура, даже самая оптимальная, не сможет дать ожидаемых результатов, если ее не дополнить внутренними нормативными актами, регулирующими деятельность всех подразделений и сотрудников службы безопасности. Образно выражаясь, «кость» (оргструктура) должна обрасти «мясом» (нормативными документами). Причем эти нормативные акты условно можно разделить на две группы: непосредственно относящиеся к деятельности самой службы безопасности и к деятельности других служб (подразделений, сотрудников) предприятия. К первой группе относятся: Устав службы безопасности, Положения об отделах и штабе службы безопасности, Положения о группах и секторах службы безопасности, должностные инструкции сотрудников службы безопасности. Примечание: Структура Устава службы безопасности ранее уже рассматривалась, а структура положений об отделах и штабе будет изложена в последующих главах. Структура должностной инструкции должна включать следующие разделы: общие положения; функции; должностные обязанности; права, ответственность; взаимоотношения и связи по должности. Разработка этих нормативных актов идет последовательно, начиная с Устава до должностной инструкции, что позволяет охватить весь комплекс целей, задач и функций, решаемых службой безопасности. Чтобы избежать дублирования этих целей, задач и функций рекомендуется составить таблицу по прилагаемой форме, заполнить пустующие графы формулировками целей, задач и функций и в случае их пересечения вновь переформулировать, избегая дублирования (см. таблицу 9). Таблица 9Нормативные документыЦелиЗадачиФункцииУстав службы безопасностиПоложение о разведывательном отделеПоложение о контрразведывательном отделеПоложение об отделе охраныПоложение о штабеПоложение о группе, отделении (секторе)Должностная инструкцияВнесение корректив в Устав службы безопасности допускается только по согласованию с руководителем предприятия и органов внутренних дел по месту своего учреждения. Другие нормативные акты рекомендуется систематически обновлять (по крайней мере, один раз в год) и утверждать у начальника службы безопасности (в некоторых случаях у руководителя предприятия). Вторая группа внутренних нормативных актов, обеспечивающих деятельность других сотрудников и служб подразделений предприятия-учредителя, включает в себя: - договор предприятия с партнером об обеспечении им мер безопасности коммерческой информации; - инструкцию для исполнителей работ и документов, содержащих коммерческую тайну; - обязательство о неразглашении коммерческой тайны; - перечень сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия и основные требования к сотрудникам по ее защите; - перечень сведений, которые не должны разглашаться посторонним лицам в целях личной безопасности сотрудников, предприятия; - перечень должностных лиц, уполномоченных относить информацию к коммерческой тайне; - правила отнесения информации к коммерческой тайне и снятия с их носителей грифа конфиденциальности; - правила ведения секретного делопроизводства; - памятку работнику (служащему) о сохранении коммерческой тайны предприятия; - правила приема посетителей на предприятии; - правила внутреннего трудового распорядка и т.д. Разумеется, все эти нормативные акты разрабатываются сотрудниками службы безопасности совместно с соответствующими службами предприятия, и после их утверждения руководством подлежат также совместному контролю за их исполнением. (Примечание редакции И-г: Перечень образцов документов, рекомендуемых для использования в деятельности службы безопасности, будет опубликован позднее). Однако оптимальное оргструктурное построение и полное правовое обеспечение службы безопасности сами по себе не приведут к ее эффективному функционированию, если она не будет обеспечена соответствующими ресурсами. Продолжая образные сравнения, можно утверждать, что после того, как «кость» (оргструктура) обросла «мясом» (внутренние нормативные документы), следует позаботиться о «пище» (ресурсах). Среди них первостепенное значение имеют финансовые ресурсы. Без финансового обеспечения деятельности службы безопасности бессмысленно вообще говорить о ее функционировании. Между тем, на практике эта истина подвергается иногда ненужной проверке (несвоевременная выдача зарплаты сотрудникам, задержка с оплатой заказа и т.д.), причем всегда с отрицательным результатом для предприятия - учредителя. Поскольку служба безопасности не вправе самостоятельно зарабатывать деньги путем заключения договоров с другими клиентами, именно на предприятии-учредителе лежит обязанность финансирования ее деятельности. Но это не означает, что руководство службы безопасности должно занимать в этом вопросе пассивную позицию. Напротив, обоснованные текущие и прогнозные оценки в финансовых потребностях службы безопасности и основанные на них точные расчеты должны стать правилом, а не исключением. Финансовую политику службы безопасности определяют, конечно, ее руководители, но при этом активную помощь им должна оказывать бухгалтерская служба. В функции этой службы входит: - ведение табеля, учета рабочего времени; - начисление зарплаты, премий и т.д.; - учет выплат за различные услуги; - перечисление денег; - выдача сотрудникам их денежного содержания; - оплата счетов и т.д. Поскольку руководители службы безопасности не являются, как правило, специалистами в финансовых вопросах, наиболее целесообразно свое внимание сосредоточить им на некоторых ключевых моментах. Во-первых, периодически проверять финансовое состояние службы безопасности с помощью приглашенных специалистов. Во-вторых, открывать расчетные и текущие счета только в надежных банках. В-третьих, добиваться такого уровня минимальной зарплаты персонала службы безопасности, чтобы у него не возникало соблазна увольняться (можно порекомендовать в связи с этим устанавливать в контрактах сумму зарплаты в иностранной валюте по курсу Центрального банка России на день его выдачи). В-четвертых, установить поэтапное финансирование закупленных (приобретенных) материально-технических средств, от наиболее необходимых (например, оружие, спецсредства) до менее необходимых (например, канцелярские принадлежности и т.