Документационное обеспечение управленческой деятельности в условиях применения авоматизированной технологии (на примере ЗАО "Индустрия")

Содержание

Введение
Глава 1. Теоретические аспекты документационного обеспечения управленческой деятельности в условиях применения автоматизированной технологии
1.1.Понятие и сущность документационного обеспечения предприятия
1.2.Анализ развития автоматизированных технологий для предприятий
Цели, стоящие перед новой системой.
1.3.Применение автоматизированных технологий для улучшения управленческой деятельности
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ
2.1.Описание организационной структуры ЗАО «Индустрия»
2.2.Анализ функций и организации документационного обеспечения
2.3.Анализ автоматизации документационного обеспечения ЗАО «Индустрия»
2.4. Описание автоматизированной системы «1С: Предприятие» версии 8.0, внедренной в ЗАО «Индустрия»
ГЛАВА 3. ВЫБОР АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ДЛЯ ЗАО «ИНДУСТРИЯ»
3.1.Анализ требований предъявляемых для автоматизированного обеспечения управленческой деятельности ЗАО «Индустрия»
3.2.Выбор программного обеспечения. Сравнение программ.
Архитектура и технические возможности системы DIRECTUM
3.3.Проведение оценки выбранных программных продуктов на предмет пригодности
3.4.Отбор программного обеспечения
3.5.Сравнительная оценка затрат, связанных с приобретением и внедрением приложения по автоматизации делопроизводства выбранных систем автоматизации
ГЛАВА 4. АНАЛИЗ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ ВНЕДРЕННЫХ ПРОГРАММНЫХ ПРОДУКТОВ В ЗАО «ИНДУСТРИЯ»
4.1.Анализ приложения «Делопроизводство» системы «DocsVision»
4.2.Оценка экономической эффективности при внедрении приложения «Делопроизводство» системы «DocsVision» для управленческой деятельности ЗАО «Индустрия»
Заключение
Список источников и литературы
Приложения…………………………………………………………..………..101

Документационное обеспечение управленческой деятельности в условиях применения авоматизированной технологии (на примере ЗАО "Индустрия")

+ -
4.7.Регули­рование доступа к регистрационным карточкам и файлам документов.
+ -
4.8.Маршрутизация документов.
+
4.9.Согласование документов.
+ -
4.10.Возможность использования разных грифов доступа.
+
СИСТЕМНО-ТЕХНИЧЕСКИЕ ТРЕБОВАНИЯ
1. Программная реализация
1.1.Технология клиент – сервер.
+
1.2.Технология интернет\интранет.
+
1.3.Наличие электронной почты.
+
1.4.Наличие средств разработки приложений.
+ -
1.5.Наличие средств резервного копирования.
+ -
1.6.Наличие средств сканирования документов.
+
1.7.Интеграция в информационную среду организации.
+
1.8.Интерфейс, взаимодействующий с другими программами (например, со средствами создания, сканирования и распознавания документов
+ -
1.9.Удаленный доступ к базам данных.
+
1.10.Протоколирование действий в системе;
совместная работа над документами
+ -
1.11.Территориально-распределенная работа.
+
Критерий
Соответствие разрабатываемого модуля «Управление документацией» критериям
1.12.Использования интерфейса для получения аналитико-статистической информации.
+ -
1.13.Возможность интеграции в автоматизированную систему.
+
2. Эксплуатационные требования
2.1.Надежность автоматизированной системы.
-
2.2.Безопасность системы.
+
2.3.Администрирование системы.
+
2.4.Территориально-распределенная работа системы.
+
2.5.Количество одновременно работающих поль­зователей - до 100.
+
2.6.Средний объем документопотока (в год) - до 700000.
-
3. Адаптационные возможности
3.1.Простота и удобство при внедрении системы.
+
3.2.Обучение сотрудников организации.
+
3.3.Удобство настройки системы.
+
3.4.Возможность развития системы.
+
«+» - модуль соответствует критерию; «-» - не соответствует; «+ - « - данные функции в модуле реализованы, но не в полной мере удовлетворяют критерию.
Таким образом, разрабатываемый модуль «Управление документацией» системы «1С: Предприятие» версии 8.0. соответствует предъявляемым системно-техническим требованиям, но не обеспечивает автоматизацию делопроизводства в полном объеме. Соответственно необходимо найти автоматизированную систему, в которой приложение по автоматизации делопроизводства соответствует всем перечисленным критериям.
