Менеджмент организаций выставок и презентаций(на примере....)

Введение
Глава 1. Особенности организации выставочной деятельности
1.1. Выставки и презентации как инструмент маркетинга
1.2. Традиционные и нетрадиционные формы организации выставок и презентаций
1.3. Влияние рекламы на эффективность проведения выставочно-ярмарочных мероприятий
Глава 2. Анализ организации выставки в антикварном салоне (г. Москва)
2.1. Общая характеристика антикварного салона «АртАнтик» и его деятельности. Позиционирование на рынке
2.2. Анализ организации и стиля рекламы. Сравнение с рекламой конкурентов
2.3. Организация выставки и презентации антикварного салона
Глава 3. Предложения по совершенствованию организации выставок и презентаций
3.1. Разработка мероприятий по совершенствованию организации выставки
3.2. Оценка расходов и эффективности мероприятий
Заключение
Список использованной литературы
Приложени

Менеджмент организаций выставок и презентаций(на примере....)

Можно даже отправить почтой просто элегантную открытку с приглашением (по статистике адресаты прочитывают около 77 % получаемых открыток). Важно, чтобы послание объясняло адресату, почему для него жизненно необходимо участие в выставке. Оптимальное время почтовой рассылки – 2 - 3 месяца до начала выставки (чтобы адресат успел включить свое участие в выставки в свои планы, и чтобы он не успел забыть о письме).Однако следует помнить, что с завершением выставки проведение мероприятий по паблик рилейшнз не завершается. Для закрепления установленных в период работы выставки контактов необходима рассылка благодарственных писем авторитетным Потребителям, журналистам и т.д., а также рассылка информационных писем, освещающих положительные итоги участия предприятия тем Потребителям, которые по каким-либо причинам не смогли участвовать в выставке.Подводя итоги выставки необходимо, наряду с коммерческими успехами или неудачами, беспристрастно оценить относительно конкурентов собственную организацию рекламы и мероприятий по паблик рилейшнз, эстетичность восприятия графических, изобразительных и аудио-визуальных элементов. При этом роль рекламы в организации выставок не стоит недооценивать. В выставочной деятельности, как и в любой другой отрасли, существует жесткая конкуренция. Компания-организатор выставки (ярмарки), сумевшая построить грамотную рекламную компанию способна добиться конкурентных преимуществ. Глава 2. Анализ организации выставки в антикварном салоне (г. Москва)2.1. Общая характеристика антикварного салона «АртАнтик» и его деятельности. Позиционирование на рынкеАнтикварный салон-магазин "АртАнтик" находится в самом центре Москвы - Гостином дворе. Салон предлагает изделия, связанные с новинками научно-промышленных достижений далекого и близкого прошлого: табачная галантерея;фотография;старинные открытки (филокартия);спичечные этикетки (филумения);канцелярские принадлежности (письменные приборы и аксессуары, печати, штампы, зажимы для бумаги);бутылки;игры и игрушки (коллекционные модели, новогодние украшения, настольные игры);оптические приборы (очки, пенсне, лорнеты, бинокли, монокли, подзорные трубы);предметы русского крестьянского быта.уникальные подборки: обширная коллекция фарфора советского периода;непрерывно пополняемые экспозиции старинного оружия (с экспертными заключениями Государственного Исторического Музея);а также редкостный по широте охвата эпох и изменений художественных стилей ряд традиционных коллекций: "венская бронза";спортивный инвентарь и предметы спортивной экипировки;коллекции различных приборов и инструментов (оптических, радиотехнических, измерительных, чертежных, вычислительных);куклы;текстиль (костюм, кружево, ткани, вышивки);аксессуары для представителей самых разных профессий;предметы быта от кухонной утвари до косметических щипчиков, щеточек, перевязочных материалов и предметов ухода за больными.