Роль документов в консалтинговом проекте

Введение
Сущность консалтинга
Консультант — кто он, зачем и почему?
Где взять консультанта?
Кто может стать антикризисным консультантом, а кто — нет?
Системы документооборота
Список использованной литературы

Роль документов в консалтинговом проекте

Консультант — кто он, зачем и почему?
Почему кто-то должен разбираться в ваших проблемах лучше вас самого?
Неприязнь ко всем видам бизнес-консультантов уходит корнями в глубину веков. Как только человек научился что-то делать, сразу же появилось огромное количество желающих советовать и указывать ему, как именно он должен это делать. Назидательность и невероятный апломб консультантов давно настроили против них представителей всех профессий, особенно тех, кто относит себя к «трудягам».
Сложившийся собирательный образ консультанта — это «бездельник, сам не способный чего-либо добиться», но навязывающий свое мнение другим. Кому понравится такая фигура? Отсюда и всевозможные иронические высказывания типа: если ты талантливый руководитель — ты можешь стать преуспевающим бизнесменом; если компетентен в своей области — высококлассным специалистом; если способен только исполнять указания — техническим работником; если слишком глуп, чтобы быть исполнителем, — то чернорабочим или уборщиком; ну а если вообще ни на что не способен — тогда дорога только в консультанты.
Допустим, вам принадлежит предприятие, производящее и реализующее чугунные болванки стандарта БЧ-918 («болванка чугунная диаметром 918 мм»). Как и у любого предприятия, у вашего порой возникают определенные проблемы, приводящие даже к кризисным явлениям.
Предположим, настал момент, когда вы сами уже не можете справиться со своими проблемами, и возникает идея обратиться к услугам консультантов. Вам рекомендуют одну из лучших в регионе «консалтинговых фирм», и что вы обнаруживаете? Люди, которые должны бы выводить ваше предприятие из кризиса, сами никогда в жизни не руководили производственным предприятием, т. е. они гораздо менее вас компетентны в управлении и организации производства. Более того, они ни разу в жизни даже не видели чугунной болванки и даже не понимают, что значит «стандарт БЧ-918»; следовательно, они вообще не разбираются в чугунных болванках. Рекламой вашей продукции уже более тридцати лет занимается ваш работник Василий Иванович; он же готовит пресс-релизы, закупает сырье, организует работу точек реализации и руководит службой охраны складов. Разумеется, что Василий Иванович гораздо лучше разбирается в продвижении именно вашей продукции, чем какие-то «варяги». И последний штрих — выясняется, что до сегодняшнего дня эти консультанты вообще не знали о существовании вашего предприятия и вас лично. Выходит, что они абсолютно ничего не понимают и в ваших проблемах. Возникает закономерный вопрос: за что вы должны платить им деньги?
Но если вы обратились к действительно профессиональным консультантам, те уже вскоре выдадут вам объемистый пакет рекомендаций. Хотя вы и не видите в большинстве из них никакого смысла, вы все же решаетесь последовать им, и что в результате? Довольно скоро ваше предприятие начинает выходить из кризиса, а возникшие проблемы почему-то разрешаются. Что бы это значило? Конечно, можно считать, что все решилось «само собой», «по счастливой случайности»; можно убедить себя, что это вы лично вывели фирму из кризиса благодаря своим скрытым талантам (все равно за такое мнение никто на вас не обидится). Но факт остается фактом: обращение к услугам консультантов принесло свои плоды.
И причина этого достаточно проста. Предметом внимания консультантов в данном случае является не производство, не управление и даже не чугунные болванки, а сам кризис. Они могут ничего не знать о вашем предприятии, но прекрасно разбираться в кризисных явлениях; в итоге их работа будет эффективной и для тракторного завода, и для киоска по торговле презервативами, и для банка. «Собака на сене». Дело именно в разнице подходов: для вас кризис — это кризис, явление экстраординарное, повергающее вас в панику, а для них — всего лишь предмет их повседневной работы, в котором нет ничего необычного. Именно такой отстраненно-трезвый подход позволяет оценить вашу ситуацию объективно и профессионально, сравнить ее с аналогичными случаями из предыдущей практики (о которых лично вы и не подозреваете), разработать эффективную стратегию действий. Работа антикризисного консультанта наиболее близка работе врача: что было бы, если бы врач начинал страдать вместе с каждым пациентом и воспринимать каждое заболевание как свою личную трагедию?
Функции и методы работы
По функциям консультант — тот же самый врач. Он должен провести правильную диагностику кризиса, выявить его причины, проанализировать симптомы, дать свой прогноз. Разумеется, он же и «назначит лечение» — порекомендует вам соответствующую антикризисную стратегию.
Дополнительно он может следить за ходом «лечения», давать новые рекомендации.
В то же время не стоит ожидать от консультанта чуда. Его задача — разработать пакет рекомендаций, но он не может отвечать за то, как вы воплотите их в жизнь и воплотите ли вообще. Вернемся к старому примеру: врач может назначить пациенту эффективнейшее лечение, но где гарантия, что тот последует всем советам? Одно лекарство он купить просто забудет, другое будет принимать нерегулярно, третье не купит из-за дороговизны, а на ежедневную процедуру ходить не станет из-за того, что она занимает слишком много времени. Так кто же будет виноват, если этому пациенту не станет легче? Даже если такое «лечение» приведет к летальному исходу, можно ли винить врача?
Не стоит ожидать от консультанта и того, что не входит в его функции: выполнения технической работы по воплощению его разработок, решения проблем, не относящихся к его компетенции, а также того, что он станет делать за вас вашу же работу. Не забывайте и еще об одном: главный товар консультанта — это его рекомендации, поэтому он ничего не станет делать бесплатно.
Еще раз выделим основные функции антикризисного PR-консультанта:
 Диагностика кризиса. Уже на начальном этапе консультант должен определить разновидность кризиса, вызвавшие его причины и возможные проявления.
 Прогноз развития. Одновременно с диагностикой консультант в состоянии примерно предположить, к чему все это способно привести, а также каковы будут последствия в двух основных случаях: если вообще ничего не предпринимать и если применить технологии антикризисного PR.
 Разработка антикризисной стратегии. Она включает в себя основные направления действий, позволяющих выйти из кризиса и нейтрализовать его последствия.
 Оценка антикризисного бюджета. Уважающий себя специалист всегда сможет назвать примерную сумму, в которую вам все это в итоге обойдется.
 Оценка побочных эффектов и безусловных потерь. Ни один кризис не проходит бесследно, и лучше знать заранее, что же вы потеряете при любом исходе.
 Создание комплекса неотложных мер. Такой комплекс включает в себя несколько совершенно конкретных действий, которые вы можете предпринять немедленно, чтобы резко переломить ситуацию.
 Корректирующие рекомендации по ходу воплощения антикризисной стратегии.
Где взять консультанта?
Разовое привлечение консультанта «со стороны»
В принципе, по большому счету, без консультанта можно и обойтись. Гонорары у него очень высокие, поэтому содержать его на штатной основе подчас весьма и весьма накладно. А стоит ли ежемесячно платить зарплату человеку, чьи услуги по-настоящему потребуются вам, к примеру, всего лишь раз в год?
С этой точки зрения гораздо проще привлекать PR-консультанта лишь тогда, когда он вам действительно срочно требуется, и платить ему за совершенно конкретную работу. Так вы и сэкономите деньги, и повысите его КПД. В то же время в такой системе существует и ряд недостатков. Например, где гарантия, что, когда вас уже «клюнет жареный петух», вам быстро удастся найти квалифицированного специалиста? И будет ли найденный вами консультант свободен именно в этот период, и, к тому же, готов ли он работать именно с вашей организацией?
Имеются и другие минусы. Сюда входит и период, отведенный на первичное ознакомление с проблемой и вашей организацией, и сжатые временные рамки, и сложности в переключении внимания2. Чаще всего разовая работа для консультанта имеет характер своего рода «халтуры», в результате чего он не работает с полной отдачей, может не уделить внимания каким-либо обстоятельствам и выдать посредственный результат. Какой бы избитой ни была аналогия с врачом, но она применима и здесь: можно ли рассчитывать на то, что наилучший вариант — когда вы обратились к врачу в первый и единственный раз?
Долгосрочное обслуживание
Более надежен вариант с договором на долгосрочное обслуживание. Вы можете заключить его с крупным PR-агентством или отдельным консультантом на тех условиях, о которых мы говорили выше. В этом случае для обслуживания вашей организации может быть выделен постоянный консультант, к которому вы будете обращаться по мере необходимости. Безусловное преимущество такого варианта — то, что этого консультанта достаточно ознакомить со спецификой вашей организации всего один раз, а впоследствии он уже выполняет роль своеобразного «семейного доктора».