Коммуникации и их роль в управлении фирмы

Введение
1 Раздел. Роль коммуникаций в управлении фирмой
2 Раздел. Сущность, типы, виды коммуникаций
2.1. Сущность коммуникационного процесса
2.2. Коммуникационный процессии его основные этапы
2.3. Виды коммуникаций в организации
2.4. Информационное обеспечение управления и его состав
3 Раздел. Роль коммуникаций в управлении ОАО «Пищмаш»
3.1. Общая характеристика предприятия
3.2. Анализ социологических исследований по вопросу отношения работников предприятия к информационному обеспечению управления
3.3. Исследование и оценка информационного обеспечения коммерческой деятельности
3.4. Создание системы информационного обеспечение ОАО «Пищмаш»
3.5. Разработка мероприятий по совершенствованию информационного обеспечения на предприятии
Заключение
Список литературы
Приложение 1
Приложение 2

Коммуникации и их роль в управлении фирмы

системный, т. е. воспроизводящий взаимосвязи и зависимости между классификационными группами информации, реализуемый в виде информационных моделей.
элементный, т. е. совокупность данных, характеристик, признаков.
При элементной характеристике информации изучаются состав информации, форма и виды носителей, их номенклатура.
Основные требования к качеству информации:
достоверность (с определенной вероятностью);
своевременность;
надежность (с определенной степенью риска);
достаточность;
адресность;
комплектность системы информации (по качеству и ресурсоемкости товара, условиям по стадиям жизненного цикла товаров фирмы и конкурентов и т.д.);
многократность использования;
правовая корректность информации;
возможность кодирования;
высокая скорость сбора, обработки и передачи;
актуальность информации22.
При характеристике информационной системы управления исследуются движение информационных потоков, их устойчивость, алгоритмы преобразования информации и соответствующая этим условиям схема документооборота.
Решения являются идеальным описанием желаемого состояния объекта управления и методов достижения этого состояния. Они представляют собой продукт ограниченного использования, так как направлены на конкретный объект в четко описываемых условиях. Качество решения как готового продукта проявляется опосредовано, в деятельности объекта, на который данное решение направлено.
При формировании информационного обеспечения ориентируются на усредненную, выровненную потребность в информации руководителей. Особое место здесь занимает информация об управлении, в которой воспроизводят прогрессивные приемы и методы организации управления23.
В процессе организации информации важное значение имеет расчленение ее на условно-постоянную, выполняющую роль справочной, и переменную. Оба эти вида информации на основе анализа классификационных взаимосвязей организуются во взаимосвязанные блоки, которые могут быть описывающими, т. е. характеризующими процесс в статике, компонентами, отражающими определенную типовую ситуацию.
Процесс формирования информационного обеспечения включает несколько этапов:
описание состояния объекта, т. е. физическая фотография;
моделирование классификационных связей в информационных массивах с выделением следственных зависимостей, т. е. формирование частных статических моделей;
отражение в информационных моделях динамики элементов и про­цессов. При этом количественное изменение предполагает корректировку информации, а качественное изменение — ее частичную или полную перестройку;
интегрированная информационная модель процесса, отражающая взаимосвязь и динамику локальных процессов.
Порядок формирования определяет подход к рассмотрению состава информации. Организация информации в значительной степени определяет порядок ее хранения, регистрации, обновления, передачи и использования.
Коммуникационная сеть-соединение членов коллектива с помощью информационных потоков (деловой контакт или его отсутствие).
Хороший социально-психологический климат – коммуникативная сеть замкнута, есть деловой контакт, идет энергия на выполнение заданий.
Плохой климат в трудовом коллективе – коммуникационная сеть со сложной структурой, где ограничены контакты и служебные разомкнута, не идет энергия на выполнение заданий.
В производственных организациях внепроизводственные передвижения, социально-психологический климат обезличивается. Но и в бригадах, первичных трудовых коллективах с простой структурой климат также не гарантирован.
Сложная коммуникативная сеть может не решить простую задачу (пример – хорошо атакующая команда, перейдя к обороне, часто пропускает гол).
Коммуникативная сеть включает вертикальные, горизонтальные и диагональные связи.
Вертикальная связь – от начальника к подчинённому.
Горизонтальная связь – между равными по уровню в иерархии управления начальниками или подчинёнными.
Диагональная связь – связь между начальниками и подчинёнными различных трудовых коллективов, подразделений внутри фирмы.
Сеть данных связей создаёт коммуникативную структуру фирмы.
Сеть внутри организации включает все три вида связей.
Внешняя коммуникативная сеть в организации регламентирует её совместные действия с потребителями, конкурентами и поставщиками.
Централизованные связи в коллективе представлены в виде централизованных сетей, которые целесообразны при простой взаимозависимости работ и людей.
Децентрализованные связи (сети) в коллективе рекомендуются при сложной взаимозависимости работ и людей.
Знание типов коммуникационных сетей особенно важно для понимания отношений власти и контроля в организации. В фирме параллельно действуют и централизованные, и децентрализованные сети в деловом общении. Каждая из этих сетей имеет право на существование при изменении характера работ и связей людей.
При централизованной сети в коммуникациях очень высокая точность и скорость передачи информации, высокая организованность и ярко выраженное лидерство руководителя. Децентрализованные сети в коммуникациях имеют положительные характеристики: высокую сплоченность отдельных работников при высокой интеграции в труде; в трудовых коллективах при подобных коммуникациях формируется хороший социально-психологический климат и высокая трудовая мораль (табл. 1).
Таблица 1
Характеристики основных коммуникационных сетей
Характеристики
Типы сетей
Централизованные
Децентрализованные
1. Точность
информации передачи
Высокий уровень
Низкий уровень
2. Скорость передачи
информации
Высокий уровень
Низкий уровень
3. Лидерство
Высокий уровень
Низкий уровень
4. Организованность
Высокий уровень
Низкий уровень
5. Сплоченность
Низкий уровень
Высокий уровень
6. Соц. псих. климат
Низкий уровень
Высокий уровень
7. Интеграция в труде
Низкий уровень
Высокий уровень
8. Мораль
Низкий уровень
Высокий уровень
3 Раздел. Роль коммуникаций в управлении ОАО «Пищмаш»
3.1. Общая характеристика предприятия
Открытое акционерное общество "Машиностроительный завод" основан в октябре 1941 года и после Великой Отечественной войны был специализирован на выпуске прядильных машин, для текстильной промышленности и остается единственным предприятием в России, по выпуску пневмомеханических прядильных машин. Вступая в новые экономические условия завод в 1992 году был преобразован в акционерное общество" Пищмаш ". В связи с отсутствием заказов на текстильное оборудование и запасные части к нему, руководство завода сохранило коллектив и нашло правильную ориентацию в использовании производственных мощностей.
Открытое Акционерное Общество с долевым участием иностранных инвестиций "ПИЩМАШ" учреждено в соответствии с Законом РСФСР "О приватизации государственных и муниципальных предприятий в РСФСР", дополнениями к данному Закону от 05.06.92 ,Гражданским кодексом РФ, Федеральными законами "Об акционерных обществах ", "Об иностранных инвестициях в Российской Федерации" от 04.07.91,Указами Президента Российской Федерации "Об организационных мерах по преобразованию государственных предприятий, добровольных объединений в акционерные общества " от 01.07.92," О мерах по реализации промышленной политики при приватизации государственных предприятий" т 16.11.92, Соглашением между Комитетом по управлению государственным имуществом Новосибирской области, Фондом государственного имущества области, АО "ПИЩМАШ" и АО "ШЛАФХОРСТ и Ко,"г. Менхенгладбах ФРГ, от 11.11.92,решением Общего собрания акционеров АО "ПИЩМАШ" от 03.03.93 (протокол N 1) ,зарегистрировано решением малого Совета Первомайского районного Совета народных депутатов N 247 от 0.04.93 г., постановлением Главы администрации области от 10.01.94 г. N 7.