и, конечно, типовые коллекции: бронза (интерьерная скульптура, статуэтки, рельефные композиции);чугунное литье;живопись и графика (натюрморты, пейзажи, портреты, жанровые сцены, гравюры);мебель (зеркала, столы, стулья, шкафы, диваны, кресла);предметы интерьера (сундуки, ширмы, полки, панно, шкатулки);ювелирные украшения;нумизматика;букинистика, документы;вазы, кувшины;посуда (кофейная, чайная, столовая);столовые приборы;часы (напольные, настенные, каминные, наручные, карманные);В салоне-магазине "АртАнтик" предлагается широкий спектр услуг: предлагаются к продаже электронные версии старинных книг;Интернет-галерея,оценка предметов искусства и антиквариата;комиссионная торговля предметами искусства и антиквариата; размещение информации о предметах на страницах своих информационных ресурсов; подбор предметов под заказ внутри страны и за пределами России; формирование и оформление коллекций и наборов на заказ; покупка предметов старины; содействие в музейном атрибутировании предметов искусства; содействие в реставрации; помощь в организации перевозки и доставки.Организация перевозки и доставки покупок платная и составляет 500 рублей в пределах Москвы.Антикварный салон открыт к партнерскому сотрудничеству: готовы предоставить свои предметы для реализации;разместить чужие предметы на страницах нашего сайта;рассмотреть любые взаимовыгодные предложения.Кроме того, салон часто организует выставки и презентации новых коллекций изделий. В 2011 году намечается серьезная крупномасштабная выставка салона с привлечением выставочных комплексов в Москве. Это мероприятие позволит повысить конкурентоспособность и получить дополнительную прибыль. Необходимо очень внимательно подойти к организацию данной выставки. Рассмотрим экономическую характеристику салона.Таблица 2.1Экономические показатели «АртАнтик» в 2008-2010 гг., тыс. рублейПоказатели200820092010Изменение (2008-2010 гг.)2010 г в к 2008 г, %134567Выручка от реализации товаров, тыс. руб.13637916625016537128992121,26Себестоимость реализованных товаров, тыс. руб.8973110933710763117900119,95Валовая прибыль, тыс. руб.46648569135774011092123,78Прибыль от продаж, тыс. руб.780513440129955190166,50Чистая прибыль, тыс. руб.437660972544-183258,14Рентабельность продаж, %3,213,671,54-1,6747,94Выручка от реализации продукции антикварного салона за исследуемый период увеличилась на 28 992 тыс. руб., тепы роста составили 21,26 %. Однако величина чистой прибыли компании сократилась на 1 832 тыс. руб. или на 41,86%.\sРис. 2.1. Экономические показатели деятельности предпряития в 2008 -2010 гг.Поскольку чистая прибыль салона снизилась за последний год, руководство салона приняло решение об организации выставки своих коллекций в выставочном комплексе.2.2. Анализ организации и стиля рекламы. Сравнение с рекламой конкурентовРуководство компании антикварного салона решило провести и организовать выставку с привлечением специализированного комплекса. И таким выставочным комплексом на сегодняшний момент является ООО «Восточные Ворота».Выставочно-ярмарочный комплекс ООО «Восточные ворота» одна из ведущих выставочных компаний г.Москвы, работающая в этой сфере с 1992 года. Всего за 13 лет работы компанией было проведено 91 выставочное мероприятие (табл.2.2).Таблица 2.2Количество выставочных мероприятий, проведенных ООО «Восточные ворота»годКоличество выставокКоличество компаний, принявших участие199823219994602000698200159620026102200361252004355200551032006821220078254200882782009103102010124252010*8250Итого912400* за 11 месяцев 2010 годаКак следует из таблицы, компания ООО «Восточные ворота» из года в год наращивает количество проводимых выставок и увеличивает количество участников в них. Исключением является 2004 и 2008 годы, когда в силу экономических событий в России количество выставок в стране резко уменьшилось.Большинство выставок поддерживается отраслевыми министерствами, ведомствами и ассоциациями, благодаря чему такие мероприятия становятся движущей силой развития отрасли. Основное направление деятельности компании – организация и проведение промышленных выставок (в том числе с участием иностранных компаний), многие из которых признаны ведущими выставочными мероприятиями в своей отрасли.Общая выставочная площадь составляет 1400 кв.м.Рассмотрим схему выставочного комплекса представлена на рис. 2.1.Малыйконференц-зал35 кв.м.Выставочная площадь 1100 кв.м.Большой конференц-зал50 кв.м.Администрация 20 кв.м.Техническоепомещение20 кв.м.Холл35 кв.м.Гардероб и подсобные помещения30 кв.