Совершенствование процесса бюджетирования закупок на примере ООО "ТК "Альянс"

Введение
Глава 1. Теоретические основы формирования бюджета закупок на предприятии
1.1. Теоретические основы бюджетирования
1.2.Процесс формирование бюджета закупок на предприятии
1.3.Роль бюджетирования закупок в системе планирования деятельности предприятия
Глава 2. Формирование бюджетов на предприятии ТК «Альянс»
2.1. Краткая характеристика деятельности и диагностика финансового состояния предприятия
2.2 Описание бюджетного процесса закупок на предприятии
2.3. Оценка эффективности бюджетирования закупок
2.4. Выявление проблем бюджетирования
Глава 3. Совершенствование бюджетирования закупок в ТК «Альянс»
3.1 Разработка рекомендация по повышению эффективности прочеса бюджетирования закупок
3.2.Оценка экономического эффекта от предложенных решений проблем
Глава 4. Системабезопасности жизнедеятельности на ООО «ТК «Альянс»
4.1. Мероприятия по улучшению безопасности жизнедеятельности
4.2. Расчет экономического эффекта от мероприятий по безопасности жизнедеятельности
Заключение
Список использованной литературы
Приложения…………………………………………………………………………….9

Совершенствование процесса бюджетирования закупок на примере ООО "ТК "Альянс"

