Бухгалтерский учет и аудит расчетов с подотчетными лицами.

Введение
Глава 1. Учет расчетов с подотчетными лицами
1.1 Нормативное регулирование расчетов с подотчетными лицами
1.2 Выдача и учет подотчетных сумм. Основания. Документальное оформление. Аналитический и синтетический учет расчетов
с подотчетными лицами
1.3 Оформление и учет представительских расходов
Глава 2. Организация учета расчетов с подотчетными суммами в ЗАО «Салют»
2.1 Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными суммами,
выданными на командировочные расходы
2.2 Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами
по командировкам внутри страны
2.3 Порядок списания командировочных расходов.
Документальное оформление командировочных расходов
2.4 Правовое регулирование командировок за границу
2.5 Налогообложение командировочных расходов
Глава 3. Аудит учета расчетов с подотчетными лицами
3.1. Методика проведения аудиторской проверки расчетов
с подотчетными лицами
3.2 Перечень аудиторских процедур
3.3 Проверка расчетов с подотчетными лицами
3.4 Типичные ошибки
3.5 Вопросы для составления плана и программы проверки
Список использованной литературы
Приложение 1
Приложение 2
Приложение 3
Приложение 4

Бухгалтерский учет и аудит расчетов с подотчетными лицами.

исследование систем внутреннего контроля и бухгалтерского учета;
получение аудиторских доказательств в отношении конкретных предпосылок подготовки бухгалтерской отчетности;
выявление областей проверки, требующих дополнительных аудиторских процедур, и формирование мнения о бухгалтерской (финансовой) отчетности (итоговое рассмотрение полученных аудиторских доказательств).
Характер:
качественные;
количественные.
Виды:
аналитические процедуры, в основе которых лежат общенаучные методы. Здесь целесообразно выделить такие методы, как анализ, синтез, дедукция, индукция, аналогия, моделирование, логический метод, сравнительный метод, абстрагирование, конкретизация и др.;
аналитические процедуры, базирующиеся на методах смежных экономических наук. Здесь речь идет о приемах экономического анализа, экономико-математических методах, методах теории вероятности и математической статистики.
Источники информационного обеспечения:
внутренние информационные источники;
внешние информационные источники;
информация из законодательных и нормативных документов.
Характер информационного обеспечения:
финансовая информация;
информация нефинансового характера.
Степень охвата (масштаб применения):
сводная бухгалтерская отчетность;
отчетность дочерних организаций и структурных подразделений, выделенных на отдельный баланс;
отдельные элементы (сегменты) бухгалтерской (финансовой) отчетности.
Нам представляется, что предлагаемая классификация будет полезной и для теоретических исследований, и для использования в практической деятельности.
Общие подходы к применению аналитических процедур в ходе аудита достоверности бухгалтерской отчетности отражены в федеральном правиле (стандарте) № 20 «Аналитические процедуры», согласно которому применение этих процедур основывается на допущении о наличии причинно-следственной связи между показателями, характеризующими деятельность клиента. При этом выявление нетипичных, несоразмерных (неожиданных) изменений не всегда выступает доказательством наличия погрешности в учетном процессе, а лишь сигнализирует о вероятности их наличия, а в ряде случаев может выступать следствием действия объективных экономических процессов. В этой связи выявленные необычные отклонения (колебания) и их причины подлежат детальному анализу.
Аналитические процедуры могут выполняться на протяжении всего процесса аудита:
при планировании аудитором характера, временных рамок и объема других аудиторских процедур;
в качестве аудиторских процедур проверки по существу, когда их применение может быть более эффективным, чем проведение детальных тестов операций и остатков по счетам бухгалтерского учета с целью снижения риска необнаружения в отношении конкретных предпосылок подготовки финансовой (бухгалтерской) отчетности;
в качестве общей обзорной проверки финансовой (бухгалтерской) отчетности на завершающей стадии аудита.
Независимо от стадии аудита применение аналитических процедур включает следующие этапы:
определение общей цели;
конкретизация цели;
установление вида аналитических процедур;
определение информационного массива;
осуществление аналитических процедур;
анализ результатов и формулирование выводов.
Целевая направленность и информационный массив проведения аналитических процедур определяются стадией аудита, на которой они осуществляются.
Рекомендуемые виды аналитических процедур перечислены в федеральном правиле (стандарте) № 20 «Аналитические процедуры». Согласно данному стандарту аналитические процедуры включают рассмотрение:
финансовой и другой информации о клиенте в сравнении с сопоставимой информацией за предыдущие периоды, с ожидаемыми результатами деятельности клиента сметами или прогнозами, а также предположениями аудитора, с информацией об организациях, ведущих аналогичную деятельность;
взаимосвязей между элементами информации, которые предположительно должны соответствовать прогнозируемому образцу исходя из опыта работы клиента;
соотношений между финансовой информацией и другой информацией, имеющейся в распоряжении аудитора.
В процессе получения представления о системах бухгалтерского учета и внутреннего контроля, необходимого для планирования аудиторской проверки, аудитор приобретает знания о структуре этих систем и их функционировании. При этом используются:
запросы, направляемые представителям руководства, персоналу, выполняющему руководящие и контролирующие функции, и другим сотрудникам на разных уровнях организационной структуры аудируемого лица, а также пособия по процедурам внутреннего контроля, описания служебных обязанностей и т.п.;
документы и записи, ведущиеся в рамках систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля;
наблюдение за деятельностью и операциями аудируемого лица, в том числе за организацией компьютерных операций.
Федеральные правила (стандарты) аудиторской деятельности содержат информацию, требующую оценивать систему бухгалтерского учета с применением аналитических процедур, которые рассматриваются как один из инструментов исследования этих систем.
На этапе планирования в целях ознакомления с данными системами и вынесения предварительного суждения о степени их надежности применяются аналитические процедуры преимущественно качественного характера, позволяющие оценивать:
соответствие систем контроля специфике и масштабам деятельности;
адекватность организационной структуры с учетом размера и степени сложности бизнеса клиента;
состояние кадровой политики;
уровень организационной структуры бухгалтерской службы;
правомерность применения той или иной системы налогообложения;
технические и методические аспекты ведения бухгалтерского учета и порядка составления бухгалтерской отчетности.
Наряду с «качественными» аналитическими процедурами для оценки отдельных средств контроля могут быть использованы процедуры количественные, например определение удельного веса сомнительной дебиторской задолженности в ее общем объеме, установление соотношения дебиторской и кредиторской задолженности могут служить характеристиками состояния расчетов с дебиторами и кредиторами.
В ходе сбора аудиторских доказательств в отношении конкретных предпосылок подготовки бухгалтерской отчетности аналитические процедуры используются наряду с детальными проверками операций и остатков по счетам бухгалтерского учета.
На этапе завершения аудита аналитические процедуры применяются для окончательной проверки наличия в отчетности существенных искажений, подтверждения первичной оценки надежности систем внутреннего контроля, бухгалтерского учета, соблюдения в отношении клиента принципа непрерывности деятельности. От результатов их применения зависят форма аудиторского заключения и мнение пользователей отчетности.
При проверке расчетов с подотчетными лицами применяются такие аудиторские процедуры, как просмотр и сравнение документов, наблюдение за выполнением хозяйственных и бухгалтерских операций, устный опрос, получение письменных подтверждений, проверка документов по форме, проверка арифметических расчетов, анализ.
3.3 Проверка расчетов с подотчетными лицами
Как было вышеуказано, аудиторская проверка расчетов с подотчетными лицами состоит из следующих этапов.
1. Аудит взаимосвязи между регистрами бухгалтерского учета и проверяемыми первичными документами.
2. Проведение инвентаризации расчетов с подотчетными лицами.