д.). Наконец, рационально и обоснованно использовать деньги из фонда поощрения и материальной помощи персоналу. Не менее важное значение для руководителей службы безопасности имеет вопрос кадрового обеспечения ее деятельности. 3.2. Рекомендации по изменению перечня функций и полномочий службы безопасностиВ уставе службы безопасности целесообразно закрепить следующие основные права этой службы:- осуществлять в полном объеме охранные и сыскные функции р интересах предприятия-учредителя;- привлекать с санкции руководителя предприятия его персонал я решения конкретных задач по обеспечению безопасности;- получать от всех подразделений предприятия информацию, необходимую для обеспечения безопасности бизнеса;- создавать информационные системы, определять в соответствии нормативными актами Украины, приказами и распоряжениями руководства предприятия порядок учета, хранения и использования материалов, относящихся к компетенции службы безопасности;- приглашать работников предприятия для получения объяснений по вопросам, затрагивающим интересы безопасности предприятия;- осуществлять контроль за деятельностью всех других подразделений предприятия в пределах своей компетенции, проверку деятельности служб безопасности филиалов;- готовить предложения по совершенствованию системы безопасности предприятия;- выходить с предложениями к руководству предприятия о поощрении и наказании его работников в связи с выполнением ими своих обязанностей, связанных с обеспечением безопасности предприятия;- информировать персонал предприятия в необходимом объеме о состоянии защиты бизнеса, принятой системе безопасности, конкретных фактах криминальной конкуренции, локализации ее последствий.Подразделения службы безопасности выполняют охранные, информационно-аналитические, организаторские, воспитательные, директивные, контрольные функции.Охранные функции включают в себя:- физическую охрану руководства и сотрудников (по месту работы и жительства, на маршрутах передвижения);- создание и поддержание безопасных условий хранения и использования материальных ценностей и финансовых средств; осуществление пропускного режима;Участие в обеспечении режима секретности проводимых работ;- локализация негативных последствий утечки информации, иных Чрезвычайных происшествий.Информационно-аналитические функции подразумевают:- сбор и систематизацию информации, характеризующей уровень защищенности предприятия;- выявление возможных субъектов посягательства на безопасности предприятия, каналов утечки информации, предпосылок к чрезвычайным происшествиям;- проверку надежности и иных имеющих значение для обеспечения безопасности бизнеса качеств и аспектов деятельности ^ при приеме на работу, а также (периодически) сотрудников пред приятия;- проведение частных расследований фактов промышленного шпионажа, хищений на охраняемых объектах;- аналитические исследования для выработки стратегических и важных тактических решений по защите деятельности предприятия: подготовка предложений по совершенствованию форм и методов работы в сфере безопасности.Организаторские функции означают:- организацию режима секретности проводимых работ: совершенствование организационной структуры предприятия с учетом требований безопасности производственной, коммерческой и мной его деятельности;- планирование работы по предупреждению и противодействию посягательствам на безопасность предприятия, по расстановке сил и средств, используемых для обеспечения безопасности бизнеса;- координацию и взаимодействие с другими частными службами безопасности, правоохранительными органами; организацию работы в чрезвычайных ситуациях, когда имеется угроза безопасности предприятия.Воспитательные функции — это:- информирование сотрудников о выявленных фактах посягательства на безопасность предприятия;- пропаганда культуры обращения с информацией, составляющей коммерческую тайну;- обучение сотрудников приемам использования средств индивидуального обеспечения безопасности;- подготовка сотрудников в части, касающейся безопасного бизнеса;- создание нормального психологического и нравственного климата, который сводил бы к минимуму ситуации, провоцирующие сотрудника к совершению действий, наносящих ущерб предприятию, облегчал бы выявление таких попыток и повышал эффективность действий сотрудников в экстремальных ситуациях;- обеспечение готовности сотрудников к отпору в случае посягательства на их личную безопасность и безопасность предприятия-Директивные функции сводятся к принятию управленческих решений тактического характера для обеспечения безопасности и, в частности, по совершенствованию работы с кадрами.Контрольные функции охватывают проверку исполнения принимаемых решений в области обеспечения безопасности и оценку их эффективности.В целях нейтрализации экстремальных ситуаций, а затем и уничтожения угрозы безопасности предприятия может быть создана специальная группа особо доверенных лиц. Такая группа должна действоватъ на постоянной основе. В ее состав должны входить: работники предприятия, руководители филиалов, финансовый директор (главный бухгалтер), коммерческий директор, начальник и юрисконсульт службы безопасности. В отдельных случаях в решении конкретных вопросов могут участвовать и пользующиеся доверием представители правоохранительных органов.