231,2
213,9
445,1
Сэндвичи Северная Рублевка
1098
54,9
27,5
66,3
17,6
83,8
Сэндвичи Гурми
4365
218,3
109,1
132,1
69,8
202,0
Салаты майонезные
11798
589,9
295,0
217,2
188,8
406,0
Салаты корейские
4122
206,1
103,1
128,4
66,0
194,4
ИТОГО
45431
2271,6
1135,8
982,0
726,9
1708,9
Как видно из данных таблицы 2.5 увеличение товарных запасов составило 1709 тыс.руб.
Бюджеты запасов и продаж являются основными для составления последующих бюджетов предприятия. От предполагаемых затрат на приобретение товаров для последующей реализации зависит бюджет себестоимости товара, бюджет затрат на маркетинг, бюджет транспортных расходов и прочих управленческих и коммерческих расходов.
На основе данных бюджета продаж и бюджета запасов составляется бюджет закупок на 2009 год. В бюджете закупок отражены прямые материальные затраты на приобретение товаров с целью последующей их реализации. В состав материальных ресурсов, необходимых для непрерывного процесса производства, входят 4 основные группы:
1 группа - основные материалы, товары и комплектующие;
2 группа - вспомогательные материалы, полуфабрикаты и изделия;
3 группа - инструменты и запчасти;
4 группа – станки и оборудование, а также транспортные производственные средства, которые, в свою очередь, относятся к основным средствам.
Основная цель процесса закупок - обеспечение закупок качественного сырья и материалов в наилучшие сроки по оптимальным схемам по выгодной цене с минимальными издержками. Участники процесса – отдел обеспечения, отдел закупок, поставщик товара, финансово-экономическая служба бухгалтерия, склад, внутренний заказчик (подразделения компании). Схема процесса закупок представлена на рисунке 2,3.
Пояснение к схеме:
1- размещение заявки на приобретение ресурса;
2-Оформление заказа поставщику в системе 1С-ОФИС;
3-Выставление счета на оплату товара;
4-Согласование суммы в соответствии с бюджетом;
5-Передача счета на оплату;
6-Передача информации на склад;
7-Оплата счета, контроль оплаты платежей;
8-Отгрузка товара ( счет-фактура, товарно-транспортные накладные);
9-Фактическое поступление и приемка на склад( контроль качества);
10-Оформление документа поступления в программе 1С ( ведение учета);
11-Подтверждение выполнения заявки;
12-Закрытие заявки
Рисунок 2.3 - Процесс закупки материальных ресурсов
Процедура заключает в себе комплекс работ по приемке материалов на склад, идентификации партий, предоставлению необходимой информации по качеству и количеству принятой на склад продукции в бухгалтерию, производственный цех и транспортный отдел. Любые изменения в цене, количестве, поставщике, по условиям поставки, транспортировке сообщаются и заносятся в справочную информацию в 1С. Использование автоматизированного учета позволяет сотрудникам компании гибко, своевременно реагировать на воздействующие факторы. Использование скидок в оплате за приобретаемые товары при покупке определенного размера партии ресурса будет целесообразным, если при покупке не возникают затоваренности склада и образования неликвидов. Поэтому, при согласовании условий и скидок поставки важно провести анализ применения скидки и сравнение затрат.
Для поддержания склада сырья в объеме минимальных остатков менеджеры и руководитель отдела закупок определяют сроки и объем закупок сырья, «расходных» ТМЦ в натуральном выражении. Произведение закупок ТМЦ на цены дает Бюджет закупок ТМЦ. К этому плану относятся также закупки ГСМ для автомобилей и прочих ТМЦ других подразделений, которые требуются для выполнения функциональных обязанностей и поставленных задач.
Для планирования бюджета закупок используется формула (5) [ 20, c. 143]
ЗТ = ТП - ОТЗ+ ОТЗ , (5)
где, ЗТ - объем закупки товаров , тыс.руб;
ОТЗ- остатки товарных запасов на начало бюджетного периода, тыс.руб;
ТП - товарная продукции, планируемая к продаже в предстоящем
периоде, тыс.руб.
ОТЗ- остатки товарных запасов на конец бюджетного
периода, тыс.руб.
Расчет объема закупок в бюджетном 2009 году представлен в таблице 2.6.
Согласно бюджету закупок предприятию необходимо финансовых ресурсов в объеме 45651 тыс.руб. на приобретение товаров для последующей реализации. Поскольку объем запасов на начало и конец планируемого периода практически остается неизмененным, объем закупок не на много отличается от объема продаж. финансовых ресурсов относительно объема продаж
Таблица 2.6 - Бюджет закупок товаров на реализацию ООО «ТК «Альянс» на 2011 год
Товары
Запасы на начало года
Объем продаж (товарооборот на 2011 год), тыс.руб.
Прогнозируемые запасы на 01.01.2012 (конец 2011 года), тыс.руб.
Прогнозируемый объем закупок на 2009, тыс.руб.
Наборы суши
342,5
10680
377,6
10715,1
Наборы роллов
385,4
13368
445,1
13427,7
Сэндвичи Северная Рублевка
75,9
1098
83,8
1105,9
Сэндвичи Гурми
176,9
4365
202,0
4390,1
Салаты майонезные
332,2
11798
406,0
11871,8
Салаты корейские
175,9
4122
194,4
4140,5
ИТОГО
1488,8
45431
1708,9
45651,1
На каждый плановый период (квартал, год) составляется бюджет закупок, в котором по основным видам материальных ресурсов и основных средств отражены суммы планируемых затрат в соответствии с потребностями. В таблице 2.7 представлен бюджет закупок по видам приобретаемых ресурсов.
Таблица 2.7 - Укрупненный бюджет закупок по плану на 2011 год
Показатели
По бюджету на 2011 год
По факту за 2010 год
Отклонение
Объем закупок товаров
45651
35724,0
9927,1
Запасные части к оборудованию и инструменты
120
112,0
8,0
Прочий вспомогательный материал
138
108,0
30,2
Офисная техника
70
67,0
3,0
Офисная мебель
50
48,5
1,5
Складское оборудование
110
106,8
3,2
Итого закупок за год
46139
36166,3
9973,0
Удельный вес стоимости закупок в общем объеме затрат, %
85,4
86,5
-1,1
По данным таблицы 2.7 видно, что общая величина закупок на 2011 год планируется 46139 тыс.руб., увеличение расхода средств на покупку товаров и прочего имущества - на 9973 тыс.руб. в связи с ростом объемов продаж. Основной прирост расходов приходится на закупку товаров , предназначенных к последующей реализации (9927,1 тыс.руб.), не значительное увеличение планируется на закупку вспомогательных материалов (на 30,2 тыс.руб.). Остальные группы расходов остаются неизмененными.
Финансовый кризис заметно отразился на хозяйственной деятельности предприятий. Грянувший кризис неплатежей, как поставщикам сырья и материалов, так и для покупателей продукции, сложности с кредитами, тяжело отразились на финансовой деятельности предприятий. Из-за роста цен на энергоносители, на основные сырьевые ресурсы выросли цены практически на все материалы и вспомогательные товары.
Удельный вес всех закупаемых товаров в общей сумме совокупных затрат составляют 86,5% (2010 год) и 85,4% (2011 год). В общем, изменение средств по закупкам составило по прогнозу на 2011 году 1,0%.
Данный План закупок ТМЦ , представленный на рисунке 2.4, формируется в разрезе ЦФО и номенклатуры.
Рисунок 2.4 – План закупок ТМУ по компании ООО «ТК «Альянс»
В процессе планирования закупок выявляются все расходы, связанные с закупкой товара, - административные расходы, расходы по хранению товара и прочие накладные расходы. Отдел закупок также формирует затраты в области коммерческой деятельности, административные и прочие расходы. Сюда включаются затраты на доставку, рекламу, представительские расходы. Бюджет административных расходов, включает заработную плату АУП, затраты на связь и коммунальные платежи. Бюджет финансовых расходов. В данный бюджет включают расходы, которые ведутся Финансовым Департаментом: налоги и проценты по кредитам.
Совокупные расходы на 2011 год по бюджету представлены в таблице 2.8.
Таблица 2.8 - Расходы по закупочной деятельности на 2011 год по бюджету
Статьи бюджета
По бюджету на 9 мес. 2009 год
Примечание, расчет показателя по бюджету
Прямые затраты (переменные)
49547
 
