Организация делопроизводства в территориальном органие субъекта РФ

Введение
Глава I. Общая характеристика делопроизводства в организации
1.1.Анализ документооборота в организации
1.2.Особенности оформления трудовых договоров
1.3.Совершенствование планирования управлением документооборота
Глава II. Регулирование делопроизводства в органах государственной власти в РФ и органах местного самоуправления
2.1.Государственная политика Российской Федерации в сфере ДОУ
2.2.Стандартизация делопроизводства в органах государственной власти и местного самоуправления в РФ
2.3.Проблемы организации документооборота в органах местного самоуправления (на примере Управления образованием Петроградского района)
2.4. Анализ существующей системы делопроизводства и предложения по её улучшению
Глава III. Основные направления совершенствования делопроизводства на уровне субъекта РФ
3.1.Проблемы совершенствования нормативно-правовой базы регулирования делопроизводства
3.2.Задачи автоматизации процесса делопроизводства Управления образованием Петроградского района
Заключение
Список использованной литературы

Организация делопроизводства в территориальном органие субъекта РФ

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (c изменениями на 4 декабря 2006 года)
Федеральный закон от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ "О коммерческой тайне"
Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи"
Федеральный закон от 29 декабря 1994 г. № 77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов" (с изменениями на 3 июня 2005 г.)
Федеральный закон от 21 июля 1993 г. № 5485-1"О государственной тайне" (с изменениями на 22 августа 2004 г.)
Нормативные акты Президента и Правительства РФ
Распоряжение Правительства РФ от 5 января 2005 г. № 5-р "Об утверждении перечня организаций, подведомственных Росархиву, Роскультуре и Роспечати" (c изменениями на 23 декабря 2006 года)
Постановление Правительства РФ от 17 июня 2004 г. № 290 "О Федеральном архивном агентстве"
Постановление Правительства РФ от 7 апреля 2004 г. № 177 "Вопросы Федерального архивного агентства" (с изменениями на 17 июня 2004 г.)
Постановление Правительства РФ от 13 августа 1997 г. № 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации" (с изменениями на 30 сентября 2002 г.)
Указ Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера"
Постановление Правительства РФ от 27 декабря 1995 г. № 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" (с изменениями на 14 декабря 2006 г.)
Указ Президента РФ от 30 ноября 1995 г. № 1203 "Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне" (с изменениями на 3 марта 2005 г.)
Постановление Правительства РФ от 4 сентября 1995 г. № 870 "Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности"
Распоряжение Правительства РФ от 21 марта 1994 г. № 358-р "О сохранности документов по личному составу высвобождаемых работников"
Документы федеральных органов исполнительной власти
Письмо Росархива от 3 ноября 2006 г. № 2/2063-К "Об "Информационно-справочной системе архивной отрасли"
Письмо Росархива от 2 марта 2006 г. № 2/407-К "Об "Информационно-справочной системе архивной отрасли"
Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 "О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти"
Письмо Росархива от 11 марта 2005 г. № 2/476-А "О модернизации "Информационно-справочной системы архивной отрасли" (ИССАО) в 2004 году и планах развития на 2005 год"
Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"
Приказ Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117н "О трудовых книжках"
Письмо Росархива от 24 ноября 2003 г. № 2/2047-А "О модернизации "Информационно-справочной системы архивной отрасли"
Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек"
Постановление Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс "Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ"
Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 "О трудовых книжках (с изменениями на 6 февраля 2004 г.)"
Письмо Росархива от 7 апреля 2003 г. № 6/464-к "О присвоении тематическому комплекту "Информационно-справочная система архивной отрасли (ИССАО)" статуса "официальной базы данных Федеральной архивной службы России"
Постановление Минтруда России от 26 марта 2002 г. № 23 "Об утверждении Норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти"
Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.
Приказ Росархива от 27 ноября 2000 г. № 68 "Об утверждении "Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти"
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный руководителем Росархива 6 октября 2000 г.
Приказ Росархива от 19 января 1995 г. № 2 "Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия"
Постановление Минтруда России от 25 ноября 1994 г. № 72 "Об утверждении межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по документационному обеспечению управления"
Приказ Росархива от 18 августа 1992 г. № 176 "О Примерном положении об архиве государственного учреждения, организации, предприятия"
Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. Приказ Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33
ГОСТы
ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов
ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
ГОСТ Р 50922-96. Защита информации. Основные термины и определения
ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения
ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца
ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования
ГОСТ Р 34.10-2001. Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи
Другие документы
Стандарт взаимодействия систем автоматизации документационного обеспечения управления.
Как видим, документационное обеспечение управления регулируется норма­тивными актами разного уровня. Основополагающим документом для любой организации на территории Российской Федерации является Конституция РФ. Она определяет юридическую силу иных правовых актов, в том числе и локальных нормативных правовых актов органи­зации.
В статье 15 Конституции РФ устанавливается: «Конституция Рос­сийской Федерации имеет высшую юридическую силу, прямое дей­ствие и применяется на всей территории Российской Федерации. За­коны и иные правовые акты, принимаемые в Российской Федерации, не должны противоречить Конституции Российской Федерации». Та­ким образом, определяется важная для документирования в процессе нормотворчества иерархия законодательства Российской Федерации.
