Повышение эффективности управления организацией на основе создания и внедрения безбумажной технологии на примере организации ООО "Адамант".

Оглавление

Введение
1. Результаты обследования состояния системы управления в организации
1.1.Краткая характеристика организации
1.2. Состояние системы управления организацией
1.3.Оценка состояния системы управления организации
Выводы по разделу
2. Научно-исследовательская часть
2.1. Особенности создания электронного офиса
2.2. Электронные документы как вид документации в фирме
2.3 Электронные документы в системе электронного делопроизводства
2.4. Особенности систем электронного документооборота
Выводы по разделу
3.Проектные решения по совершенствованию системы управления предприятием
3.1.Сравнительный анализ систем электронного документооборота
3.2.Основные характеристики системы «Дело»
Выводы по разделу
4.Результаты оценки эффективности проектных решений
4.1 Расчет показателей оперативной эффективности
4.2 Расчет показателей экономической эффективности
4.3 Расчет показателей социальной эффективности
Выводы по разделу
Заключение
Список использованной литературы

Повышение эффективности управления организацией на основе создания и внедрения безбумажной технологии на примере организации ООО "Адамант".

1. Конкурентные преимущества (соответствие цена/качество)
1-2
1-2; 1-4
2. Высшая за среднюю осведомлённость о состоянии рынка
2-2
2-3; 2-4;
3. Возможности защиты от конкурентов
3-3
3-4;
4. Хорошо изученный рынок, потребности потребителей
4-3; 4-1;
4-4
Слабые стороны
 
 
1. Недостаток финансовых ресурсов, недостаточная прибыльность
1-2; 1-3;
 
2. Слабость в сферах, которые имеют большой рыночный потенциал
2-3;
 
3. Недостаточная оснащённость предприятия
3-2.
 
