Информационное обеспечение принятия управленческих решений на примере ГУП "Глав АПУ".

СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ПРИНЯТИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ НА ПРЕДПРИЯТИИ
1.1. ВИДЫ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ И ОСОБЕННОСТИ ИХ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
1.2. ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ КАК ИНСТРУМЕНТ ФОРМИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ
1.3. ХАРАКТЕРИСТИКА СОВРЕМЕННЫХ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ И АВТОМАТИЗАЦИИ ДЕЛОВЫХ ПРОЦЕССОВ
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ПРИНЯТИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ НА ПРЕДПРИЯТИИ ГУП «ГЛАВАПУ»
2.1.ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ПРЕДПРИЯТИЯ ГУП «ГЛАВАПУ»
2.2. АНАЛИЗ СУЩЕСТВУЮЩЕГО ПРОЦЕССА ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ПРИНЯТИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ В ГУП «ГЛАВАПУ»
2.3. ВЫЯВЛЕНИЕ ПОТРЕБНОСТЕЙ И ОПРЕДЕЛЕНИЕ ОПТИМАЛЬНОГО ПОДХОДА К ИНФОРМАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ УПРАВЛЕНИЯ ГУП «ГЛАВАПУ»
ГЛАВА 3. ПУТИ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ПРИНЯТИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ В ГУП «ГЛАВАПУ»
3.1. ВЫБОР И ВНЕДРЕНИЕ СИСТЕМЫ ПОДДЕРЖКИ ПРИНЯТИЯ РЕШЕНИЙ
3.2. ВЫБОР СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
3.3. ВНЕДРЕНИЕ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА «ДЕЛО»
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

Информационное обеспечение принятия управленческих решений на примере ГУП "Глав АПУ".

«Интеграционный модуль Системы координации и мониторинга работы органов исполнительной власти города Москвы, городских организаций в режиме «одного окна» (СКиМОО)»;
«Одно окно Комитета по архитектуре и градостроительству г. Москвы (МКА) – Интернет».
АИС «Одно окно» обеспечивает возможность просмотра в оперативном режиме регистрационной карточки обращения, переписки возникающей в процессе подготовке и согласования документа, а также текстов электронных документов, закрепленных за регистрационной карточкой (отсканированные заявления либо электронная копия подготовленного к выдаче документа).
Кроме этого, в АИС «Одно окно» предусмотрено формирование аналитической информации по работе служб в виде графиков, а также возможно формирование статистической информации о работе всех служб «одногоокна» города Москвы.
ИАИС «Контроль ЗОС/ИРД/ГЗ» обеспечивает автоматизированное ведение и обработку заявок и поручений на подготовку Заключений о соответствии размещаемого объекта установленным градостроительным требованиям и регламентам использования территории (ЗОС), Градостроительных заключений (ГЗ) и пролонгацию комплектов исходно-разрешительной документации (ИРД), контроль за ходом подготовки ЗОС, ГЗ и пролонгацией ИРД, накопление информации о продленных комплектах ИРД и выпущенных ЗОС и ГЗ.
ИАИС «Контроль ЗОС/ИРД/ГЗ» содержит 20 баз данных (более 1 млн. записей, общий объем данных – 8250 МБ), среди которых:
База данных «Хранилище ЗОС/ИРД/ГЗ»;
База данных «ЗОС ЦАО/ИРД МКА»;
База данных «ЗОС/ГЗ ГлавАПУ»;
База данных «ИРД архив»;
База данных «ИРД доработка»;
Служебные базы данных и классификаторы.