3. Проверка правильности документального оформления хозяйственных операций, в том числе:
- служебные командировки;
- закупка товарно-материальных ценностей, оплата работ, услуг;
- проверка правильности отражения в учете.
4. Аудит загранкомандировок, в том числе:
- документальное оформление;
- возмещение расходов по загранкомандировкам;
- порядок списания расходов по загранкомандировкам;
- учет курсовых разниц.
На первом этапе аудитором осуществляется следующее.
1. Проверяется соответствие сумм, выданных подотчетным лицам из кассы предприятия, путем сличения данных ж/о № 1 и ж/о № 7 за каждый месяц.
2. Проверяется соответствие сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (ж/о № 7) и данных Главной книги за каждый месяц.
3. Сопоставляется месячный оборот по возврату подотчетных сумм в кассу по ж/о № 7 с соответствующим итогом по ведомости к ж/о № 1.
4. Проверяется соответствие данных о выданных подотчетных суммах, отраженных в ж/о № 7 и ж/о № 1, данным за отчетный период по форме № 4 приложения к балансу.
5. Сопоставляются месячные обороты по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», отражающие расходы, отнесенные в дебет счетов 10, 26, 41, 12, 81 и т.п. с записями в Главной книге по дебету соответствующих счетов.
6. Проверяется соответствие сумм в представленных оправдательных документах суммам, отраженным в авансовых отчетах.
7. Проверяется соответствие аналитических данных ж/о № 7 (в разрезе подотчетных лиц) с представленными проверке авансовыми отчетами за конкретный период.
На втором этапе аудитору следует ознакомиться с материалами инвентаризации. При этом следует иметь в виду, что инвентаризация проводится силами заказчика в установленные учетной политикой сроки.
Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета.
При проверке корректности оформления хозяйственных операций аудитору следует обратить внимание на соблюдение сроков отражения в бухгалтерском учете сумм авансовых отчетов по дате их утверждения.
При аудите командировочных расходов аудитором осуществляется следующее.
- проверяется правильность оформления и использования типовой формы командировочного удостоверения: наличие всех необходимых реквизитов, указание цели командировки, наличие отметок о прибытии и выбытии.
- проверяется правильность определения срока командировки и продления командировки.
- проверяется правильность подсчета дней (полных суток) пребывания в командировке. Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки и по данным приложенных транспортных документов. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте.
- проверяется правильность возмещения расходов по найму жилого помещения, проезду к месту командировки и выплаты суточных.
Аудитору необходимо проверить возмещение суммы расходов по найму жилого помещения, расходов по оплате дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах и включаемых в счет за проживание. Исключение из этого порядка предусмотрено для услуг по обслуживанию работника в баре, ресторане или номере и расходов на пользование рекреационно-оздоровительными объектами (бассейном, сауной, тренажерным залом и т.п.). Такие расходы работнику не оплачивают. Если же решением руководителя организации такие расходы оплачиваются, то их сумму облагают налогом на доходы физических лиц (далее - НДФЛ) и взносом на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Эта сумма не уменьшает налогооблагаемую прибыль организации и, следовательно, не облагается единым социальным налогом (далее - ЕСН) на основании п. 3 ст. 236 НК РФ. Расходы на проживание, возмещаемые командированному работнику, уменьшают налогооблагаемую прибыль организации (п. 12 ст. 264 НК РФ).
- аудит затрат на телефонные переговоры. Затраты на телефонные переговоры могут быть компенсированы работнику с разрешения руководителя организации, но, поскольку такая компенсация не относится к командировочным расходам и не предусмотрена действующим законодательством, она должна производиться из прибыли, остающейся после налогообложения, и включаться в совокупный налогооблагаемый доход работника.