Рис. 1.11. SWOT-анализ
Те угрозы, которые попадают на поля ВР, ВК и СР, представляют очень большую опасность для организации и требуют немедленного и обязательного устранения.
Угрозы, попавшие в поле ВТ, СК, НР (замедленный темп роста рынка или спад, рост давления конкурентов), также должны находится в поле зрения высшего руководства и быть устранены в первостепенном порядке. Что касается угроз, находящихся в полях НК, СТ и ВЛ, то требуется внимательный и ответственный подход к их устранению. Хотя при этом не ставится задача их первостепенного устранения. Попавшие на оставшиеся поля угрозы также не должны выпадать их поля руководства организации. Необходимо внимательно отслеживать их развитие.
Выводы по разделу
Основными видами деятельности компании являются строительство зданий и сооружений различного назначения с применением новейших технологий, управление недвижимостью, управление инвестиционными проектами, управление строительством, выполнение строительно-монтажных работ.
На основе изложенных выше данных обследования подсистемы управления ИСП можно сделать следующие выводы:
1) Первостепенное значение на предприятии имеет решение проблемы документационного обеспечения управления, с помощью которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер.
2) На предприятии присутствуют определенные недостатки в системе документооборота:
большие затраты времени на обмен информацией внутри фирмы;
большое количество связей между структурными подразделениями предприятия (рис. 1.5.) обуславливает большие затраты кадровых и временных ресурсов на бумажный документооборот;
применение бумажного документооборота на предприятии влечет за собой большие финансовые расходы на приобретение расходных материалов для печати.
в ходе работы с документацией на бумажных носителях, в связи с внесением корректировок различными подразделениями, происходит накопление бумажной массы в архиве, которая остается, в последствии, не востребованной.
Для решения этих проблем необходимо внедрение системы электронного документооборота на предприятии.
2. Научно-исследовательская часть
2.1. Особенности создания электронного офиса
Управленческая деятельность характеризуется следующим:
управленческая деятельность осуществляется в течение определенного временного интервала (времени существования системы управления);
управленческая деятельность осуществляется в определенных пространственных границах, как правило, определяемых местом размещения управляющей системы;
управленческая деятельность реализуется людьми, для которых она является основным видом деятельности;
содержание управленческой деятельности определяется задачами, решение которых приводит к целенаправленному протеканию управляемого процесса.
Проблемы организации управленческой деятельности во многом сводятся к проблемам выработки и реализации управленческих решений.
Но, имея в виду сложность самой управляющей системы, ее относительно самостоятельное существование, наличие внутренних, порой противоречивых особенностей реализации различных функций, следует указать и на необходимость управления самой управленческой деятельностью, которое является особой ее разновидностью.
Офисная деятельность характеризуется прежде всего используемыми информационными технологиями, а, следовательно, соответствующими средствами и методами преобразования информации. Если преобладающими информационными технологиями являются компьютерные (на основе электронных средств вычислительной, коммуникационной и организационной техники), то говорят о реализации офисной деятельности в рамках электронного офиса.
В условиях широкого использования возможностей глобальной информационной системы (сети) Интернет появилась возможность создания и использования особой разновидности электронного офиса — виртуального офиса, когда все необходимые функции информационного обслуживания управленческой деятельности и соответствующие ресурсы пространственно распределены в различных узлах сети, а не сосредоточены в реальном офисе с соответствующими атрибутами (помещение, оборудование, персонал и т. п.).
Постоянное увеличение количества информации, приводит к тому, что традиционные методы работы с документами становятся не достаточно эффективными.
Тенденцию перехода от традиционных технологий организации документооборота в компьютерные отражают следующие цифры: соотношение количества бумажных и электронных документов через пять лет будет составлять 50 на 50%, через десять лет - 30 на 70%, количество электронных документов удваивается за год , а бумажных документов растет только на 7%.
Следовательно, существуют веские основания для внедрения и комплексного применения новых подходов к организации конторского труда. В современной литературе эти подходы объединяются в единую концепцию электронного офиса, который реализуется на базе системы автоматизации документооборота.
Электронный офис воплощает концепцию всестороннего использования в офисной деятельности средств вычислительной техники и связи с одновременным сохранением и усилением преимуществ традиционного и производственного офиса.
Предполагается, что электронный офис позволит:
• отказаться от внутриофисный документации на бумажной основе;
• усовершенствовать распределение функций в процессе информационного обслуживания руководства;
• восстановить традиционную форму концентрации офисной деятельности вокруг специалиста или руководителя.
Информационно-вычислительные мощности в электронном офисе также персонализированных с сохранением электронной связи внутри офиса, с централизованными базами данных и удаленными подразделениями.
Совместное развитие и постепенное объединение вычислительной и коммуникационной техники обеспечивает служащим офиса неограниченный доступ к любой необходимой информации и пользования вычислительными мощностями, независимо от местонахождения работающего в офисе.
Практическое воплощение концепции электронного офиса - это трудоемкий, многоэтапный процесс, который условно можно разделить на две стадии:
• электронизация;
• организация.
Электронный офис благодаря электронной почте и ПЭВМ увеличивает возможности обеспечения непосредственного взаимодействия людей, не требуя при этом их физической концентрации в пределах одного помещения.
Концепция электронного офиса, дает перспективу существенного повышения эффективности творческой деятельности служащих, которые осуществляют интенсивную обработку больших объемов документальной информации.
