Управление организационной структурой предприятия

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ
1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ И МЕТОДИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ СТРУКТУРОЙ
1.1. Сущность организационной структуры
1.2. Факторы, определяющие организационную структуру, и требования к ее построению
1.3. Принципы распределения полномочий и ответственности
1.4. Характеристика основных видов организационных структур, их преимущества и недостатки
1.4.1. Функциональная организационная структура
1.4.2. Дивизиональная организационная структура
1.4.3. Матричная организационная структура
1.5. Основные принципы управления и направления совершенствования организационных структур
2. АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ООО «ПРОФИ-СТАЛЬ» И ЕГО ОРГАНИЗАЦИОННОЙ СТРУКТУРЫ
2.1. Общая характеристика деятельности ООО «Профи-Сталь»
2.2. Экспресс-анализ финансовых результатов деятельности ООО «Профи-Сталь»
2.3. Определение целей и миссии организации
2.4. Анализ организационной структуры ООО «Профи-Сталь»
2.4.1. Действующая организационная структура
2.4.2. Штатное расписание и режим работы
2.4.3. Построение квалификационной матрицы и планирование качественной потребности в персонале
3. РАЗРАБОТКА ПРЕДЛОЖЕНИЙ ПО УПРАВЛЕНИЮ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ СТРУКТУРОЙ ООО «ПРОФИ-СТАЛЬ»
3.1. Построение новой организационной структуры ООО «Профи-Сталь»
3.2. Организация деятельности новых отделов ООО «Профи-Сталь»
3.2.1. Деятельность коммерческого отдела
3.2.2. Деятельность отдела PR и IT
3.2.3. Деятельность отдела персонала
3.3. Рекомендации по внедрению организационной культуры как элемента управления структурой предприятия
3.4. Влияние разработанных предложений по изменению организационной структуры на эффективность деятельности организации
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
ГЛОССАРИЙ
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

Управление организационной структурой предприятия

Структурное подразделение
Должность (специальность, профессия), разряд,
класс квалификации
Количество штатных единиц
Администрация
Генеральный директор
1
Директор по производству
1
Финансовый директор
1
Директор по снабжению и сбыту
1
Бухгалтерия
Главный бухгалтер
1
Бухгалтер
2
Помощник бухгалтера
3
Секретарь
1
Хозяйственный отдел
Заведующий хозяйственной частью
1
Уборщица
3
Разнорабочий
3
Отдел производства
Начальник смены
1
Раскройщик
6
Сварщик
4
Сборщик
4
Слесарь
4
Вспомогательные рабочие
5
Отдел монтажа
Слесарь
4
Монтажник
6
Вспомогательные рабочие
6
Шофер
3
Отдел снабжения
Главный менеджер
1
Менеджеры по снабжению
5
Отдел сбыта
Главный менеджер
1
Менеджеры по сбыту
5
ИТОГО
73
2.4.3. Построение квалификационной матрицы и планирование качественной потребности в персонале
На данном этапе работы необходимо определить, в каком направлении нужно изменять организационную структуру предприятия для того, чтобы она смогла обеспечить выполнение как краткосрочных, так и долгосрочных целей и планов развития организации, разработанных на предыдущем этапе работы.
Развитие научно-технического прогресса и значительно возросший уровень концентрации и централизации производства на современном этапе в условиях жесткой конкуренции предполагают проведение политики целенаправленного изучения рынков сбыта и ориентации производства на выпуск продукции с учетом особенностей спроса. Эти вопросы находят свое отражение в получившей широкое распространение концепции маркетинга. Исходя из этого, появляется маркетинговая функция.
Осознание того, что персонал является одним из важнейших ресурсов предприятия, необходимо особо выделить функцию управления персоналом. Служба управления персоналом имеет широкий спектр задач, важнейшей из которых является осознание ценности человеческого фактора и рассмотрение его как стратегического ресурса, работающего на повышение экономической стоимости компании. Функции Отдела персонала включают в себя: маркетинг персонала, обеспечение персоналом, развитие персонала, использование персонала, мотивация результатов труда и поведения персонала, элементное обеспечение процесса управления персоналом.
В условиях жесткой конкуренции на рынке металлопластиковых конструкций создание отдела по PR и IT было обусловлено необходимостью. Чтобы успешно конкурировать на рынке, фирма должна обладать четко оформившимся положительным имиджем, отлаженным внутренним взаимодействием.
Исходя из данных направлений, построена матрица квалификационных работ, представленная в таблице 7. Следует отметить, что данные квалификационной матрицы приблизительные ввиду того, что само построение структуры будет произведено в работе далее.
Таблица 7
Квалификационная матрица по видам работ
Работы
Виды работников
Отсутствующий персонал
Маркетинговые исследования и реклама
-
Маркетолог
Специалист по рекламе
Аналитик
Работа с клиентами и поставщиками
Менеджеры по сбыту
Менеджеры по снабжению
Шофер
Коммерческий отдел
Специалист по работе с претензиями
Юрист
Производство
Раскройщик
Сварщик
Сборщик
Слесарь
Монтажник
Шофер
Вспомогательные рабочие
Главный инженер
Проектировщик
Сметчик
Финансы и финансовое планирование
Старший бухгалтер
Бухгалтер
Помощник бухгалтера
Секретарь
Экономист
Финансовый менеджер
Информационно-коммуникационное обслуживание
-
Системный администратор
Программист
Работа с персоналом
-
Менеджеры по работе с персоналом – 3
Психолог - 1
Связи с общественностью
-
Специалисты по PR
3. РАЗРАБОТКА ПРЕДЛОЖЕНИЙ ПО УПРАВЛЕНИЮ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ СТРУКТУРОЙ ООО «ПРОФИ-СТАЛЬ»
3.1. Построение новой организационной структуры ООО «Профи-Сталь»
Я предлагаю создать новую дивизиональную организационную структуру, которая позволит организации уделять внимание конкретному продукту. Дивизиональная структура позволяет организации уделять конкретному продукту столько же внимания, сколько и небольшая организация, выпускающая один продукт. Особенностью дивизионального подхода к формированию структуры организации является создание в ней относительно автономных частей, ориентированных на продукт:
производство оконных и дверных рам и офисных перегородок;
производство витражей и витрин;
производство конструкций для зимних садов и крыш.
В рамках каждого производства каждого продукта будут созданы самостоятельные отделы:
инженерная служба;
производственный отдел;
бухгалтерия;
отдел продаж.
На уровне всей организации предполагается реорганизация финансового отдела коммерческий отдел, создание службы управления персоналом и отдел по PR и IT.
Схема предлагаемой мною дивизиональной организационной структуры ООО «Профи-Сталь» приведена на рис. 8.
Рис. 8. Дивизиональная организационная структура ООО «Профи-Сталь»
Дивизиональная структура организации гораздо в большей степени, чем существующая линейная структура, соответствует потребностям организации в управлении и позволит значительно повысит эффективность деятельности организации и достичь тех стратегических и оперативных целей, которые сформулированы руководством.
Применяемая при управлении организацией система распределения полномочий и ответственности строится на основе принципа единства подчинения, который заключается в том, что работник должен получать распоряжение, относящееся к выполняемой работе, только от одного начальника. Такой же она и остается по проекту.
Кадровый состав, необходимый для новой структуры отражен в таблице 9.
Таблица 8
Кадровый состав организации
Структурное подразделение
Должность (специальность, профессия),
Количество
Администрация
Генеральный директор
1
Коммерческий директор
1
Директор по персоналу
1
Директор по снабжению
1
Директор по PR и IT
1
Коммерческий отдел
Отдел маркетинга
Начальник отдела
1
Маркетолог
1
Аналитик
1
Специалист по рекламе
1
Отдел по работе с клиентами и поставщиками
Начальник отдела
1
Коммерческий агент
2
Специалист по работе с претензиями
1
Юрист
1
Планово-экономический отдел
Начальник отдела
1
Экономист
2
Финансовый менеджер
2
Отдел персонала
Менеджеры по персоналу
3
Психолог
1
Секретарь
1
Отдел PR и IT
Специалист по связям с общественностью
2
Системный администратор
1
Программист
1
Отдел снабжения
Менеджер по снабжению
3
Шофер
2
Кладовщик
1
Грузчик
2
Продолжение таблицы 8
Производство 1
Начальник производства 1
1
Инженерная служба
Главный инженер
1
Проектировщик
1
Сметчик
1
Производствен-ный отдел
Начальник смены
1
Раскройщик
2
Сварщик
2
Сборщик
2
Слесарь
2
Вспомогательные рабочие
2
Бухгалтерия
Старший бухгалтер
1
Бухгалтер
1
Помощник бухгалтера
1
Секретарь
1
Отдел сбыта
Главный менеджер
1
Менеджеры по сбыту
2
Монтажник
2
Вспомогательные рабочие
2
Шофер
1
Производство 2
Начальник производства 2
1
Инженерная служба
Главный инженер
1
Проектировщик
1
Сметчик
1
Производствен-ный отдел
Начальник смены
1
Раскройщик
2
Сварщик
2
Сборщик
2
Слесарь
2
Вспомогательные рабочие
2
Продолжение таблицы 8
Бухгалтерия
Главный бухгалтер
1
Бухгалтер
1
Помощник бухгалтера
1
Секретарь
1
Отдел сбыта
Главный менеджер
1
Менеджеры по сбыту
2
Монтажник
2
Вспомогательные рабочие
2
Шофер
1
Производство 3
Начальник производства 3
1
Инженерная служба
Главный инженер
1
Проектировщик
1
Сметчик
1
Производствен-ный отдел
Начальник смены
1
Раскройщик
2
Сварщик
2
Сборщик
2
Слесарь
2
Вспомогательные рабочие
2
Бухгалтерия
Главный бухгалтер
1
Бухгалтер
1
Помощник бухгалтера
1
Секретарь
1
Отдел сбыта
Главный менеджер
1
Менеджеры по сбыту
2
Монтажник
2
Вспомогательные рабочие
2
Шофер
1
ИТОГО
117
3.2. Организация деятельности новых отделов ООО «Профи-Сталь»
3.2.1. Деятельность коммерческого отдела
Функции коммерческого отдела заключаются в анализе внутреннего и внешнего рынка, постоянном мониторинге ситуации на рынке, изучении рынка техники и технологий. В функции данного отдела также входит разработка стратегии маркетинга, оценка эффективности используемой рекламы, разработка ценовой стратегии. Специалисты коммерческого отдела это сотрудники, деятельность которых позволяет фирме развиваться и открывать новые рынки сбыта продукции, вступать в надежное и эффективное сотрудничество. Коммерческий директор координирует работу коммерческого отдела. В его обязанности входит принятие стратегических решений в области сбыта, ценообразования, формирование маркетинговой и ассортиментной политики, управление договорной и контрактной работой, поддержание и развитие клиентской базы, анализ финансовых результатов хозяйственной деятельности предприятия. На должность Коммерческого директора предлагаю назначить действующего Финансового директора организации.
Данный отдел состоит из трех самостоятельных подразделений: отдела маркетинга, отдела внешних связей и планово–экономического отдела.
Планово-экономический отдел состоит из следующих должностей:
начальник отдела – 1;
экономист – 2;
финансовый менеджер – 2;
В деятельности планово-экономического отдела можно выделить принципиально важные группы функций. В рамках данного отдела осуществляется финансовый менеджмент на предприятии: ведение управленческого учета, регулирование входящих и исходящих денежных потоков, составление бюджетов и планов, анализ финансово-хозяйственной деятельности организации. Начальник планово-экономического отдела разрабатывает основные положения финансовой политики предприятия, организует управление финансовыми ресурсами и регулирует финансовые отношения. Начальник планово-экономического отдела руководит разработкой перспективных и текущих финансовых планов и бюджетов, проводит анализ и оценку финансового состояния предприятия и эффективности его финансово-экономической деятельности.
Миссия отдела – эффективное выполнение предусмотренных положением об отделе функций на уровне, позволяющем обеспечить реализацию миссии и целей организации в целом. Критическими факторами успеха финансовой деятельности можно назвать объективный анализ финансового состояния предприятия; своевременное доведение его результатов до остальных подразделений организации; эффективное стратегическое и оперативное финансовое планирование; грамотное ведение бухгалтерского, налогового и управленческого учета.
