Аналитические регистры бухгалтерского учета и их ведение в ИС БУ

Содержание
Введение
1Сущность аналитических регистров БУ
2Аналитические регистры в ИС БУ
3Пример организации аналитического учета на базе программных продуктов 1С: Предприятие 7.7
Заключение
Список использованной литературы

Аналитические регистры бухгалтерского учета и их ведение в ИС БУ

«Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали»;
«Топливо»;
«Тара и тарные материалы»;
«Запасные части»;
«Прочие материалы»;
«Материалы, переданные в переработку на сторону»;
«Строительные материалы».
В свою очередь, в дополнение к каждому субсчету открывают аналитические счета на каждый конкретный вид материалов (пиломатериалы, гвозди и т.п.).2
Аналитический учет ведется во вспомогательных книгах, открываемых для различных синтетических счетов или на карточках, ведомостях, создаваемых на основе следующих первичных документов:
Ведомости учета зарплаты.
Ведомости использования материалов.
Ведомости основных средств (ОС).
Ведомости операций по кассе и расчетному счету и т. п.
В конце учетного периода выводятся обороты по аналитическим счетам, по каждому синтетическому счету вычисляются обороты по дебету и кредиту, выводится конечное сальдо счета, которое сверяется с сальдо по аналитическим счетам. На основании полученных итогов составляется заключительный бухгалтерский баланс за период.1
Из сказанного можно сделать вывод, что организация аналитического учета очень сложный и трудоемкий процесс. Однако на помощь бухгалтерам приходят автоматизированные информационные системы, речь о которых пойдет в следующих главах.
2 Аналитические регистры в ИС БУ
Автоматизированная форма бухгалтерского учета обеспечивает сбор и регистрацию первичной информации, группировку, накопление и хранение данных, обобщение информации и представление ее в виде, удобном пользователям. Бухгалтер вводит данные из первичных документов в базу данных компьютера. А все проводки и отчетные документы программа формирует автоматически. Автоматизированная форма не устанавливает каких-либо жестких форм регистров учета, их определяют исходя из технических возможностей применяемых средств вычислительной техники и потребностей пользователей бухгалтерской компьютерной отчетности. После перехода на автоматизированную форму значительно меняется характер и содержание бухгалтерской работы, сокращается объем трудоемких, монотонных операций группировки данных и подсчета итогов, уделяется больше внимания подготовке и использованию информации для принятия управленческих решений.1
В информационных системах бухгалтерского учета (ИС БУ) аналитическим счетам соответствуют справочники, картотеки, реестры документов, учетные регистры. Вся учетная информация о хозяйственных операциях в виде бухгалтерских проводок представлена в базе данных. Для каждого синтетического счета, субсчета, аналитического счета вводится на начало первого учетного периода начальное сальдо. 2
Анализ различных ИС БУ показал, что существуют стандартные подходы к автоматизации учета хозяйственных операций.
Непосредственный ввод учетных данных в регистр (журнал, книгу) хозяйственных операций в виде отдельных проводок с использованием машинных справочников.
Контроль правильности вводимых бухгалтерских проводок с помощью заранее подготовленного списка «корректных проводок».
Фильтрация списка бухгалтерских проводок в учетном регистре с целью их выборки, редактирования, копирования.
Создание типовых хозяйственных операций, содержащих шаблоны бухгалтерских проводок, которые открыты для настройки. Ведение регистра (журнала) хозяйственных операций, формируемых на основании типовой операции.
Автоматическое заполнение регистра бухгалтерских проводок, расчет сумм проводок.
Работа с типовыми первичными документами, создание регистра (журнала) документов. В отличие от типовых операций первичные документы на основе типовых форм можно оформлять до совершения хозяйственной операции. После факта ее совершения выполняется «проведение» документа. Используется электронный документооборот для учетных функций системы управления. 1
Каждый регистр аналитического учета, как правило, применяется для учета операций по одному из бухгалтерских счетов и хранится в отдельной таблице БД. Сумма по операции записывается одновременно в двух ведомостях: по дебету и кредиту счета с указанием номера корреспондирующего счета. Остатки средств в ведомостях сверяются с данными первичных документов. Обобщение месячных итогов производится в шахматной ведомости, на основании которой составляется оборотная ведомость, являющаяся основанием для составления бухгалтерского баланса.2
Пример организации аналитического бухгалтерского учета на базе одной из самых распространенных ИС БУ «1С:Бухгалтерия 7.7» рассмотрим в следующем разделе.
3 Пример организации аналитического учета на базе программных продуктов 1С: Предприятие 7.7
«1С:Бухгалтерия 7.7» - универсальная программа массового назначения для автоматизации бухгалтерского учета. Она представляет собой компоненту «Бухгалтерский учет» системы программ «1С:Предприятие 7.7» с типовой конфигурацией. Компонента «Бухгалтерский учет» позволяет реализовать любую схему учета и может использоваться как автономно, так и совместно с другими компонентами «1С:Предприятия 7.7». Типовая конфигурация представляет собой готовое решение для автоматизации большинства участков бухгалтерского учета.1
Бухгалтерский учет основывается на таких понятиях, как счета, субсчета, объекты аналитического учета. Счета позволяют получать обобщающую информацию о средствах предприятия в бухгалтерском учете. Каждый счет обладает рядом свойств — он может быть валютным, содержать субсчета, иметь объекты аналитического учета и т. д. Все эти свойства задаются для каждого счета в режиме Конфигуратор.
Аналитический учет позволяет получать информацию о наличии и движении средств предприятия в более детальных разрезах, нежели просто по счетам. Для обозначения объектов аналитического учета в программах 1С:Предприятие используется термин субконто. Субконто похожи на субсчета — они позволяют получать более мелкую градацию итогов внутри одного счета по определенному признаку. Например, можно вести учет денежных средств на каком-либо счете в разрезе организаций. Тогда при получении отчетов информацию можно получить в следующем виде:
внутри одного счета по субконто (т. е. по организациям);
по каждой организации со всех счетов, на которых ведется аналитический учет по организациям, что позволит получить полную информацию по взаиморасчетам с организацией, даже если они учитываются на нескольких синтетических счетах.1
Существует понятие вид субконто — это совокупность однотипных объектов аналитического учета (например, элементы справочника). Каждый вид субконто имеет один из существующих в системе типов данных, который определяет набор значений субконто этого вида — обычно это справочник или перечисление. Например, вид субконто «Основные средства» будет иметь тип «Справочник «Ос­новные средства». При этом два вида субконто могут иметь тип од­ного и того же справочника: например, виды субконто «МБП» и «Основные средства» могут ссылаться на один и тот же справочник «Материальные ценности».
Для примера рассмотрим аналитический регистр для хранения информации об объекте основных средств. Форма для ввода информации представлена на рис. 1.
Рисунок 1. Формирование аналитического регистра учета основных средств
Аналитический учет, который основывается на нескольких видах субконто по одному счету (т.е. имеет несколько разрезов представления информации), называется многомерным. Например, для счета 10 может быть определено ведение аналитического учета по двум видам субконто: «Материалы» и «Склады». Итоги мож­но получать как по материалам в разрезе складов, так и по складам в разрезе материалов, а также, в целом по всем материалам и по всем складам.
Если одним из субконто счета является многоуровневый справочник (например, требуется получать информацию как по отдельным товарам, так и по группам товаров), то такой учет называется многоуровневым. Например, на предприятии при учете товаров требуется по­лучать информацию как по отдельным товарам, так и по группам товаров. В этом случае справочник «Товары» будет иметь много­уровневую структуру. При такой организации справочника товаров можно в дальнейшем получать итоговую информацию как по группе товаров, так и по каждому товару в отдельности.1
«1С:Бухгалтерия 7.7» позволяет получить следующие отчеты по аналитическому учету: