Создание информационной политики компании в сфере телекоммуникации

ВВЕДЕНИЕ
ГЛАВА 1. PUBLIC RELATIONS В ТЕЛЕКОММУНИКАЦИЯХ
1.1 Определение Public relations
1.2 Корпоративные коммуникации: понятие, цели деятельности
1.3 Связи с общественностью в телекоммуникационном бизнесе
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ СМИ
2.1. Количественно-тематический контент-анализ
2.2 Количественно-тональный контент-анализ
2.3 Медийный контент-анализ
2.4 Рекомендации
ГЛАВА 3. СОЗДАНИЕ ПОЛОЖЕНИЯ ПО ИНФОРМАЦИОННОЙ ПОЛИТИКЕ КОМПАНИИ
3.1. Сформулировать основные принципы информационной политики
3.2. Определить основные целевые аудитории
3.3. Классифицировать основные типы корпоративной информации и основные информационные поводы
3.4. Сформулировать основные принципы создания исходящих
материалов
3.5 Основные целевые СМИ для компании. Работа с целевыми СМИ
3.6 Описать основные информационные ресурсы компании
3.7 Описать ответственность за распространение информации
3.8 Сформулировать процедуры оценку информационной деятельности компании
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
ПРИЛОЖЕНИЕ

Создание информационной политики компании в сфере телекоммуникации

6. Управляемость - распространение корпоративной информации происходит централизованно, по согласованию с руководителем подразделения, отвечающего за корпоративные коммуникации – Директором по маркетингу.
Все работники Компании имеют доступ к корпоративной информации, пользуются информационными ресурсами. Дирекция по маркетингу должна следить за тем, чтобы персонал был хорошо информирован о деятельности компании, своевременно получал как внутреннюю корпоративную, так и публичную информацию, постоянно повышал свой уровень знаний о Компании и рынке информационных технологий Санкт-Петербурга.
3.2. Определить основные целевые аудитории
Акционеры и инвесторы
СМИ
Активные клиенты компании, арендующие каналы связи.
Потенциальные клиенты компании
Персонал
Бизнес-партнеры
Общественность
Государственные органы
К целевым аудиториям Компании относятся акционеры компании, СМИ, активные клиенты компании, потенциальные клиенты компании, персонал, бизнес-партнеры, государственные органы.
Акционеры и инвесторы
Акционеры компании являются единой целевой аудиторией Компании. Они принимают стратегические решения о развитии Компании и контролируют деятельность ее руководства в соответствии с законодательством РФ, Уставом Компании и другими внутренними документами Компании.
СМИ
Средства массовой информации РФ, электронные и печатные, являются одной из самых важных целевых аудиторий компании. Они оказывают влияние на другие целевые аудитории, являются основным инструментом доведения информации о Компании до всех целевых аудиторий, а также до широкой общественности. СМИ влияют на имидж и репутацию Компании.
Активные клиенты компании
Клиентами Компании являются пользователи услуг передачи данных, местной и междугородной телефонной связи, а также пользователи услуг телематических служб и внутризоновой телефонной связи на территории Санкт-Петербурга и Москвы. От этой аудитории зависит состоятельность Компании как коммерческой структуры, ориентированной на извлечение и преумножение прибыли. В данную широкую группу входят также организации, арендующие каналы связи.
Потенциальные клиенты компании
Потенциальными клиентами компании являются все жители Санкт-Петербурга и Москвы, имеющие техническую возможность получения каких-либо услуг, предоставляемых компанией. Данная аудитория крайне важна для компании как основной ресурс извлечения и преумножения дополнительной прибыли.
Персонал
Персонал Компании является аудиторией, от которой непосредственно зависит успех ее операционной деятельности. К этой группе относятся все работники Компании, включая работников представительств и удаленных офисов.
Бизнес-партнеры
Иностранные и российские IT-компании и их представители на территории РФ, рекламные и полиграфические компании, дилеры, банки, организации, занимающиеся сбором платежей с населения.
Общественность
Общественные группы и организации, население регионов деятельности Компании. Они оказывают существенное влияние на другие целевые аудитории Компании.
Государственные органы
Государственные органы играют важную роль в деятельности компании на рынке информационных технологий.
3.3. Классифицировать основные типы корпоративной информации и основные информационные поводы
Информация о запуске услуг на территории Санкт-Петербурга и Москвы
Информация об административно-управленческой деятельности компании
Информация о финансовой деятельности компании
Информация о маркетинговой/рекламной/PR-деятельности компании
Информация о запуске услуг на территории Санкт-Петербурга и Москвы
- Запуск новых услуг
- Предоставление имеющихся услуг
- Добавление новой сервисной услуги в имеющийся пакет услуг
Информация об административно-управленческой деятельности компании
- Кадровые изменения в руководящем составе компании
- Появление новых подразделений, имеющих стратегическую значимость для дальнейшего развития компании
Информация о финансовой деятельности компании
Информация о маркетинговой/рекламной/PR-деятельности компании
- Появление новых способов оплаты услуг
- Информация о новых тарифных планах или изменении текущих
- Информация о совместных акциях с партнерами
- Информация о социальной деятельности компании
- Информация о новых рекламных кампаниях
- Информация о специальных предложениях компании
- Информация о мероприятиях, проводимых компанией
3.4. Сформулировать основные принципы создания исходящих материалов
Определить ключевые тезисы по направлениям работы компании
Определить виды исходящих материалов и их оформление
Регламентировать порядок цитирования в материалах
Установить процедуру согласования и утверждения исходящих материалов
Установить порядок обработки входящих запросов от СМИ
Определить особые случаи и стратегию поведения в таких случаях
Описать формирование коммуникационного плана – основополагающего документа информационного планирования компании
Описать основные целевые СМИ для компании и указать принципы работы с ними
Ключевые тезисы по направлениям работы компании
Данные тезисы необходимо использовать как ключевые при подготовке исходящих материалов по указанным ниже тематикам.
1. Комплекс инновационных услуг «ТрансТелеКом»
- Факс-почта
- Виртуальный факс
- Факс по запросу
- Виртуальный городской телефонный номер
- Проведение телефонных пресс-конференций
- Простота и надежность использования
- Доступная стоимость услуги
- Широкий спектр возможностей оплаты
- Дополнительные услуги
2. Выделенный доступ в Интернет
- свободная телефонная линия
- высокая скорость передачи передача данных
- широкий спектр возможностей оплаты
- доступные тарифы
3. Продвижение брендов
- продуманные инвестиции в маркетинг
- креативные концепции
- перманентное изучение рынка мультисервисных услуг
4. Обслуживание клиентов
- квалифицированный и вежливый персонал
- оперативность решения проблем
- мощный call-центр
Виды исходящих материалов
1. Новость
Информационный текст, связанный с какими-либо изменениями, произошедшими в деятельности компании.
2. Пресс-релиз
PR-текст, содержащий предназначенную для прессы актуальную оперативную информацию о событии, касающемся деятельности компании.
3. Байлайнер
Байлайнер — это авторская, или именная статья, посвященная событию, создающая или поддерживающая от имени первого (должностного) лица имидж компании.
4. Поздравление
Поздравление - разновидность текста, представляющая собой поздравление со знаменательным событием, направленное сегменту целевой общественности от имени первого (должностного) лица компании.
5. Бэкграундер
Бэкграундер — текст, представляющий расширенную информацию текущего характера о компании. Бэкграундер может также передавать расширенную неактуальную информацию сопровождающего характера по отношению к информационному поводу.
6. Факт-лист
Факт-лист позволяет в краткой форме подчеркнуть и выделить наиболее интересные для СМИ данные.
7. Приглашение
Приглашение - текст о событии в жизни компании, в котором адресату (конкретному лицу или организации) предлагается принять участие.
8. Информационный буклет
Жанр текста, в котором предоставляется информация о компании, ее проектах, руководстве компании, предоставляемых услугах.
9. Рекламный носитель
Любой медиа-носитель (печатный либо электронный), включающий в себя информацию о предоставляемых услугах, стоимости их подключения, стоимости оборудования, абонентной плате, условиях подключениях, специальных акциях и т.д.