Одним из путей решения проблемы автоматизации ДОУ является внедрение уже разработанного программного продукта или платформы, что позволяет существенно сократить время и повысит эффективность разработки системы. Но прежде чем использовать готовую программу, необходимо провести их отбор, анализ и оценку. При проведении сравнения автоматизированных систем удобно использовать систему баллов, отражающих личное мнение и опыт экспертов.
Система баллов для экспертной оценки
Критерии
Количество баллов
1. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ
От 0 до 250
1.1. Делопроизводство
От 0 до 110
1.1.1.создание документов
От 0 до 10
1.1.2. регистрация документов
От 0 до 15
1.1.3. контроль исполнения
От 0 до 15
1.1.4. информационно-справочная работа поиск регистрационной карточки
От 0 до 10
1.1.5. подготовка статистических данных
От 0 до 5
1.1.6. учет передачи подлинников и копий
От 0 до 5
1.1.7. ведение номенклатуры дел
От 0 до 10
1.1.8. списание документов в дело
От 0 до 5
1.1.9. обеспечение сохранности конфиденциальной информации
От 0 до 15
Критерии
Количество баллов
1.1.10. наличие справочников-классификаторов
От 0 до 5
1.1.11. учет договорной документации
От 0 до 10
1.1.12. хранение нормативно-справочной информации по документообороту организации
От 0 до 5
1.2. Управление документооборотом
От 0 до 80
1.2.1. управление потоками документов внут­ри
организации
От 0 до 10
1.2.2. передача документов на испол­нение
От 0 до 15
1.2.3. контроль движения (передачи) доку­ментов
От 0 до 15
1.2.4. контроль действий пользователей
От 0 до 10
1.2.5. получение сводок по документообороту
От 0 до 5
1.2.6. регули­рование доступа к регистрационным
карточкам и файлам документов
От 0 до 10
1.2.7. маршрутизация документов
От 0 до 5
1.2.8. согласование документов
От 0 до 5
1.2.9. возможность использования разных грифов доступа
От 0 до 5
1.3. Организация электронного архива
От 0 до 35
1.3.1. ведение баз данных
От 0 до 5
1.3.2. архивирование документов
От 0 до 10
1.3.3. полно – функциональный поиск
От 0 до 10
1.3.4. безопасность хранения документов
От 0 до 5
1.3.5. организация доступа к документам
От 0 до 5
1.4. Обеспечение задач электронного документооборота
От 0 до 25
1.4.1. технология ЭЦП
- средства криптозащиты;
От 0 до 10
1.4.2. работа с электронными файлами
От 0 до 5
1.4.3. средства криптозащиты
От 0 до 5
Критерии
Количество баллов
1.4.4.регистрация документов, поступивших по электронным каналам связи
- средства криптозащиты;
- регистрация документов, поступивших по электронным каналам связи.
- средства криптозащиты;
- регистрация документов, поступивших по электронным каналам связи.
От 0 до 5
2. СИСТЕМНО-ТЕХНИЧЕСКИЕ ТРЕБОВАНИЯ
От 0 до 250
2.1. Программная реализация
От 0 до 150
2.1.1. технология клиент – сервер
От 0 до 20
2.1.2. технология интернет\интранет
От 0 до 15
2.1.3. наличие электронной почты
От 0 до 15
2.1.4. наличие средств разработки приложений
От 0 до 10
2.1.5. наличие средств резервного копирования
От 0 до 10
2.1.6. наличие средств сканирования документов
От 0 до 5
2.1.7. интеграция в информационную среду организации
От 0 до 5
2.1.8. - интерфейс, взаимодействующий с другими программами
От 0 до 15
2.1.9. удаленный доступ к базам данных
От 0 до 10
2.1.10. протоколирование действий в системе
От 0 до 5
2.1.11. совместная работа над документами
От 0 до 5
2.1.12. территориально-распределенная работа
От 0 до 10
2.1.13.использования интерфейса для получения аналитико-статистической информации.
