Организация и развитие коммерческой деятельности малых предприятий в розничной торговле.

Введение
1 Организация оптово-розничных закупок в современных условиях
1.1Исследование рынка закупки и продажи товаров – основа закупочной деятельности оптово-розничного торгового предприятия
1.2Организация закупки и поставки товаров на предприятие оптово-розничной торговли
2 Планирование и организация закупки товаров на предприятии ООО Опторг-Р
2.1 Характеристика предприятия оптовой торговли на примере ООО Опторг-Р
2.2 Методика и принципы планирования объемов закупок и продаж
2.3 Проектирование системы закупок и продаж
3 Экономическая эффективность закупочной деятельности на предприятии оптовой торговли
3.1 Метод оценки закупки и поставки товаров
3.2 Анализ финансового состояния предприятия оптовой торговли
Заключение
Список используемой литературы
Приложение 1 Виды исследований
Приложение 2 Схема предпринимательского посредничества
Приложение 3 Типовой договор

Организация и развитие коммерческой деятельности малых предприятий в розничной торговле.

); получение оперативной информации о текущем состоянии товарного запаса; недопущение несанкционированных закупок и пр. Совершенно очевидно, что для достижения этих целей необходима автоматизация процесса планирования и расчета закупок, основанная на использование специальных методик контроля и управления товарным запасом. Такие методики должны быть, с одной стороны, основаны на укрупненном подходе к расчету заказов, что обеспечило бы возможность их применения даже при достаточно широкой товарной номенклатуре, а с другой - достаточно точными и не столь упрощенными, что результаты их применения могли бы быть получены и без их использования, лишь по умозрительным оценкам. Одна из методик основана на разбиении всего ассортимента на несколько групп по наиболее важным на данном этапе показателям товарооборота - это могут быть, например, прибыльность, капиталоемкость и объемность, и проведении дальнейшего расчета заказа по показателям, назначаемым по группам в целом. Разбивка производится по правилам, напоминающим принципы распределения Парето. Весь ассортимент сортируется в порядке убывания определенного показателя (например - удельной прибыли по результатам сбыта за последний месяц), затем последний записывается нарастающим итогом и, наконец, накопленные суммы записываются в процентах к итоговой сумме. Затем назначаются границы групп. Обычно разделение производится на три группы, обозначаемые A,B и С, отсюда название методики - "АВС". В первую группу относятся товары, дающие 50% итоговой суммы (обычно это 10-20% от общего количества товарных наименований), во вторую - следующие 25%, оставшиеся - в третью. После этого для каждой группы в целом назначается режим закупок. Последний определяется двумя показателями - минимальным и оперативным товарным запасом, выраженными в днях продаж. Минимальный товарный запас, МТЗ, играет роль страхового товарного запаса и определяется относительной прибыльностью данного товара для предприятия. То есть этот тот уровень запаса, который предприятие готово постоянно поддерживать, сознательно идя на "замораживание" оборотных средств, чтобы застраховаться от отсутствия на складе данного наименования и, как следствие, упущенной прибыли. Очевидно, этот запас должен быть тем больше, чем выше прибыльность данного наименования. Второй показатель - оперативный товарный запас, ОТЗ - задает объем запаса сверх страхового и, тем самым, определяет периодичность закупок данного товара. Этот запас зависит от капиталоемкости и (или) объемности данного наименования - в большей мере от того из этих параметров, который в данной ситуации более критичен для предприятия. Допустим, у предприятия в настоящее время достаточно оборотных средств (или, например, продукция принимается на реализацию), и более критичным является объем (или площадь) складских помещений. Тогда, если рассмотренный выше товар малообъёмен, то по нему можно назначить также и высокий уровень ОТЗ. Помимо прочего, это позволит съэкономить и на транспортных расходах, поскольку определит большие объемы закупаемых партий и менее частую периодичность закупок. Таким образом, получим оптимальную