Внедрение в различных сферах электронных офисов оказалось практически возможным прежде всего благодаря широкому распространению ПК с открытой архитектурой, которая позволяет изменять конфигурацию машины с ориентацией на выполнение конкретных работ, различных проблемно-ориентированных программных продуктов, а также всевозможных высокоэффективных средств оргтехники.
Несмотря на сравнительно небольшое время, концепция электронного офиса уже прошла в своем развитии два этапа. В настоящее время успешно реализуется третий. Для первого этапа была характерна ориентация на автоматизацию рутинных, часто повторяющихся операций, осуществляемых секретарями или техническим персоналом офиса, учреждения. Характерным примером таких операций являются машинописные работы. Для повышения производительности труда при их исполнении были созданы так называемые устройства обработки текстов, позволяющие быстро исправлять и редактировать различные документы, а также создавать и использовать шаблоны при подготовке документов.
На втором этапе развития автоматизированных офисов отдельные устройства объединялись с помощью внутренних линий связи в единую сеть, что позволяло осуществлять ряд дополнительных функций, в частности: автоматизированный связь между различными рабочими местами, совместная работа над документами, автоматизированный контроль за выполнением документов и т.д.
Третий этап развития электронных офисов связан с широким применением ПК и созданием на их основе автоматизированных рабочих мест (АРМ). АРМ объединяются с помощью коммуникационных средств в единую систему (сеть), имеющего доступ ко всем вычислительным ресурсам офиса, баз данных, а также к внешним источникам информации. При этом значительно ускоряется возможность информационного обмена между пользователями сети, автоматизируются некоторые традиционные операции, связанные с приемом и отправкой корреспонденции и других документов по каналам связи.
Типовое АРМ состоит из компьютера, оборудованного при необходимости дополнительными устройствами, расширяющими его функциональные возможности, и периферийного оборудования (принтера, сканера, графопостроители). Кроме того, каждое рабочее место оборудовано оргтехникой соответствующей функций, выполняемых на данном рабочем месте.
Для каждого сотрудника (группы сотрудников) разрабатывается и оборудуется АРМ, профессионально ориентированное на выполнение конкретных функций управления. Такая ориентация реализуется на основе выбора и установки соответствующего программного обеспечения.
Текстовые редакторы (или современные текстовые процессоры) являются первым компонентом электронного офиса, поскольку проблема обработки текста и его преобразования являются одной из основных задач делопроизводства.
Появление следующего компонента позволило реализовать с помощью компьютера функцию информационного обмена, принадлежавшей системе телефонной и почтово-телеграфной связи. Таким компонентом стала система электронной почты для обмена информацией между пользователями на многопользовательских компьютерах, а затем и в сетях.
Значительно позже стали использоваться системы разработки баз данных (своеобразных электронных картотек), а также электронные таблицы (впоследствии получившие название "табличные процессоры") для выполнения различных (иногда очень сложных) расчетов.
В дальнейшем в офисах стали использоваться системы деловой графики, необходимые для наглядности выполняемых офисных процедур.
Все перечисленные компоненты служебной деятельности персонала офиса отвечают специализированным пакетам, предназначенным для комплексной автоматизации упомянутых функций. Одним из таких пакетов является офисная система Microsoft Office. Все программные продукты этой системы не только унифицированные, но и интегрированы между собой, что дает возможность в рамках решения определенной деловой проблемы осуществлять информационный обмен независимо от того, какой тип документа прорабатывается.
Использование ПК в офисе не исключает, а, напротив, усиливает роль средств организационной техники, разработанной на основе применения новейших достижений электроники (сканирующие устройства, факс-модемные платы, копировальные многофункциональные машины, факсимильные аппараты, слайд-принтеры и т.д.).
Практическая реализация концепции электронного офиса постепенно приводит к изменению стиля и методов управления, к пересмотру и перераспределению функций персонала, повышение производительности его труда при выполнении целого ряда делопроизводственных операций.
В то же время внедрение электронных офисов имеет и некоторые негативные последствия. Основным из них является негативное влияние на организм человека электронной техники, которая интенсивно используется на рабочих местах. Кроме того, ухудшаются возможности личных контактов персонала офиса, который влияет на общий психологический климат в коллективе. Следует отметить, что в результате электронизации офиса изменяются квалификационные требования к персоналу, что может создать конфликтные ситуации.
Новые технические средства и информационные технологии призваны обеспечить повышение производительности труда в офисной и административной деятельности. Наряду с этим технические средства и компьютерные технологии, административные и офисные системы выполняют, по сути, вспомогательные работы, связанные с обработкой информационных массивов. Процесс принятия решений остается прерогативой человека. Но благодаря автоматизации некоторых процессов управления персонал офиса освобождается от выполнения рутинных операций и уделяет больше времени аналитическим и творческим процессам.
На современном этапе развития информационных технологий в структуру системы автоматизации документооборота электронного офиса традиционно включают следующие подсистемы:
технологии обработки изображений документов (Imaging System);
системы оптического распознавания символов (Optical Character Recognition System, OCR);
системы управления документами, СКД (Document Management System, DMS);
полнотекстовые базы данных (Full-Text System);
системы автоматизации деловых процедур, АДС (Workflow System);
программное обеспечение для рабочих групп (Groupware),
элементы и связи между ними.
