Вход

Оформление реквизитов документов

Рекомендуемая категория для самостоятельной подготовки:
Курсовая работа*
Код 350550
Дата создания 06 июля 2013
Страниц 26
Мы сможем обработать ваш заказ (!) 29 марта в 18:00 [мск]
Файлы будут доступны для скачивания только после обработки заказа.
1 310руб.
КУПИТЬ

Содержание


Введение
1. БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ. ОСНОВНЫЕ РЕКВИЗИТЫ
1.1. Бланки документа
1.2. Формат бумаги. Минимальные размеры полей
1.3. Способы изготовления
1.4. Общий бланк, бланк письма и их реквизиты
2. КОНФИДЕНЦИАЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ
2.1.Конфиденциальность и секретность документов
2.2.Защищенный документооборот
Заключение
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

Введение

Оформление реквизитов документов

Фрагмент работы для ознакомления

2. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).
Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним. Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации (п. 3.8 ГОСТ).
3. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.
Например, дату 5 июня 2007 г. следует оформлять 05.06.2007.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 5 июня 2007 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2007.06.05 (п. 3.11 ГОСТ).
4. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения (п. 3.14 ГОСТ).
Бланк письма, помимо реквизитов о которых говорилось выше по отношению к общему бланку включает следующие реквизиты.
1. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) (п. 3.4 ГОСТ).
2. ОГРН юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами (п. 3.5 ГОСТ).
3. ИНН/КПП проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами (п. 3.6 ГОСТ).
4. Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.) (п. 3.9 ГОСТ).
5. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе (п. 3.12 ГОСТ).
6. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ (п. 3.13 ГОСТ);
7. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):
Минюст России
Департамент информатизации
и научно-технического обеспечения
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
Генеральному директору
ОАО "Северные регионы"
В.А. Лагунину
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
Администрации районов
Московской области
Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке. Например:
Главному редактору
Издательского дома "Медиадом"
Н.В. Семиной
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Государственное учреждение
Всероссийский научно-исследовательский
институт документоведения и архивного дела
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Образцову О.П.
ул. Садовая, д. 5, кв. 12,
г. Липки, Киреевский р-н,
Тульская обл., 301264
(п. 3.15 ГОСТ);
8. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать (п. 3.18 ГОСТ).
9. Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль" (п. 3.19 ГОСТ);
10. Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.
Тексты письма оформляют, как правило, в виде связного текста.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, для письма - просьбу без пояснения).
В письмах используют следующие формы изложения:
от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");
от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");
от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным") (п. 3.20 ГОСТ);
отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.
2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
2. КОНФИДЕНЦИАЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ
Как установлено в ч. 1 ст. 5 Федерального закона "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", информация может являться объектом публичных, гражданских и иных правовых отношений; информация может свободно использоваться любым лицом и передаваться одним лицом другому лицу, если федеральными законами не установлены ограничения доступа к информации либо иные требования к порядку ее предоставления или распространения.
В соответствии с ч. 2 этой же статьи информация в зависимости от категории доступа к ней подразделяется на общедоступную информацию, а также на информацию, доступ к которой ограничен федеральными законами (информация ограниченного доступа).
На уровне Конституции РФ и законодательных актов предусмотрена конфиденциальность информации различного рода.
2.1.Конфиденциальность и секретность документов
К конфиденциальной информации относятся: сведения (документы) о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные); сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства; служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с требованиями законодательства (служебная тайна); сведения с ограниченным доступом, связанные с профессиональной деятельностью (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна и так далее); коммерческая тайна.
«Особняком стоит государственная тайна - ее статус существенно отличается от всех вышеперечисленных. К документам и материалам с грифом "секретно" и "совершенно секретно", допускается лица, при наличии у них соответствующего допуска.»7
Документы, содержащие ту или иную информацию подразделяются на секретные и конфиденциальные. Причем, секретные документы могут быть с грифом "Секретно", "Совершенно секретно", "Особой важности". Конфиденциальные документы соответственно с грифами "Коммерческая тайна" и т.д.
Правоотношения, связанные с каждым из названных видов тайн, регламентируются соответствующим законодательством, которое определяет права и обязанности субъектов таких правоотношений, а также устанавливает ответственность за нарушение режима конфиденциальности или секретности (в случае государственной тайны). Нередко перечисленные категории конфиденциальных сведений смешиваются. Для их отграничения необходимо выделить ряд критериев. Для разных видов тайн отдельные критерии могут совпадать, однако их совокупность должна быть индивидуальной. Такими критериями выступают: кто является обладателем информации, к какой сфере общественной жизни относится документированная информация, составляющая тайну, на кого возложена ее защита, чем определяется состав информации того или иного вида тайны.
На основании указанных критериев выделяют следующие виды тайн.
Государственная тайна - защищаемые государством сведения в области его внешнеполитической, военной, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации. Перечень сведений, составляющих государственную тайну, устанавливается федеральным законодательством. Защита государственной тайны возлагается на уполномоченные государственные органы. Особо следует отметить, что в ряде случаев возможен определенный дуализм - одни и те же сведения (в основном экономического характера), отнесенные к государственной тайне, могут одновременно выступать как коммерческая тайна для хозяйствующих субъектов (различного рода технологии и производственные секреты).
Личная (семейная) тайна - вид тайны, включающий сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина.
Для целей Трудового кодекса РФ персональные данные работника определены как информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника.
По своей природе конфиденциальные документы бывают:
нормативно-методические;
руководящие;
распорядительные;
информационно-справочные;
организационные;
финансово-бухгалтерские;
кадровые (по личному составу).
2.2.Защищенный документооборот

Список литературы

"1.Российская Федерация. ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН от 29.12.1994 N 77-ФЗ (ред. от 03.06.2005, с изм. от 18.12.2006) ""ОБ ОБЯЗАТЕЛЬНОМ ЭКЗЕМПЛЯРЕ ДОКУМЕНТОВ"" (принят ГД ФС РФ 23.11.1994) .(Текст). Первоначальный текст документа опубликован в изданиях ""Собрание законодательства РФ"", 02.01.1995, N 1, ст. 1,
2.Российская Федерация. ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН от 27.07.2006 N 149-ФЗ ""ОБ ИНФОРМАЦИИ, ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЯХ И О ЗАЩИТЕ ИНФОРМАЦИИ"" (принят ГД ФС РФ 08.07.2006) .(Текст). Первоначальный текст документа опубликован в изданиях ""Российская газета"", N 165, 29.07.2006,
3.Российская Федерация. ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН от 29.07.2004 N 98-ФЗ (ред. от 02.02.2006, с изм. от 18.12.2006) ""О КОММЕРЧЕСКОЙ ТАЙНЕ"" (принят ГД ФС РФ 09.07.2004) .(Текст). Первоначальный текст документа опубликован в изданиях ""Парламентская газета"", N 144, 05.08.2004,
4.Российская Федерация. ПОСТАНОВЛЕНИЕ Правительства РФ от 19.01.2005 N 30 (ред. от 11.11.2005) ""О ТИПОВОМ РЕГЛАМЕНТЕ ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНОВ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ"" .(Текст). Первоначальный текст документа опубликован в изданиях ""Собрание законодательства РФ"", 24.01.2005, N 4, ст. 305,
5.Российская Федерация. ПОСТАНОВЛЕНИЕ Правительства РСФСР от 05.12.1991 N 35 (ред. от 03.10.2002) ""О ПЕРЕЧНЕ СВЕДЕНИЙ, КОТОРЫЕ НЕ МОГУТ СОСТАВЛЯТЬ КОММЕРЧЕСКУЮ ТАЙНУ"" .(Текст). Первоначальный текст документа опубликован в издании ""СП РФ"", 1992, N 1 - 2, ст. 7,
6.Российская Федерация. ПОСТАНОВЛЕНИЕ Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст ""О ПРИНЯТИИ И ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ ГОСУДАРСТВЕННОГО СТАНДАРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ"" (вместе с ""УНИФИЦИРОВАННОЙ СИСТЕМОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ. ГОСТ Р 6.30-2003"") .(Текст). Первоначальный текст документа опубликован в изданиях «Экономика и жизнь», N 17, 2003; ""Бюллетень Минюста РФ"", N 5, 2003),
7.Российская Федерация. ПОСТАНОВЛЕНИЕ Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст ""О ПРИНЯТИИ И ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ ГОСУДАРСТВЕННОГО СТАНДАРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ"" (вместе с ""УНИФИЦИРОВАННОЙ СИСТЕМОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ. ГОСТ Р 6.30-2003"") .(Текст). М., ИПК Издательство стандартов, 2003 (Требования к оформлению документов),
8.Российская Федерация. ""ОБЩЕРОССИЙСКИЙ КЛАССИФИКАТОР УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ"" ОК 011-93 (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 N 299) (ред. от 27.03.2007) .(Текст). Первоначальный текст документа опубликован в издании М., ИПК Издательство стандартов, 1995,
9.Российская Федерация. ПРИКАЗ Минкультуры РФ от 08.11.2005 N 536 ""О ТИПОВОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ"" (Зарегистрировано в Минюсте РФ 27.01.2006 N 7418) .(Текст). Первоначальный текст документа опубликован в изданиях ""Российская газета"", N 24, 07.02.2006,
10.Организация работы с документами: Учебник/Под ред. проф. В.А.Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2001,
11.Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов / Кутузов С.В., Тарасова Л.В., Бедюхова Т.А. и др.; Под ред. С.В.Кутузова. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003,
12.Кирова Т.М. Современный документооборот: Учеб.пособие. – 3-е изд. – М.: ИНФРА-М, 2005.
Очень похожие работы
Пожалуйста, внимательно изучайте содержание и фрагменты работы. Деньги за приобретённые готовые работы по причине несоответствия данной работы вашим требованиям или её уникальности не возвращаются.
* Категория работы носит оценочный характер в соответствии с качественными и количественными параметрами предоставляемого материала. Данный материал ни целиком, ни любая из его частей не является готовым научным трудом, выпускной квалификационной работой, научным докладом или иной работой, предусмотренной государственной системой научной аттестации или необходимой для прохождения промежуточной или итоговой аттестации. Данный материал представляет собой субъективный результат обработки, структурирования и форматирования собранной его автором информации и предназначен, прежде всего, для использования в качестве источника для самостоятельной подготовки работы указанной тематики.
bmt: 0.00525
© Рефератбанк, 2002 - 2024