От 0 до 5
2.1.14.возможность интеграции в автоматизированную систему
От 0 до 20
2.2. Эксплуатационные требования
От 0 до 60
2.2.1. надежность автоматизированной системы
От 0 до 20
2.2.2. безопасность системы
От 0 до 10
2.2.3. администрирование системы
От 0 до 10
2.2.4. территориально-распределенная работа системы
От 0 до 10
2.2.5. количество одновременно работающих поль­зователей - до 100 человек
От 0 до 5
2.2.6. средний объем документопотока (в год) - до 700000 единиц
От 0 до 5
2.3. Адаптационные возможности
От 0 до 40
2.3.1. простота и удобство при внедрении системы
От 0 до 15
2.3.2. обучение сотрудников организации
От 0 до 10
2.3.3. удобство настройки системы
От 0 до 10
2.3.4. возможность развития системы
От 0 до 5
Необходимо ранжировать системы по максимальному соответствию перечисленным основным критериям делопроизводства и системно-техническим требованиям, в результате определятся лидеры среди выбираемых систем.
3.2.Выбор программного обеспечения. Сравнение программ.
При поиске и выборе программных продуктов на рынке автоматизированных систем предъявлялись следующие требования:
гибкость настройки и адаптация к особенностям предприятия ЗАО «ИНДУСТРИЯ»;
завершенность программного продукта - система не требует вмешательства программистов для ее сопровождения;
объединяет территориально-удаленные рабочие места в единую информационную базу;
невысокая стоимость;
система имеет шлюз к системе «1С:Предприятие» или имеет сертификат «1С:Совместимо»;
платформа должна содержать эффективные инструменты для решения различных задач внедрения, сопровождения и расширения информационной системы и типовые приложения.
Внедрение АС ДОУ должна осуществлять внешняя фирма, несущая полную юридическую ответственность перед предприятием за успех проекта внедрения. К выбору фирмы-поставщика и внедренца АС ДОУ нужно подходить очень скрупулезно, так как после подписания контракта, проплаты каких-либо средств и начала внедрения АС ДОУ с этой фирмой будет непросто прекратить отношения в случае, если предприятие будет не полностью удовлетворять качество её работы. Фактически, в случае неправильного выбора фирмы-подрядчика, будут напрасно потеряны деньги, время и нервы. Конечно, при выборе АС ДОУ необходимо внимательно изучить несколько предложения, имеющиеся на рынке.
Очень важно также учесть, есть ли опыт успешных внедрений у поставщика АС ДОУ и насколько он соответствует специфике деятельности предприятия или организации настройки. Сравнительный анализ оформлен в таблицы 3.2:
Таблица 3.2.
Производи-
тель и распространи-тели в России
Название
Предназначение
Возможности
НПО «Компьтер, Компания «DIRECTUM»
DIRECTUM
Автоматизация делопроизводства и управленческих процессов на основе технологии Workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия.
Система состоит из следующих модулей:
1)»Управление электронными документами», что включает в себя:
- обеспечение создания, хранения, поиска (все документы размещены в едином информационном пространстве базы данных SQL сервера, что обеспечивает быстрый поиск);
- изменения различных документов (тексты, рисунки, звуки, видео).Использование любых программ, шаблонов, хранение истории изменения содержания;
-обеспечивается конфиденциальность путем настройки прав доступа, протоколирования всех действий. ЭЦП позволяет системе интегрироваться с различными системами криптозащиты.
2)»Управление деловыми процессами» включает: - автоматизацию процесса подготовки и согласования документов, учета и контроля исполнения устных и письменных распоряжений; -маршрутизация, управление задачами,
наличие возможности изменения схемы движения документа, анализа данных о выполненных заданиях.
3)»Канцелярия»обеспечивает:
- единую регистрацию всей входящей и исходящей корреспонденции, а также внутренних документов с использованием регистрационно-контрольных карточек;
-регистрацию местонахождения бумажного документа на любом этапе жизненного цикла документа:рассмотрение руководства, согласование проекта документа, исполнение и т.д.;
- осуществление контроля за своевременным исполнением поручений, резолюций и указаний руководства;
- списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;
- быстрый поиск необходимой информации по состоянию, наличию, движению бумажных документов;
- получение необходимых стандартных форм и журналов, а также статистических отчетов по документообороту организации.
4)»Управление договорами»:
организация процесса согласования и регистрации договоров и сопутствующих документов, а также оперативной работы с ними (поиск, анализ, редактирование и т.д.).
Производи-
тель и распространи-тели в России
Название
Предназначение
Возможности
5)»Управление совещаниями»:
организация подготовки и проведения совещаний (согласование места и времени, состава участников, повестки); формирование и рассылка протокола; контроль исполнения решений совещания.
6)»Управление взаимодействиями с клиентами»:
ведение единой базы организаций и контактных лиц; ведение истории встреч, звонков и переписки с клиентами; сопровождение процесса продаж в соответствии с регламентированными стадиями; планирование маркетинговых мероприятий; анализ эффективности продаж и маркетинговых воздействий.
Архитектура и технические возможности системы DIRECTUM
Архитектура системы DIRECTUM позволяет создавать масштабируемые, надежные и безопасные корпоративные решения для управления документами, бизнес-процессами, совещаниями, договорами и взаимодействием с клиентами.
Адаптация системы DIRECTUM к специфическим нуждам организации и развитие системы вместе с ростом потребностей бизнеса обеспечивается возможностями инструмента разработки IS-Builder, который предлагает развитые средства быстрого создания новых справочников, карточек электронных документов, сценариев, экранных форм, типовых маршрутов, их отдельных блоков и других компонентов корпоративной системы электронного документооборота;
интеграция DIRECTUM с ERP-системами, корпоративными порталами и другими составными частями ИТ-инфраструктуры организации возможна по разным направлениям, от двустороннего обмена данными до интеграции интерфейса систем, что становится возможным благодаря развитым интеграционным возможностям платформы DIRECTUM – предметно-ориентированного инструмента быстрой разработки корпоративных информационных систем IS-Builder;
территориально-распределенная работа крупных организаций поддерживается сервером репликации, который обеспечивает прозрачный для пользователей и разработчика обмен данными – документами, задачами, заданиями, справочниками – между подразделениями организации;
взаимодействие сотрудников через Интернет и в Интранет;
обмен документами возможен и для независимых организаций, а не только в рамках одной организации. Специальные механизмы DIRECTUM позволяют передавать и контролировать доставку официальной корреспонденции в электронном виде на основе отраслевого формата обмена электронными документами. Обмен электронными документами между организациями-партнерами даже в случае отсутствия системы электронного документооборота у любой из сторон возможен с помощью бесплатной программы DIRECTUM OverDoc на основе специально разработанного формата структурированного электронного документа;
инструменты администрирования DIRECTUM позволяют управлять всеми задачами администрирования – от регистрации пользователей до создания политик миграции документов между файловыми хранилищами;
гибкие технические требования к серверам, оборудованию рабочих станций и системному программному обеспечению позволяют эффективно использовать оборудование для работы DIRECTUM. (Таблица 3.3.)
Таблица 3.3
Производи-
тель и распространи-тели в России
Название
Предназначение
Возможности
DocsVision,
фирма «Digital Design»
DocsVision
Создание автоматизированных корпоративных решений по управлению документами и бизнес-процессами.
Стандартные приложения:
«Делопроизводство» законченное приложение, предназначенное для создания архивов документов, автоматизации основных делопроизводственных процедур и бизнес процессов обработки документов в организации.
«Управление процессами» - полнофункциональная WorkFlow система описания и исполнения сложных процессов обработки информации и взаимодействия с информационными системами.
Система DocsVision «Делопроизводство» включает:
Ведение картотеки документов;
создание электронного архива документов компании;
ведение справочников контрагентов и сотрудников организации;
организацию циклов разработки согласования документов;
организация контроля исполнения документов и заданий;
маршрутизация документов в организации и вне её;
автоматизация разнообразных процессов обработки документов
организация процедур периодической обработки документов и широковещательной рассылки документов.

Средства настройки и разработки приложений дают возможность партнерам и заказчикам создавать собственные прикладные решения на базе платформы и стандартных приложений.
Модуль репликации – предназначен для создания территориально-распределенных решений на базе DocsVision.
Шлюзы к другим системам – предназначены для интеграции DocsVision и других информационных систем:
Файловая система,
Microsoft Exchange,
Microsoft SharePoint,
Microsoft Dynamics AX,
1С: Предприятие.(Таблица 3.4.)
Таблица 3.4
Производи-
тель и распространи-тели в России
Название
Предназначение
Возможности
Компания
«Электронные офисные системы»
Система «Дело»
Автоматизация делопроизводства, архивного дела и организация электронного документооборота. Система обеспечивает в полном объеме работу, как с бумажными, так и с электронными документами.
«АРХИВНОЕ ДЕЛО» - это подсистема, входящая в качестве опции в «ДЕЛО-ПРЕДПРИЯТИЕ».
Подсистема «Архивное дело» создана для обеспечения автоматизации архивного дела в организациях, министерствах и ведомствах.
 
Система обеспечивает хранение РК и прикрепляемых к ней файлов.
