Организация и управление материальными запасами на предприятии

Содержание
Введение
1. Теоретические аспекты организации и управления материальными запасами на предприятии
1.1. Понятие и назначение материальных запасов
1.2. Альтернативные подходы к управлению материальными запасами
1.3. Базовые стратегии формирования материальных запасов
2. Исследование деятельности ООО «СВК»
2.1. Организационная характеристика предприятия
2.2. Анализ экономических показателей деятельности
2.3. Изучение стратегии развития предприятия
3. Пути улучшения организации и управления материальными запасами в ООО «СВК»
3.1. Совершенствование прогнозирования потребностей в материальных запасах
3.2. Повышение экономической эффективности управления материальными запасами
3.3. Разработка имитационной модели управления запасами
Заключение
Список литературы
Приложения

Организация и управление материальными запасами на предприятии

Под макровнешней средой (или макросредой) функционирования фирмы понимают совокупность общественных и природных факторов, воздействующих на все субъекты микросреды (политические, социально-экономические, правовые и т. д.) Макроокружение создает общие условия, в которых действует предприятие, определяя для него и других предприятий границы допустимого и недопустимого. Подобно тому, как атмосфера по разному действует на человека, так и макроокружение в разной степени влияет на организации в зависимости от уровня ее «здоровья».
Группы фирм, организаций или отдельных лиц, образующие микровнешнюю среду фирмы, имеют с ней непосредственные связи или прямое отношение к обеспечению ее успешной деятельности. К ним относят потребителей, конкурентов, поставщиков, посредников, контактные аудитории.
Под внутренней средой указанный специалист понимает совокупность всех внутренних факторов организации, которые определяют процессы ее жизнедеятельности. Внутренняя среда состоит из различных функциональных областей, например:
производственная функция – обеспечение процесса изготовления товара (предоставления услуги), принятие решений в области технологий, управления качеством, создания материально-технической базы, планирования производства и запасов и др.
Финансы и учет – управление финансовыми потоками, а также сбор, обработка и анализ финансовых показателей деятельности компании, оценка ее экономического потенциала, эффективности работы.
Кадровая функция – обеспечение организации людскими ресурсами, повышение квалификации сотрудников, оплата и стимулирование труда.
Сбытовая функция обеспечивает доведение товаров до потребителя.
Функция логистики подразумевает обеспечение производственной системы всеми ресурсами, кроме людских, и т.д.19.
Если говорить о российском бизнесе в целом, то любопытные данные представлены на сайте компании Best Logistics Group в сети Интернет. По их мнению, на российском рынке сейчас наблюдаются семь тенденций:
1. Повышение прозрачности работы предприятий на российском рынке приводит к снижению маржи; расходы растут быстрее, чем доходы. Предприятия, полагающиеся на серые доходы, испытают некоторую неустойчивость. Прозрачность предприятий становится основным условием получения инвестиций и кредитов. Повышение прозрачности в логистике происходит медленнее и приводит к более резкому возрастанию затрат, чем планируют руководители.
2. Осознание реальной величины логистических расходов компании. Для многих компаний 25% розничной цены товаров народного потребления составляют затраты на цепи поставок, причем эта доля продолжает увеличиваться из-за возрастающей сложности логистических схем, изменения структуры заказов клиентов, повышения требований к качеству обслуживания клиентов. Увеличение издержек на логистику привлекает все более пристальное внимание со стороны руководства компании, и ведет к попыткам минимизировать издержки и увеличить прибыль.
3. Увеличение скорости оборота в цепи поставок. Постоянно сокращающееся время на обработку заказов, необходимость быстрого реагирования и возможность проявления гибкости к индивидуальным пожеланиям клиентов, контроль над реальным состоянием в цепи поставок и большая концентрация на управлении цепью поставок становятся ключевыми факторами корпоративного успеха компании.