В соответствии с моделью стратегического планирования стратегия реализуется через разработку внутрифирменных планов, системы бюджетов, а также специальных программ и процедур. Стратегическое планирование заключается в определении основных направлений деятельности предприятия. Стратегический план является ориентиром для составления всех прочих планов предприятия. Стратегические программы закладывают основы будущей рентабельности предприятия. Система тактического планирования предусматривает определение последовательности достижения стратегических целей (этапов реализации стратегического плана) с учетом перспектив развития рыночной конъюнктуры, прогнозируемой динамики потребительского спроса, имеющегося ресурсного обеспечения. На основе конкретизации стратегических целей формируются хозяйственные задачи как общефирменного характера, так и отдельных бизнес-единиц, а также выявляются ресурсы, необходимые для их решения. Тактические планы разрабатываются в форме программ. Программы обязательно содержат количественные показатели, в том числе данные о времени вовлечения и объеме необходимых капиталовложений и источниках финансирования. Реализация оперативных планов осуществляется через систему бюджетов.
Отдел маркетинга включает следующих специалистов:
начальник отдела – 1;
маркетолог – 1;
аналитик – 1;
специалист по рекламе – 1.
В центре маркетинговой деятельности любого предприятия находится подготовка и принятие на основе соответствующей информации управленческих решений о том:
на какой рынок предполагает выйти предприятие;
какие товары и услуги оно хочет там продавать;
каким образом это следует делать;
какие инструментарии маркетинга необходимо задействовать;
какие экономические и другие результаты должны быть получены.
Подготовка и принятие решений по данным направлениям требует разработки комплексной маркетинговой программы хозяйственной деятельности предприятия, являющейся неразрывной частью его общей научно-технической, производственной и финансово-экономической деятельности.
В этих программах заложены мероприятия по улучшению качества продукции, по изучению потребителей, конкурентов и конкуренции, по обеспечению ценовой политики, формированию спроса, стимулированию сбыта и рекламе, организации технического сервиса и расширения ассортимента производимой продукции и представляемых услуг. Решение этих задач находит свое отражение в планах маркетинга предприятия.
Отдел по внешним связям будет работать в первую очередь со сложными конфликтными поставщиками и клиентами, для этого в отделе предусмотрены должности юриста и специалиста по работе с претензионными обращениями коммерческих агентов.
3.2.2. Деятельность отдела PR и IT
В условиях жесткой конкуренции на рынке металлопластиковых конструкций создание отдела по PR и IT обусловлено необходимостью. Чтобы успешно конкурировать на рынке, фирма должна обладать четко оформившимся положительным имиджем, отлаженным внутренним взаимодействием. В функции данного отдела входит разработка и продвижение фирменного стиля компании, осуществление контактов с прессой организация рекламной и выставочной деятельности.
Системно-организованное использование потенциала PR ставит задачи создания максимально эффективной организационной структуры, условий ее оптимального функционирования и сотрудничества с другими подразделениями. Относительно PR данный отдел выполняет следующие функции:
Аналитико-прогностическая:
получение точной информации о реальном положении дел;
мониторинг социальной обстановки в сфере деятельности;
оценка реакций общественности на проводимую политику;
обратная связь;
Консультативно-методическая:
консультирование руководства на уровне принятия решений и реализации социальных проектов;
консультирование и выполнение работ по заказу других подразделений (коммерческого отдела);
формирование корпоративной культуры;
формирование имиджа и обеспечение стабильности репутации;
Информационно-коммуникативная:
интеграция коммуникационных потоков с управленческими решениями;
установление контактов и поддержание общения с елевыми аудиториями;
паблисити и мониторинг СМИ;
управление информацией внутри организации;
постоянные нововведения в коммуникационной системе;
Организационно-технологическая:
планирование и реализация компаний и акций;
продвижение продукции на рынке;
организация общественного мнения;
организация антикризисных мероприятий.
Относительно Интернет-технологий данный отдел осуществляет следующие функции: