документация и организация докуметооборота на предприятии ООО Металлоштамп

СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ
1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА
1.1. Сущность понятия документация и ее место в деятельности предприятия
1.2. Структура документооборота современного предприятия
1.3. Теоретические основы управления документооборотом современного предприятия
2. ХАРАКТЕРИСТИКА ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА ПРЕДПРИЯТИЯ ООО «МЕТАЛЛОШТАМП»
2.1. Общая характеристика ООО «Металлоштамп»
2.2. Анализ системы документационного обеспечения в ООО «Металлоштамп»
2.3. Оценка действующей системы управления документооборотом на предприятии ООО «Металлоштамп»
3. ПУТИ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ И ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРЕДПРИЯТИИ ООО «МЕТАЛЛОШТАМП»
3.1. Совершенствование документационного обеспечения на предприятии
3.2. Современные программные решения для управления предприятием в области документооборота. Электронный документооборот
3.3. Программное решение в области документооборота для предприятия ООО «Металлоштамп»
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
ПРИЛОЖЕНИЕ -86

документация и организация докуметооборота на предприятии ООО Металлоштамп

25 – оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 – отметка об исполнителе;
28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 – отметка о поступлении документа в организацию;
30 – идентификатор электронной копии документа
В настоящее время на основании Постановления Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» должно использоваться 24 реквизита [9].
Приказы издаются директором ООО «Металлоштамп» для решения основных оперативных задач, стоящих перед организацией.
Образец приказа представлен в Приложении 3.
Право разработки и подписи указаний делегировано директором ООО «Металлоштамп» двум заместителям директора и начальнику кадровой службы в пределах их компетенции.Указания издаются преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов.
Документы, подготавливаемые в ООО «Металлоштамп», до придания им юридической силы (подписания, регистрации, при необходимости, утверждения и приложения печати) подлежат согласованию со структурными подразделениями или должностными лицами, которых он касается. В работе с документами под согласованием понимается предварительная оценка проекта документа и получение согласия на его издание.
Согласование может проводиться как внутри ООО «Металлоштамп» со структурными подразделениями и должностными лицами (внутреннее согласование), так и вне – с подчиненными и неподчиненными организациями (внешнее согласование). Внутреннее согласование оформляется визой, внешнее – грифом согласования.
Так, проект приказа, решения, распоряжения визируется составителем проекта и руководителем структурного подразделения, вносящего проект, всеми указанными в проекте исполнителями, должностными лицами, ответственными за исполнение документа в целом. Проекты документов, исполнение которых требует финансового обеспечения, обязательно согласовываются с главным бухгалтером. В случае несогласия с проектом пишут мотивированное заключение.
Если документ визируется несколькими должностными лицами, визы располагаются одна под другой в порядке визирования. Сроки согласования больших по объему и сложных по содержанию документов не должны превышать 2–3 дней (для каждой согласующей инстанции). Остальные документы визируются в день их поступления на согласование.
Кроме визы согласования в делопроизводственной практике ООО «Металлоштамп» часто применяется и так называемая виза ознакомления. Она проставляется на официальном документе, т.е. уже подписанном, утвержденном и вступившем в действие. Необходимость оформления визы ознакомления возникает, например, при поступлении документа из другой организации, если с содержанием этого документа должны ознакомиться должностные лица в соответствии с их служебным положением и должностными обязанностями. Кроме того, для организации качественного и своевременного исполнения документов с содержанием не только поступившего документа, но и внутреннего, требующего исполнения (приказа, распоряжения и др.), должны быть ознакомлены все работники, которых касается его содержание.
При наличии разногласий по проекту документа и невозможности их устранения на стадии согласования окончательное решение по содержанию документа принимает должностное лицо, его подписывающее (утверждающее). Приказы и распоряжения в ООО «Металлоштамп» подписываются руководителем или двумя его заместителями. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке ООО «Металлоштамп». Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия акта управления указываются в самом документе.
По прохождению производственной практики в ООО «Металлоштамп» автором данной работы был сделан вывод, что по направленности управленческой деятельности все приказы руководителя предприятия условно можно разбить на следующие группы:
- техника безопасности - детерминированные решения, затрагивающие вопросы техники безопасности, правил работы, пожарной безопасности;
- режим труда – вопросы, касающиеся изменений рабочего режима, вызванных какими-либо обстоятельствами;
- наказания – выговоры, взыскания, наказания работников организации за нарушение трудовой дисциплины, срыв сроков выполнения заданий и т.п.;
- поощрения:
- оплата труда – установление форм и систем заработной платы для отдельных работников (групп работников);
- контроль – вопросы контроля, отчетности, соблюдения правил работы;
- вопросы общего управления;
- персонал – кадровые, социально-бытовые вопросы и т.п.