4. Увеличение внимания к качественному логистическому обслуживанию клиентов. Все более возрастает значение именно логистики в удовлетворении требований клиентов и построении стратегий конкурентных преимуществ. В условиях ожесточающейся конкуренции возрастает роль стратегий на удержание клиента. Выполняя роль «лица компании» в постоянном контакте с клиентом, логистическая функция компании приобретает все большее значение в демонстрации конкурентных преимуществ клиенту и повышении удовлетворения запросов клиентов, и прямо влияет на рост доходов и увеличение доли рынка.
5. Возрастание интереса к консолидации и стратегическим партнерствам для повышения эффективности логистики. В настоящее время в России насчитывается более 6 000 дистрибьютерных компаний, многие из которых находятся в стадии консолидации или рассматривают такую возможность. Также наблюдается интерес инвестиций производителей в дистрибуцию и создание альянсов. Возникают концепции производственных цепочек и других типов совместного бизнеса.
6. Внедрение информационных технологий. Полный контроль за цепями поставок становится решающем в быстроте обработки клиентских заказов, максимально эффективном использовании логистических мощностей, снижении уровня запасов на складе и снижении требуемого оборотного капитала. Компании находят экономически целесообразным инвестирование в системную автоматизацию и программное обеспечение.
7. Выход розничных сетей в российские регионы. Российские сети активизируют свои усилия по проникновению в регионы для диверсификации рисков на фоне прихода западных сетей и стараются занять ведущие позиции на менее развитых локальных рынках. Проникновение на региональные рынки требует использования более сложных схем распределения.
Аналитики прогнозируют увеличение требований к логистике поставщиков и производителей и, следовательно, усложнение логистической системы предприятий. Для удержания позиций на рынках России и СНГ дистрибьюторам и производителям необходимо проводить аудит логистической системы и определять стратегию ее модернизации20.
Кроме того, по результатам авторского обзора документов Правительства РФ, докладов Министерства экономического развития РФ, аналитических бизнес-изданий (журналов типа «Эксперт») можно утверждать, что на сегодняшний день внешняя среда предлагает ООО «СВК» следующие условия для деятельности:
1. Основные возможности:
более-менее стабильный социально-политический фон;
экономика страны находится в фазе выхода из кризиса;
ранее сокращенные из-за кризиса работники предприятий целого ряда отраслей создали собственные коммерческие организации, в результате фирм стало в общей сложности больше (несмотря на то, что имели место и банкротства).
2. Основные угрозы:
обострение конкуренции на местных рынках, прежде всего, ценовой, диверсификация деятельности;
повышение цен на импортные товары;
широкое распространение нелицензированной продукции.
Авторское исследование ООО «СВК» позволяет выявить следующие особенности предприятия:
1. Наиболее значительные сильные стороны:
позитивная корпоративная культура, способствующая эффективному решению проблем, принятию грамотных рыночных решений, стимулированию результативности деятельности, ее развития;
хорошая репутация на рынке, лояльность клиентов.
2. Наиболее значительные слабые стороны:
нечеткость разделения труда и специализации, а также распределения прав и ответственности;
незначительные финансовые ресурсы (в основном, из собственных источников).
На основании полученной информации можно провести SWOT-анализ и выбрать направление для развития. Как объясняют О.С. Виханский и А.И. Наумов, SWOT – метод анализа в стратегическом планировании, заключающийся в разделении факторов и явлений на четыре категории: Strengths (Сильные стороны), Weaknesses (Слабые стороны), Opportunities (Возможности) и Threats (Угрозы). Поскольку SWOT-анализ в общем виде не содержит экономических категорий, его можно применять к любым организациям, отдельным людям и странам для построения стратегий в самых разных областях21.
Соотношение указанных факторов, согласно авторскому осмыслению ситуации, представлена в виде матрицы в табл. 6 на с. 43.
Наиболее подходящей для ООО «СВК» представляется стратегия роста. Экономика страны сейчас неустойчива, поэтому отсутствие роста, согласно приведенному ранее мнению специалистов, может повлечь за собой финансовую несостоятельность. По предположению автора, это должно быть особенно актуально для предприятий, имеющих незначительную финансовую базу.
Для реализации стратегии роста есть следующие возможности: позитивная корпоративная культура, способствующая эффективному решению проблем, принятию грамотных рыночных решений, стимулированию результативности деятельности, ее развития, а также увеличение количества клиентов (в результате увеличения числа фирм).
Таким образом, проведенный SWOT-анализ позволил обосновать необходимость внесения изменений в общий курс развития предприятия: сейчас больше шансов на успех со стратегией роста.
Миссия – предоставлять организациям Москвы и Московской области широкий спектр расходных материалов к печатающим устройствам.
Актуальные задачи, касающиеся организации и управления материальными запасами:
обеспечить формирование запасов в соответствии со спрогнозированным спросом на продукцию;
оптимизировать затраты, отвлекаемые на приобретение запасов продукции для реализации;
расширить использование технологий автоматизированного учета и контроля товародвижения.
Таблица 6
SWOT-анализ
Влияние
Среда
Влияние на организацию
Сильное
Умеренное
Слабое
Вероятность использования возможностей / устранения угроз
Высокая
Позитивная корпоративная культура
Широкое распространение нелицензированной продукции
Нечеткость разделения труда и специализации, а также распределения прав и ответственности
Увеличение количества фирм (потенциальных клиентов)
Средняя
Повышение цен на импортные товары
Обострение ценовой конкуренции на местных рынках
Экономика страны находится в фазе выхода из кризиса
Недостаток финансовых ресурсов
Низкая
Возможности автоматизации бизнеса.
Более-менее стабильный социально-политический фон
Наличие предложений высококвалифицированной рабочей силы
Хорошая репутация в глазах потребителей
Проведенное исследование деятельности ООО «СВК» позволяет автору констатировать, что:
объект исследования выполняет общественно полезную деятельность по доведению продукции от оптовых баз производителей до конечных потребителей, которыми в результате исследования клиентурных рынков выбраны юридические лица Московского региона. Концентрация на данном сегменте позволяет иметь дело с относительно постоянным уровнем спроса на расходные материалы для печатающих устройств. ООО «СВК» ориентирует своих клиентов на регулярные закупки по среднерыночным ценам и «бесплатной» доставкой в офис (мероприятие по стимулированию сбыта);
на предприятии используется логистика материальных запасов как подход к организации управления материальными запасами, а также реализуется комбинация базовых стратегий «по основным изделиям» и «по времени». Заключены договора с организациями, есть информация о количестве принтеров и копиров, находящихся в их распоряжении, возможно вычисление потребности в расходных материалах. Кроме того, наличие относительно большого склада позволяет делать крупные заказы поставщикам и получать дополнительные скидки за объемы;
экономические показатели деятельности по управлению материальными запасами указывают на ее эффективность: доля косвенных затрат в полной себестоимости – 7-8%, затрат на управление материальными запасами в косвенных затратах – около 40%. Это хорошие показатели для коммерческой структуры, содержащей собственный склад;
ООО «СВК» всегда использовало стратегию ограниченного роста. Другими словами, увеличивало годовую выручку, опираясь на показатели прошлого года. В 2009 году это сделать не удалось. SWOT-анализ, проведенный автором, позволяет утверждать, что на современном этапе развития предприятия более целесообразна стратегия роста. Предприятию имеет смысл заниматься привлечением новых клиентов из той же клиентской группы (увеличивать свою долю на рынке), а также расширять ассортимент, что позволит больше зарабатывать, обслуживая тех же клиентов. Увеличение фирм на рынке (сокращенные в результате кризиса специалисты зарегистрировали новые юридические лица), а также хорошая репутация ООО «СВК» на рынке должны этому поспособствовать;
для реализации стратегии роста целесообразно разработать следующие мероприятия, касающиеся управления запасами продукции для перепродажи: обеспечить формирование запасов в соответствии со спрогнозированным спросом на продукцию, оптимизировать затраты, отвлекаемые на приобретение запасов товаров для реализации, расширить использование системы автоматизированного учета и контроля товародвижения.
3. Пути улучшения организации и управления материальными запасами в ООО «СВК»
3.1. Совершенствование прогнозирования потребностей в материальных запасах
Говоря о прогнозировании потребностей в запасах, исследователи обычно указывают, что любой прогноз, независимо от выбранного алгоритма, в конечном счете, должен дать ответ на два вопроса:
1. Какое количество продукции заказывать?
2. Когда заказывать?
Ответ на первый вопрос выражается через размер заказа, определяющего оптимальное количество ресурсов, которое необходимо поставлять всякий раз, когда происходит размещение заказа. В зависимости от рассматриваемой ситуации размер заказа может меняться во времени.
Ответ на второй вопрос зависит от типа системы управления запасами. Если система предусматривает периодический контроль состояния запасами через равные промежутки времени (еженедельно или ежемесячно), момент поступления нового заказа обычно совпадает с началом каждого интервала времени. Когда же в системе предусмотрен непрерывный контроль состояния запаса, точка заказа обычно определяется уровнем запаса, при котором необходимо размещать новый заказ22.
Если исследуемое предприятие последует предлагаемой автором стратегии роста, а именно, будет увеличивать количество клиентов и наращивать свой ассортимент, то расчета запасов расходных материалов на основании информации о количестве клиентов, печатающих устройств у них и потребности в картриджах, тонерах, пленках и т.п., как в настоящее время делается, будет недостаточно. Понадобятся расчеты запасов с учетом спрогнозированного спроса на продукцию.
Поскольку на современном этапе уровень конкуренции достаточно высок, остро встает ассортиментный вопрос. По мнению автора, запросы клиентуры и стратегия роста требуют обслуживать клиентов на следующих условиях:
покупки товаров «все в одном месте»;
разнообразие видов одной группы товаров;
сочетание таких видов товаров, как печатающие устройства и расходные материалы и комплектующие к ним;
сопутствующие товары, например, карты памяти (часто фигурируют в спонтанных покупках).
Залогом успеха надо рассматривать не только широкий ассортимент, но и относительно низкие цены. Экономический кризис привел к тому, что все клиенты, даже премиум-сегмент, стали обращать повышенное внимание на цены. Низких цен можно добиться, если заказывать продукцию у поставщика, по возможности, как можно более крупными партиями. При этом скидка предоставляется на весь заказ, т.е. себестоимость всех приобретаемых товаров может быть уменьшена.
Положительным фактором надо рассматривать и то, что у ООО «СВК» есть возможность экономичной доставки товаров клиентам благодаря долгосрочному договору с транспортной организацией.
ООО «СВК» может реализовывать тысячи наименований товаров. В целях упрощения изложения материала приведем их основные группы:
1. расходные материалы (картриджи, тонеры, чернила и т.п.);
2. запасные части (фильтры, фотобарабаны и т.п.);
3. бумага для офисной техники;
4. офисное оборудование (компьютеры, принтеры, копиры, уничтожители документов и т.п.);
5. компьютерная периферия и аксессуары (мыши, клавиатуры, чистящие средства и т.п.);
6. носители информации (CD, DVD, карты памяти).
И есть восемь поставщиков, у которых данная продукция заказывается. Например, у «Xerox» можно приобрести все указанные группы товаров, у «Hewlett-Packard» - четыре группы и т.п.
На складе ООО «СВК» под хранение продукции для реализации отведено 270 мест (или поддонов или палет). Остальные места предназначены для резервных запасов на случай необходимости срочной замены бракованной продукции, бракованной продукции для возврата поставщику, а также запасов предприятия на собственное функционирование. В среднем на одно место можно поместить что-то одно из следующих вариантов:
125 картриджей или чернил;
200 запасных частей для печатающих устройств;
200 пачек бумаги;
одно наименование офисного оборудования;
100 наименований компьютерной периферии или аксессуаров;
400 носителей информации.
