Постановка управленческого учета на предприятии

Оглавление

Введение
Глава 1. Понятие управленческого учета
1.1.Сущность управленческого учета и его функции
1.2.Роль управленческого учета в деятельности предприятий
1.3.Бюджетирование, как вид управленческого учета
1.4.Современный опыт управленческого учета
Глава 2 Постановка управленческого учета на предприятии Международная коллегия адвокатов «Санкт-Петербург»
2.1. Краткая характеристика предприятия
2.2. Постановка управленческого учета, этапы внедрения
2.3. Особенности ведения управленческого учета
Глава 3 Направления совершенствования управленческого учета
3.1. Совершенствование системы контроля
3.2. Совершенствование оперативности учета
Заключение
Список использованной литературы
Приложение 1
Приложение 2
Приложение 3

Постановка управленческого учета на предприятии

│ │ ├┤Бюджет коммерческих││└─────────────────┘
│ │ ││ расходов ││┌─────────────────┐
│ │ │└───────────────────┘└┤ Прогнозный │
Частные / │ │┌───────────────────┐ │ бюджетный баланс│
бюджеты \ │ └┤ Бюджет администра-│ └─────────────────┘
│ │ │ тивных расходов │
│ │ └───────────────────┘
└── └─────────────────────┘
Рис. 5
На этапе внедрения элементов управленческого учета и в процессе его дальнейшего функционирования возможны ошибки, основные из которых:
- недостаточно точное выявление и описание внутрихозяйственных связей подразделений предприятия, когда не учитывается особенности планирования и учета работы в разных подразделениях;
- недостаточно точное определение всей цепочки взаимосвязей подразделений и выделения их функций, когда некоторые затраты в расходах центра не планируются, а по методике учета попадают в затраты другого подразделения;
- недостаточная стыковка планирования и учета.
В рамках процесса бюджетирования в организации Международная коллегия адвокатов «Санкт-Петербург», бюджеты формируются и контролируются по объектам бюджетирования - центрам финансовой ответственности (ЦФО), которые выделяются на основе организационной структуры и видов деятельности.
Деятельность предприятия как объекта управления можно разложить на отдельные процессы: закупки, оказание услуг, продажа сопутствующих товаров, инвестиции.
Соответственно, структурные подразделения, управляющие данными процессами, можно рассматривать как центры ответственности за их реализацию. Все структурные подразделения организации Международная коллегия адвокатов «Санкт-Петербург».
Элементы финансовой структуры можно отнести к одному из типов бизнес-единиц/объектов бюджетирования, отличающихся технологией и организацией бюджетного процесса:
- место возникновения затрат;
- центр финансового учета;
- ЦФО.
В теории и на практике существуют различные трактовки понятий "место возникновения затрат" и "центр финансового учета". Для определения финансовой структуры компании, на наш взгляд, достаточно ЦФО. Выделение же мест возникновения затрат и центров финансового учета добавляет аналитику при ведении управленческого учета, которая может быть использована, в частности, при перераспределении расходов организации.
Наиболее точно, ЦФО можно определить как область деятельности/деловой активности, имеющую затраты на входе и продукцию/результат на выходе, во главе которой находится ответственное лицо (менеджер или группа менеджеров), имеющее полномочия принимать и осуществлять финансовые решения.
Основным признаком ЦФО является ответственность менеджера за размер произведенных расходов и/или полученных доходов, а также возможность менеджера влиять на их величину11. В системе финансового менеджмента ЦФО выступает в качестве объекта финансового планирования и контроля внутри компании. При этом очень важно выделить именно те элементы управленческой деятельности (функции и ресурсы), которые контролируются данным менеджером, а также определить критерии оценки результатов этой деятельности. Ведь ЦФО решают не только финансовые, но также и нефинансовые задачи, например, конкретные этапы роста бизнес-единицы или административное обслуживание подразделений компании.
Определим четыре основных типа центра ответственности организации Международная коллегия адвокатов «Санкт-Петербург»:
- центр доходов;
- центр затрат;
- центр прибыли;
- центр инвестиций.
Данную структуру наглядно покажем на рис 6.
Финансовая структура ЦФО
┌───────────────┐
│ Центр прибыли │
│ и инвестиций │
├───────────────┤
│ │
└───────┬───────┘
┌──────────────────┬────────┴─────────┬──────────────────┐
┌────────┴───────┐ ┌────────┴───────┐ ┌────────┴───────┐ ┌────────┴───────┐
│ Центр доходов │ │ Центр затрат │ │ Центр прибыли │ │ Центр затрат │
├────────────────┤ ├────────────────┤ ├────────────────┤ ├────────────────┤
│ юр. отдел │ │Секретариат │ │ Руководство │Фин.отдел │
│ │ │ │ │ │ │ПЭО,бух-я и т.д.│
└────────────────┘ └────────────────┘ └────────-───────┘ └──────────-─────┘
Рис.6
Рассмотрим основные типы ЦФО организации Международная коллегия адвокатов «Санкт-Петербург» более подробно.
