Правила проведения совещаний

Введение
1 Понятие и типы совещаний
2 Роли участников совещания
3 Этапы проведения совещаний
4 Основные правила проведения совещаний
5 Эффективность корпоративных совещаний
Заключение
Список литературы

Правила проведения совещаний

10. Подготовка проекта решения совещания (заседания), также направление его участникам.11. Подготовка помещения для проведения совещания.12. Подготовка необходимых средств наглядной информации, технических и вспомогательных средств.13. Подготовка объявлений и указателей.14. Подготовка для участников совещания рабочих (раздаточных) материалов, блокнотов, ручек и т. д.15. Бронирование мест в гостиницах для проживания иногородних участников.16. Заказ транспорта для обслуживания участников совещания.17. Заказ на обслуживание в предприятии общественного питания.18. Подготовка регистрации участников и отметки командировочных удостоверений.19. Подготовка культурной программы для участников совещания.Начало совещания. Начинать совещание нужно точно вовремя. Во вступительном слове необходимо ясно ипредельно конкретно обрисовать обсуждаемую проблему и еще раз обратить внимание всех присутствующих на конечную цель совещания. Чтобы создать стимул для дискуссии, необходимо подчеркнуть практическую значимость обсуждаемых вопросов. Необходимо согласовать с участниками совещания правила совместной работы. Можно поручить одному из участников ведение протокола. Все вступительное слово должно уложиться в 10 минут. Рекомендуется записать главную тему и очередность подтем на доске таким образом, чтобы они все время были перед глазами слушателей и выступающих.Организация дискуссии. Организовать дискуссию можно по-разному. Открытая и плодотворная дискуссия возможна лишь в атмосфере непринужденности. Советуем все время сохранять спокойный и дружеский тон, чрезмерная официальность способна задушить дискуссию.Необходимо ознакомиться со всеми точками зрения на обсуждаемые проблемы, в том числе и с теми, которые противоположны вашей. А это означает, что нужно очень осторожно выбирать слова. Иногда бывает полезно давать немедленную оценку каждому вносимому предложению. Однако если есть опасение, что критические оценки могут остудить творческий пыл участников, то лучше использовать метод так называемой «мозговой атаки». Здесь разрешается высказывать любые, самые невероятные на первый взгляд предложения, а критика их запрещена до окончания «атаки».Умелая постановка вопросов — самое верное средство управления дискуссией. Благодаря этому методу можно переключать внимание присутствующих с одной темы на другую; нацеливать внимание на те аспекты проблемы, которые еще остались в тени. Это дает возможность выяснить новые важные данные или заставить участников совещания занять более четкую позицию по тому или другому вопросу.Завершение совещания. Заканчивая совещание, рекомендуется кратко суммировать проведенное обсуждение и определить будущие мероприятия, которые планируется осуществить согласно принятому решению.Результаты совещания необходимо зафиксировать в протоколе и разослать всем лицам, которые должны быть о них информированы.Эффективность совещания целиком зависит от общего стиля руководства. 4 Основные правила проведения совещанийПять правил проведения совещаний: 1. Необходимо четко и однозначно определить тему совещания. Нередко она определена так расплывчато, подразумевает столько аспектов, что после ее обсуждения у участников остается чувство неудовлетворенности. Кроме того, следует определить, какой результат необходим: принять решение по тому или иному вопросу, выработать рекомендации для его принятия или убедить присутствующих, что уже предпринятые вами шаги правильны.2. Тщательнейшим образом разработать повестку, определив наиболее целесообразную последовательность рассмотрения вопросов. Исходите не из деловых критериев, а из психологических. Начинать лучше всего с подтемы, которую легче всего решить. Достигнутый таким образом «успех» подбодрит участников совещания. Выделите вопросы, способные вызвать оживленную дискуссию, и продумайте, как придать ей нужное направление. Особо сложные проблемы постарайтесь проиллюстрировать наглядными материалами, потому что лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать.Заранее обдумайте, какие черты характера тех или иных участников могут проявиться в ходе совещания и как вам следует на них реагировать. 3. Необходимо убедиться в том, что участники совещания знакомы с фактами, которые могут обсуждаться в ходе дискуссии. Ознакомление можно организовать до начала совещания, предоставив его будущим участникам соответствующую документацию.4. Приглашения специалистам для участия в совещании следует посылать как можно раньше. Из текста должно быть ясно видно, каковы тема и цель совещания. 5. Выбирайте зал заседаний исходя из целей совещания. Условия размещения участников имеют очень большое значение для создания соответствующей деловой атмосферы. Помещение должно иметь хорошую звукоизоляцию, нормальную температуру воздуха (+19 °С), ни слишком роскошную, ни слишком спартанскую обстановку и, что очень важно, хорошую вентиляцию. Каждый из присутствующих должен иметь возможность без труда видеть и слышать выступающего.Во вступительном слове нужно ясно и предельно конкретно обрисовать обсуждаемую проблему и еще раз обратить внимание присутствующих на конечную цель совещания. Для создания стимула для дискуссии подчеркните практическую значимость обсуждаемого, еще лучше — сразу поставьте перед слушателями ряд конкретных вопросов. Особенно постарайтесь, чтобы отчетливо прослеживалась связь между темой совещания и интересами его участников, кому оно может казаться бесполезным. Все вступительное слово должно уложиться в 10 минут. Рекомендуем записать главную тему и очередность подтем так, чтобы они все время находились перед глазами слушателей и выступающих.5 Эффективность корпоративных совещанийЭффективность системы совещаний это – соотношение затрат на проведение и подготовку и полученных результатов, т.е. достижение целей, поставленных перед данной системой. Эффективность совещаний зависит от трех групп факторов: планирование, процесс и последствия. Как говорил гуру стратегического управления Питер Друкер «Долгосрочное планирование имеет прямое отношение не к будущим решениям, а к будущему тех решений, которые принимают сегодня». К факторам планирования мы относим: цель, ожидаемый результат, формат, состав участников, агенда (от англ. “ agenda ” повестка дня, предварительный перечень вопросов), периодичность, увязки совещаний между собой. При планировании в первую очередь нужно определить цель и желаемый результат совещаний. Результатом совещаний выступает состав и объем информации, которую необходимо обсудить, а также согласование и принятие решений по декларируемым темам. Решения распространяются сверху вниз, последовательно переходя с высшего менеджмента до руководителей групп, контроль наоборот осуществляется снизу вверх, т.е. сначала проводятся совещания по результатам в отделах, а уже потом аккумулируются и анализируются на уровне управления. Исходя из результатов, которые ожидается получить определяется состав участников и масштаб совещания. Для этого следует определить, кого непосредственно касается данное совещание, чье мнение является важным. Если совещание проводится между подразделениями, то слишком большое количество человек будет неуместным. Значительно повысить эффективность системы совещаний позволяет введение агенды. Она может быть оформлена в виде списка или пояснительной записки, содержащей описание ситуации. Такое предварительное оповещение дает участникам совещания возможность ознакомиться с регламентом совещания, подумать над вопросами заранее, собрать необходимые факты, выбрать направление для диалога. В процессе совещания это позволит не отклоняться от основной темы, структурировать обсуждение. На эффективность системы совещаний будет влиять и выбранный формат. Формат совещания должен соответствовать поставленным целям. Так, если стоит задача поиска новых идей, выявления возможных альтернатив решения, то лучше проводить совещание в форме мозгового штурма. Или если основная задача заключается в информировании или убеждении в необходимости изменений, то лучше провести совещание в форме презентации и ответов на вопросы по ней. Если же основная задача проконтролировать выполнение показателей, то совещание можно провести в форме опроса каждого участника по контрольным показателям. Определяя периодичность проведения совещаний, следует определить, как часто возникает необходимость обсуждения данных вопросов.