- проверка наличия и правильности ведения журналов регистрации командировок лиц, отбывающих в командировки и прибывающих в командировки на данное предприятие, в организацию и учреждение, ведется в специальных журналах по формам, приведенным в инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 7.04.88 г. N 62 «О служебных командировках в пределах СССР». Руководитель организации приказом назначает лицо, ответственное за ведение журналов регистрации работников, прибывающих в командировку и выбывающих в командировку, и производство отметок в командировочных удостоверениях.
При приобретении через подотчетное лицо товаров, работ и услуг аудитором:
- проверяются наличие оправдательных документов, свидетельствующих о фактически произведенных расходах, и правильность их заполнения.
- проверяются представленные накладные, счета, товарные и кассовые чеки, приходные и расходные кассовые ордера и т.п.
- проверяются акты закупки у физических лиц с указанием в них полных сведений об этом физическом лице (фамилия, имя, отчество, адрес места жительства, паспортные данные). Если к авансовому отчету приложен акт о покупке у неизвестного физического лица, следует проверить, включена ли данная сумма в совокупный доход подотчетного лица с удержанием НДФЛ.
3.4 Типичные ошибки
Анализируя практику аудиторских проверок, мы систематизировали нарушения, часто встречающиеся при аудите расчетов с подотчетными лицами.
1. Нарушение порядка выдачи подотчетных сумм:
выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя организации могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы;
выдача денежных средств из кассы под отчет лицам, не являющимся работниками организации;
выдача денег под отчет лицам, не рассчитавшимся по ранее выданным авансам;
выдача подотчетных сумм без определения срока, на который выдана подотчетная сумма;
несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;
систематическая выдача подотчетных сумм без производственной необходимости с последующим возвратом их в кассу;
списание подотчетных сумм по первичным документам неустановленной формы;
списание подотчетных сумм по неправильно оформленным первичным документам;
списание подотчетных сумм при отсутствии первичных документов;
списание подотчетных сумм по первичным документам, выписанным на другое лицо.
2. Нарушения при оформлении командировочных расходов:
отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку;
отсутствие командировочных удостоверений с отметкой в месте пребывания в командировке;
несоблюдение установленных норм командировочных расходов;
отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных норм;
отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм.
3. Нарушение порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов - некорректное выделение НДС в суммах командировочных расходов.
4. Нарушение при приобретении материальных ценностей, оплате работ, услуг подотчетными лицами - выделение сумм НДС расчетным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети и без приложения счета-фактуры.
5. Нарушения порядка учета представительских расходов:
несоответствие фактического размера представительских расходов утвержденной смете (или ее отсутствие);
отсутствие учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм.
6. Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами:
некорректное составление бухгалтерских записей по операциям расчетов с подотчетными лицами;
неправильное выведение остатков на конец отчетного периода;
ведение журнала-ордера № 7 не по каждому подотчетному лицу и выданной сумме;
несоответствие записей в авансовых отчетах данным журнала-ордера № 7 или других регистров.
7. Нарушения в форме и реквизитах первичных документов.
3.5 Вопросы для составления плана и программы проверки
При проверке расчетов с подотчетными лицами аудитор может использовать тест, содержащий следующие вопросы:
соответствуют ли положениям нормативных актов порядок, размеры и условия возмещения расходов на командировки по территории Российской Федерации;
соответствуют ли положениям нормативных актов порядок, размеры и условия возмещения расходов на зарубежные командировки;
соответствует ли положениям нормативных актов налогообложение расходов на командировку;
соответствует ли положениям нормативных актов порядок выдачи и расходования средств на хозяйственные нужды;
соответствует ли положениям нормативных актов порядок выдачи и расходования средств на представительские расходы;
соответствует ли положениям нормативных актов документальное оформление расчетов с подотчетными лицами;
соответствуют ли положениям нормативных актов расчеты суточных (в том числе по загранкомандировкам) в бухгалтерском и налоговом учете;
имеется ли на предприятии список лиц (приказ руководителя), которым разрешено выдавать деньги на хозяйственные нужды;
выдаются ли новые авансы лицам, не отчитавшимся по ранее полученным под отчет суммам;
оформляется ли письменная документация (распоряжения руководителя предприятия) по направлению работников в командировки;
организован ли аналитический учет командировочных расходов;
производится ли расчет сумм, причитающихся работнику на командировки.