Объем закупок
46139
таблица 2.7
Транспортные расходы (доставка)
2271,55
таблица 2.5
Затраты по грузопереработке
1135,77
таблица 2.5
Накладные расходы (условно-переменные)
139320
 
Услуги связи
108
4час*2чел*150*1,5 руб/мин.*60 мин
Транспортные расходы (по ведению переговоров)
68,04
3час*10дн*9*252 руб./1000
Накладные расходы (условно-постоянные)
1169,6
 
Затраты по оплате труда
801,6
4чел.*12*16700
Командировочные расходы
250,8
1чел*2,5*10дн*9мес*1115руб
Расходы на методическую литературу
15
 
Прочие накладные расходы
80,2
10% от заработной платы
Расходы по автоматизации учета
22
 
ИТОГО в тыс.руб.
50716,2
 
Доля затрат на закупочную деятельность в общей сумме затрат, %
 93,8 %
 50716 / 54045
Общая сумма затрат на закупочную деятельность составила 50716 тыс.руб., это 93,8 % общих затрат на хозяйственную деятельность.
Из плана закупок, плана по труду и плана накладных расходов формируется кредиторская задолженность. Схема взаимодействия планов представлены на рисунке 2.5.
Погашение кредиторской задолженности фиксируется в плане движения денежных средств в качестве платежей.Суммарная кредиторская задолженность входит в плановый баланс. Необходимо рассчитать сальдо кредиторской задолженности на конец года. Величина кредиторской задолженности на начало года (КЗ) по балансу составляла 25052 тыс.руб.
Рисунок 2.5 – Схема взаимодействия планов, связанных с закупками
Согласно бюджету материальных затрат ожидаемые затраты (ОЗ) планируются на сумму 46139 тыс.руб.по материалам и обслуживания, а также на приобретение основных и оборотных средств. Выплаты поставщикам (ВП), бюджету и прочим кредиторам предусмотрены в размере 44331 тыс.руб. Пять процентов от суммы запланированных закупок будут выплачены в январе – феврале 2012 года согласно заключенным договорам. Сальдо кредиторской задолженности (СКЗ) на конец бюджетного периода составит 26860,4 тыс.руб. Расчет производится по формуле (6)
СКЗ = КЗ + ОЗ – ВП (6)
СКЗ =25052 + 46139 – 44331 = 26860 тыс.руб.
В заключении финансового бюджета составляется прогнозный баланс.
Величина дебиторской задолженности рассчитывается следующим образом:
- дебиторская задолженность (ДЗ) на начало 2011 года по балансу составляет 26237 тыс.руб.;
- сумма выручки от продаж (ОТ) по бюджету продаж составит 61331 тыс.руб.;
-сумма поступлений за оказанные услуги (ПРТ) планируется 54364 тыс.руб., часть оплаты переносится на следующий год;
-прогнозируемое сальдо дебиторской задолженности (СДЗ) вычисляется по формуле (7)
СДЗ = ДЗ + ОТ – ПРТ (7)
СДЗ = 26237+ 61331 - 54364 = 33204 тыс.руб.
В сумму прочих оборотных активов входят финансовые вложения на сумму 2000 тыс.руб
Внеобротные активы увеличатся на сумму приобретенных основных средств 334,3 тыс.руб. и уменьшатся на сумму амортизационных отчислений (515,5 тыс.руб.), составят 1601,8 тыс.руб.
ОС = 1783 –515,5 + 334,3 = 1601,8
Итого активов предприятия по бюджету 38399,3 тыс.руб.
Размер уставного капитала остается неизмененным. Часть нераспределенной прибыли направляется на расширение производства и пополнение фонда материального стимулирования. Увеличивается статья на сумму чистой прибыли по итогам планируемого года на сумму 6261 тыс.руб. Итого сумма прибыли 11067 тыс.руб. Величина займов составит 555,9 тыс.руб. Прогнозный баланс представлен в таблице 2.9.
Таблица 2.9 - Прогнозный баланс ООО «ТК «Альянс» на 2011 год
Активы
Сумма, тыс.руб.
Пассивы
Сумма, тыс.руб.
Внеоборотные активы
1601,8
Вклады участников общества
16
Товары
1709
Нераспределенная прибыль
11288
Дебиторская задолженность
33204
Кредиторская задолженность
26860
Денежные средства
106
Доходы будущих периодов
Прочие активы
2000
Займы
455,9
ИТОГО активов
38621
ИТОГО пассивов
38621
Общая величина активов и источников средств предприятия составит по прогнозным расчетам 38621 тыс.руб. На конец 2010 года по данным баланса активы составляли 32710 тыс.руб., что на 5911 тыс.руб. меньше , чем по прогнозному балансу.
Таким образом, на основе рассчитанных данных составляется бюджет доходов и расходов. Завершающим этапом формирования операционного бюджета является бюджет доходов и расходов предприятия. Бюджет состоит из доходной и расходной частей, в которых отражены все данные по получаемым доходам и произведенным расходам, включая расходы на закупку, коммерческие расходы, прочие расходы от внереализационной деятельности, платежи и налоги. Отдельно выделено получение прибыли от реализации товаров, от прочей деятельности. Бюджет доходов и расходов представлен в таблице 2.10.
Таблица 2.10 - Бюджет доходов и расходов на 2010 год
Наименование показателя
Обознапчение и формула расчета
Сумма, тыс.руб.
1.Выручка от реализации
ВР
61331
2.Себестоимость проданных товаров по закупочной цене
С
45651
3.Валовая прибыль
Пвал=ВР -С
15680
4.Коммерческие расходы
КР
3704
5.Управленческие расходы
УР
2518
6.Прибыль от продаж
П прод=П вал-КР
9458
7.Расходы от прочей деятельности
ПР
104
8.Доходы от прочей и внерелизационной деятельности
ПД
21
9.Проценты по кредиту
К
241
10.Балансовая прибыль
П бал=П опер-ПР+ПД
9134
11.Налог на прибыль
НП=П нал * 0,2
1827
12.Чистая прибыль
П чис = П нал - НП
7307
Валовая прибыль отражает разницу между выручкой от реализации товаров и операционных расходов. Балансовая прибыль характеризует величину прибыли, получаемой от суммы всех доходов и расходов (без учета налога на прибыль и платежей). Налог на прибыль рассчитывается от величины операционной прибыли и ставки налога в размере 20 процентов. Чистая прибыль, остающаяся в распоряжении предприятия, это прибыль за вычетом налога на прибыль.
По данным бюджета следует, что предприятие получит балансовой прибыли по итогам 2011 года в объеме 9458 тыс.руб., это на 482 тыс.руб. больше значения 2010 года, или на 5,4% больше. Чистая прибыль в 2011 году должна возрасти на 16,7% процентов, или на 1046 тыс.руб.
2.3. Оценка эффективности бюджетирования закупок
Любой бюджет будет бесполезным, если не проводить эффективного анализа его осуществления. Путем непрерывного сопоставления фактических данных с плановыми показателями можно оценить деятельность предприятия на любом этапе, выявить отклонения деятельности от того, что предполагалось бюджетом, и скорректировать действия. В этом основное содержание эффективности бюджетирования на предприятии. Оценка эффективности работы фирмы состоит в сравнении достигнутых результатов с плановыми показателями, в осуществлении план-фактного анализа бюджетов [27, c. 45].
Бюджетирование призвано обеспечить конкурентоспособный процесс хозяйствования при условии оптимального использования всех ресурсов, эффективное развитие предприятия. Только на этой основе можно снизить неэффективные расходы и увеличить денежный поток, при условии поддержания ликвидности и платежеспособности фирмы. Благодаря гибкой системе бюджетирования, предприятие имеет возможность проанализировать полученный результат, сопоставить величину фактических затрат с бюджетными значениями, выявить не6гативные воздействия и внести корректировки в бюджет 2-го квартала.
Эффективность бюджетирования оценивается также сопоставлением показателей экономического потенциала фирмы. Комплекс показателей, рассчитанных по бюджетным данным и фактическим значениям, позволяет оценить эффективность функционирования всего предприятия в целом. Расчет показателей эффективности использования ресурсов приведен в таблице 2.11.
Таблица 2.11 – Показатели эффективности использования ресурсов
Показатели оценки эффективности
Данные бюджета за 2011 года
Данные за 2010 год
Абсолютное отклонение
Относительное отклонение, %
Эффективность использования ресурсов(прибыль/затраты), %
0,19
0,18
0,02
110,3
Коэффициент отношения объема продаж к активам (выручка/активы)
1,597
1,490
0,11
107,2
Коэффициент отношения объема продаж к собственному капиталу
5,53
6,36
-0,83
87,0
Рентабельность товарооборота (прибыль/выручка), %
25,57
26,68
15,07
156,5
Рентабельность капитала (прибыль/капитал), %
82,20
82,10
0,10
100,1
