Особенности документооборота на государственной гражданской службе.

Оглавление
Введение
1.Понятие и виды документа
2.Реквизиты документа.
3.Документооборот.
4.Работа со служебной информацией.
5.Сроки согласования, утверждения, рассмотрения документов, направления документа в дело.
6.Роль и значение документа на государственной гражданской службе.
Заключение
Список использованной литературы.

Особенности документооборота на государственной гражданской службе.

Документооборот.Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого движения.Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления предприятием. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учета, его нельзя рассматривать в отрыве от специфических бизнес-процессов конкретного предприятия. Упорядочивание документооборота должно начинаться с составления полного реестра используемых на предприятии документов. Для каждого типа документа определяется схема движения по этапам развития от момента его возникновения (создания или получения) до списания и отправки в архив. Каждый этап жизненного цикла документа досконально описывается. Такой подход позволяет оптимизировать документооборот, исключить дублирующие друг друга документы и операции, ускорить работу над документами.Работа со служебной информацией.Информация составляет служебную или коммерческую тайну, если она имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность. К такой информации нет свободного доступа и обладатель информации принимает меры к охране ее конфиденциальности. Правовая охрана служебной и коммерческой тайны осуществляется в соответствии со следующими актами: ст. 139 Гражданского Кодекса Российской Федерации; Законом РФ "Об информации, информатизации и защите информации". В служебной информации и коммерческой тайне в роли субъекта права выступают физические и юридические лица, которые занимаются предпринимательской деятельностью. Обладателю служебной или коммерческой тайны предоставляется право засекречивать информацию от третьих лиц и требовать, чтобы эти лица воздерживались от использования незаконных методов получения данной информации. Право на служебную или коммерческую тайну может быть прекращено, если сведения становятся доступными третьим лицам, а также в случае отнесения соответствующих сведений в установленном законом порядке к числу сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну. Защита служебной и коммерческой тайны от неправомерных посягательств может осуществляться на основе норм гражданского, административного либо уголовного права. Сроки согласования, утверждения, рассмотрения документов, направления документа в дело.Проекты подготовленных документов перед подписанием обычно согласовываются с заинтересованными должностными лицами, структурными подразделениями и учреждениями. Это делается для проверки целесообразности и своевременности документа, соответствия действующим законодательным и нормативным актам. Согласование бывает внутреннее и внешнее. Внутреннее согласование проводится с теми подразделениями, участие которых предусмотрено при реализации данного документа. Документ может быть также согласован с заместителем руководителя учреждения. Внутреннее согласование оформляется визой согласования документа, состоящей из указания должности визирующего, его подписи, ее расшифровки и даты. В случае несогласия с документом, наличия замечаний они излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. Внешнее согласование оформляется грифом согласования. В зависимости от содержания документа может проводиться с подчиненными и неподчиненными органами, с научно-исследовательскими организациями, общественными организациями, органами государственного и ведомственного контроля, вышестоящими органами. При необходимости согласования с несколькими организациями может составляться отдельный лист согласования. Согласованный документ направляется для подписания. Утверждение документа - особый способ удостоверения документа, санкционирующий распространение действия документа на определенный круг организаций, должностных лиц и граждан. Документы утверждаются руководителем организации или другими должностными лицами, в полномочия которых входит решение вопросов. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу с момента его утверждения или с определенной даты. Каждая организация с учетом своей специфики разрабатывает и применяет перечень документов, подлежащих утверждению. Утверждение документа производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа (приказа, указания). Гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения. Грифы УТВЕРЖДАЮ и УТВЕРЖДЕНО располагаются в правом верхнем углу первой страницы документа.Порядок рассмотрения и исполнения входящих документов:Резолюция на документе, рассмотренном руководителем, должна содержать следующее: фамилию, предписываемое действие (поручение), срок исполнения, отметка о постановке на контроль (при необходимости), личную подпись, дату. После проставления резолюции документы передаются соответствующим лицам, ответственным за контроль исполнения документов, которые осуществляют " переметку" документа. В базу данных заносится: отметка о постановке на контроль; лицо, осуществляющее контроль; дата контроля; ответственный исполнитель, резолюция и руководитель, подписавший резолюцию. Если исполнение поручений руководителя возложено на несколько подразделений, документ направляется руководителю подразделения, указанному первым в резолюции, либо отмеченному как ответственный исполнитель; соисполнителям передаются копии документа.