Важными конституционными гарантиями, относящимися к рабо­те с документами, являются положения о работе с конфиденциальны­ми сведениями, касающимися персонала органов государственной власти и местного самоуправления, — требования соблюдения непри­косновенности частной жизни, личной и семейной тайны, защита че­сти и доброго имени (п. 1 ст. 23).
Статья 24 Конституции РФ содержит запрет на сбор, хранение, ис­пользование и распространение информации о частной жизни лица без его согласия. Статья 33 предоставляет гражданам право обращаться лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обра­щения в государственные органы и органы местного самоуправления.
Большое значение для подготовки нормативных правовых актов в процессе деятельности органов государственного и местного управ­ления имеет разграничение полномочий Российской Федерации и ее субъектов (ст. 71, 72, 73 Конституции РФ).
Вопросы организации исполнительной власти и определения ком­петенции ее высших органов рассматриваются в Конституции РФ в гл. 4 «Президент Российской Федерации» и гл. 6 «Правительство Рос­сийской Федерации».
Виды правовых актов, регламентирующих документационное обес­печение управления, разнообразны. К ним относятся федеральные законы, указы Президента РФ, правовые акты палат Федерального Собрания, постановления правительства, государственные стандарты, нормативные акты субъекта Российской Федерации, на территории которого действует организация и др.
В документировании государственной управленческой деятельно­сти широко используется государственная символика, поэтому одним из важнейших конституционных законов в сфере государственного делопроизводства является Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», в котором установлен порядок использования официаль­ного государственного символа — Государственного герба Российской Федерации — на бланках, иных документах и печатях государствен­ных органов.
Постановлением Правительства РФ от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Россий­ской Федерации» (далее — постановление Правительства РФ № 1268) установлено, что изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляют только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие выданные в установленном порядке лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на долж­ном качественном уровне. Изготовление печатей и бланков с воспроиз­ведением герба Российской Федерации осуществляется по заказам фе­деральных органов государственной власти и иных государственных органов, организаций и учреждений, а также органов, организаций и учреждений, независимо от формы собственности, наделенных отдель­ными государственно-властными полномочиями.
Федеральным законом от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электрон­ной цифровой подписи» определяются правовые условия использова­ния электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых она признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Действие Закона распро­страняется на отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок и в других предусмотренных законодательством Рос­сийской Федерации случаях.
Функции уполномоченного федерального органа исполнительной власти в области использования электронной цифровой подписи по­становлением Правительства Российской Федерации от 30 мая 2003 г. № 315 возложены на Министерство Российской Федерации по связи и информатизации (эти полномочия перешли к Министерству инфор­мационных технологий и связи Российской Федерации в соответствии с Указом Президента РФ от 20 мая 2004 г. № 649 «Вопросы структуры федеральных органов исполнительной власти»).
Положения Федерального закона от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» регулиру­ют отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания и использования до­кументированной информации, информационных технологий, а так­же при защите информации и субъектов, участвующих в информаци­онных процессах. В Законе определена терминология, имеющая от­ношение к документированной информации, утвержден правовой режим создания, хранения и использования информации, порядок ее документирования и доступа к ней.
В соответствии с вышеназванным Федеральным законом владелец информационных ресурсов несет юридическую ответственность за нарушение правил работы с информацией в порядке, предусмотрен­ном законодательством РФ. Статьей 5 Закона устанавливается, что документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документиро­вание информации осуществляется в порядке, устанавливаемом орга­нами государственной власти, ответственными за организацию дело­производства, стандартизацию документов и их массивов, безопас­ность Российской Федерации.
Этим же Законом введен в практику термин «персональные дан­ные», который определен как «информация о гражданах — сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни гражданина, позволяю­щие идентифицировать его личность». Персональные данные отнесе­ны к конфиденциальной информации.
Порядок работы с персональными данными государственных граж­данских служащих определяется в гл. 7 Федерального закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».
Правила ведения личных дел государственных служащих установ­лены Указом Президента РФ от 1 июня 1988 г. № 640 «О порядке веде­ния личных дел лиц, замещающих государственные должности Рос­сийской Федерации в порядке назначения и государственные долж­ности федеральной государственной службы».
В Законе РФ от 21 июля 1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне» (далее — Закон о государственной тайне) определены полномочия го­сударственных органов и должностных лиц по обеспечению сохране­ния и защиты государственной тайны, содержится перечень сведений, представляющих государственную тайну, порядок их засекречивания и рассекречивания, контроля обеспечения государственной тайны.
Порядок исполнения положений Закона о государственной тайне определяется указами Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 188 «Об ут­верждении перечня сведений конфиденциального характера», от 24 января 1998 г. № 61 «О перечне сведений, отнесенных к государ­ственной тайне».
Большое значение для реализации конституционного права граж­дан на получение документированной информации имеет постанов­ление Правительства РФ от 12 февраля 2003 г. № 98 «Об обеспечении доступа к информации о деятельности Правительства Российской Фе­дерации и федеральных органов исполнительной власти». Этим поста­новлением утвержден перечень сведений о деятельности Правительства РФ и федеральных органов исполнительной власти, обязательных для размещения в информационных системах общего пользования.
Трудовой кодекс РФ устанавливает обязательность применения ряда локальных нормативных правовых актов: коллективного трудового договора, соглашения, правил внутреннего трудового распорядка, по­ложения о защите и использовании персональных данных работни­ков и др.
Правила кадрового делопроизводства во многом определяются нор­мами Федерального закона «О государственной гражданской службе Российской Федерации». Регулирование отношений, связанных с го­сударственной гражданской службой, кроме названного закона, осу­ществляется:
• Конституцией РФ;
• Федеральным законом «О системе государственной службы Рос­сийской Федерации»;
• другими федеральными законами, в том числе федеральными за­конами, регулирующими особенности прохождения гражданской службы;
• указами Президента РФ;
• постановлениями Правительства РФ;
• нормативными правовыми актами федеральных органов испол­нительной власти;
• конституциями, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов РФ;
• нормативными правовыми актами государственных органов.
Федеральные законы, иные нормативные правовые акты РФ, за­коны и иные нормативные правовые акты субъектов РФ, содержащие нормы трудового права, применяются к отношениям, связанным с государственной гражданской службой, в части, не урегулированной указанным Федеральным законом.
В Федеральном законе «О государственной гражданской службе Российской Федерации» определен перечень документов, которыми оформляются правовые процедуры, связанные с приемом, переводом, увольнением, командированием, отпусками, поощрением и взыска­нием государственных гражданских служащих. Часть этих докумен­тов применялась ранее (приказ, заявление, трудовая книжка и др.), относительно других введен новый порядок оформления и использо­вания (служебный контракт, должностной регламент и др.). В выше­названном Федеральном законе предусмотрено ведение трудовых кни­жек государственных гражданских служащих (п. 41 ч. 1 ст. 44). Статьей 66 ТК РФ определяется, что трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, а форма, порядок ведения и хранения трудовых кни­жек, порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством РФ.
Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» утверждена новая форма трудовой книжки и форма вкладыша в трудовую книжку, а также новые правила их веде­ния, хранения и обеспечения ими работодателя. Трудовые книжки нового образца введены в действие с 1 января 2004 г. Постановлением определено, что имеющиеся у работников трудовые книжки ранее ус­тановленного образца действительны и обмену на новые не подлежат. Технические требования к изготовлению бланков трудовой книжки, их изготовление и порядок обеспечения работодателей новыми блан­ками трудовой книжки и вкладыша в нее определяются Министерством финансов РФ.
Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 утверж­дена новая Инструкция по заполнению трудовых книжек. В Инструк­ции установлен порядок, в соответствии с которым в трудовые книжки вносятся сведения: о работнике; о выполняемой им работе; о переводах на другую постоянную работу; об увольнении работника, а также осно­вания прекращения трудового договора; о награждении работника.
Правительство утвердило также Правила ведения и хранения тру­довых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспече­ния ими работодателей (утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Пункт 12 вышеназванных Правил уста­навливает, что с каждой вносимой в трудовую книжку записью о вы­полняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольне­нии работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудо­вую книжку.
В настоящее время применяются личные карточки государствен­ного служащего формы № Т-2ГС, утвержденные постановлением Гос­комстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифициро­ванных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
Статья 44 Федерального закона о государственной гражданской службе Российской Федерации определяет следующие обязанности представителя нанимателя (кадрового подразделения), связанные с документированием: ведение реестра государственных гражданских служащих; подготовка проектов актов государственного органа, свя­занных с поступлением на государственную гражданскую службу, ее прохождением, заключением служебного контракта, назначением на должность государственной гражданской службы, освобождением от замещаемой должности государственной гражданской службы, уволь­нением государственного гражданского служащего с гражданской службы и выходом его на пенсию за выслугу лет, и оформление соот­ветствующих решений государственного органа; оформление и выда­ча служебных удостоверений государственных гражданских служащих; документационное оформление деятельности комиссии по урегули­рованию конфликтов интересов, конкурсов на замещение вакантных должностей гражданской службы и кадрового резерва, аттестации и квалификационных экзаменов государственных гражданских служа­щих, профессиональной переподготовки, повышения квалификации и стажировки гражданских служащих.
Кроме того, в ст. 62 ТК РФ установлена обязанность работодателя (представителя нанимателя) выдавать копии документов, связанных с работой; в ст. 65 определена необходимость оформлять впервые стра­ховые свидетельства государственного пенсионного страхования; в ст. 230 — оформлять материалы расследования несчастных случаев на производстве и др.
Распоряжением Правительства РФ от 21 марта 1994 г. № 358-р ус­тановлены правила сохранности документов, касающихся работников, высвобождаемых в результате образования, реорганизации и ликви­дации юридического лица. В соответствии с этими правилами учреди­тели вновь созданных юридических лиц должны включать в учреди­тельные документы положения, касающиеся обеспечения учета и со­хранности документов по личному составу. Предусмотрена обязанность своевременной передачи документов по личному составу на государ­ственное хранение при реорганизации или ликвидации юридическо­го лица.