динамику запаса, изображенную на рис.2.2.1. Рис. 2.2.1 - Динамика запаса по прибыльному и малообъемному товаруЕсли товар столь же малообъемен, но менее прибылен, но с худшими показателями сбыта, то нет смысла держать по нему высокий МТЗ, но оперативный товарный запас может быть достаточно велик, в силу малого объема. Поэтому идеальная динамика будет выглядеть так, как это показано на рис.2.2.2. Рис. 2.2.2 - Оптимальная динамика запаса по малоприбыльному и малообъемному товаруНаконец, если товар малоприбылен и занимает относительно большой объем (то есть входит в группу A по объемности) - то не только страховой, но и оперативный запас следует назначить по минимуму, чтобы не занимать дефицитные складские площади: Рис. 2.2.3 - Динамика запаса по малоприбыльному и относительно объемному товару при дефиците складских площадей.Частота проведения указанных расчетов и, соответственно, изменения режима закупок, определяется техническими возможностями (уровнем автоматизации контроля и управления товарным потоком предприятия) и текущей рыночной ситуацией. Формула необходимого объема заказа по конкретной номенклатурной позиции в данный момент времени имеет вид: З = (МТЗ + ОТЗ ) * СД - ТЗ' - ТвП ,(1)где: З - объем заказа в штуках; МТЗ - минимальный (постоянный, страховой) товарный запас в днях продаж; ОТЗ - оперативный товарный запас в днях продаж; СД - сбыт в день - показатель, полученный по накопленной статистике или (для новых товаров) по прогнозам маркетинговых служб, штуки; ТЗ' - товарный запас на день прихода заказываемой партии в штуках; ТвП - товар в пути (ранее заказанный, но еще не оприходованный), штуки; Товарный запас на день прихода заказываемой партии: ТЗ' = (ТТЗ - СП * СД) , (2)где: ТТЗ - текущий товарный запас в штуках; СП - срок процессирования (ожидания прихода заказываемой партии) в днях. Выражение (2) следует проверить на "неотрицательность". После его подстановки в формулу (1) получим : З = (МТЗ + ОТЗ ) * СД - (ТТЗ - СП * СД) - ТвП (3)Для учета маркетинговых прогнозов изменения объемов сбыта по сравнению с периодом, за который был рассчитан показатель СД , можно сопроводить его дополнительными множителем - соответствующим маркетинговым коэффициентом. Причем, либо в обеих случаях, если изменения ожидаются еще до прихода заказываемой партии, либо только в первой части формулы (3). Поскольку доставка товара на склад осуществляется самой торговой организацией, то важным фактором, влияющим на расчет заказываемой партии является объем (или грузоподъемность) транспортного средства. Очевидно, что имеет смысл заполнить его максимально с целью снижения транспортных издержек, приходящихся на единицу заказываемой партии. Поскольку и МТЗ и ОТЗ выражаются в днях продаж, то становится очевидно, что вся формула основана на этом показателе. Таким образом, ключевым этапом при расчете очередной партии является корректное определение среднего объема сбыта в день (СД) по накопленной статистике продаж. Имеется ряд факторов, влияющих на величину рассчитываемого среднего сбыта в день: фактическое наличие товара на складе за расчетный период (с учетом наличия товара в ничтожно малом количестве), случайные скачки продаж, наличие товаров-заменителей и пр. Поскольку товарный поток на предприятии постоянен, ассортимент велик, у большинства товаров имеются аналогичные товары-заменители, - то использовуются укрупненные методики определения СД, предполагающие расчеты сразу по всему списку товаров, без рассмотрения каждого заказываемого товара в отдельности. Постоянство товарного потока снижает вероятность наличия "дыр" в присутствии товара на складе, большой ассортимент затрудняет проведение индивидуальных расчетов, наличие товаров-заменителей ослабляет негативные последствия от возможной ошибки в получаемой расчетной величины среднедневного сбыта по отдельному товару. В случае, если поставки нерегулярны (например, поставщики испытывают определенные сложности с сырьем или товар имеет сезонный характер), ассортимент не настолько велик, чтобы расчет закупки по отдельному товару считать физически невозможным, то каждый заказываемый товар рассматривается в отдельности и полностью учитывается все факторов, влияющие на расчет среднедневного сбыта. Cовременные программные продукты предоставляют пользователям широкие возможности для анализа различных статистических данных в табличной и графической формах. На рис.2.2.4. изображен график сбыта товара за год по месяцам. Он дает представление лишь о динамике фактического сбыта и совершенно не показывает, как влияли на нее различные факторы, в первую очередь такой, как наличие товара на складе. Рис 2.2.4 - Динамика сбыта по месяцамДля его учета используется график на рис.2.2.5. Здесь изображены две серии данных: по сбыту (тонкая синяя) и по наличию товара (красная). В качестве единицы времени взят уже не месяц, а день. График стал намного информативнее. По нему, например, сразу видно, что провал в сбыте в апреле-мае обусловлен не падением спроса, а отсутствием товара, а вот с сентября товар действительно стал плохо продаваться. Кроме того, график позволяет выявить нехарактерные, случайные, "всплески" продаж (например, 13 февраля). Рис 2.2.5 - Динамика товародвижения: наличие и сбыт товара по днямСовместим эти два графика. Но так как их оси Х имеют разные единицы измерения необходимо вместо столбчатой построить линейную серию, у которой координата Y всех точек за определенный месяц будет равна объему сбыта за этот месяц. То есть, получится что-то вроде верхней поверхности воображаемой гистограммы - см. рис.2.2.6 (синяя широкая линия). Рис 2.2.6 - Наличие и сбыт товара по дням + гистограмма сбыта по месяцамСравнение значений графиков наличия и месячного сбыта на текущую дату позволяет быстро оценить текущий товарный запас и потребность в заказе товара. К графику фактического сбыта по месяцам можно добавить аналогичного типа график возможного сбыта, - который имел бы место при постоянном наличии товара. При этом нужно устранить влияние случайных, нехарактерных пиков сбыта, а также установить минимальный учитываемый уровень товарного запаса, чтобы вывести из рассмотрения дни, когда товар присутствовал в ничтожно малом количестве (на графике 3. - это период с 24.04 по 14.05). За минимально учитываемый уровень запаса обычно берется количество штук в коробке. До сих пор речь шла об отдельном товаре, но известно, что на сбыт всякого товара влияет и наличие в ассортименте товаров-аналогов. Например, увеличение объема продаж какого-либо товара может быть вызвано временным отсутствием других однотипных товаров. График по отдельному товару этого не покажет. Добавим серию наличия по товарной группе, в которую входит данный товар, - см. рис.2.2.7, зеленая серия. Чем ближе друг к другу серии наличия по товару и по группе, тем с меньшим доверием можно относится к росту продаж данного товара. По графику видно, что в июне указанные серии совпадают, то есть рассматриваемый товар был единственным, имевшимся в наличии, из своей товарной группы, чем, видимо, и объясняется рост его продаж в этом месяце. Рис 2.2.7 - Комплексная динамика товародвижения и ценЕсли добавить серию по групповому месячному сбыту (голубая), то по ней можно строить прогнозы (разумеется, с некоторым понижающим коэффициентом) о сбыте какого-либо товара из этой группы в том случае, если он окажется единственным имеющимся на складе. Воспользовавшись второй осью Y, можно добавить данные по еще одному фактору, влияющему на объем сбыта, - динамике изменения цены товара (черная серия). Используемая методика позволяет эффективно и относительно быстро рассчитать заказ даже с достаточно большим количеством товарных наименований. 2.3 Проектирование системы закупок и продаж Этапы проектирования1. Разработка стратегии управления закупкамиООО Оптторг-Р является торговой организаций, поэтому для обеспечения конкурентного преимущества первостепенной задачей является формирование низких цен. Поэтому я целесообразно руководствоваться стратегией "лидера по издержкам", которая подразумевает рост конкурентоспособности продуктов компании благодаря низким издержкам на реализацию и, как следствие, повышение прибыли за счет высокой оборачиваемости. Основной целью оптимизации закупочной деятельности и, следовательно, основным показателем эффективности работы закупочного подразделения является минимизация материальных затрат (по закупаемым компонентам и материалам) при соблюдении заданных уровня качества материалов и сроков выполнения поставок.