Центр доходов - структурное подразделение, ответственное за реализацию услуг. Его эффективность определяется максимизацией доходов компании, в рамках, выделенных для этих целей ресурсов. Подразделение, ответственное за оказание услуг, также является и центром затрат на материалы, заработную плата медицинского персонала и т.д., но, учитывая незначительную их долю в сравнении с суммой доходов, поэтому его именуют как центр доходов. Инструментами бюджетного управления для данного типа Международная коллегия адвокатов «Санкт-Петербург» выступают бюджет доходов и смета расходов.
Центр затрат - структурное подразделение, ответственное за закупки материалов, сопутствующих товаров в рамках выделенных на эти цели ресурсов. К данному типу ЦФО относится большинство подразделений компании, например, бухгалтерский отдел. Инструментами бюджетного управления для этого ЦФО выступают бюджет затрат. Как разновидность центров затрат могут выделяться центры закупок и центры управленческих расходов.
Центр прибыли - руководство компании, ответственное за финансовый результат от текущей деятельности. В отдельных случаях в составе компании могут выделяться центры прибыли, ответственные за финансовый результат по какому-либо виду деятельности, однако в данной компании этого не делается12.
Инструментом бюджетного управления для данного ЦФО выступает бюджет доходов и расходов (БДР), закупок, затрат.
Центр инвестиций - компания в целом, ответственная за эффективность инвестиционной деятельности. Дело в том, что окончательные решения инвестиционного характера принимает руководство компании и несет за них всю полноту ответственности. Инструментом бюджетного управления для данного ЦФО выступает бюджет инвестиций, прогнозный баланс. В масштабах данной организации центр инвестиций совпадает с центром прибыли, и в таком случае центр ответственности определяют как центр прибыли и инвестиций.
Таким образом, тип ЦФО определяет права и ответственность структурного подразделения за назначенные для него финансовые показатели, являющиеся составной частью финансового результата предприятия в целом.
Совокупность взаимоувязанных и соподчиненных центров ответственности организации Международная коллегия адвокатов «Санкт-Петербург» представляет собой финансовую структуру компании, которая основана на организационно-функциональной структуре, но не всегда с ней совпадает. Несколько подразделений компании могут быть определены как один ЦФО.
При выделении центра финансовой ответственности учитывают возможность четкого определения перечня услуг, предоставляемых клиентам. Для центра финансовой ответственности данного предприятия характерна финансовая самостоятельность, т.е. его руководитель, имеет возможность определять и управлять финансовым результатом ЦФО.
Распределение бюджетов по ЦФО в компании в Международной коллегии адвокатов «Санкт-Петербург» можно представить следующим образом:
1. Центр дохода "Юридические услуги": бюджет доходов; бюджет поступлений денежных средств от продаж.
2. Центр затрат "Администрация": бюджет услуг сторонних организаций; бюджет закупок для обеспечения нужд офиса.
3. Центр затрат "Управление": план капитальных и инвестиционных затрат.
4. Центр затрат "Финансы": кредитный план; бюджет административных расходов; бюджет доходов и расходов; бюджет движения денежных средств; прогнозный баланс.
Каждый из операционных бюджетов наполняется конкретными статьями, т.е. необходимо определить, какие хозяйственные операции должны отражаться в каждом бюджете, и статьи для соответствующих операций вносятся в бюджеты.
Набор статей должен определяться исходя из ключевых функций, выполняемых ЦФО, и контрольных показателей (табл. 2).
Таблица 2
Ключевые функции и контрольные показатели, выполняемые ЦФО
N
п/п
Наименование
ЦФО
Ключевые функции
Контрольные показатели
1
Центр дохода
"Юридический отдел"
Поиск покупателей
и заключение договоров.
продажи продукции.
Работа с контрагентами
по сбору дебиторской
задолженности и обеспечению
поступления денежных
средств.
Объем продаж
в натуральном
и стоимостном выражении.
Объем поступления
денежных средств
от покупателей.
Величина дебиторской
и кредиторской
задолженности.
2
Центр затрат
"Администрация"
Обеспечение эффективного
использования и развитие
трудовых ресурсов.
Обеспечение хозяйственной
деятельности офиса
Объем закупок услуг
сторонних организаций
в натуральном
и стоимостном выражении
и др.
3
Центр затрат
"Финансы"
Управление денежными
потоками в рамках
установленных полномочий.
Формирование сводных
по предприятию планов
и бюджетов.
Сбор, обработка учетной
информации, подготовка
отчетности.
Анализ финансово-
хозяйственной деятельности
предприятия.
Определение объема, сроков
и стоимости привлечения
заемных денежных средств
Объем административных
расходов в стоимостном
выражении.
