Роль документа в различных областях деятельности общества

ВВЕДЕНИЕ
ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

Роль документа в различных областях деятельности общества

«Электронный документ» - это созданный при помощи аналоговых электронно-механических или электронных цифровых программных и аппаратно-технических (ЭВМ) средств документ, в котором выделенная информация с реквизитами представлена и материально зафиксирована в форме аналоговой записи или в форме цифровой записи идентифицируемого файла, идентифицируемой записи в файле (файлах базы данных) или иной выделяемой записи в цифровом коде на каких-либо электронных носителях, доступной для использования, копирования, передачи и получения по телекоммуникационным каналам связи и последующей обработки в информационных системах, а также для однозначного отображения или воспроизведения при визуальном или ином восприятии человеком с помощью этих средств»3.
Документ как обычное, естественное средство, сопровождающее и отражающее различные стороны жизни человека, был известен с незапамятных времен. С самых древнейших времен становления человека, появления речи, языка, осмысленных действий и, соответственно, первых общественных отношений у человека всегда была потребность сначала передавать сигналы и знаки во время охоты, межплеменных войн, а затем и необходимость фиксировать накопленные знания. Появление и развитие документа как способа сохранения информации связано с эволюцией общества, а именно, с возникновением письменности, посредством которой фиксировались события, факты, что и составляет содержание сохранившихся исторических документов. Каждая общественно-экономическая формация, период в развитии цивилизации порождает свои, присущие им соответствующие группы и виды документов. Изменение и развитие общественных отношений всегда приводило к видоизменению и развитию форм документов.
Самый древний и до последнего времени наиболее распространенный и широко используемый в правоотношениях вид документов - это письменный, точнее текстовый документ. В таких документах средством выражения и фиксации информации являются письменные знаки (символы) - буквы алфавита, цифры, ноты или другие условные символы, иероглифы или коды, а также графические изображения, которые человек собственноручно наносил на те или иные предметы (носители).
Материальной основой, т.е. носителем документов до изобретения папируса и затем бумаги служили скалы, камни, затем кожа, береста и другие подручные материалы. Развитие общественных потребностей и отношений, изобретение бумаги, а затем и изобретение книгопечатания дали мощный импульс становлению и использованию сначала рукописных, а затем и печатных документов в обществе.
В настоящее время большинство документов изготавливается посредством широкого применения разнообразных технических средств (в том числе средствами электронно-вычислительной техники). Материальной основой текстовых документов, изготовленных с их помощью, как правило, является бумага. При этом запись информации совершается механическими средствами под контролем человека.
Развитие информационных технологий породило и добавило к текстовому документу фотодокументы, следом кинодокументы, а затем аудиодокументы (механическая запись голоса, звуковых фонограмм на цилиндр на восковой основе, затем на пластиковый диск). Фотодокументы и кинодокументы появились в конце XIX, начале XX века. В таких документах информация, как правило, графические изображения или фотографии, фиксируется техническими средствами фотохимическим способом на фоточувствительной пленке в кадровом формате. Материальная основа - пленка с фото эмульсионным слоем. Средством выражения информации здесь является графическое изображение объекта познания, которое возможно воспроизвести для восприятия человеком с помощью светооптических инструментов и специальных материалов (фотобумага). Следующий этап развития обозначился появлением аудиодокументов (воспроизведение с которых звуковой информации воспринимаемой органами слуха человека) на основе записи фонограмм на магнитную пленку с помощью электронно-механических устройств, потом и видео документы, т.е. запись видео изображений и кино на магнитную пленку. Так появились первые электронные аналоговые документы. Наконец, с изобретением электронных вычислительных машин - электронные цифровые документы.
Важной особенностью таких документов как источников и носителей информации является их способность на небольшом формате основы (носителя) аккумулировать большие объемы видеографической информации. Содержание таких документов человек своими органами чувств (слух, зрение) непосредственно не может воспринимать. Технологический процесс изготовления таких документов технически многоступенчатый, что не влияет на точность и полноту содержания зафиксированной информации.
Для придания таким документам юридического значения необходимо обеспечивать выполнение определенных требований к используемому техническому (аппаратному) и программному обеспечению, применяемым стандартам при их создании и условий последующего обмена документами и применением соответствующих стандартов и протоколов обмена.
Вышеперечисленные формы непосредственно органами чувств человека практически не воспринимаются, либо вообще не воспринимаются, поскольку запись информации осуществляется в первом случае в эмульсионном слое пленочного фотонегатива, во втором случае запись аудио или видео информации осуществляется в магнитном слое пленки в виде аналоговой записи соответствующего спектра колебаний. В третьем случае запись информации осуществляется в цифровом коде на разного рода материальных носителях, как правило, на микроскопическом уровне. Кроме того, для непосредственного и однозначного восприятия таких документов и работы с ними требуются определенные специальные технические инструменты или программно-аппаратные средства, в частности считывающие, воспроизводящие или отображающие устройства, а также специальные сопрягающие программы (проектор, полотно экрана, магнитофон, видеомагнитофон, ЭВМ, дисплей и пр.). Именно поэтому все эти формы документов являются машинописными документами и продуктами технологического процесса документирования.
Таким образом, по видам все документы делятся на 2 группы: по общим и административным вопросам, и классифицируются следующим образом: -по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки; -по месту составления: внутренние и внешние; -по содержанию: простые и сложные; -по форме: на индивидуальное (содержание каждого документа имеет свои особенности), трафаретные (часть отпечатана, другая часть заполняется), типовые (для группы однородных предприятий); - по срокам исполнения: на срочные и несрочные; -по происхождению: на служебные и личные; -по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты; -по средствам фиксации: письменные, графические и фото-кинодокументы4.
В обществе постоянно создаётся и находится в обращении огромное количество самых разнообразных документов. Этот процесс имеет постоянный характер.
На начальном этапе идёт интенсивная, но внешне обычно малозаметная работа по подготовке, составлению, согласованию, удостоверению документа. Затем документы, обретя необходимую юридическую силу или просто законченный вид, вводятся в действие, выходят на оперативный простор, где могут оказывать влияние как на судьбу отдельного человека, так и на жизнь миллионов людей. Это - оперативная среда существования документов5.
Затем, по мере выполнения своих целей и задач, документы постепенно, хотя и крайне неравномерно, начинают утрачивать оперативные качества и значимость, т.е. оседать в архивах и переходить, таким образом, в ретроспективную среду6, обретая преимущественно историческую ценность.
В англоязычной литературе приводятся, в частности, сведения о том, что наиболее интенсивное использование документированной управленческой информации приходится на первые шесть месяцев после её возникновения. Затем оперативная ценность документов быстро убывает и уже через полтора года после их создания достигает минимума. Полное же отключение документов от процесса управления продолжается ещё примерно около четверти века7.
Последняя треть ХХ столетия ознаменовалась переходом целого ряда стран к постиндустриальному, информационному обществу, в условиях которого основная масса работающих занята в сфере информационной деятельности, а главным продуктом производства и товаром является информация. В настоящее время информация стала важнейшим ресурсом общества и приобрела стратегическое значение.
Глобализация мировых процессов, с одной стороны, и глубокие социально-политические и экономические преобразования, развернувшиеся в 1990-е годы, - с другой, создали предпосылки для быстрого вхождения России в мировое информационное пространство. В наступившем столетии будущее нашей страны во многом будет зависеть от того, насколько энергично и эффективно она станет двигаться в этом направлении.
Информационные процессы активно воздействуют на все стороны человеческой жизни. Использование новейших информационных технологий многократно усиливает это влияние. Чтобы реализовать свои потенциальные возможности, достичь профессиональных успехов, стать гармонично развитой личностью, современный человек должен обладать достаточно высоким уровнем информационной культуры. Между тем большая часть информации фиксируется на материальных носителях, содержится в разнообразных документах. Таким образом, знание информационно-документационных процессов, основ работы с документами является неотъемлемой частью информационной культуры человека.
Особенно велика роль информации в процессе управления - на всех его уровнях и во всех сферах: политической, экономической, научной, культурной и т.д. Собственно, без информации невозможно и само управление, зародившееся около 7 тысячелетий назад8. Документирование информации, её поиск, обработка, хранение, передача требуют значительных финансовых, материальных, трудовых ресурсов и времени. Поэтому организация эффективной работы с документами, совершенствование всех информационно-документационных процессов как в масштабе общества в целом, так и на уровне отдельных предприятий, организаций, учреждений является важнейшим направлением управленческой деятельности. В свою очередь, для квалифицированной работы с документированной информацией требуется значительное число профессионально подготовленных специалистов. Совершенно не случайно к 2000 году более чем в 30 вузах Российской Федерации развернулась подготовка кадров высшей квалификации - документоведов9.
В 1995 году Межпарламентская Ассамблея государств — участников Содружества Независимых Государств приняла Рекомендательный законодательный акт «О единой политике в области обязательного экземпляра документов». В нем, в частности, говорится: 
«Межпарламентская Ассамблея государств — участников Содружества Независимых Государств, основываясь на Уставе Содружества,
принимая во внимание необходимость формирования единой согласованной политики в сфере производства и распространения информации, учитывая общественные потребности в обмене достижениями науки, культуры, литературы и искусства, результатами прикладных разработок, технологической и технической документации,
сознавая важность задачи комплектования и функционирования национальных библиотечно-информационных фондов,
понимая актуальность сохранения и развития давних многосторонних связей и взаимоотношений между народами государств — участников Содружества,
уважая естественное стремление народов к самопознанию и знакомству с образом жизни соседних культурно-исторических общностей,