Управление по показателям бизнес-процессами закупки коммерческой фирмы.

Содержание
Введение
1. Анализ структуры бизнес-процесса «Закупки»
2. Анализ бизнес-процесса «Закупки» в Компании «Руссдрагмет»
2.1 Планирование
2.2 Бюджетирование
2.3 Контрактация
2.4 Поступление от поставщика
2.5 Склад и перемещение
2.6 Отпуск ТМЦ в производство
2.7 Анализ
3. Совершенствование бизнес-процесса «Закупки» в Компании «Руссдрагмет»
2.1 Планирование
2.2 Бюджетирование
2.3 Контрактация
2.4 Поступление от поставщика
2.5 Склад и перемещение
2.6 Отпуск ТМЦ в производство
2.7 Анализ
4. Совершенствование управления показателями бизнес-процесса «Закупки»
Выводы
Список литературы
Приложения

Управление по показателям бизнес-процессами закупки коммерческой фирмы.

- сценарное планирование для выработки различных вариантов развития Компании;
- фиксацию распланированных данных для защиты от изменения (по сценариям и периодам);
- взаимодействие с механизмами бюджетирования. 
Механизмы предусматривают планирование по следующим направлениям деятельности: продажи, производство, закупки. Составлять планы удобно в следующей последовательности: в первую очередь составляется план продаж, затем — план производства, в последнюю очередь — план закупок.
Рисунок 4. Схема планирования в Компании «Руссдрагметалл»
На основании планов продаж, производства, закупок составляются планы для отдельных участков деятельности и отдельных объектов планирования.
В процессе планирования обычно составляется несколько вариантов одних и тех же планов, роль разделителей для которых играют сценарии. Разные сценарии соответствуют разным стратегиям и разным вариантам развития предприятия. В рамках каждого сценария составляется собственный комплект планов.
Сценарии различаются степенью проработки деталей. Один сценарий может предназначаться для составления укрупненных планов, другой сценарий — для составления уточненных планов.
Кроме того, сценарии играют роль связующего звена между планами продаж, производства, закупок и бюджетами.  Указанные планы предназначены для отражения материальных потоков и производственных процессов в количественном и денежном выражении. А бюджеты предназначены для планирования денежных потоков предприятия.
Состав плана может быть детализирован по подпериодам основного периода плана:
- каждая позиция состава плана может быть отнесена к определенному подпериоду;
- в качестве подпериода может использоваться одна из периодичностей: год, полугодие, квартал, месяц, декада, неделя, день.
Каждая позиция плана может быть детализирована по контрагентам, договорам и заказам. Для каждой позиции плана может быть установлен вариант распределения (равномерно, точно к сроку, как можно быстрее), может быть указана зависимость от плана вышестоящего уровня.
Планы производства строятся на основе планов продаж. Поставки материалов планируются для обеспечения производственной программы и, кроме того, для поддержания заданного уровня складских и производственных запасов. Конфигурация предоставляет средства для автоматизации процесса формирования планов производства, как укрупненных, так и уточненных.
Укрупненный план производства не может быть построен непосредственно на основе укрупненного плана продаж — такой метод планирования не может обеспечить необходимой точности. Укрупненный план производства может быть получен в результате выполнения следующих шагов:
- на основе укрупненного плана продаж формируется уточненный план продаж;
- на основе уточненного плана продаж формируется уточненный план производства;
- на основе уточненного плана производства формируется укрупненный план производства.
Каждый из перечисленных шагов автоматизирован. Полученный укрупненный план может использоваться для определения стратегии развития производств.
В свою очередь, планы закупок строятся на основе планов производства. Укрупненный план закупок также не может быть получен непосредственно на основе укрупненного плана производства. Сначала на основе уточненного плана производства должен быть сформирован уточненный план закупок, и лишь на его основе может быть сформирован укрупненный план закупок.
Описанная последовательность шагов формирования укрупненных планов производства и закупок иллюстрируется схемой.
Рисунок 5. Последовательность шагов формирования укрупненных планов производства
Формирование уточненных планов продаж и производства — это промежуточные, но не лишние шаги в процедуре планирования. Конечной целью процедуры является получение укрупненных планов производства и закупок. Использование указанных промежуточных шагов обеспечивает повышенную точность планирования, поскольку в уточненных планах материальные потоки просчитываются с детализацией до минимальных объектов материального учета — номенклатурных позиций.
На основе укрупненного плана производства, уточненного плана продаж, данных о полученных заказах и фактических учетных данных завершенного периода составляется уточненный план производства. А уже на основе уточненного плана производства составляется план производства по сменам.
Рисунок 6. Схема планирования производства
Уточненный план производства и посменный план составляются с детализацией до номенклатурных позиций, используемых материалов, рабочих центров. Под рабочим центром здесь понимается место выполнения технологической операции: станок, группа оборудования, цех на каждом конкретном предприятии Компании.
План производства по сменам отличается от уточненного плана производства большей степенью детализации и более коротким периодом планирования. Предусматривается формирование детального посменного графика производства и потребления, оценка его исполнимости с учетом запланированной загрузки ресурсов.
Следующим этапом планирования является непосредственно планирование закупок и поставок.
От эффективности управления закупками товарно-материальных ценности зависит качество производимой продукции, бесперебойность снабжения производства, соблюдение сроков выполнения заказов в рамках плановой себестоимости. Механизм планирования в Компании «Руссдрагметалл» обеспечивает менеджеров, отвечающих за снабжение, информацией, необходимой для своевременного принятия решений о пополнении запасов, для снижения затрат на закупки и четкой организации взаимодействия с поставщиками.
Механизм подразумевает автоматизацию планирования запасов по следующим двум категориям:
- операционные запасы — данная категория обеспечивает операционную деятельность предприятия;
- страховые запасы — данная категория запасов формируется для защиты от непрогнозируемых поломок и срывов сроков поставок заказанных материалов и комплектующих.
Операционные запасы планируются по известным потребностям предприятия.
Рисунок 7. Схема формирования плана операционных запасов
На основании укрупненного плана закупок и уточненного плана производства формируется уточненный план закупок.  При этом используются данные учета товарно-материальных ценностей предприятия.
Потребности в закупках товарно-материальных ценностей (ТМЦ) рассчитываются с учетом имеющихся свободных остатков ТМЦ на складах и с учетом необходимости остаточного страхового запаса ТМЦ после выполнения производственной программы.
Страховые запасы планируются с использованием механизма управления запасами по точке заказа. Данный механизм предусматривает автоматизированное формирование заказов поставщикам при снижении запасов ниже предопределенного уровня — точки заказа. Механизм помогает контролировать момент формирования заказов поставщикам и определять требуемый объем заказа. Точка заказа и размер страхового запаса могут быть определены менеджерам по закупкам отдельно для каждого вида номенклатуры. Для этого могут использоваться различные стратегии расчета: установка фиксированного значения, по среднему размеру партий номенклатуры, по оптимальному размеру заказа.
Материалы планируются с точностью до номенклатурной позиции и цели ее использования — заказа, проекта, наименования готового изделия. Для осуществления рассмотренного механизма планирования в Компании используется программы ни продукт «1С: Управление производственным предприятием» версии 8. Данный продукт является стандартным для управления в том числе снабжением на производственных предприятиях. Однако, он не всегда может учесть специфику деятельности каждого отдельного предприятия и тем более Компании, являющейся по своей специфике группой, в состав которой входит несколько крупных производственных подразделений. Подход к планировании поставок на предприятии не является комплексным и не учитывает некоторые факторы, такие как сложность работы предприятий, их удаленность и др.
2.2 Бюджетирование
В Компании «Руссдрагметалл» учёт и бюджетирование организованы по отделам: Отдел продаж, Отдел закупок, Отдел разработки ПО, Отдел финансов (включая бухгалтерию и затраты непроизводственных подразделений). В Компании бюджетирование построено на основе «классических» бюджетов производственной организации. Схема бюджетирования основана на нескольких операционных бюджетах: продаж, коммерческих расходов, производства, прямых затрат и постоянных (косвенных) затрат; одном вспомогательном - кредитный план; на основе которых будут формироваться два основных бюджета: доходов и расходов и движения денежных средств.
Рисунок 8. Схема бюджетирования
Для оценки эффективности и целесообразности выбранных направлений деятельности на предстоящий период формируются операционные и финансовые бюджеты предприятия. Важным условием бесперебойной работы предприятия является качественное планирование и полная обеспеченность потребности в материальных ресурсах.
Бюджет закупки формируется как план службы материально-технического снабжения и определяет потребность в приобретении сырья, материалов, комплектующих в натуральном и стоимостном выражении в планируемом периоде: 
- план закупок в натуральном выражении предназначен для определения необходимого объема и ассортимента материальных ресурсов;
- бюджет расходов на приобретение материалов позволяет оценить стоимость предполагаемых расходов предприятия. 
Рисунок 9. Бюджет закупок (в натуральном выражении)
Источником информации для построения бюджета закупок являются следующие данные: 
- потребность в основных материальных ресурсах, полученная при формировании плана производства;
- уровень остатков материальных ресурсов на начало планируемого периода;
- уровень нормативов запасов материальных ресурсов;
- сводные заявки на ненормируемые материалы для осуществления производственно- хозяйственной деятельности, предложения поставщиков;
- цены на все виды материальных ресурсов. 
Потребность в материалах для выполнения производственной программы рассчитывается на основании предполагаемого объема производства и обоснованных норм расходования материальных ресурсов: 
где Vвп - объем валового выпуска конкретного продукта, Ni - норма расхода материала на единицу продукции, m- количество продуктов.
Для промышленных предприятий Компании переменные затраты на производство продукции могут являться лимитирующим фактором. В случае невозможности полного обеспечения основными материальными ресурсами происходит корректировка объема выпускаемой продукции и пересмотр бюджета продаж.
Потребность в постоянных материальных затратах на производство и реализацию продукции определяется коммерческими расходами, плановыми работами по ремонту и эксплуатации оборудования, зданий и сооружений, планов капитального строительства и подготовки производства новых изделий. При составлении бюджета предприятия обычно считается, что данная потребность не влияет на выпуск продукции и может быть приобретена, как у определенного поставщика, так и на свободном рынке.
Особое внимание при составлении бюджета закупок уделяется состоянию складских запасов с целью определения сверхнормативных ресурсов. Норматив оборотных средств по запасам исчисляется на основании их среднедневного расхода и средней нормы запаса в днях.
В бюджете закупок потребность в материалах корректируется на величину складских запасов и увеличивается на объем опережающих закупок, обусловленных ограничениями поставки. Учитывая специфику производства предприятий «Руссдрагметалл», при согласовании планов объема выпускаемой продукции и времени, определяется потребность в расходовании материальных ресурсов с учетом срока обеспечения и незавершенного производства.
Общий объем закупок рассчитывается по формуле: 
где, дельта Vскл- прирост складских запасов материалов, дельта Vнзп -прирост материалов для изменения незавершенного производства, Vупз - потребность в материалах для условно-постоянных затрат предприятия, Vбуд - объем опережающих закупок для удовлетворения будущих потребностей.
Для проведения анализа плановых показателей и осуществления контроля исполнения, бюджет закупок группируется по центрам финансовой ответственности, калькуляционным статьям затрат, видам материалов, поставщикам и структурным подразделениям.
Рассчитанный общий объем закупок конкретного материала за период распределяется по поставщикам в соответствии с приоритетностью контрактов и предложениями поставки. В случае ограниченности предложения в ресурсах у наиболее приоритетного поставщика, происходит анализ возможности следующих контрактов.
Бюджет закупок в стоимостном выражении рассчитывается по каждому контракту путем умножения количества материала на его цену. Если контракт с поставщиком имеет специфический характер поведения цены, отличный от установленного темпа роста цены материала, то используются контрактные цены. Возможно, применять базовые цены материалов с учетом динамического изменения - инфляционного (среднестатистического) индекса. 
Рисунок 10. Бюджет закупок (в стоимостном выражении)
 
В Компании «Руссдрагметалл» для бюджетирования, так же как и для планирования используется программа «1С: Управление производственным процессом». В целях упрощения процедур ввода бюджетных показателей в подсистеме Бюджетирование применяются различные механизмы, позволяющие при осуществлении предварительных настроек в пользовательском режиме автоматизировать расчет и ввод данных бюджетирования при вводе одного или нескольких исходных значений. При этом для расчета зависимых оборотов применяются различные математические модели, коэффициенты пересчета, параметры распределения значения по периодам планирования, по ЦФО, проектам и прочим необходимым аналитическим измерениям.
В рассматриваемой системе бюджетного управления расчет бюджетных показателей по статьям оборотов бюджетов происходит на основе данных об объемах продаж и закупок, формируемых соответствующими подразделениями.
Механизм расчета по моделям бюджетирования позволяет автоматически формировать бюджетные транзакции по определенным правилам. Модель расчета представляет собой набор правил формирования бюджетных транзакций, источники данных для формирования транзакций, порядок расчета и порядок использования результатов расчета. Модели расчета могут быть трех видов: от операции, от регистров, произвольные.
Модели различаются по выбору исходных данных для расчета. Механизмы, инициализирующие расчет, для всех моделей едины. Таким образом, настроив источники данных для бюджетирования, данные планов продаж и закупок используются для формирования бюджетных транзакций.
2.3 Контрактация
В первую очередь в работу над контрактом включается юридический отдел Компании. Юристы должны составить контракт так, чтобы можно было в любой момент обратиться в суд и выиграть его по любому пункту. К сожалению, профессиональный уровень ныне действующих юристов не всегда позволяет выполнить это пожелание хотя бы наполовину, поэтому в Компании берут за основу разработанную в советские времена форму контракта. Несмотря на распространенное мнение о том, что логистики в СССР не существовало, специалисты Внешторга свое дело знали хорошо.