Основные функции ИАИС «Контроль ЗОС/ИРД/ГЗ»:
регистрация заявок и контроль всех этапов выпуска Заключений о соответствии размещаемого объекта установленным градостроительным требованиям и регламентам использования территории (ЗОС), Градостроительных заключений (ГЗ), контроль всех этапов выпуска;
регистрация и контроль всех этапов пролонгации комплекта ИРД;
подготовка и автоматическая регистрация всех сопроводительных документов с распечаткой их в готовом виде;
формирование формы и содержания официальных документов:
Заключения о соответствии размещаемого объекта установленным градостроительным требованиям и регламентам использования территории,
Градостроительного заключения,
Заключения по объекту недвижимости,
Заключения по условиям проектирования,
Заключения по обследованию объекта недвижимости участка компенсационного озеленения,
Заключения по условиям проектирования участка компенсационного озеленения,
Заключения по инженерному обеспечению объекта;
контрольные функции по отслеживанию сроков исполнения поручений о пролонгации комплектов ИРД и выпуске ЗОС/ГЗ;
интеграция с системами, эксплуатирующимися в ГУП «ГлавАПУ» и Москомархитектуре:
АИС «Золушка-Канцелярия»: рассылка заявок из базы данных «ЭК ГлавАПУ» и базы данных «ЭК МКА», автоматическая регистрация в базе данных «ЭК ГлавАПУ» и базе данных «ЭК МКА» всех сопроводительных документов, автоматическое закрытие заявок в базе данных «ЭК ГлавАПУ» и базе данных «ЭК МКА»;
База данных «Регламент»: прием информации из ИАИС «Контроль ЗОС/ИРД/ГЗ» об отправленных на Регламентную комиссию объектах и передача информации в АИС «Контроль ЗОС/ИРД/ГЗ» о результатах прохождения Регламента;
прием информации из базы данных «Контроль ЗОС/ИРД/ГЗ» о комплектах ИРД и ЗОС на основе которых оформляется Акт;
передача информации в базу данных «Контроль ЗОС/ИРД/ГЗ» об оформленных Актах разрешенного использования;
ИС «ГлавАПУ» (ПДО): передача информации об оплате, регистрации и выдаче Заказчику комплектов ЗОС/ИРД/ГЗ в АИС «Контроль ЗОС/ИРД/ГЗ» из ИС «ГлавАПУ» (ПДО);
ГИС «Оперативный план»: передача информации о выполненных комплектах ИРД, ЗОС и ГЗ между структурными подразделениями ГУП «ГлавАПУ», в первую очередь между АО/ТО округов и ЦИО ГУП «ГлавАПУ»
интеграция с данными ГГК: передача информации о выполненных комплектах ИРД и ГЗ в ГГК на регистрацию; прием информации из ГГК о зарегистрированных комплектах ИРД и ГЗ;
интеграция с Интегрированной Системой Информационного Обеспечения управления инвестиционно-строительной деятельностью в городе Москве (ИСИО Комплекса) – предоставление информации о разработке документации в Витрину данных «Обеспеченность ЗОС/ИРД/ГЗ».
Исходя из описания составляющих информационного обеспечения управления ГУП «ГлавАПУ» на настоящий момент, можно выделить ряд недостатков организации информационного обеспечения принятия управленческих решений:
1. Системы ориентированы в основном на рядовых сотрудников предприятия, практически нет модулей, предназначенных для использования руководителями подразделений, принимающими решения;
2. Используемые АИС не являются системами, направленными и обеспечивающими поддержку принятия управленческих решений.
Исходя из этого, можно сделать вывод о том, что на настоящий момент информационное обеспечение управления ГУП «ГлавАПУ», в том числе и обеспечение принятия управленческих решений представляет собой использование сотрудниками предприятия автоматизированной информационной системы (АИС) в условиях бумажного документооборота. В целом организация информационного обеспечения принятия управленческих решений в ГУП «ГлавАПУ» требует усовершенствования.
2.3. Выявление потребностей и определение оптимального подхода к информационному обеспечению управления ГУП «ГлавАПУ»
Говоря о потребностях ГУП «ГлавАПУ» в информатизации и автоматизации процесса принятия управленческих решений, необходимо отметить, что должностным лицам в практике служебной деятельности приходится принимать различные типы решений:
- текущие;
- тактические;
- стратегические.
Доля решений каждого типа, принимаемых каждым руководителем, зависит от его места в иерархии управления, формы собственности, подчиненности и размера организации.
Учитывая, что ГУП «ГлавАПУ» является не самостоятельной организацией, а находится в ведомственном подчинении Комитета по архитектуре и градостроительству г. Москвы, можно говорить о том, что доля стратегических решений, принимаемых руководителями и ведущими специалистами организации, минимальна. Основным, наиболее часто принимаемым типом решений в ГУП «ГлавАПУ» являются текущие, оперативные решения, на втором месте по частоте и актуальности находятся тактические решения.
Таким образом, одним из требований к организации информационного обеспечения принятия управленческих решений в ГУП «ГлавАПУ», является его направленность на поддержку тактических и текущих решений.
Специалистами в области менеджмента было проведено исследование распределения рабочего времени различных должностных лиц в течение рабочего дня [7] (табл. 1).
Таблица.1.
Распределение рабочего времени должностных лиц в течение дня, %
Вид деятельности
Категории должностных лиц
Руководитель
Специалист (менеджер)
Технический персонал
Деловые контакты
47
23
-
Работа с документами
29
42
68
Телефонные переговоры
9
17
20
Командировки
6
-
-
Основная работа:
- анализ проблем и принятие решений;
- аналитическая работа;
- ведение учета
4
-
-
-
12
-
-
-
6
Прочее
5
6
6
Из анализа приведенных данных, можно сделать вывод о том, что все категории лиц достаточное внимание уделяют работе с документами, следовательно, как процесс управления любой организацией, так и такая его существенная составная часть, как принятие решений, основывается на работе с документами. В ходе практики, при наблюдении за деятельностью должностных лиц, это положение было подтверждено. Отсюда вытекает еще одно требование к организации информационного обеспечения принятия управленческих решений в ГУП «ГлавАПУ» - автоматизация документационного обеспечения управления, то есть документооборота организации.
При этом, учитывая, что структура ГУП «ГлавАПУ» достаточно разветвлена, при этом часть структурных подразделений территориально разобщена, информационное обеспечение принятия управленческих решений должно обеспечивать оперативный обмен информации между подразделениями, иными словами, поддерживать работу с удаленными пользователями.
Кроме того, не следует забывать, что в основе принятия любого решения лежит информация, поэтому информатизация принятия управленческих решений должна обеспечивать удобство работы с различными видами информации, обеспечивать ее хранение.
При выборе направлений совершенствования информационного обеспечения принятия управленческих решений необходимо учитывать тот момент, что в ГУП «ГлавАПУ» используются АИС специфического характера, необходимые для эффективного осуществления основной деятельности, оперативной и качественной подготовки градостроительной документации и взаимодействия с учреждениями одного с ГУП «ГлавАПУ» ведомственного подчинения. Соответственно, еще одним требованием является совместимость и возможность интеграции данных с уже имеющимися на предприятии АИС.
Итак, мы можем сформулировать основные требования, которые должны выполняться в процессе совершенствования информационного обеспечения принятия управленческих решений:
- направленность на поддержку принятия тактических и текущих решений;
- автоматизация документационного обеспечения управления (ДОУ);
- поддержка работы с удаленными пользователями;
- удобство работы с информацией;
- совместимость и возможность интеграции данных с уже имеющимися на предприятии АИС.
В настоящий момент информационное обеспечение управления ГУП «ГлавАПУ» соответствует только требованиям автоматизации ДОУ, а также поддержке работы с удаленным пользователями.
В связи с этим одним из направлений совершенствования информационного обеспечения принятия управленческих решений в ГУП «ГлавАПУ», по нашему мнению, является внедрение в процесс управления предприятием АИС, предназначенной для автоматизации всех или большинства функциональных задач, решаемых конкретным должностным лицом – или системы поддержки принятия решений (СППР).
В современных условиях автоматизация ряда процедур формирования решений с помощью СППР позволяет возложить на компьютерную технику такие функции, как:
- генерация возможных вариантов решений;
- оценка вариантов, выбор и предоставление лицу, принимающему решение лучшего из них;
- анализ последствий принятого решения;
- обеспечение работы системы исходными данными, подступающими из других систем.
Вторым направлением совершенствования информационного обеспечения принятия управленческих решений в ГУП «ГлавАПУ» является выбор системы электронного документооборота (СЭД), обеспечивающей максимально удобную работу руководителей любого звена и исполнителей с документами, являющимися источниками информации для принятия решений, а также документами, отражающими содержание принятых решений и работу исполнителей по выполнению решений. Следует отметить, что внедряемая СЭД должна выполнять те функции, которые ранее выполняла АИС «Золушка-Канцелярия» и обладать способностями интеграции с другими средствами информационного обеспечения управления предприятием в целом.
Таким образом, основным условием совершенствования информационного обеспечения принятия управленческих решений ГУП «ГлавАПУ» является удовлетворение основных потребностей предприятия, перечисленных выше.
ГЛАВА 3. ПУТИ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ПРИНЯТИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ В ГУП «ГЛАВАПУ»
3.1. Выбор и внедрение системы поддержки принятия решений
В зависимости от данных, с которыми эти системы работают, СППР условно можно разделить на оперативные и стратегические. Оперативные СППР предназначены для немедленного реагирования на изменения текущей ситуации в управлении финансово-хозяйственными процессами компании. Стратегические СППР ориентированы на анализ значительных объемов разнородной информации, собираемых из различных источников. Важнейшей целью этих СППР является поиск наиболее рациональных вариантов развития бизнеса компании с учетом влияния различных факторов, таких как конъюнктура целевых для компании рынков, изменения финансовых рынков и рынков капиталов, изменения в законодательстве и др.
Учитывая особенности формы собственности и подчиненности, для ГУП «ГлавАПУ» наиболее подходят СППР первого типа, которые получили название Информационных Систем Руководства (Executive Information Systems, ИСР). По сути, они представляют собой конечные наборы отчетов, построенные на основании данных из транзакционной информационной системы предприятия, в идеале адекватно отражающей в режиме реального времени основные аспекты производственной и финансовой деятельности. Для ИСР характерны следующие основные черты:
- составление отчетов обычно основывается на стандартных для предприятия запросов, число которых относительно невелико;
- возможность ИСР предоставлять отчеты в максимально удобном виде с использованием таблиц, диаграмм, деловой графики, мультимедийных возможностей и др.;
- ориентация на конкретный вертикальный рынок.
С учетом особенностей деятельности руководящих работников специалисты формулируют следующие общие требования к СППР:
- наличие объемной информационной базы с возможностью оперативного поиска требуемой информации;
- наглядность предоставления информации в форме, адаптированной к запросам конкретного должностного лица;
- обеспечение оперативной связи с другими источниками информации в системе управления;
- обеспечение возможности накопления в памяти ЭВМ опыта и знаний и др.
В настоящее время на рынке информационных технологий поддержки принятия управленческих решений представлены большей частью продукты компаний – разработчиков программного обеспечения зарубежного происхождения либо продукты российских компаний, выполнявших разработки в интересах зарубежных заказчиков. И лишь незначительная часть отечественных компаний может предложить свои разработки в этой области.
В итоге на сегодняшний день полнофункциональные системы предлагаются только крупными зарубежными разработчиками – это Documentum, Hummingbird, IBM, FileNet и др. Предприятия, способные установить у себя такие системы, получают в свои руки мощный информационно-аналитический инструмент, который обеспечивает руководство информацией, необходимой для принятия управленческих решений, и базируется на всем объеме информации предприятия, получаемой как из внешних источников, так и из внутренних систем и документов.
Задачи управления массивами информации (знаний) решаются программными средствами автоматизации бизнес-процессов на базе ИТ управления знаниями (Knowledge Management, КМ-технология). BI-системы (Business Intelligence системы) специализируются в основном на реализации технологии извлечения данных.
Большинство программных средств на базе КМ-технологии реализуют следующие типичные функции:
сбор данных из источников различных форматов (базы данных, неструктурированные источники и т.д.);
накопление и хранение данных;
рубрикацию архивов;
поиск данных, в том числе и нечеткий поиск;
построение отчетов в различных срезах выборки, в том числе и многомерный анализ данных;
построение причинно-следственных цепочек данных, позволяющих определять тенденции и направления развитии ситуации;
моделирование данных, ситуационный и сценарный анализ.
Подклассом программных продуктов технологии управления знаниями можно считать системы поддержки принятия решений (DSS). Как правило, эти программные комплексы реализуют функции, аналогичные перечисленным функциям КМ-технологии, однако они больше тяготеют к работе со структурированными данными и зачастую не имеют в себе систем документооборота предприятий. Документы для них – это записи в БД.
Рассмотрим основные предложения СППР на современном российском рынке.
Программные продукты компании Oracle. Концепция построения систем поддержки принятия решений, предлагаемая Oracle, объединяет все компоненты, необходимые для создания и управления хранилищем данных, а также для использования накопленной в нем информации.
Средства доступа к данным покрывают весь спектр аналитических задач: для стандартной отчетности используется Reports, для генерации нерегламентированных отчетов и запросов – Discoverer, для сложного многомерного анализа – продукты семейства Express, а для задач «извлечения знаний» – Darwin Data Mining Suite. Кроме того, существуют готовые аналитические приложения для решения специализированных задач:
Sales Analyzer;
Financial Analyzer;
Activa;
Balanced Scorecard.
В настоящее время готовятся к выпуску новые аналитические приложения, такие как Demand Planning, Value Based Management и др.
Конечные пользователи могут получать информацию как с помощью традиционных клиент-серверных технологий, так и в интранет-архитектуре с использованием масштабируемого сервера приложений Application Server.
Направление хранилищ данных и систем бизнес анализа сегодня для Oracle одно из наиболее приоритетных. Будучи поставщиком полного технологического решения в данной области, Oracle выпускает новые продукты и постоянно совершенствует существующие.
Программные продукты компании Cognitive Technologies Ltd.
Программный комплекс Cognitive «Эксперт» предназначен для построения информационно-аналитических систем. Использование комплекса позволяет компаниям и организациям развивать и автоматизировать следующие виды деятельности:
сбор и обработку неструктурированной информации, получаемой из Интернета, печатных материалов, СМИ и т.д.;
аналитико-прогностические исследования, направленные на оценку перспектив развития в различных сферах деятельности;
конкурентную разведку;
анализ рынков сбыта/предложения товара;
анализ рынка фирм поставщиков/покупателей.
Перечисленные модули решают следующие основные задачи:
ввод бумажных документов:
- потоковое и ручное сканирование документов;
- конвертация бумажных документов в электронную форму;
- распознавание фрагментов документов «налету» при запол­нении их реквизитов;
ввод электронных документов:
- потоковый ввод документов с интернет-сайтов;
- ввод документов с электронных носителей информации;
- ввод документов из баз данных;
обработку и поиск документов:
- автоматическое рубрицирование документов;
- интеллектуальный поиск документов;
генерацию отчетов и визуализация результатов исследований:
-интегрированный генератор отчетов;
-мощные средства визуализации информации;
высокоуровневый анализ:
- инструментарий поддержки ведения системного анализа;
- средства, задающие структуру ведения анализа рынков сбыта, рынка фирм поставщиков/покупателей, других видов конкурентной разведки;
статистический анализ:
- анализ временных рядов;
- корреляционный анализ;
- автоматическое ранжирование результатов частотного анализа по реквизитам с определением различных частотных характеристик для последующего анализа;
администрирование программного комплекса:
- общее управление программным комплексом;
- управление базами данных;
- управление уровнями доступа и правами различных групп пользователей.
Программные продукты компании Business Objects. Программные продукты в области систем поддержки принятия решений DSS/OLAP фирмы Business Objects (Франция), представленной в России компанией ТЕРН.
Программные продукты компании могут быть использованы для получения информации из БД SQL, в том числе организованных как DataWarehouse, а также служить средством front-end для складов данных, использующих специализированные многомерные СУБД (Arbor Essbase, Oracle Express).
В рамках программного продукта создано множество клиентских приложений:
Reporter – построение отчетов. Уровень подготовки специалиста, создающего отчеты, может быть не выше уровня среднего пользователя Excel;
Business Query, Web Intelligence – построение запросов в терминах бизнеса.
Следующий уровень наращивания системы Business Objects – объединение рабочих мест в систему с централизованным администрированием прав пользователей.
Business Objects Web Intelligence (проект Darwin) – клиентское место пользователя, которое позволяет обращаться к корпоративной информации, пользуясь стандартным веб-браузером. Нетехнический пользователь может строить и просматривать отчеты, делая произвольные запросы к БД в терминах своего бизнеса.