При этом на одном складском месте лежит продукция одного поставщика. Во избежание путаницы нельзя класть на одно место один и тот же вид продукции разных поставщиков, даже если их осталось так мало, что все они на одном месте умещаются. Если тысячи наименований будут таким образом перепутаны, в работе кладовщиков возникнут проблемы.
Предположим, есть следующие данные:
маркетолог прислал план продаж на месяц как в таблице в Приложении 1 на с. 72;
инвентаризация остатков имеет результаты как в таблице в Приложении 2 на с. 73;
72 места на складе занято продукцией, которую запланировано реализовать в текущем месяце.
Появляется необходимость в заказе продукции Поставщика №1 и Поставщика №2, потому что из соотнесения данных по плану продаж и остатков на складе видно, что их товаров не хватает. Соотнесение представлено в таблице в Приложении 3 на с. 74, для расчета которой из продукции, требуемой для продаж (см. Приложение 1 на с. 72), вычтены остатки на складе (см. Приложение 2 на с. 73).
В настоящее время в ООО «СВК» поступили бы следующим образом: изучили информацию в клиентской базе данных, кто, сколько и когда расходных материалов закупает, изучили контракты с поставщиками, и приготовили заказы поставщикам в объемах, необходимых для получения нужных им скидок.
Для более эффективного обеспечения закупок, а именно, учета в расчетах запросов клиентов, автор рекомендует использовать данные о спросе на каждую группу товаров каждого поставщика. Для этого надо взять данные по продажам их продукции, весь спрос принять за 100% и выделить долю в общем спросе, приходящуюся на каждую товарную группу каждого поставщика. Показатели представлены в таблице в Приложении 4 на с. 75.
Если ориентироваться на спрос, то заказы продукции у Поставщика №1 и Поставщика №2 должны выглядеть, как показано в таблице в Приложении 5 на с. 76. Сверка с таблицей в Приложении 1 на с. 72 показывает, что нехватка продукции на складе для обеспечения продаж на следующий месяц, будет покрыта.
Сроки заказов – в начале месяца (так называемая точка контроля запасов), что обусловлено предоставлением плана продаж.
Если при использовании других чисел вдруг окажется, что расчетные данные не покрывают потребность отдела продаж на следующий месяц, то они должны быть скорректированы так, чтобы недостаток был покрыт (но это маловероятно, т.к. спрос на продукцию, как ранее выяснено, более-менее постоянный).
Иначе говоря, для успешной реализации стратегии роста автор предлагает рассчитывать потребность в запасах на складе в соответствии с динамикой спроса. К примеру, если товары Поставщика №1 составляет 56% всех продаж ООО «СВК» (см. Приложение 4 на с. 75), то и складские места под реализацию продукции должны быть на 56% заполнены его товарами. Иначе усилия отделов маркетинга и продаж по привлечению новых клиентов, по предложению существующим клиентам более широкого ассортимента не будут поддержаны наличием товаров на складе.
Таким образом может быть обеспечено эффективное прогнозирование запасов в условиях реализации предприятием стратегии роста. При этом общий подход к управлению запасами (логистика материальных запасов) не изменен, поскольку, как ранее выяснено, использование других подходов потребует от управляющего запасами несколько других знаний. Применяемые базовые стратегии управления запасами «по основным изделиям» и «по времени» оставлены без изменений: реализация стратегии, сформированной на основе их комбинации, по-прежнему наилучшим образом отвечает сложившейся ситуации.
Следует также отметить, что согласно спросу целесообразен прогноз так называемых минимальных запасов предприятия. Максимальные запасы включают в себя запасы продукции на реализацию и резервные запасы, которые рассчитываются несколько иначе. В ООО «СВК» принято отслеживать, какой процент брака имеют поставляемые партии товаров. Резервных запасов продукции определенного поставщика тем больше, чем больше брака может быть в закупаемых у него партиях товаров. Автор находит данное решение обоснованным, поэтому не предлагает ничего менять в сложившейся методике прогноза резервов.