Повышение эффективности использования рабочего времени руководителя на примере №931 (ЮЗАО г.Москвы)

СОДЕРЖАНИЕ

Содержание
Введение
1. Теоретические основы эффективного использования рабочего времени руководителя
1.1 Сущность эффективного использования рабочего времени руководителя
1.2 Особенности оценки качества и эффективности использования рабочего времени руководителя
1.3 Показатели качества и эффективности использования рабочего времени руководителя
2. Анализ качества эффективности использования рабочего времени руководителя
2.1 Организационно-экономическая характеристика эффективности использования рабочего времени руководителя
2.2. Анализ эффективности использования рабочего времени руководителя
2.3. Оценка эффективности использования рабочего времени руководителя
3. Повышение эффективности использования рабочего времени руководителя
Заключение
Список использованнойлитературы

Повышение эффективности использования рабочего времени руководителя на примере №931 (ЮЗАО г.Москвы)

-
5,56%
Визирование документов
5,56%
7,41%
3,70%
5,56%
-
Телефонные разговоры с начальниками районов ЮЗАО г. Москвы
5,56%
2,78%
4,63%
-
2,78%
Другие деловые телефонные разговоры
12,96%
1,85%
12,96%
8,33%
13,89%
Переговоры поставщиками
2,78%
2,78%
5,56%
-
11,11%
Прием заявок населения
0,93%
-
-
-
2,78%
Просмотр заявок-требований от юридических лиц
4,63%
-
8,33%
-
-
Нерегламентированные перерывы
4,63%
4,63%
2,78%
3,70%
2,78%
Регламентированные перерывы (обед, отдых, личные надобности и т.п.)
12,96%
12,96%
12,96%
12,04%
12,04%
Контроль заказов
5,56%
18,52%
-
28,70%
10,19%
Подготовка различных документов
20,37%
-
-
-
5,56%
Анализ кредиторской задолженности
8,33%
-
8,33%
-
-
Деловые посещения
10,19%
1,85%
11,11%
-
16,67%
Рабочие поездки (дорога)
-
13,89%
11,11%
22,22%
-
Внешние совещания
-
10,19%
-
19,44%
-
Проведение инструктажей
-
5,56%
-
-
-
Собеседования с соискателями
-
5,56%
-
-
-
Обсуждение с заместителем деловых вопросов
-
8,33%
-
-
16,67%
Объезд АО с контролем исполнения приказов
-
-
2,78%
-
-
Деловые посещения (Правительство)
-
-
15,74%
-
-
Общественная работа
-
-
-
-
-
Изучение специализированной периодической литературы и СМИ
-
-
-
-
-
Наведение порядка на рабочем месте
-
-
-
-
-
Таблица 8
Удельный вес каждого вида затрат времени в день во вторую неделю наблюдений
Наименование работ (перечень элементов затрат)
День недели
понедельник
вторник
среда
четверг
пятница
Удельный вес
Совещание
-
5,56%
-
5,56%
-
Визирование документов
-
8,33%
5,56%
5,56%
5,56%
Телефонные разговоры с начальниками районов ЮЗАО г. Москвы
5,56%
11,11%
1,85%
-
3,70%
Другие деловые телефонные разговоры
3,70%
11,11%
10,19%
16,67%
2,78%
Переговоры поставщиками
-
-
-
-
7,41%
Прием заявок населения
11,11%
-
-
1,85%
-
Просмотр заявок-требований от юридических лиц
-
-
-
-
-
Нерегламентированные перерывы
0,93%
2,78%
2,78%
2,78%
10,19%
Регламентированные перерывы (обед, отдых, личные надобности и т.п.)