10. Поздравление
Поздравление - разновидность текста, представляющая собой поздравление со знаменательным событием, направленное сегменту целевой общественности от имени первого (должностного) лица компании
11. Интервью
Интервью – жанр текста, представляющий собой набор вопросов должностному лицу компании и его ответов на них.
Стиль текста и оформления материалов
1. При подготовке материалов используется официально-деловой стиль написания текста.
2. В большинстве материалов, за исключением изначально написанных от имени первого (должностного) лица компании, повествование должно вестись от третьего лица.
3. Наличие в тексте специальных технических терминов, относящихся к мультисервисным услугам, не должно превышать пять процентов от общего объема текста.
4. В исходящих материалах, кроме факт-листа, количество приводимых цифр не должно превышать количество текстовой информации.
5. При наличии специфических русско- и иноязычных аббревиатур в тексте, которые могут быть незнакомы целевой аудитории, далее по тексту должна следовать расшифровка аббревиатуры с кратким разъяснением понятия, стоящего за аббревиатурой.
6. Все исходящие материалы должны быть подготовлены с использованием корпоративного стиля для документов, утвержденного приказом Генерального директора.
7. При создании исходящих материалов и обработке входящих запросов, требующих наличия фотографий упоминаемых в материалах персон, используется фото-портфолио, находящееся в распоряжении Дирекции по маркетингу.
8. При подготовке пакета информационных материалов на мероприятие компании весь комплект информационных материалов должен дублироваться на электронном носителе.
Порядок цитирования в материалах
1. Основной массив цитат в исходящих материалах и ответах на входящие запросы должен принадлежать Генеральному директору компании.
2. В случае, когда речь идет о специфических аспектах работы компании в области маркетинга, в материале может присутствовать цитата Директора по маркетингу.
3. В случае, когда речь идет о специфических аспектах работы компании в сфере обслуживания клиентов, в материале может присутствовать цитата Руководителя отдела продаж.
Процедура согласования и утверждения исходящих материалов
1. Менеджер по маркетингу и PR готовит материал для публикации, используя имеющуюся у него информацию или запрашивая данные у руководителей других подразделений. При этом другие подразделения должны предоставлять такую информацию в указанные менеджером по маркетингу и PR сроки.
2. После подготовки материал попадает на ознакомление Директору по маркетингу и Руководителю отдела продаж, которые вносят свои замечания/корректировки, при наличии таковых. При просмотре и согласовании документа Руководитель отдела продаж и Директор по маркетингу руководствуются запланированными сроками публикации документа.
3. После внесения корректировок менеджером по маркетингу материал направляется Директором по маркетингу на согласование Генеральному директору. При просмотре и согласовании документа Генеральный директор руководствуется запланированным сроком публикации документа.
4. После получения письменного/устного подтверждения от генерального директора менеджер по маркетингу и PR запускает подготовленный материал в распространение.
5. В случаях, когда невозможно получить комментарий/утверждение Генерального директора, Директор по маркетингу или Руководитель отдела продаж имеют право самостоятельно принять решение об утверждении данного материала.
6. В случаях, когда невозможно получить комментарий/утверждение Директора по маркетингу или Руководителя отдела продаж, менеджер по маркетингу и PR имеет право направить материал на утверждение Генеральному директору напрямую.
Порядок обработки входящих запросов от СМИ
Все входящие запросы в компанию обрабатываются только в письменном порядке. Для данного правила существует некоторое количество исключений.
Порядок обработки запроса по электронной почте выглядит следующим образом:
1. Отсылка получения подтверждения получения запроса в СМИ
2. Запрос в СМИ по срокам размещения материала (если сроки изначально не указаны во входящем запросе)
3. Подготовка материала согласно процедуре согласования и утверждения исходящих материалов
Порядок обработки телефонного запроса от СМИ выглядит следующим образом:
1. Устная благодарность за интерес к компании
2. Обращение внимания представителя СМИ на то, что все входящие запросы в компанию обрабатываются только в письменном порядке.
3. Достижение договоренности о получении письменного запроса со списком вопросов к компании и сроком, в течение которого необходимо подготовить ответ.
4. Подготовка материала согласно процедуре согласования и утверждения исходящих материалов
Особые случаи и стратегия поведения в таких случаях
При работе со СМИ могут возникать особые ситуации. В рамках таких ситуаций допустима обработка входящих запросов по процедуре, отличной от описанной выше.
Обращение в Дирекцию по маркетингу представителей ключевых печатных СМИ (Коммерсант, Ведомости, Деловой Петербург) или представителей новостных программ телекомпаний. При возникновении данной ситуации и появления необходимости срочно дать устный комментарий в данные СМИ допускается подготовка срочного устного комментария Генерального директора путем срочного устного согласования такого комментария с Генеральным директором.
Обращение лично к Генеральному директору представителей ключевых печатных СМИ (Коммерсант, Ведомости, Деловой Петербург) или представителей новостных программ телекомпаний. При возникновении данной ситуации и появления необходимости срочно дать устный комментарий в данные СМИ допускается личный устный комментарий Генерального директора с последующим уведомлением Дирекции по маркетингу в целях отслеживания выхода данного комментария в СМИ
Устные вопросы на событиях, организованных компанией, либо при контакте первого лица компании со СМИ на каких-либо событиях/мероприятиях. При возникновении данной ситуации и необходимости дать ответ на вопросы допускается личный устный комментарий Генерального директора с последующим уведомлением Дирекции по маркетингу в целях отслеживания выхода данного комментария в СМИ
Комментарии на вышедшие в СМИ публикации. В случае, когда необходимо дать комментарий на вышедшую публикацию, то комментарий готовится менеджером по маркетингу и PR, исходя из пункта 3.3.3., затем в устной форме достигается договоренность с журналистом/редактором СМИ о размещении комментария, при наличии такой возможности.
Формирование коммуникационного плана
Коммуникационный план – внутренний документ компании, который определяет планируемое размещение материалов по определенным тематикам в печатных и электронных СМИ на квартал вперед. Коммуникационный план подготавливается менеджером по маркетингу и PR, согласовывается с Директором по маркетингу и Руководителем отдела продаж и утверждается Генеральным директором.
3.5 Основные целевые СМИ для компании. Работа с целевыми СМИ
Тематические СМИ
Название СМИ
Тип СМИ
Ключевой принцип работы с данным СМИ
Портал Comnews
Электронный ресурс
Бесплатное размещение материалов
Портал SpbIT
Электронный ресурс
Бесплатное размешение материалов
Портал СNEWS
Электронный ресурс
Бесплатное размешение материалов
Портал News Outdoor
Электронный ресурс
Бесплатное размешение материалов
Портал AdLife
Электронный ресурс
Бесплатное размешение материалов
Журнал ТелеСпутник
Печатное СМИ
Бесплатное размещение материалов
Журнал Top-Manager
Печатное СМИ
Платное размешение материалов
Дело
Печатное СМИ
Бесплатное размещение материалов
Эксперт Северо-Запад
Печатное СМИ
Платное размешение материалов
Конкуренция и рынок
Печатное СМИ
Бесплатное размещение материалов
Журнал Стандарт
Печатное СМИ
- При наличии весомой темы для материала/интервью – бесплатное размещение
- Размещение материалов/интервью на платной основе
Общегородские печатные СМИ
Коммерсант
Печатное СМИ
- При наличии весомой темы для материала/интервью – бесплатное размещение
Ведомости
Печатное СМИ
- При наличии весомой темы для материала/интервью – бесплатное размещение
Деловой Петербург
Печатное СМИ
- При наличии весомой темы для материала/интервью – бесплатное размещение
Мой район
Печатное СМИ
Бесплатное размещение новостей
Санкт-Петербургские ведомости
Печатное СМИ
- При наличии весомой темы для материала/интервью – бесплатное размещение
Комсомольская правда
Печатное СМИ
- Размещение материалов/интервью на платной основе
Метро
Печатное СМИ
- При наличии весомой темы для материала/интервью – бесплатное размещение
- Размещение материалов/интервью на платной основе
Вечерний Петербург
Печатное СМИ
- При наличии весомой темы для материала/интервью – бесплатное размещение
- Размещение материалов/интервью на платной основе
Смена
Печатное СМИ
- При наличии весомой темы для материала/интервью – бесплатное размещение
- Размещение материалов/интервью на платной основе
Общегородские электронные СМИ
Портал РБК
Электронный ресурс
- При наличии весомой темы для материала/интервью – бесплатное размещение
- Размещение материалов/интервью на платной основе
Портал АБН
Электронный ресурс
Бесплатное размещение материалов
Портал Росбалт
Электронный ресурс
- При наличии весомой темы для материала/интервью – бесплатное размещение
- Размещение материалов/интервью на платной основе
Портал Фонтанка
Электронный ресурс
Бесплатное размещение материалов
Портал Лениздат
Электронный ресурс
Бесплатное размещение материалов
Портал Dp.ru
Электронный ресурс
- При наличии весомой темы для материала/интервью – бесплатное размещение
- Размещение материалов/интервью на платной основе
3.6 Описать основные информационные ресурсы компании
Интернет-сайт компании
Новостная лента
Годовой отчет
Интернет-сайт компании
Дирекция по маркетингу использует интернет-сайт компании для оперативного предоставления целевым аудиториям различной информации:
• описание основной деятельности
• публичные документы и новости компании
• информация для потенциальных и активных клиентов компании
• информация для СМИ
• информация о менеджменте компании
Новостная лента
Корпоративное издание для клиентов "WESTCALL TELEGRAPH". Новостная лента в полной мере знакомит с новостями и предложениями компании.
Годовой отчет
Является главным публичным информационным материалом компании. Утверждается Общим собранием акционеров. В отчете представлена информация в соответствии с российским законодательством, регулирующим деятельность акционерных обществ.
3.7 Описать ответственность за распространение информации
Персонал не имеет права распространять корпоративную информацию с целью ее публикации. В случае получения внешнего запроса о предоставлении корпоративной информации, работник должен проинформировать о получении такого запроса своего руководителя, который должен переадресовать такой запрос в Дирекцию по маркетингу. Данное правило не затрагивает рабочий обмен информацией между работниками при осуществлении ими своих функций в соответствии с должностными обязанностями.
3.8 Сформулировать процедуры оценку информационной деятельности компании
Оценка информационной деятельности
Дирекция по маркетингу регулярно и на постоянной основе проводит оценку результатов информационной деятельности компании. По итогам оценки готовятся выводы, рекомендации и корректировки в коммуникационном плане на квартал.
Регулярно, на постоянной основе Дирекция по маркетингу осуществляет мониторинг СМИ. Данный процесс может осуществляться Дирекцией как самостоятельно, так и с привлечением организаций, специализирующихся в области мониторинга СМИ. В результате мониторинга необходимо отобрать все материалы из электронных и печатных СМИ, в которых:
• присутствуют цитаты руководства компании либо упоминание о руководстве компании
• присутствуют упоминания о брендах компании
• присутствует информация о конкурентной среде, рынках, интересующих компанию, участниках рынка
По результатам мониторинга СМИ Дирекцией по маркетингу еженедельно готовится отчет, который включает в себя:
• Алфавитный перечень публикаций
• Тексты публикаций в электронном виде
• Контент-анализ, содержащие по каждой публикации следующие данные:
• Название
• Ссылка на источник
• Авторство материала
• Тональность публикации
• Тематика публикации
• Авторство цитат (если имеются)
Еженедельно отчет рассылается по электронной почте руководству компании и другим заинтересованным сотрудникам.
Гиперссылки на материалы, заслуживающие моментального внимания/реакции, рассылаются руководству по электронной почте в день выхода материала, что не исключает их дальнейшего попадания в еженедельный отчет.
Информация, полученная в результате анализа мониторинга за квартал, используется вкупе с другой внутренней информацией о проектах компании при создании/корректировке коммуникационного плана на следующий квартал.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