Заметен рост эффективности использования ресурсов компании, показатель возрос с 0,18 до 0,19. Благодаря бюджетному планированию закупок удалось добиться снижения затрат, это заметно повлияло на повышение устойчивости фирмы. Оборачиваемость активов увеличилась с 1,49 раз до 1,6 . Оборачиваемость капитала динамике снижения – с 6,36 до 5,53. Увеличение числа оборотов активов характеризует эффективность использования имущества компании, финансовую устойчивость фирмы и восприимчивость в резким изменениям в экономике, финансовую стабильность.
Об эффективности использования имущества также свидетельствует показатель рентабельности капитала, который увеличился с 82,1% до 82,2%. Эффективность использования ресурсов выражается также в показателе рентабельности товарооборота, который остался на уровне 25 %.
К основным показателям эффективности закупок относят:
-эффективность материальных ресурсов, рентабельность затрат;
- оптимальность закупок.
Расчет эффективности материальных ресурсов, рентабельность затрат представлен в таблице 2.12.
Таблица 2.12 - Показатели эффективности материальных ресурсов за 2010 и 2011 годы
Показатель
Значение показателя, тыс.руб.
Изменения
2008 г.
2009 г.
(+,-)
%
Прибыль от продаж , тыс.руб.
8 976
9 679
514
104
Объем закупок за год, тыс.руб.
35 724
45 430
9 251
105,3
Величина основных средств
1 783
1 602
3 289
103,53
Рентабельность закупок, %
25,13
21,31
-0,09
98,76
Рентабельность основных средств, раз
5,03
6,04
0,06
100,45
Рентабельность закупок за 2010 год и по бюджету на 2011 год составила свыше 20%.. Рентабельность основных средств возросла с 5,03 до 6,04 Показатели рентабельности представлены на рисунке 2.6.
Рис.2.6. Рентабельность материальных ресурсов и основных средств за 2008 и 2009 годы
Оптимальность закупок (ОЗ) рассчитывает по формуле (8)
ОЗ = З опт / З зак * 100% (8)
где Зопт - затраты на оптимальные закупки;
З зак - общие затраты на закупки.
Оптимальными являются закупки, используемые эффективно, направляемые в процесс производства. Неоптимальные закупки - товары, которые не используются в производстве, ошибочно приобретенные товары. Величина ошибочно приобретенных закупок не велика, за 2010 год составила 7,8тыс.руб.. Итого неоптимальные закупки были осуществлены в 2010 году на сумму 534 тыс.руб.(7,8 + 534 тыс.руб.). Величина оптимальных закупок – 45597 тыс.руб.(46139 тыс.руб. - 542 тыс.руб.)Таким образом, коэффициент оптимальности закупок составляет
ОС = 45597 / 46139 * 100% = 98,8 %
Показатель оптимальности, равный 98,8% довольно высок, и означает эффективность использования приобретенных материальных ресурсов.
Процесс бюджетирования с его этапами корректировок и анализа только укрепит позиции фирмы в финансовом плане и будет способствовать росту конкурентоспособности компании на рынке. Оценивая эффективность системы бюджетирования, следует заметить, что помимо снижения предпринимательского риска возможно и улучшение отдельных экономических показателей, которые характеризуют финансовое состояние предприятия. Внедрение системы бюджетирования обеспечивает улучшение всех показателей, отражающих эффективность использования затрат, платежеспособность и финансовую устойчивость предприятия. Это подтверждает целесообразность применения комплексного финансового планирования деятельности фирмы [11, c. 187].
Критерием эффективности системы бюджетирования закупок является комплексная оценка финансового состояния фирмы.
На основе анализа основных показателей можно дать комплексную оценку состоянию предприятия по данным системы бухгалтерского учета и по системе бюджетирования.. Расчет представлен в таблице 2.13.
Таблица 2.13 - Расчет комплексной оценки системы бюджетирования
Показатели финансового состояния предприятия
Эталон
По данным бухгалтерского учета за 2009 год
По данным системы бюджетирования на 2010
 
Значение показателя
Количество баллов
Значение показателя
Количество баллов
Коэффициент абсолютной ликвидности
0,3
0,084
0,0252
0,0039
0,00117
Коэффициент быстрой ликвидности
1,5
1,131