Основной рабочей подсистемой является подсистема «Документы»
Подсистема «Отчеты» обеспечивает получение различных отчетов
Подсистема «Ведения пользователей» предназначена для регистрации пользователей и предоставления им прав

Производи-
тель и распространи-тели в России
Название
Предназначение
Возможности
доступа к информации и функционалу системы.
Подсистема ведения справочников предназначена для настройки системы на структуру организации и особенности ее делопроизводства.
Основные функции системы:
-Регистрация документов, в том числе обращений граждан;
-ввод резолюций и контроль их исполнения;
-создание, согласование и подписание проектов документов в электронной форме;
-маршрутизация и контроль движения документов, рассылка по спискам;
-многоаспектный поиск документов с сохранением запроса;
-работа с взаимосвязанными документами;
-сканирование и прикрепление файлов документов, полнотекстовый поиск
Производи-
тель и распространи-тели в России
Название
Предназначение
Возможности
по ним;
-ЭЦП файлов документов;
- обмен документами по электронной почте с использованием ЭЦП и шифрования;
-справочно– аналитическая работа, формирование отчетов;
-Web –доступ к базе данных;
-подготовка и согласование документов в электронной форме;
-электронная подпись файлов документов;
-криптозащита документов, отправляемых электронной почтой;
-обеспечение поточного сканирования документов;
-интеграция с приложениями MS Office;
-Web-доступ к информации.
Система «ДЕЛО» интегрирована с другими продуктами компании «Электронные офисные системы», также может интегрироваться с системами сторонних разработчиков. Система легко и быстро настраивается на структуру организации и особенности документооборота и нетрудна в сопровождении. С целью ограничения доступа к информации, база данных может быть разделена на отдельные картотеки, доступные только сотрудникам конкретного подразделения. В системе предусмотрено разделение доступа к определенным функциям. Все действия пользователей и системного технолога протоколируются. (Таблица 3.5)
Таблица 3.5
Производи-
тель и распространи-тели в России
Название
Предназначение
Возможности
1
2
3
4
Компания «КИНТ»
1
«Управление делами»
2
Программный комплекс «Управление делами» получил сертификат «1С:Совместимо» и предназначен для автоматизации деловых процессов предприятия, согласования проектов, планов и мероприятий, организации потока бумажных и электронных документов. Ориентирован на упорядочивание повседневной деятельности менеджеров разных уровней.
3
«Управление делами» также используется при организации внедрения на предприятии комплексной автоматизированной системы учета.
Программный комплекс «Управление делами» функционирует в среде «1С:Предприятие» с любым набором установленных компонент: бухгалтерский учет, оперативный учет, расчет.
- Организация потока задач/поручений между сотрудниками компании, контроль хода исполнения поручений, учет плановых и фактических ресурсов.
- Планирование и учет мероприятий компании, разбиение мероприятий на отдельные этапы (задачи), выдача поручений исполнителям по проведению мероприятия.
- Учет движения и местоположения различного рода бумажных документов (делопроизводство). Подсистема построена на основе стандартов делопроизводства, принятых в России, и реализует все необходимые этапы прохождения документов.
-Регистрация электронных
4
документов, ведение
архивов документов в электронном виде.
-Управление отношениями с клиентами (CRM), учет различной информации о контрагентах компании, контактов.
- Подсистема позволяет анализировать и планировать взаимоотношения с контрагентами, организовывать тематические рассылки.
-Управление правами пользователей обеспечивает разделение информации внутри компании по степени конфиденциальности.
-Ведение деловой переписки позволяет провести в электронном виде различного рода согласования и утверждения документов.
-Интеграция с системами электронной почты дает возможность получать и отправлять электронные письма без использования дополнительного программного обеспечения.
-Получение отчетов позволяет детально анализировать информацию о работе офиса.
-Наличие путеводителей и инструкций.
Таким образом, системы, охарактеризованные в таблице, соответствуют предъявляемым функциональным и системно-технологическим требованиям, поэтому для выбора и интеграции приложения в систему «1С: Предприятие, версии 8.0» ЗАО «Индустрия» необходимо подробнее проанализировать выполняемые системой функции по автоматизации ДОУ по предложенной системе баллов, оценить, рассчитать стоимость внедрения платформы. Данная методика выбора автоматизированной системы разработана компанией Sputnik Labs,11 она позволит в соответствии с рекомендуемой последовательностью действий добиться максимального соответствия АС ДОУ целям и задачам предприятия.