Объем закупок услуг
сторонних организаций
в натуральном и
стоимостном выражении
и др.
4
Центр затрат
"Финансы"
План капитальных и инвестиционных затрат
Оценка инвестиционных проектов
В табл. 3 приведен предлагаемый порядок представления информации при формировании бюджета. Порядок представления информации при формировании бюджета.
Таблица 3
Порядок представления информации в процессе формирования бюджетов
Бюджет
по статьям
затрат
Подразделение,
ответственное
за формирование
Согласующие
подразделения
Утверждение
бюджета
Срок
утверждения
Бюджет доходов
Финансовый менеджер, юридический отдел
Бухгалтерская
служба
Фин.директор
За 20 дней
до начала
периода
действия
бюджета
Фонд опла-
ты труда
Бухгалтерия Финансовый менеджер
Отдел персонала
Фин.директор
За 10 дней
до начала
периода
действия
бюджета
Административные затраты
Финансовый менеджер
Бухгалтерская
служба, снаб-
женческая
служба
Фин.директор
За 10 дней
до начала
периода
действия
бюджета
Прочие
расходы
Финансовый менеджер
Финансовая
служба, бух-
галтерская
служба
Фин.директор
За 10 дней
до начала
периода
Погашение
кредитов
Финансовый менеджер
бух-
галтерская
служба
Фин.директор
За 10 дней
до начала
периода
Налоги и
платежи во
внебюджет-
ные фонды
Бухгалтерия
-
Фин.директор
За 10 дней
до начала
периода
действия
бюджета
Отчетность о факте исполнения бюджета и план-фактный анализ отклонений с комментариями готовятся и представляются на рассмотрение генеральному директору на ежемесячной основе, не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчетным.
Таким образом, благодаря установлению правил управленческого учета, которые устанавливает бюджетный регламент, его ведение становится «прозрачным» для сотрудников и пользователей управленческой информации. Однако, в процессе постановки управленческого учета могут вноситься какие-либо предложения сотрудниками, также могут возникать непредусмотренные вопросы и проблемы, которые необходимо решать оперативно с учетом специфики деятельности данной организации.
2.3. Особенности ведения управленческого учета
Как известно, постановка и ведение учета на предприятии во многом зависят от его организационно-правовой формы. Некоммерческие организации в этом отношении заслуживают особого внимания. Таким образом, особенности заключаются в том, что данная организация является некоммерческой организацией.
Функционируют за счет членских взносов, вступительных, целевых взносов, добровольных имущественных взносов и пожертвований, или иных не запрещенных законодательством поступлений. Также они могут осуществлять предпринимательскую деятельность, способствующую достижению целей, для которых они создавались.
Прибыль от коммерческой деятельности может быть направлена только на цели, предусмотренные Уставом, и между учредителями не распределяется.
Некоммерческая организация может осуществлять один вид деятельности или несколько видов деятельности, не запрещенных законодательством Российской Федерации и соответствующих целям некоммерческого партнерства, которые предусмотрены его уставом (п. 1 ст. 24 Федерального закона "О некоммерческих организациях").
В интересах достижения целей, предусмотренных уставом, некоммерческая организация может создавать другие некоммерческие организации и вступать в ассоциации и союзы (п. 4 ст. 24 Федерального закона "О некоммерческих организациях").
Некоммерческое организация может осуществлять предпринимательскую деятельность лишь постольку, поскольку это служит достижению целей, ради которых оно создано (п. 2 ст. 24 Федерального закона "О некоммерческих организациях").
Доходы от предпринимательской деятельности должны быть направлены на уставные цели организации. Пожалуй, это главный критерий в определении, правомерно или нет, некоммерческая организация осуществляет ту, или иную коммерческую деятельность.
Некоммерческая организация ведет учет доходов и расходов по предпринимательской деятельности (п. 3 ст. 24 Федерального закона "О некоммерческих организациях").
Бухгалтерский учет в некоммерческих организациях осуществляется на основе общих методологических принципов, зафиксированных в Федеральном законе от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденном Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, и положениях по бухгалтерскому чету. Применяется План счетов бухгалтерского учета финансово — хозяйственной деятельности организаций, утвержденный Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н.
Основной задачей управленческого учета некоммерческой организации является задача, связанная с обеспечением пользователей информацией, необходимой для контроля за ее деятельностью. Для внутренних пользователей большее значение имеет информация об объемах поступивших средств, их структуре и направлениях возможного использования, нежели данные о финансовой устойчивости организации, составе и структуре ее активов.
Основной целью создания некоммерческих организаций и осуществления ими уставной деятельности является полное, точное и своевременное выполнение задач, для достижения которых они созданы. Основным финансовым документом некоммерческой организации является смета доходов и расходов, утвержденная на год. Следовательно, по уставной деятельности конечными объектами управленческого и бухгалтерского учета некоммерческих организаций являются доходы и расходы организации в соответствии с финансовым планом, в частности исполнение сметы доходов и расходов по каждому показателю. Управленческий учет позволяет в данном случае не только контролировать исполнение сметы доходов и расходов в целом, но и в тех, разрезах, которые выбраны в организации, например юридический и адвокатский отделы, либо каких-либо других разрезах, которые интересны организации в данный момент.
Основной целью осуществления предпринимательской деятельности является систематическое получение прибыли. Таким образом, конечным объектом управленческого учета являются финансовые результаты деятельности организации и факторы, влияющие на качество (прибыль или убыток) и размер финансовых результатов - расходы и доходы некоммерческой организации.
Итак, на основании перечисленного сделаем заключительные выводы, что особенности ведения управленческого учета Международной коллегии адвокатов «Санкт-Петербург» определяются спецификой ведения некоммерческой деятельности.
Глава 3 Направления совершенствования управленческого учета
3.1. Совершенствование системы контроля
Отчетность о факте исполнения бюджета и план-фактный анализ отклонений с комментариями готовятся и представляются на рассмотрение финансовому директору на ежемесячной основе, не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчетным.
Специфика функционирования организации, безусловно, накладывает свой отпечаток на систему контроля конкретного субъекта хозяйствования. В частности, для некоммерческих организаций актуально недопущение перерасхода средств по статьям расходов. Вследствие этого для исследуемой организаций особенно актуально оперативное управление финансово-хозяйственной деятельностью, направленное на получение оперативной информации по статьям затрат в разрезе ее подразделений13.
Именно такое управление обеспечивают инструменты бюджетирования. Однако, поскольку управленческий учет в исследуемой организации только внедряется, то должно пройти какое-то время для того, чтобы сотрудники ознакомились с бюджетным регламентом и методикой его исполнения. Далее можно будет предпринимать меры по сокращению сроков подготовки оперативных план-фактных отчетов представляются на рассмотрение генеральному директору на ежемесячной основе, не позднее 7-го числа месяца, следующего за отчетным. Это позволит более оперативно выявлять отклонения, экономию или перерасход средств и принимать соответствующие управленческие решения. Также можно будет вводить дополнительные показатели, либо детализировать существующие.
По мере развития контроля результатов деятельности происходит существенное расширение его предметной области, а инструменты и методы становятся все более разнообразными.
3.2. Совершенствование оперативности учета
Проблемой совершенствования оперативности системы управленческого учета является использование систем автоматизации. Постановка качественной программы для предприятия, внедрение информационных технологий в компании очень важны.
Для эффективной работы с бюджетами может быть организована автоматизированная программа прохождения платежей. Внутри структурного подразделения ответственным лицом в рамках его должностных обязанностей инициируется платеж, т.е. заполняется "Заявка на платеж".
Заявки подразделяются на очередные и внеочередные. Это происходит исходя из того, были ли они запланированы и (или) по запланированной статье расхода уже произошел перерасход средств, в текущем периоде.
Каждая заявка имеет обязательные реквизиты, при заполнении которых инициатор платежа выбирает необходимые показатели в автоматизированном режиме. Каждому проекту, центру затрат, этапу работ, статье затрат присвоен свой код, все работники организации, чье согласование необходимо получить для осуществления платежа, также внесены в программу. Самостоятельно инициатор платежа заполняет только графы: сумма, назначение платежа, основание платежа. Форма оплаты (наличная или безналичная) выбирается инициатором платежа при заполнении.
На основе представленных согласованных заявок в автоматизированном режиме формируется реестр заявок на наличные и безналичные платежи. При формировании реестра напротив каждого платежа проставляется отметка о степени важности и очередности, наиболее актуальные платежи производятся в первую очередь.
Подготовленные реестры очередных наличных и безналичных платежей подписываются руководителем организации и передаются в бухгалтерию. К реестрам прилагаются согласованные заявки на платежи с прикрепленными к ним основаниями для оплаты.
После проведения платежей на основании копий реестров с указанием номеров платежных поручений при безналичной оплате, расходных кассовых ордеров при наличной оплате производятся отметки об исполнении заявок и одновременное формирование (внесение актуальных изменений) в документ исполнения заявок, находящийся в открытом пользовании на сервере организации, где инициатор платежа может посмотреть состояние заявки. В зависимости от стадии рассмотрения вопроса оплаты предусмотрены несколько вариантов: "Оплачено", "Оплачено частично", "Выполняется", "На рассмотрении", "Не оплачено".
По завершении месяца на основании кодов проектов и центров затрат в автоматизированном режиме формируется отчет об исполнении бюджетов с разбивкой по этапам и статьям затрат. На основании отчетов о выполнении бюджетов производятся корректировки планов, принимаются соответствующие управленческие решения.