12,04%
12,04%
9,26%
11,11%
12,04%
Контроль заказов
-
-
-
19,44%
-
Подготовка различных документов
22,22%
27,78%
6,48%
20,37%
-
Анализ кредиторской задолженности
-
-
-
-
-
Деловые посещения
-
11,11%
8,33%
-
8,33%
Рабочие поездки (дорога)
22,22%
-
22,22%
-
12,96%
Внешние совещания
-
-
16,67%
-
-
Проведение инструктажей
-
-
-
-
9,26%
Собеседования с соискателями
-
-
-
-
-
Обсуждение с заместителем деловых вопросов
-
10,19%
11,11%
-
5,56%
Объезд АО с контролем исполнения приказов
-
-
-
-
-
Деловые посещения (Правительство)
22,22%
-
-
-
11,11%
Общественная работа
-
-
5,56%
5,56%
-
Изучение специализированной периодической литературы и СМИ
-
-
-
11,11%
-
Наведение порядка на рабочем месте
-
-
-
-
11,11%
2.2. Анализ эффективности использования рабочего времени руководителя
Для проведения анализа использования рабочего времени руководителя ЮЗАО г. Москвы все виды затрат группируются в отдельные группы. Для этого определяются затраты времени по каждому виду затрат времени использования рабочего времени, приведенному в таблице 4:
где nij – затраты рабочего времени в j-й день наблюдения по i-му виду работ, мин.
Затем, определяем удельный вес каждого вида затрат в суммарных затратах использования времени:
где N – общее время наблюдений, мин.:
где Sj – количество часов, в течение которых в j-й день наблюдения не проводились, час.
В нашем анализе значение для всех (17, 69). Тогда:
Общий фонд рабочего времени составляет 5400 мин., т. е. 10 рабочих дней*540 мин.
На основании проведения организационно-экономической характеристики использования рабочего времени руководителя делается анализ соответствия фактических и плановых затрат рабочего времени руководителя, представленный в таблице 9, в котором расхождения будут положительными при превышении фактических затрат плановых и отрицательным – если наоборот плановые превышают фактические затраты.
Плановые затраты на основании экспертного опроса о целесообразной структуре затрат рабочего времени руководителя за весь период наблюдения, с точки зрения задач и целей ЮЗАО г. Москвы, стоящих перед руководителем данного учреждения. Т.к. руководитель ЮЗАО не использует «Золотое правило планирования» (60*40) при составлении плана рабочего дня, то план был составлен на 65% рабочего времени и 35% - период незапланированной активности, разделенная в равных долях на периоды непредвиденной и спонтанной активности, т.е. резервы времени не включенные в план выполнения работ.
Таблица 9
Анализ соответствия фактических затрат рабочего времени выполняемым функциям руководителя
Наименование работ (перечень элементов затрат)
Плановые затраты времени (эксперт.), %
Фактические затраты времени, %
Изменения (±)
Совещание
3%
2,6%
0,4%
Визирование документов
5%
4,7%
0,3%
Телефонные разговоры с начальниками районов ЮЗАО г. Москвы
4%
3,8%
0,2%
Другие деловые телефонные разговоры
8%
9,4%
-1,4%
Переговоры поставщиками
3%
3,0%
0,0%
Прием заявок населения
0%
1,7%
-1,7%
Просмотр заявок-требований от юридических лиц
1%
1,3%
-0,3%
Нерегламентированные перерывы
0%
3,8%
-3,8%
Регламентированные перерывы (обед, отдых, личные надобности и т.п.)
13%
11,9%
1,1%
Контроль заказов
7%
8,2%
-1,2%
Подготовка различных документов
3%
10,3%
-7,3%
Анализ кредиторской задолженности
1%
1,7%
-0,7%
Деловые посещения
5%
6,8%
-1,8%
Рабочие поездки (дорога)
2%
10,5%
-8,5%
Внешние совещания
2%
4,6%
-2,6%
Проведение инструктажей
1%
1,5%
-0,5%
Собеседования с соискателями
1%
1%
0%
Обсуждение с заместителем деловых вопросов
4%
5,2%
-1,2%
Объезд АО с контролем исполнения приказов
1%
0,3%
0,7%
Деловые посещения (Правительство)
0%
4,9%
-4,9%
Общественная работа
1%
1,1%
-0,1%
Изучение специализированной периодической литературы и СМИ
0%
1,1%
-1,1%
Наведение порядка на рабочем месте
1%
1,1%
-0,1%
Резерв на непредвиденное превышение плановых затрат:
17,5%
0%
17,5%
Резерв на управленческую деятельность:
17,5%
0%
17,5%
Итого:
100%
100%
0%
Далее проведем оценку уровня организации труда, на основании расчетов следующих показателей:
Коэффициент экстенсивности:
, (14)
где П – регламентированные и нерегламентированные перерывы в работе, мин.