[11]2 Реализация стратегии, включая2.1. Формирование дерева целей и показателей подразделений и сотрудников блока закупок [16].Цели, которые необходимо достичь ООО «Опторг-Р» раскрываются в схеме (см. Рис. 2.3.1)Обеспечить потребителей качественной продукцией Получение максимальной прибыли Маркетинг Персонал ФинансыМенеджментСохранение рабочих мест, обеспечение высокого уровня оплаты труда, улучшение условий и мотивации труда, сокращение текучести кадров, повышением уровня квалификации сотрудников.Рациональное использование ресурсов на аренду, рекламу, оплату труда, обучение персонала. Минимизация издержек.Формирование соответствующей орг. культуры, создание систем управления для дея-ти в условиях непредвиденных ситуацийВыход на 1е место по продажам, создание положительного имиджа компании, улучшение обслуживания покупателей.Рис.2.3.1- Дерево целей компании ООО «Опторг-Р»Для достижения поставленных целей выделим основные показатели работы отдела снабжения. Основные показатели для системы снабжения: уровень исполнения заявок, оборачиваемость запасов, качество материально-технических ресурсов, оптимизация стоимости закупок, оптимизация затрат на организацию снабжения. Эти четыре — пять показателей в различной комбинации присутствуют у всех работников системы снабжения, для того чтобы мотивировать весь персонал на достижение общих целей. Именно эти показатели характеризуют эффективность процесса материально-технического обеспечения в целом. Разумеется, для достижения плановых значений показателей нужно сформировать и контролировать планы мероприятий. В компании оперативные планы деятельности закупки ограничиваются действиями по обеспечению своевременности поставок. Функция, конечно, важная, но не единственная. Прежде всего, для того, чтобы обеспечить достижение целей, связанных с повышением эффективности использования оборотных средств, закупщики должны регулярно анализировать товарооборот, товарные запасы и корректировать номенклатурные планы закупок. Что касается остальных перечисленных показателей, то улучшить их можно только в результате постоянной работы с поставщиками. 2.2. Внедрение методики формирования оперативных планов работы с поставщикамиОперативное планирования закупок — это конкретизация сводных планов закупок, как правило, выполняемая службой материально-технического снабжения. Планы поставок материалов и комплектующих детализируются обязательно до позиций номенклатуры и с указанием характеристик (для тех позиций номенклатуры, по которым предусмотрен учет по характеристикам). В отличие от сводных планов, поставки планируются с точностью до дня, определяются поставщики и условия поставки.Процедуры оперативного планирования закупок используют тот же массив сведений из информационной базы, что и процедуры сводного планирования: справочники номенклатуры, спецификаций, документы сводного планирования. Оперативное планирование закупок реализуется путем заполнения документов «Формирование потребностей». С помощью данного документа формируется график материальных потребностей по датам.2.3. Разработку формата базы поставщиков и регламента её веденияБаза поставщиков ведется каждым менеджером по своему направлению и обновляется по мере появления изменений. База имеет вид представленный на рисункеНаименование поставщикаПродукцияЦенаУсловия доставкиУсловия оплатыНомер и дата договора………………Рис. 2.3.2 – База данных поставщиков2.4. Разработку формата контактов с поставщиком, регламента их планирования и отчётности (см.Приложение 2)2.5. Формирование системы стимулирования сотрудников блока закупок,3. Система стимулированияПеречислим принципы стимулирования системы управления закупками:- Показатели системы стимулирования выбираются руководством компании из общего списка с учётом важности для текущего момента,- Переменные объективные части совокупного дохода формируются на основе план-фактного, а не абсолютного значения показателей. Такое решение направлено на повышение значимости плана, снимает зависимость формулы стимулирования от списка и абсолютных значений показателей.