Главным направлением перестройки менеджмента и его радикального усовершенствования, приспособления к современным условиям, стало массовое использование новейшей компьютерной и телекоммуникационный техники, формирование на ее основе высокоэффективных информационно-управленческих технологий, новой концепции офисной деятельности. Средства и методы прикладной информатики эффективно применяются в в менеджменте и маркетинге. Новые информационные технологии, реализованные на компьютерной технике, требуют радикальных изменений организационных структур менеджмента, его регламента, кадрового потенциала, системы документации, алгоритмов фиксации и передачи информации. Особое значение имеет внедрение концепции электронного офиса. Ее применение значительно расширяет возможности использования компаниями информационных ресурсов. Формирование концепции связано с распространением практики информационного менеджмента и организацией системы обработки данных и знаний. В результате их последовательного развития сформировались интегрированные автоматизированные системы управления, охватывающих по вертикали и горизонтали все уровни и звенья производственных процессов.
Полная интегрированная автоматизация офиса предусматривает охват следующих информационно-управленческих процессов: связь, сбор, хранение и доступ к необходимой информации, анализ информации, подготовка текста, поддержка индивидуальной деятельности, программирование и решение специальных задач.
2.2. Электронные документы как вид документации в фирме
Документооборот, основанный на использовании электронных документов, подписанных такими же виртуальными электронными подписями, - так называемый электронный документооборот - уже давно завоевал признание в высокоразвитых странах как реальная альтернатива бумажной волоките и эффективный инструмент оперативного ведения бизнеса7.
Управленческая деятельность осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности. Сегодня документ является основным способом представления информации на любом современном предприятии.
Неоспоримым является важность умелого использования информационных ресурсов предприятия для успешного ведения бизнеса. Способность принять верное решение и вовремя отреагировать на ситуацию, гибко реагировать на все изменения рынка зависит не только от таланта и опыта руководителей. Эффективность управления предприятием зависит и от того, насколько разумно в нем организовано управление документооборотом. Фактически, малоэффективное использование накопленной информации (или, еще хуже, ее утрата) может привести к потере всего бизнеса. Ведь вовремя не полученная информация или документ - это прежде всего потерянные деньги, время и упущенные возможности8.
Электронный документ представляет собой зафиксированную на материальном носителе информацию в виде набора символов, звукозаписи или изображения, предназначенные для передачи во времени и пространстве с использованием средств электросвязи с целью хранения и общественного использования. Электронный документ должен быть представленным в форме, понятной для восприятия человеком.
Электронный документ отдельно от носителя, существует в двух формах: пассивной - хранение; и активной - передача и обработка, в том числе, визуализация при необходимости восприятия человеком. Нельзя говорить об обязательной фиксации или о состоянии электронного документа, если рассматривается активная форма его существования - тот промежуток времени, за которое он воспринимается, обрабатывается или передается9.
Допустимость электронного документа как доказательства не может отрицаться исключительно на основании того, что он имеет электронную форму.
Электронный документ может быть создан, передан, сохранен и преобразован электронными средствами в визуальную форму.
Визуальной формой представления электронного документа является отображение данных, которые он содержит, электронными средствами или на бумаге в форме, пригодной для восприятия его содержания человеком.
Электронные документы должны содержать все те обязательные реквизиты, что и их бумажные аналоги. Юридическая сила и доказательность предоставляется электронному документу с помощью так называемого электронной цифровой подписи (ЭЦП). Электронная подпись является обязательным реквизитом электронного документа, который используется для идентификации автора или лица, подписавшего документ. Наложением электронной подписи завершается создание электронного документа10.
Согласно классификатору управленческой документации аналоговые документы по виду оформления различаются как:
• оригинал - первый или единичный экземпляр документа;
• дубликат - повторный экземпляр подлинника документа, имеющего юридическую силу;
• копия - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы;
• заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются реквизиты, придающие ей юридическую силу;
• выписка - копия части документа, оформленная в установленном порядке11.
Все экземпляры электронного документа, подписанные одинаковым электронным аналогом подписи, имеют равное юридическое значение при условии подтверждения их подлинности в соответствии с требованиями настоящего закона.
Оригиналом электронного документа считается электронный экземпляр документа с обязательными реквизитами, в том числе с электронной цифровой подписью автора12.
При отправке электронного документа нескольким адресатам или его хранения на нескольких электронных носителях информации каждый из электронных экземпляров считается оригиналом электронного документа13.
Если автором создаются идентичные по документальной информацией и реквизитами электронный документ и документ на бумаге, каждый из документов является оригиналом и имеет одинаковую юридическую силу.
Оригинал электронного документа должен давать возможность доказать его целостность и подлинность в порядке, определенном законодательством; в определенных законодательством случаях может быть предъявлен в визуальной форме отображения, в том числе в бумажной копии14.
Характерна способность оригиналов электронных документов в “размножения”: в случае пересылки электронного документа нескольким адресатам или его хранения на нескольких электронных носителях информации каждый из электронных экземпляров считается оригиналом электронного документа. При этом одним из основных требований к оригиналу является наличие возможности проверить его целостность (один из способов обеспечения этого - применение ЭЦП)15.