м.Офисное помещение30 кв.м. Кафе 40 кв.м.Рис. 2.1 Схема выставочно-ярмарочного комплексаООО «Восточные Ворота» В течение 3 лет ООО «Восточные ворота» является российским партнером известной немецкой выставочной компании. Более 2400 представителей отечественных компаний, компаний стран СНГ и дальнего зарубежья принимали участие в выставках ООО «Восточные ворота». Основной контингент посетителей – руководители предприятий, специалисты отрасли и торгующие организации.Наибольшее количество компаний, работающих в выставочном бизнесе – 102, не владеют собственными выставочными площадями и организуют выставки на арендуемых площадях. Их оборот составляет 103,6 млн. долл. (36,3% оборота от общего объема предоставляемых выставочных услуг) или около 1 млн.долл. из расчета одной организованной выставки.Классификация организаторов выставок и ярмарокТаблица 2.3ГруппаКоличество организаций в РФКоличество организаций в МосквеПризнакКоличество выставок/ доляОборот, тыс.долл./ доляА1163Специализированные выставочные комплексы с общей площадью более 4 тыс.кв.м. Являются членами Союза международных ярмарок (UFI)73 / 3,5%48 530,2 / 17,0%А25611Специализированные выставочные площадки площадью до 2 тыс.кв.м.289 / 14,0%64 600,0 / 22,6%А310218Организации, не владеющие собственными выставочными площадями. Организация выставок и ярмарок является основным видом деятельности836 / 40,4%103 560,5 / 36,3%А47224Организация выставок и ярмарок является не основным видом деятельности870 / 42,1%68809,3 / 24,1%Итого246562068/100,0%285500,0/100,0% Рис. 2.2 Показатели выставочного бизнеса в России72 неспециализированных организаций по оказанию выставочных услуг занимают 24,1% доли рынка по оказанию выставочных услуг ( 68,8 тыс.долл.). Среднестатистическая выручка от проведения одной выставки составляет менее 1,0 млн.долл.Таким образом, около 60,0% услуг в выставочном бизнесе предлагают компании либо не владеющие собственными площадями, либо организация выставок и ярмарок является не основным видом деятельности для компаний.Согласно проведенной классификации выставочно-ярмарочный комплекс ООО «Восточные Ворота» относится к группе А2. Доля ООО «Восточные Ворота» в оказании услуг по организации выставок и ярмарок составляет около 1,5% в общероссийском обороте или 7,0% в группе А2, или 3,9% в общем объеме по г. Москве.Сделать выставку привлекательной — мечта любого организатора, в том числе и антикварного салона «АртАнтик". Рассмотрим почему «АртАнтик» выбрал именно ООО «Восточные Ворота».Выставочно-ярмарочный комплекс ООО «Восточные Ворота» имеет ряд конкурентных преимуществ перед другими организаторами выставок и ярмарок в Москве из-за наличия собственных выставочных площадей.Таким образом, более 100 выставок организуют выставочные компании, которые арендуют различные помещения для проведения мероприятия, в том числе и у ООО «Восточные Ворота».Перед тем как принять решение о проведении выставки, специалисты ООО «Восточные Ворота» проводят предвыставочную подготовку.Активная работа по организации выставки начинается за 6-8 месяцев до начала выставочных мероприятий после утверждения и согласования Оргкомитетом программы и даты проведения выставки.При определении темы и даты проведения выставки салона «АртАнтик» будут учитываются следующие основные моменты:анализ рынка производителей и потребителей продукции по тематике предстоящей выставки;проходящие специализированные выставки в предстоящем году, включая европейские;чтобы период проведения выставки не совпал с проведением других промышленных выставок и ярмарок в регионе.Рекламная кампания - несколько рекламных мероприятий, объединенных одной целью (целями), охватывающих определенный период времени и распределенных во времени так, чтобы одно рекламное мероприятие дополняло другое.Временные рамки реализации плана подготовки и проведения выставки для антикварного салона очень эластичны (от 2 месяцев до 1 года в зависимости от типа и масштаба выставки). С нашем случае, поскольку выставка антикварного салона не является по масштабам большой подготовка займет 3 месяца.