- Для учёта ранее достигнутых результатов, масштаба деятельности сотрудника используется базовая ставка (БС), рассчитываемая ежемесячно на основании среднемесячного объёма закупок за календарный год.- В формулу дохода вводится субъективная составляющая, предназначенная для стимулирования важных для компании действий, экспертной оценки показателей, которые компания ещё не умеет измерять или планировать, сохранения за начальником отдела рычагов руководства.Таким образом, процесс управления закупками состоит из четырех функциональных блоков. 1. "Определение потребностей". Процесс снабжения предприятия начинается с обоснованного определения его потребности в материально-технических ресурсах (что, сколько и когда необходимо). Имея такую информацию на определенный момент времени, можно планировать получение сырья или материалов со склада, перемещение их избытков из другого подразделения или закупку недостающих ресурсов. Общепризнанно, что именно оптимизация потребностей предприятия таит в себе огромные резервы роста его прибыли. 2. "Формирование заказов (заключение контрактов) на закупку". Портфель заказов формируется отделом логистики исходя из обоснованных потребностей подразделений предприятия. Сначала определяют допустимые условия поставок (цены, сроки, размеры партий), а затем ведут поиск возможных поставщиков. Их выбирают по базам данных, каталогам, прайс-листам, нередко путем проведения конкурсных торгов, расчетов предположительных транспортных и складских затрат. После этого осуществляются размещение заказов и заключение контрактов на поставку товаров по установленным ценам, в заданные сроки, в определенных объемах. 3. "Контроль хода исполнения заказов". Если с поставщиком заключен контракт, отдел логистики должен контролировать ход его исполнения. Процесс контроля - это стандартная процедура, устанавливающая способность поставщика выполнять условия контракта. При возникновении проблем с поставками отдел логистики должен узнать об этом как можно скорее для того, чтобы предпринять соответствующие меры. В ряде случаев может потребоваться корректировка заказа: ускорение или, наоборот, замедление; изменение объемов; уточнение спецификации и др. 4. "Получение и проверка товара". Получаемые от поставщиков товары проходят процедуру входного контроля. Если они соответствуют спецификации поставки и удовлетворяют сертификатам качества, то их передают на склад или непосредственно подразделениям предприятия. Процесс получения и проверки поставляемых товаров является обязательным в системе управления закупками. В свою очередь, каждый из четырех представленных блоков также может быть перестроен. Декомпозиция их элементов должна проводиться до тех пор, пока не будет достигнут требуемый уровень детализации. При решении практических задач несколько уровней декомпозиции (обычно 5-6) обеспечивают достаточно подробное описание рассматриваемого процесса, пригодное для анализа, моделирования и оптимизации. Подаваемые заявки подразделений должны быть подвергнуты анализу. По его результатам необоснованные заявки отклоняются (возвращаются подразделениям, их подавшим), а обоснованные - принимаются. Информация по обоснованным заявкам обрабатывается (систематизируется, обобщается, заносится в стандартизованные формы), а затем преобразуется в карту спецификации потребностей. Она поступает на вход блока формирования заказа (заключения контракта) на закупку. Заказ на закупку до принятия его поставщиком к исполнению еще не является контрактом. Необходимый элемент гарантии - это форма-подтверждение, направленная поставщиком в отдел закупок предприятия. Таким образом, формируется внутренний поток "Размещенные заказы". Неподтвержденные заказы формируют поток "Неразмещенные заказы", который объединяется с потоком "Необоснованные заявки" и в результате образуется поток "Отклоненные заявки". Информационными составляющими потока "Размещенные заказы" являются два потока: "Требования и условия поставки" и "Спецификация заказа". Они являются управляющими соответственно для блоков "Контроль хода исполнения заказов" и "Получение и проверка товара". После того как заказ на закупку принят поставщиком к исполнению, заказчик обязан проконтролировать ход его выполнения.