Ф – фактический фонд рабочего времени, мин(25, 136).
В нашем анализе, по данным таблицы 5, регламентированные перерывы за весь период наблюдений составляют 645 мин., нерегламентированные перерывы – 205 мин., а весь фонд рабочего времени – 5400 мин. Тогда:
Регламентированные перерывы в работе по плану принимаются в количестве 70 мин. в день (50 мин. – на обед и 20 мин. – на отдых и личные надобности), т.е. 700 мин. за две недели проведения анализа. Из этого следует, что максимальное значение коэффициента экстенсивности должно составлять 0,87. Но фактические затраты времени на обед и отдых ниже плановых затрат, а также присутствуют затраты на нерегламентированные перерывы, из чего можно сделать вывод о нарушении режима труда и отдыха.
Коэффициент потерь рабочего времени, зависящих от исследователя:
, (15)
где ПР – потери рабочего времени, зависящие от исследователя, мин.
В нашем анализе, потери рабочего времени принимаются равными 100 мин. Тогда:
Данное значение коэффициента потерь рабочего времени зависящее от исследователя дает сделать вывод о том, что данный вид потерь не влияет на исследование рабочего времени руководителя в связи в с его незначительностью.
Коэффициент потерь рабочего времени, вызванных причинами, не зависящими от исследователя:
, (16)
где ПО – потери рабочего времени из-за нарушений режима работы, мин(25, 136).
Причинами, не зависящими от исследователя, приводящими к потере времени можно назвать служебные перемещения, связанные с недостаточным оснащением рабочего места необходимой оргтехникой, сбои в системе городского транспорта, влекущие увеличение затрат времени на Рабочие поездки на 120 мин. На основании таблицы 5 потери рабочего времени, вызванные причинами, не зависящими от исследователя, составляют 105 минут + 120 минут = 225 минут. Тогда коэффициент потерь рабочего времени, вызванных причинами, не зависящими от исследователя равен:
Незначительная величина коэффициента потерь рабочего времени из-за нарушения режима работы позволяет сделать вывод о имеющихся недостатках в организации рабочего времени руководителя, хотя и не глобальные.
Коэффициент потерь рабочего времени на регламентные перерывы:
, (17)
где ОТ – время на отдых и личные надобности, мин(25, 136).
Из таблицы 5 видно, что регламентированные перерывы за две недели исследования составили 645 мин., т.о. коэффициент потерь составляет:
По плану на регламентированные перерывы отводится 13% рабочего времени, но т.к. значение коэффициента ниже, то можно сделать вывод о нарушении режима труда и отдыха.
На основании выше определенных коэффициентов можно сделать вывод об общем нарушении режима труда и отдыха у руководителя ЮЗАО г. Москвы и также имеющихся затратах на нерегламентированные перерывы, которые должны рассматриваться в качестве резервов лучшего использования рабочего времени.
Коэффициент рациональности использования рабочего времени Кр:
, (18)
где Уiф – фактический удельный вес i-го элемента затрат рабочего времени;
Уiпл – плановый удельный вес i-го элемента затрат рабочего времени(25, 136).
Рассчитаем коэффициент рациональности использования рабочего времени, используя данные приведенные в таблице 10:
Таблица 10
Наименование работ (перечень элементов затрат)
Плановые затраты времени (эксперт.)
Фактические затраты времени
в долях
Совещание
3%
2,6%
-0,004
0,004
Визирование документов
5%
4,7%
-0,003
0,003
Телефонные разговоры с начальниками районов ЮЗАО г. Москвы
4%
3,8%
-0,002
0,002
Другие деловые телефонные разговоры
8%
9,4%
0,014
0,014
Переговоры поставщиками
3%
3,0%
0,000
0,000
Прием заявок населения
1%
1,3%
0,003
0,003
Просмотр заявок-требований от юридических лиц
9%
11,9%
0,029
0,029
Нерегламентированные перерывы
7%
8,2%
0,012
0,012
Регламентированные перерывы (обед, отдых, личные надобности и т.п.)
3%
10,3%
0,073
0,073
Контроль заказов
1%
1,7%
0,007
0,007
Подготовка различных документов
5%
6,8%
0,018
0,018
Анализ кредиторской задолженности
2%
10,5%
0,085
0,085
Деловые посещения
2%
4,6%
0,026
0,026
Рабочие поездки (дорога)
1%
1,5%
0,005
0,005
Внешние совещания
1%
1%
0,000
0,000
Проведение инструктажей
4%
5,2%
0,012
0,012
Собеседования с соискателями
1%
0,3%
-0,007
0,007
Обсуждение с заместителем деловых вопросов
1%
1,1%
0,001
0,001
Объезд АО с контролем исполнения приказов
1%
1,1%
0,001
0,001
Итого:
0,30
Т.к. показатель коэффициента рациональности использования рабочего времени меньше единицы, то можно сделать вывод о необходимости руководителю более тщательно планировать свое время и следовать намеченному плану.
Общая оценка степени рациональности использования времени:
, (25, 136) (19)
В данном анализе она составляет:
При условии соблюдения режима труда и отдыха и стопроцентного следования плану максимальная величина рассчитанного коэффициента должна составлять 0,83. На основании того, что коэффициент фактически меньше нормативного значения, можно сделать вывод о нерациональности использования руководителем рабочего времени, в первую очередь из-за не выполнения намеченного плана.
Коэффициент, характеризующий затраты времени на выполнение работ, не включенных в план (КНП):
КНП = НП= НП/Ф – П (25, 136), (20)
КНП = 620/(5400-850)=0,136
Из-за не значительности коэффициента можно сделать вывод о включении в план основной части выполненных руководителем работ.
Коэффициент, показывающий уровень затрат времени на выполнение работ, включенных в план (КВП):
КВП = 1 - КНП, (25, 136) (21)
КВП = 1 – 0,136 = 0,864
Анализ затрат времени на выполнение работ, отраженных в плане, в соответствии с принятой классификацией подразделяются на подготовительно-заключительное время, время оперативной (основной) работы и время обслуживания рабочего места. Затраты на подготовительно-заключительное время по оценке самого руководителя составляют около 2% от общего фонда времени, что соответствует нормативу.
Время обслуживания рабочего места (ВОРМ), включает затраты на наведение порядка на рабочем месте перед и после работы в структуре затрат времени и на основании данных таблицы 5 составит:
Из этого следует, что время обслуживания рабочего места составят 1,1% от общего фонда времени и следовательно соответствует плану.
Время на выполнение оперативной работы (ВОР) – это все затраты времени, приходящиеся на выполнение работы, обусловленной должностной инструкцией (3865 минут) и общественной работы (60 минут).

Время на выполнение оперативной работы составляет 72,7% от общего фонда времени.
Из выше приведенных расчетов следует вывод о достаточной рациональности структуры затрат рабочего времени руководителя.
По классификации об оперативных затратах они подразделяются на время организационно-административной работы (КОА), время творческой работы (КТ), время формально-логической работы (КФЛ) и время исполнительской (технической) работы (КИ). По оценкам самого руководителя время его организационно-административной работы составляет около 53% (КОА = 2070/3925=0,527), время творческой работы – 12% (КТ =470/3925= 0,12), время формально-логической работы – 23% (КФЛ =907/3925= 0,231), а время исполнительской работы составляет примерно 13% всего времени оперативной работы (КИ =510/3925= 0,13).
Из проведенного анализа времени видно, что время на организационно-административную работу преобладает во времени всей оперативной работы, т.е. является закономерным для руководителя. Но т,к. время творческой работы составляет малую часть в оперативном времени руководителя, то это можно назвать отрицательным фактом.
Анализ структуры затрат рабочего времени в течение каждой недели проводится по следующим критериям:
1. необходимость выполнения работы;
2. оправданность затрат времени на выполнение работы;
3. целесообразность выполнения работы;
4. сознательность определения времени для выполнения работы.
По указанным критериям анализируется каждая из работ недели на соответствие критерию. По каждому их критериев определяется общая продолжительность работ и работ с отрицательным критерием.
Проводятся расчеты по следующим соотношениям:

где – суммарная продолжительность совокупности работ к-го дня наблюдений, по которым получен отрицательный ответ при анализе по j-му критерию (j=14), мин.;
ПДК – суммарная продолжительность работ к-го дня периода наблюдений, мин(12, 86).
По результату анализа дается вывод по обязательности выполняемой работы (является обязательной – если результат соотношения меньше 10%), оправданности (оправданны – если меньше 10%), целесообразности (целесообразны – если результат соотношения меньше 10%) и сознательности (не случайность выбора работы – если результат соотношения меньше 10%).
Анализ приведен в таблицах 11 - 16 .
Таблица 11
Анализ структуры затрат рабочего времени в первую неделю
Наименование выполненной работы
Продолжительность данной работы
Критериальная оценка
1
2
3
4
Совещания
80мин
+
+
+
+
Визирование документов
120мин
+
+
+
+
Телефонные разговоры с начальниками районов ЮЗАО г. Москвы
85мин
+
+
+
+
Другие деловые телефонные разговоры
270мин
+
-
+
+
Переговоры поставщиками
120мин
+
-
+
+
Прием заявок от населения
20мин
+
+
+
-
Просмотр заявок-требований от юридических лиц
70мин
+
-
+
+
Нерегламентированные перерывы
100мин
-
-
-
-
Регламентированные перерывы
340мин
+
-
+
+
Контроль заказов
340мин
+
-
+
+
Подготовка различных документов
140мин
+
-
+
+
Анализ кредиторской задолженности
90мин
+
-
+
+
Деловые посещения
215мин
+
-
+
+
Рабочие поездки (дорога)
255мин
+
-
+
+
Внешние совещания
160мин
+
-
+
+
Проведение инструктажей
30мин
+
-
+
+
Собеседования с соискателями
30мин
+
+
+
+
Обсуждение с заместителем деловых вопросов
135мин
+
-
+
+
Объезд АО с контролем исполнения приказов
15мин
+
+
+
+
Деловые посещения (Правительство)
85мин
+
+
+
-
По видам затрат времени на нерегламентированные перерывы имеем отрицательные оценки в связи с их неоправданностью.
Время на прием заявок от населения, посещение различных учреждений по деловым вопросам (правительство) не присутствует в плане, но является необходимым, целесообразным и время затраченное на данную работу – оправданным, поэтому по критерию – сознательность в определении времени для выполнения работы имеем отрицательную оценку.
Из-за превышения времени на виды работ представленные в таблице 12 по критерию оправданность затрат времени на выполнение работы получена отрицательная оценка.
Таблица 12
Виды работ с превышением фактического времени
Вид работ
Превышено на
Другие деловые телефонные разговоры
17%
Переговоры поставщиками
38%
Просмотр заявок-требований от юридических лиц
14%
Контроль заказов
47%
Подготовка различных документов
46%
Анализ кредиторской задолженности
67%
Деловые посещения
42%
Рабочие поездки (дорога)
76%
Внешние совещания
66%
Обсуждение с заместителем деловых вопросов
26%
Из выше приведенного вычисляем коэффициенты соответствующих критериев:
1 = 100/2700 = 0,037 или 3,7%
2 = (270+120+70+340+140+90+215+255+160+135+100)/2700 = 0,66 или 66 %
3 = 100/2700 = 0,037 или 3,7%
4 = (85+20)/2700 = 0,039 или 3,9%
Из расчетов коэффициентов видно, что коэффициенты 1,3,4 меньше 10%, что говорит о необходимости, целесообразности и правильном распределении времени выполняемых работ руководителем ЮЗАО в первую неделю исследования, но т.к. 2 коэффициент значительно превышает 10%, то можно сделать вывод о неправильности определения или о не предусмотренности затрат времени на некоторые работы, возможно руководителю необходимо повысить уровень внимания организации труда.