Схема подготовки и проведения рекламной компании предшествующая выставке стандартна для ООО «Восточные Ворота» из года в год и не отличается от большинства рекламных компаний других организаторов выставок.Особое внимание при разработке рекламной компании руководством «АртАнтик» уделяется названию и классификатору выставки. В ее названии, номенклатуре, сроках, продолжительности не должно быть пересечений и искажений, дезориентирующих участников и посетителей. Основой концепции является:обоснование «содержательной» состоятельности проекта для рынка;уникальные стороны проекта;тематико-экспозиционный план выставки, принципы;организации экспозиции, партеры по организации экспозиции;структуру клиентов выставки;мероприятия деловой программы выставки (протокольные мероприятия, конференции, секции, семинары, круглые столы);подпрограммы и сопутствующие мероприятия;конкурсная и презентационная программа;рекламное обеспечение;инфраструктурное обеспечение.Документ, разработанный по такому плану, является «сеткой» для составления сметы выставки и анализа коммерческой состоятельности проекта, презентации и «обкатки» проекта вне компании и его практической реализации подразделениями внутри. Как правило, описание стратегии указывает типы рекламных средств и то, как они будут использоваться.Целевыми группами, на которые направлены рекламные мероприятия, являются юридические фирмы и организации и жители города – потенциальные потребители услуг и товаров клиентов и экспонатов салона «АртАнтик».Описание средств коммуникации начинается с краткого определения аудитории, на которую направлена рекламная кампания, приоритеты в работе с ней, а также указывать конкретные планируемые уровни охвата, частотности и непрерывности. Разработкой рекламной кампании занимается отдел проведения. Специалисты ООО «Восточные Ворота» представляют разбивку по различным рекламным средствам, планируемым к использованию за период рекламной кампании, бюджет на каждое из них, затраты на производство и необходимые материалы.Для применения электронных средств массовой информации ООО «Восточные Ворота» работает с рекламными агентствами и непосредственно с «АртАнтик». Данные рекламные агентства смогут разместить рекламу на телевидении и радио, небольшие компании смогут снять передачу о предстоящей выставке. График проведения рекламных мероприятий ООО «Восточные Ворота» представлен на рис. 2.5 (месяцы отображенные на графике показывают время до начала выставки).8-6 месяцев6-5 месяцев5-3 месяца3-2 месяца1 месяцВыставкаСпециализированные журналыГазетыПрямая рассылка, личное общение с потенциальными клиентамиРадиоПечатная продукцияНаружная рекламаОбязательные мероприятияЖелательные мероприятияРис. 2.5 График проведения рекламной компании для салона «АртАнтик»Совместно с рекламными агентствами планируется объем и продолжительность рекламного объявления вместе с техническими возможностями и соображениями времени, а также бюджетными ограничениями.В таблице 2.4 представлены основные этапы рекламной компании выставочно-ярмарочного комплекса ООО «Восточные Ворота» для организации выставки антикварного салона «АртАнтик».Стенды для «АртАнтик» разрабатываются в дизайнерских фирмах. В журналы и газеты специалисты ООО «Восточные Ворота» обращаются напрямую в отделы рекламы и публикаций.Таблица 2.4Этапы рекламной компании «АртАнтик»Организационные мероприятияДокументальное обеспечениеВремя проведения1.Начало рекламной кампании: 1.1.Размещение в специализированных СМИ согласно медиа-плану рекламы и информации о выставке, направленной на привлечение клиентов.Рекламные модули в специализированных СМИ, отвечающие тематике предстоящей выставки.Охватывается максимальное количество потенциальных клиентов6-8 месяцев до начала выставки1.2. Прямая рассылка информационных писем по клиентским базам с последующим обзвоном (формы работы: факсовая, почтовая, электронная рассылка, телетайп, курьерская рассылка материалов).Договор на участие6-8 месяцев до начала выставки, повторно за 2-3 месяца до начала выставки2. Работа с крупными компаниями, банками, корпорациями по реализации индивидуальных программОрганизация спонсорской программы с показом презентационного роликаВ период организации выставки: от 2 до 6 месяцев до начала.3. Работа на профильных и смежных конкурентных выставках по продвижению выставки Пакет рекламных и заявочных материаловВ период организации выставки: от 4 до 8 месяцев до начала. По необходимости за 1 месяц до начала выставки.4.Размещение рекламных блоков, направленных на привлечение массового посетителя на выставкуРекламные модули в СМИ, наружная реклама, реклама в транспортеЗа 2 месяца до начала выставки5. Работа с клиентами по размещению информации и рекламы в рекламно-информационных приложениях проекта (Каталог, СD, справочники)Коммерческая часть (прайсы реклама, информация) в рекламно-информационных приложенияхЗа 1-2 месяца до начала выставкиПутем «сканирования» периодической печати специалисты ООО «Восточные Ворота» и «АртАнтик» создают отдельные базы данных, с которыми далее происходит «точечная работа» по привлечению потенциальных клиентов для участия в выставке.Далее необходимо разослать информационные письма о предстоящей выставке. Письмо содержит точное название, время, место проведения, тематику выставки, программу мероприятий выставки, контактные телефоны и прочие реквизиты организаторов, т.е. салона «АртАнтик», а также элементы фирменного стиля выставки. Электронные и почтовые адресные рассылки, официальные приглашения рассылаются потенциальным участникам за 6-8 месяцев до начала выставки. Постоянным участникам предлагается скидка 2-3%.К официальной части информации прикладывается стандартная Заявка на участие. Сообщения рассылаются по электронной почте, а вслед за этим высылаются официальные письма. По прошествии двух-четырех недель с момента ориентировочного получения официальных писем проводятся телефонные переговоры с предполагаемыми участниками выставки, с целью приглашения участвовать в выставочных мероприятиях и разъяснения непонятных из официальных сообщений вопросов. Для крупных компаний, банков и СМИ ООО «Восточные Ворота» предлагает детализированный пакет участия в выставке (иначе «спонсорский пакет»), который включает максимальный набор рекламных инструментов. Участие клиента в выставке по индивидуальной программе способно принести значительные дополнительные финансовые поступления организаторам выставки, но требует большой организационной работы менеджеров компании.Индивидуальная (спонсорская) программа включает презентацию сильных/уникальных сторон выставки и ее проектов, а также детализацию рекламных инструментов, предоставляемых клиенту-спонсору организаторами выставки:рекламные возможности участия в выставке;рекламные возможности участия в деловой программе;возможности участия в рекламной кампании в СМИ;возможности рекламных носителей выставки (полиграфия наружная и звуковая реклама, сувенирная продукция специальные проекты и презентационные программы).2.3. Организация выставки и презентации антикварного салонаРассмотрим, какую направленность будет иметь выставка антикварного салона и как организовать данную выставку.Рассмотрим примерную стоимость организации выставки антикварных экспонатов в выставочном комплексе «Восточные ворота». Во-первых, это аренда помещения, а также изготовление стендов. Арендная плата складывается из следующих показателей: стоимости электричества, стоимости охраны данного помещения, стоимости вывоза отходов мусорных, стоимости различного вида листовок, рекламной компании и т.д.Кроме арендной платы необходимо рассчитать расходы на изготовление стендов, оплата труда оформителям стенда, работа с представителями прессы, текущие затраты по стенду.Правильное и своевременное изучение фасада выставочного зала помогает салону в его стараниях добиться подходящего размещения стенда и суметь воспользоваться большим стечением посетителей к «знаменитым» стендам.Стенд представляет собой единый комплекс площади (в кв. км), которую устроитель выставки, то есть «АртАнтик» предоставляет в аренду заинтересованному участнику, а также элементов конструкции/оформления, с помощью которых последний достигает осуществления своего участия в этом мероприятии.Стенд – это образ предприятия-экспонента в миниатюре, воплощающий его общую предпринимательскую культуру. Это уже само по себе действует как средство передачи и приема сообщений и выражает предприятие как единое целое.