ОАО "ПИЩМАШ" специализируется на выпуске оборудования для уборки и переработки сельхозпродукции, оборудования для пищевой промышленности и широкую гамму потребительских товаров.
На предприятии постоянно выполняются работы по разработке и освоению производства новых изделий, по улучшению конструкции выпускаемой продукции по совершенствованию технологии изготовления.
Участвует на выставках и конкурсах, в различных городах России и СНГ, имеет награды, а так же имеет Свидетельство о внесении в Федеральный Технический Регистр мельничного комплекса "М2".
Ежегодно поставляет оборудование на государственные нужды - ФПС РФ, УИН МЮ РФ и системы МВД России.
ОАО «ПИЩМАШ», является одним из предприятий, который прошел СИСТЕМУ СЕРТИФИКАЦИИ ГОСТ Р, имеет СЕРТИФИКАТ СООТВЕТСТВИЯ №РОСС RU. ИС40. К00019.
Организационная структура управления ОАО «Пищмаш – М», относится к линейно-штабному (комбинированному) типу (Приложение 1).
Данная структура управления предприятием является неудачным примером типа организационных управленческих структур и требует немедленной реорганизации в соответствии с требованиями построения управленческих структур. До тех пор, пока это не будет сделано, существующая структура будет создавать для предприятия серьезные проблемы в его работе.
3.2. Анализ социологических исследований по вопросу отношения работников предприятия к информационному обеспечению управления
Для проведения исследовательской деятельности автором данной работы выбрана следующая структура, основанная на методологии исследования проблемы включающей в себя следующие элементы.
Метод исследования. В качестве основного метода исследования по стоящей проблеме был выбран метод социологического исследование основанный на анкетировании, интервьюировании и опросе (Интервьюирование и опрос проводились в неформальной форме на основе глубинного интервью и получения данных от респондентов. Результаты данной работы также представлены ниже и позволяют долее глубоко понять и проанализировать ответе представителей управленческого персонала).
Название анкеты. Анкета представляет собой сборник вопросов по исследуемой проблеме построенной по комбинированному типу с пользованием вопросов открытого и закрытого типа с включением методов альтернативного ответа, вопросов с выборочным ответом, вопросов по шкале Лайкерта, использованием шкалы важности и т.п.
Направленность исследования. Исследование направленно на сбор информации о технических средствах управление и информационного обеспечения деятельности управленческого пересовала предприятия
Сроки. Анкетирование проводилось в течении двух недель с 18.09.2008 по 2.10.2007.на предприятии которое является основным объектом данной работы.
Объём выборки. Исследование охватило 30 менеджеров данного предприятия, которые занимают различные управленческие должности и находятся на различных уровнях управления предпримем.
Какие респонденты были опрошены. Анкетированию были подвергнуты управленческие работники предприятия.
Какая организация. ОАО «Пищмаш» (следует отметить, что исследованию были подвергнуты преимущественно работники сбытовых и производственных подразделений)
Цель исследования. Целью являлось изучение технического оснащения предприятия и системы организации информационного обеспечения менеджеров.
В связи с тем, что в данном исследовании были использованы вопросы различного типа которые с трудом поддаются систематизации в представленном ниже анализе они были разбиты на пять блоков.
В первый блок были включены вопросы направленные на получение сведений о общем отношении работников к техническим средствам управления. (Вопросы № 1, 2, 3, 4, 5 (Рис 3))Анализ полученных ответов позволяет сделать вывод о том, что большинство работников предприятия достаточно положительно относятся к техническим средствам управления и считают, что их использование позволит значительно повысить производительность труда управленческого персонала.
Рис. 3. Блок 1.