Количественное соотношение между данными типами решений показано в таблице 2.2.
Таблица 2.2
Распределение решений по сферам деятельности ООО «Металлоштамп» и их соотношение
Сфера действия решений
Доля решений, %
1. Техника безопасности
11,00
2. Режим труда
8,90
3. Наказания, в т.ч.
- выговоры и замечания,
- лишение премий
1,00
0,60
0,40
4. Поощрения,
0,40
5. Оплата труда
6,60
6. Контроль
5,00
7. Общее управление, в т.ч.
- назначения
- замещения
- другие вопросы управления
40,80
3,80
1,60
35,40
8. Персонал
26,30
Итого
100,00
Дату документа проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при подписании. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года, а число проставляется непосредственно при подписании.
2.3. Оценка действующей системы управления документооборотом на предприятии ООО «Металлоштамп»
Для современной организации, какой является ООО «Металлоштамп», в условиях быстро меняющейся экономической обстановки и конкурентной среды решение проблем документного обеспечения управления становится одной из приоритетных задач. Эффективное управление подразделениями, ускорение экономико-хозяйственных процессов, своевременное принятие управленческих решений на основе достоверного анализа имеющейся информации о текущем состоянии процессов, происходящих в организации - все это обеспечивает устойчивую и эффективную деятельность организации.
Документирование управленческих процессов в повседневной деятельности ООО «Металлоштамп» предполагает разделение работы с документами в зависимости от их категории.
В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются на следующие группы:
4. Входящие документы поступают в ООО «Металлоштамп» от других юридических, включая общественные организации, а также физических лиц (коммерческие предложения, письма, постановления органов власти, приговоры суда и т.п.).
5. Исходящие документы направляются от ООО «Металлоштамп» другим юридическим и физическим лицам (письма, справки, отчеты и пр.).
6. Внутренние документы издаются ООО «Металлоштамп» исключительно для внутреннего пользования, (приказы, протоколы, и т.д.).
Перечисленные выше группы документов на ООО «Металлоштамп» составляют документооборот предприятия. Схема документооборота компании ООО «Металлоштамп» представлена в приложении 4. Все документы имеют свой жизненный цикл, который представлен в приложении 5.
Внутренние документы компании по формам и назначению можно разделить на три группы:
организационные документы, которые регламентируют деятельность компании (устав, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, правила);
распорядительные документы, издаваемые Генеральным директором, его заместителями и руководителями структурных подразделений (приказы, распоряжения, указания);
информационно - справочные документы, создаваемые для решения оперативных вопросов (докладные, объяснительные записки, акты, справки).
Необходимо отметить, что при внутренней переписке сотрудники компании используют вид документа - служебные записки. Служебная записка – документ, широко используются при сообщении и передаче информации от одного сотрудника компании другому, но в существующую официальную классификацию этот документ не входит.
Автором данной работы был произведен подсчет документооборота в ООО «Металлоштамп» и на основании проведенной работы была составлена следующая таблица 2.3., где внутренние документы были разбиты также на группы.
Таблица 2.3
Состав и объем документооборота ООО «Металлоштамп» за 2010г.
Документы
Количество документов за 2010г., шт.
Удельный вес в общем объеме документооборота, %
Входящие
23150
40
Исходящие
25950
43,2
Внутренние
5912
16,8
В том числе
- приказы
150
0,2
- распоряжения
50
0,06
- протоколы внутренних совещаний
112
0,2
- служебная переписка
5600
16,34
ВСЕГО
55012
100
Как видно из приведенной таблицы за 2010г. наибольшее количество документов в ООО «Металлоштамп» составляют исходящие документы, по сравнению с входящими документами на 3,2%. Среди внутренних документов удельный вес в документообороте составляют 16,3% - служебные записки. Служебная переписка осуществляется на стандартном листе форматом А4.
В ООО «Металлоштамп» действуют Правила регистрации, обработки и хранения входящей документации, которые включают в себя:
порядок регистрации, обработки и хранения документов;
порядок использования документов, информация в которых представлена в электронно-цифровой форме;
порядок доступа к архиву; способы хранения электронных данных и защиты информации;
описание функций внутреннего контроля и порядок проверки ведения делопроизводства внутренними подразделениями ООО «Металлоштамп»;
порядок восстановления данных в случае их утраты; процедуры, препятствующие несанкционированному доступу к служебной информации и ее неправомерному использованию;
меры противопожарной безопасности.
Для регистрации документов в ООО «Металлоштамп» используются следующие виды журналов: журнал учета входящих документов, журнал отправленных (исходящих) документов, журнал внутренней документации которые представлены ниже.
Таблица 2.4
Форма регистрационного журнала для входящих документов
Дата получения
Входящий №
Дата и № док-та
Корреспондент/кто подписал
Заголовок
Исполнитель
№ дела в которое подшит док-т
1
2
3
4
5
6
7
Таблица 2.5
Форма регистрационного журнала для исходящих документов
Дата документа
Исходящий №
Куда и кому адресован
Краткое содержание кто подписал
Исполнитель/ кто принял
Примечание (кто принял документ)
№ дела в которое подшит док-т
1
2
3
4
5
6
7
Таблица 2.6
Форма регистрационного журнала для внутренних документов
Дата и № поступления
Дата и № док-та
Структурн. Подразделение
Вид документа
Содержание
Исполнитель
№ дела в которое подшит док-т
1
2
3
4
5
6
7
На основании всего вышесказанного хотелось бы предложить для регистрации документов применять не только журнальную форму, но и автоматизированную с возможностью поиска по максимально большему количеству реквизитов. Базу, которая будет образовываться при регистрации документов, можно будет использовать при ведении контроля за их исполнением. Помимо этого такая форма регистрации документов на компьютере позволяет: регистрировать документы на различных рабочих местах; организовать децентрализованную регистрацию документов в структурных подразделениях с объединением сведений о документах (как внутренних, так и поступивших) в единой базе данных организации; на основе базы данных организовать информационно-справочную работу; организовать контроль за исполнением документов.
Каждый документ, связанный с осуществлением деятельности ООО «Металлоштамп», адресованный руководству и сотрудникам организации, и полученный из внешних источников, т.е. входящая корреспонденция: письма, обращения, заявки, запросы и т.д.
Все эти документы подлежат обязательной регистрации, учету и контролю над ее исполнением в соответствии с действующими правилами делопроизводства и регистрируется при его получении в журнале учета входящих документов. Входящий номер присваивается документу вручную нарастающим номером с начала календарного года.
В ООО «Металлоштамп» существует примерный перечень нерегистрируемых документов, в который входят: рекламные извещения, плакаты, прейскуранты, поздравительные письма, телеграммы, приглашения, печатные издания, первичные документы бухгалтерского, статистического учета и отчетности, проекты, презентации.
При вскрытии конвертов с документами из других организаций секретарь проверяет правильность доставки, соответствие адресата, целостность упаковки, наличие вложенных документов и приложений к ним, наличие удостоверяющих реквизитов (индекса документа, подписи, печати). При обнаружении повреждения, отсутствия документов или приложений и т. д. об этом сообщается отправителю или присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.
На полученных документах на лицевой стороне первого листа документа в правом нижнем углу в виде штампа проставляется отметка о поступлении документа в ООО «Металлоштамп», где указываются порядковый входящий номер и дата.
Все конверты с пометками «Лично», «Конфиденциально» не вскрываются, а передаются по назначению адресату.
Конверты от поступающих документов сохраняются и прилагаются к документам в тех случаях, если календарный штемпель на конверте должен служить доказательством времени отправки или получения данного документа, либо если адрес отправителя указан только на конверте.
Зарегистрированные документы с резолюцией директора ООО «Металлоштамп» передаются секретарем исполнителям по электронной почте с сопроводительным письмом, в котором указываются содержание поручения и его срок. Исполненный документ возвращается секретарю с пометкой: «В дело».
Журнал исходящих документов предназначен для накопления сведений об отправленных документах ООО «Металлоштамп» и включает такие реквизиты как номер документа, дата отправки, операция, документ, клиент (предприятие, на которого составлен отправленный документ), примечание.
Подписанные директором ООО «Металлоштамп» документы в тот же день сдаются секретарю-референту для регистрации и отправки. Разрыв во времени между днем подписания и днем передачи документа на отправку не должен превышать одного дня (за исключением случаев, когда документ подписывается во второй половине дня в пятницу).
Секретарь перед регистрацией документа, поступившего на отправку, проверяет правильность его оформления:
наличие подписи, даты, необходимых виз и сведений об исполнителе;
наличие номера и даты документа, на который дается ответ;
правильность адрессования;
наличие указанных в документе приложений, а также материалов, на основании которых готовился исходящий документ;
наличие печати в тех случаях, когда она полагается.
Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку. Если исходящий документ направляется нескольким адресатам, на отправку сдается столько экземпляров подписанного письма, сколько необходимо для отправки всем адресатам. Исходящему документу, направляемому нескольким адресатам, присваивается один номер.
Отметим, что в ООО «Металлоштамп» журналы регистрации входящей и исходящей корреспонденции ведутся вручную.
Основой работы с корреспонденцией являются регистрационно-контрольные карточки документов, формируемые в момент регистрации документа и хранящиеся в электронном виде в компьютере секретаря. В этих карточках отражается весь ход обработки документа, вплоть до его исполнения.
7. Внутренняя корреспонденция ООО «Металлоштамп» (служебные записки, заявления, акты, отчеты, договоры, нормативные документы и т.д.) проходит непосредственно между структурными подразделениями без учета у секретаря.
На усмотрение исполнителя внутренний документ может быть также зарегистрирован в автоматизированной системе, и ему автоматически будет присвоен порядковый номер.
Прохождение внутренних документов в ООО «Металлоштамп» на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению исходящих документов, а на этапе исполнения – входящих документов.
Приказы по основной деятельности и распоряжения регистрируются делопроизводителем в специальном журнале, который имеет следующие реквизиты:
номер по порядку с января нового года;
дата регистрации;
краткое содержание документа;
количество листов и экземпляров;
исполнитель;
отметка об ознакомлении сотрудников.
Согласно Инструкции по делопроизводству в ООО «Металлоштамп» сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях и определяются руководством исходя из сроков, установленных организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.
Если в документах и резолюциях руководства срок исполнения не указан, документы должны исполняться в следующие типовые сроки:
1. письма-поручения и письма-запросы органов государственной власти – к указанному в них сроку или в течение 10 календарных дней;
2. письма-запросы, письма обращения организаций, предприятий – 10 рабочих дней;
3. ответ на предложение о заключении договора – 10 календарных дней после получения предложения;
4. письма претензионного характера – один месяц;
5. отдельные задания директора учреждения – 10 рабочих дней.
Если исполнение документа попадает на нерабочие дни, то днем исполнения документа считается первый рабочий день.
Порядок формирования, хранения и оформления дел на основании указанных нормативных актов изложен в инструкции по делопроизводству ООО «Металлоштамп».
Распорядительные документы, переписку руководства и важнейшие внутренние документы формирует и хранит секретарь, он же централизованно формирует и хранит дела.
В структурных подразделениях выделяются лица, ответственные за сохранность документов. Контроль над правильным формированием дел и методическое руководство этой работой осуществляет секретарь директора и начальник отдела кадров (в пределах своей компетенции).
Технологию ведения контроля за сроками исполнения документов можно разбить на следующие процедуры в компании ООО «Металлоштамп»:
фиксация всех поставленных на контроль документов, указаний, поручений, заданий руководства (проводится в процессе регистрации);
проверка своевременного доведения документа до исполнителя;
корректировка данных о контролируемых документах при изменении сроков исполнения,
передаче документа от исполнителя к исполнителю, из подразделения в подразделение (заполнение раздела «Ход исполнения»);
напоминание исполнителям и руководителям подразделений о наличии неисполненных документов и поручений;
информирование руководителей (подразделений и организации) о состоянии и ходе исполнения документов;
внесение данных об исполнении документов;
анализ состояния дел и уровня исполнительской дисциплины по организации в целом, по структурным подразделениям, специалистам, видам документов и другим аспектам.
Сроки исполнения документов могут быть определены законодательством, например, для исполнения обращений заказчиков.
В документах, поступивших от вышестоящих организаций и содержащих какое-либо поручение, обычно срок указан. На документах, рассмотренных руководителем, срок их исполнения содержится в резолюции. Для решения периодически повторяющихся вопросов в компании установлены и отражены в инструкции типовые сроки исполнения таких документов.
В приложении к «Государственной системе документационного обеспечения управления» дан перечень типовых сроков исполнения документов, которым и пользуются сотрудники компании.
В ООО «Металлоштамп» применяют также журнальную форму, которая представлена в таблице 2.7.
Таблица 2.7
Журнал ведения контроля исполнения документов
Журнал ведения контроля исполнения документов № п/п
№ док-та
Дата док-та
Вид док-та
Краткое содержание
Исполнитель
Срок исполнения
Ход исполнения
Отметка о снятии с контроля
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Систематическая проверка исполнения, умело и корректно проведенная секретарем генерального директора, который тактично напоминает, что документ нужен в срок, что от своевременного решения вопроса зависит процветание фирмы и т.д., подчеркивает нужность данного работника и его работы. Кроме того, журнал введения контроля за исполнением документов помогает при планировании рабочего дня руководителя, так как в ней отражены все мероприятия и задания на данное число.
Формирование дела начинается сразу с начала года. Поэтому на каждое названное в номенклатуре дело к началу года должна быть заведена папка. Это может быть папка-скоросшиватель или папка-регистратор.