Таблица 13
Анализ структуры затрат рабочего времени во вторую неделю
Наименование выполненной работы
Продолжительность данной работы
Критериальная оценка
1
2
3
4
Совещание
60мин
+
+
+
+
Визирование документов
135мин
+
+
+
+
Телефонные разговоры с начальниками районов ЮЗАО г. Москвы
120мин
+
+
+
+
Другие деловые телефонные разговоры
240мин
+
-
+
+
Переговоры поставщиками
40мин
+
+
+
+
Прием заявок от населения
70мин
+
+
+
-
Нерегламентированные перерывы
105мин
-
-
-
-
Регламентированные перерывы
305мин
+
-
+
+
Контроль заказов
105мин
+
-
+
+
Подготовка различных документов
415мин
+
-
+
+
Деловые посещения
150мин
+
-
+
+
Рабочие поездки (дорога)
310мин
+
-
+
+
Внешние совещания
90мин
+
-
+
+
Проведение инструктажей
50мин
+
-
+
+
Обсуждение с заместителем деловых вопросов
145мин
+
-
+
+
Деловые посещения (Правительство)
180мин
+
+
+
-
Общественная работа
60мин
+
+
+
+
Изучение специализированной периодической литературы и СМИ
60мин
+
+
+
-
Наведение порядка на рабочем месте
60мин
+
+
+
+
По видам затрат времени на нерегламентированные перерывы имеем отрицательные оценки в связи с их неоправданностью.
Время на прием заявок от населения и посещение различных учреждений по деловым вопросам (правительство) не присутствует в плане, но является необходимым, целесообразным и время затраченное на данную работу – оправданным, поэтому по критерию – сознательность в определении времени для выполнения работы имеем отрицательную оценку.
Из-за превышения времени на виды работ представленных в таблице 14 по критерию оправданность затрат времени на выполнение работы получена отрицательная оценка.
Таблица 14
Виды работ с превышением фактического времени
Виды работ
Превышено на
Телефонные разговоры с начальниками районов ЮЗАО г. Москвы
17%
Подготовка различных документов
82%
Деловые посещения
17%
Рабочие поездки (дорога)
81%
Внешние совещания
39%
Проведение инстуктажей
40%
Обсуждение с заместителем деловых вопросов
31%
Из выше приведенного вычисляем коэффициенты соответствующих критериев:
1 =105/2700 = 0,039 или 3,9%
2 = (120+415+150+310+90+50+145+105)/2700 = 0,51 или 51 %
3 = 105/2700 = 0,039 или 3,9%
4 = (70+105+180+60)/2700 = 0, 15 или 15%
Из расчетов коэффициентов второй недели видно, что коэффициенты 1 и 3 меньше 10%, что говорит о необходимости, целесообразности работ руководителем ЮЗАО во вторую неделю исследования, но т.к. 2 коэффициент значительно превышает 10%, то можно сделать вывод о неправильности определения или о не предусмотренности затрат времени на некоторые работы, возможно руководителю необходимо повысить уровень внимания организации труда, а превышение 4 коэффициента говорит, о неправильности составления планов рабочего времени на день.
Таблица 15
Анализ структуры затрат рабочего времени за весь период исследования
Наименование выполненной работы
Продолжительность данной работы
Критериальная оценка
1
2
3
4
Совещание
140мин
+
+
+
+
Визирование документов
255мин
+
+
+
+
Телефонные разговоры с начальниками районов ЮЗАО г. Москвы
205мин
+
+
+
+
Другие деловые телефонные разговоры
510мин
+
-
+
+
Переговоры поставщиками
160мин
+
+
+
+
Прием заявок от населения
90мин
+
+
+
-
Просмотр заявок-требований от юридических лиц
70мин
+
-
+
+
Нерегламентированные перерывы
205мин
-
-
-
-
Регламентированные перерывы
645мин
+
-
+
+
Контроль заказов
445мин
+
-
+
+
Подготовка различных документов
555мин
+