Следующий отдел, которого напрямую касается создаваемый контракт – это отдел логистики. Логисты прорабатывают контракт до того, как он будет подписан. По сути дела, для представителей отдела логистики контракт является своего рода инструкцией. С этой точки зрения логисты стремиться прописывать в контракте всю цепь поставок, все возможные риски. Естественно, что условия поставки, ее сроки определяются именно логистами. В настоящее время необходимость участия логиста на этапе проработки контракта уже мало кем отрицается. Не просто хорошим тоном, а средством минимизации рисков стало заведенное во Компании правило, что отправляемый на подпись договор должен быть завизирован не только юротделом, но и отделом логистики.
Естественно, что при составлении договора необходимо также проконсультироваться с отделом закупок. Его сотрудники позволят максимально четко сформулировать пункт «предмет контракта», требования к качеству, возможные требования по предоставлению образцов, запасных частей, гарантийного обслуживания, а также окажут существенную помощь при формулировании условий пункта «рекламации».
Какой бы формой контракта не пользовалась Компания, его пункты будут примерно одинаковы: Преамбула, Предмет, Количество товара, Качество товара, Сроки и дата поставки, Базисные условия, Цены и общая стоимость контракта, Условия платежа, Отгрузка, упаковка и маркировка, Сдача-приемка товара, Рекламации, Гарантии, Страхование, Ответственность сторон, Форс-мажор, Арбитраж, Срок действия контракта.
В преамбуле к контракту указывается, кем и на основании каких документов подписывается настоящий контракт. Как правило, стороны делают это на основании устава или доверенности (прокуры). Лишним будет напоминать здесь, что участники сделки просто обязаны удостовериться в том, что с обеих сторон договор подписан уполномоченными на то лицами, в противном случае сделки будет признана несостоявшейся и отстоять свои права потерпевшей стороне вряд ли удастся.
Прописывая предмет контракта, ориентируются на специфику сделки и потребности контрагентов, предмет контракта прописывается досконально четко, вплоть до серийных номеров. Если же контракту отведена роль почти рамочного, то начинать предмет описания лучше максимально обще, например, химикаты производства компании «Байер», используемые в золотодобывающей промышленности. Далее можно дать перечень торговых марок, и закончить его словами «и др.», что позволит, при необходимости, ввести не упомянутую в контракте торговую марку.
Проблема спецификаций к контракту на каждую поставку до сих пор является актуальной при осуществлении поставок из-за рубежа, по причине того, что сотрудники таможенной службы требуют заверения каждой спецификации подписью и печатью. Особенно трудно получить их от крупных компаний, такая как «Руссдрагметалл»: если необходимость подписания и проштамповывания контракта можно еще хоть как-то объяснить контрагентам, ссылаясь на оговорку к Венской конвенции, то объяснить, почему подпись директора и печать компании должны красоваться на непонятном документе, почти дублирующем упаковочный лист – задача трудная. А если даже иностранцы и согласятся пойти на это, то подписание спецификации может занять время, существенно превышающее срок доставки.
Пункт «Качество товара» формулируется в тесном сотрудничестве с отделом закупок и техотдел. Тщательная проработка этой статьи поможет не только при подаче рекламации поставщику, но и предоставить возможность заявление реэкспорта по рекламации или позволит уменьшить таможенные платежи, в случае поставки товара ненадлежащего качества. Здесь же упоминается о том, что поставка поврежденного товара приравнивается к поставке товара ненадлежащего качества.
Как уже говорилось, сроки поставки, конечно, определяются логистами, особенно если перевозка будет осуществляться силами их отдела. Однако даты поставки и перехода права собственности лучше также согласовать с бухгалтерией, чтобы не попасть на закрытие отчетного периода и пр. Бухгалтеры также подскажут, какие документы им необходимо будет предоставить, чтобы вовремя поставить товары на баланс и получить все возможные вычеты. Перечень этих документов включается как в сам внешнеторговый контракт, так и в контракты с провайдерами логистических услуг.
Во многих контрактах условиям поставки отводится отдельный пункт, в котором указываются подробно географическое наименование пункта поставки, заказчик и др.
Очень важно для логиста оговорить в контракте, что именно входит в пакет товаросопроводительных документов, в какие сроки (до или после отправки) и как они пересылаются получателю. Помимо традиционных товаросопроводительных документов не следует забывать о сертификатах, лицензиях, обязательствах. Здесь также заранее оговаривается, в какие сроки, какая из сторон предоставляет требуемые документы.