По результатам опроса у аудитора складывается определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами в организации. Представленный вопросник позволяет сделать аудитору целый ряд промежуточных выводов, на основании которых он составит программу аудита расчетов с подотчетными лицами и впоследствии установит достоверность отчетных данных.
В приложении 4 нами приведена программа аудита расчетов с подотчетными лицами.
Заключение
Учет операций по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, является несложным, но, с другой - именно на этом участке допускается большое количество ошибок. Наиболее распространенные из них: отсутствие оправдательных документов, несоблюдение предельного размера расчетов наличными денежными средствами с юридическими лицами и др. Порой эти ошибки ведут к довольно неблагоприятным налоговым последствиям.
При этом информация, содержащаяся в документах, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широка и разнообразна, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например с операциями по кассе, по движению материальных ценностей, с расчетами с поставщиками и подрядчиками.
В работе рассмотрены вопросы учета и аудита расчетов с подотчетными лицами, в частности организация учетной работы на исследуемом предприятии.
Анализ деятельности ЗАО «Салют» показал, что состоянии бухгалтерского учета, в частности расчетов с подотчетными лицами удовлетворительное.
В работе мы предлагаем при расчетах с подотчетными лицами применять банковские (корпоративные) карты.
Также в работе нами предложена классификация аудиторских процедур, вопросник и программа аудита расчетов с подотчетными лицами.
Список использованной литературы
1. Гражданский кодекс Российской Федерации (с изменениями от 26 января, 20 февраля, 12 августа 1996 г., 24 октября 1997 г., 8 июля, 17 декабря 1999 г., 16 апреля, 15 мая, 26 ноября 2001 г., 21 марта, 14, 26 ноября 2002 г., 10 января, 26 марта, 11 ноября, 23 декабря 2003 г., 29 июня, 29 июля, 2, 29, 30 декабря 2004 г., 21 марта, 9 мая, 2, 18, 21 июля 2005 г., 3, 10 января, 2 февраля, 3, 30 июня, 27 июля, 3 ноября, 4, 18, 29, 30 декабря 2006 г., 26 января, 5 февраля, 20 апреля, 26 июня, 19, 24 июля, 2, 25 октября, 4, 29 ноября, 1, 6 декабря 2007 г.)
2. Налоговый кодекс Российской Федерации (с изменениями от 30 марта, 9 июля 1999 г., 2 января, 5 августа, 29 декабря 2000 г., 24 марта, 30 мая, 6, 7, 8 августа, 27, 29 ноября, 28, 29, 30, 31 декабря 2001 г., 29 мая, 24, 25 июля, 24, 27, 31 декабря 2002 г., 6, 22, 28 мая, 6, 23, 30 июня, 7 июля, 11 ноября, 8, 23 декабря 2003 г., 5 апреля, 29, 30 июня, 20, 28, 29 июля, 18, 20, 22 августа, 4 октября, 2, 29 ноября, 28, 29, 30 декабря 2004 г., 18 мая, 3, 6, 18, 29, 30 июня, 1, 18, 21, 22 июля, 20 октября, 4 ноября, 5, 6, 20, 31 декабря 2005 г., 10 января, 2, 28 февраля, 13 марта, 3, 30 июня, 18, 26, 27 июля, 16 октября, 3, 10 ноября, 4, 5, 18, 29, 30 декабря 2006 г., 23 марта, 26 апреля, 16, 17 мая, 19, 24 июля, 30 октября, 4, 8, 29 ноября, 1, 4, 6 декабря 2007 г.)
Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»
3. Федеральный закон от 7 августа 2001 г. № 119-ФЗ «Об аудиторской деятельности»