Во втором блоке анализировались вопросы с 6 по 10. По результатам исследований можно сделать следующие заключения. Большинство работников предприятия в основном в своей повседневной работе используют технические средства управления достаточно редко и в основном только по необходимости. В основном это объясняется тем, что на предприятия сравнительно мало таких средств, а из имеющихся доминирует телефон и компьютер.
В-третьим блоке анализируются вопросы, которые позволяют определить использование работниками технических средств в своей деятельности. Вопросы с 12 по 15 (Рис 4)позволили получить ответы, на основании которых можно сделать заключение о том, работники предприятия положительно настроены в отношении необходимости обучения работе на компьютерах, поскольку это значительно экономит их рабочее время и позволяет добиться значительных успехов в работе. Причем на компьютерах выполняется как управленческая деятельность, так и решается широкий круг второстепенных задач. С расширением использования технических средств управленческий персонал предприятия дольше бы занимался решением информационных задач.
Рис. 4. Блок 2.
Рис. 5. Блок 3.
В четвёртом блоке исследуется отношение работников нашего предприятия к применению на производстве АСУ. В данном блоке анализируются вопросы с 16 по 20. Из за ограниченности объема работы графически он не представлен.
На основании полученных ответов можно сделать заключение о том, что подавляюще большинство всех опрошенных или не знают об АСУ или затруднились с ответом. И только трое человек знают о ней. Это свидетельствует о низкой технической оснащенности управленческих процессов на предприятии, внедрение которых бы также позволило бы повысить эффективность управленческой деятельности.
Достаточно тревожным является тот факт, что только 5 человек считает внедрение АСУ необходимым, а большинство работников или безразличны к этой проблеме или считают, что она не заслуживает внимания. Такое отношение на наш взгляд объясняется тем, что АСУ в целом представляет собой достаточно сложную систему, в которой большинство работников предприятия не в состоянии разобраться из-за отсутствия специального инженерного образования. Поэтому они будут сопротивляться внедрению АСУ.
Также большинство работников считают, что на предприятии не применяются система АСУ, в то время как на предприятии используется и ее отдельные элементы. Это связано с тем, что управленческие работники практически не вовлечены в деятельность по созданию данной системы, и она на прямую не затрагивает их деятельность.
3.3. Исследование и оценка информационного обеспечения коммерческой деятельности
На предприятии ОАО «Пищмаш» существуют множество информационных потоков, которые обеспечивают аппарат управления и функциональные подразделения необходимой информацией в области выполнения задач технической подготовки производства, перспективного планирования развития производства, оперативного управления материальными, трудовыми и финансовыми ресурсами, маркетинговых исследований, сбыта и реализации готовой продукции, бухгалтерского учета хозяйственной деятельности предприятия.
Источниками такой информации выступают следующие пакеты программ используемых на предприятии:
Консультант +;
Гарант;
1С Зарплата и кадры;
1С Бухгалтерия.
Так же одним из важных и часто используемых источников информации выступает Интернет, позволяющий предприятию находить новых и поддерживать связь с существующими клиентами и партнерами.
На фирме используется финансово-управленческие системы самого низшего уровня, т.н. локальные системы информации, предназначенные для ведения бухгалтерского учета и составления документации. Используются следующие пакеты программ: Смета; 1С Бухгалтерия.
ОАО «Пищмаш» имеется выделенный сервер, на котором хранится вся бухгалтерская и правовая информация о текущей деятельности предприятия, а так же вся информация, касающаяся персонала организации. Как таковой четкой структуры хранения информации и специализированных выделенных банков под нее в организации нет.
На предприятии не внедрено какой-либо автоматизированной системы управления всего предприятия и работы по их проектированию не ведется. Имеющиеся же локальные информационные системы в проектировании не нуждаются, так как они в достаточной степени универсальны и начинают использоваться практически сразу же после их приобретения.
Компьютерный парк предприятия насчитывает 130 компьютеров и 1 выделенный сервер.
На всех компьютерах предприятия установлена операционная система MS Windows и пакет MS Office 2000.
В целом уровень компьютеризации на заводе ОАО «Пищмаш» можно охарактеризовать как удовлетворительный. Поэтому для дальнейшей благополучной деятельности и развития необходимо больше уделять внимания этой проблеме.
В ОАО «Пищмаш» имеется локальная сеть, построенная по технологии Ethernet с использованием в качестве носителя данных витую пару, 2 HUB’а, со скоростью передачи данных 10/100/1000 Mb. В сеть объединены 45 компьютеров с выделенным сервером. В большинстве своем в сети использует компьютеры, используемые в бухгалтерии.
Анализ существующих процессов управления фирмой может быть осуществлен прежде всего на базе исследования информационной системы организации, которая характеризуется наличием существующей схемы документооборота, структурным составом подразделений, участвующих в процессе управления, системы экономических показателей деятельности предприятия и интенсивностью потоков данных, циркулирующих между ними.
Обработанные материалы исследования позволяют провести анализ системы планирования и управления как в отдельных структурных подразделениях управляющей системы, так и на предприятии в целом, а также создать основы для построения стройной системы обработки данных.
Деятельность любого отдела связанная с управлением, выражается в создании различных форм документов.
Получение необходимых материалов для рассмотрения информационных потоков весьма трудоемкий процесс и требует для облегчения и форсирования этих работ использования различных вычислительных средств. Но даже при использовании вычислительных машин сложно спроектировать информационную систему ОАО «Пищмаш» ввиду специфики отрасли, в которой действует предприятие. Поэтому проведем анализ потоков документов между функциональными подразделениями предприятия для одного процесса - от заключения договора до сбыта готовой продукции, а затем изучаем информационные потоки в планово-экономическом отделе в рамках этого процесса.
В самом начале определим общий перечень циркулирующих в организации документов. В результате обработки материалов обследования было выявлено, что в подразделениях ОАО «Пищмаш» для бизнес-процесса циркулирует около 270 форм документов (формы, отчёты, типовые бланки, справки, приказы, планы, распоряжения, нормативная и инструктивная документация и т.п.).
Анализ этих данных показывает, что количество форм документации, разрабатываемых и поступающих в подразделения, в итоге составляет значительно больше. Это объясняется наличием повторяемости одних и тех же форм циркулирующих в подразделениях в процессе деятельности предприятия. Так же можно выявить связи подразделений и маршруты движения документов, что позволяет сделать заключение о наличии тесной связи между функциональными подразделениями.
На данной стадии анализа важно сказать, что создаваемые и циркулирующие внутри предприятия формы внутренних документов, могут быть подвергнуты изменениям по содержанию и маршрутам движения.
Для данного процесса наиболее загруженными являются следующие функциональные подразделения:
планово-экономический отдел – входит – 32 формы, выходит – 32 формы, что составляет 12 % на входе и 12 % на выходе;
финансовый отдел – входит – 35 форм, выходит - 34 формы документов, что составляет 13 % на входе и 12,7 % на выходе;
производственно-диспетчерский отдел – входит – 31 форма, выходит – 22, что составляет – 12 % на входе и 8 % на выходе;
отдел маркетинга - входит – 44 формы, выходит – 41 форма, что составляет 16 % на входе и 15 % на выходе.
Таким образом, видно, что на входе в подразделения информационные потоки более загружены, чем на выходе. Это свидетельствует о том, что функциональные отделы перерабатывают входящую информацию, возможно, упрощая ее.
3.4. Создание системы информационного обеспечение ОАО «Пищмаш»
Как видно из проведенного в п.п. 3.2. анализа большинство работников предприятия достаточно положительно относятся к вопросу улучшения информационного и технического обеспечения системы управления предприятия и к вопросу улучшения информационно-технической базы каждого работника.